公路工程档案管理问题与对策

近年来，我国社会经济发展迅猛，国家也加快了对公路的建设进程。虽然目前在公路工程施工设计、工程监理、工程质量等方面进步很大，但是在公路工程档案管理中还有许多不足。工程档案管理是记录整个工程施工管理的重要文字资料，不仅是工程质量检验中的重要依据，也是公路今后扩建、维护等工作的关键资料。档案管理在公路工程中有着举足轻重的地位，在实现公路工程的科学管理上意义重大。

一、公路工程档案概述

公路工程档案主要对有利用价值的文字、图表、图纸、声像、计算等不同载体与形式资料进行保存，主要内容有前期文件、勘测测绘文件、设计文件、监理文件、施工技术文件和竣工验收文件等。公路工程档案能够对工程建设全过程进行记录，将工程项目实体与管理过程真实反映出来，是公路工程管理不可或缺的部分，其作用主要有三点：第一，公路工程档案能够指导公路工程决策与建设规划工作，监督工程质量，为业务维权提供科学依据。比如在工程竣工验收中，完整的档案资料是检验工程质量的关键，并为工程事故原因分析、责任认定等提出有效的改进措施。第二，准确、规范、完善的公路工程档案是道路规划、扩建、改进、维修、管理的依据[1]。比如在对工程管线具体位置查询过程中，档案室可为其提供相关工程竣工图，并提供准确、快捷的服务。第三，公路工程档案管理是单位档案的重要部分，能够促进事业单位快速稳定发展。

二、公路工程档案管理中存在的问题

（一）档案管理意识较为薄弱

1．忽视档案管理工作的重要性，很多单位都只注重工程建设的进度、质量与资金投入等，认为档案工作不会带来直接经济效益，故而重视程度不高。即使个别单位有专门的档案管理机构，但是未能在实际工作中落实，如同虚设，整体上表现为说起来重要，干起来次要，忙起来不要的局面。

2．缺少完善的体制机制，激励保障措施不到位，很难将档案管理人员的主动性与积极性有效调动起来，导致档案管理人员工作整体效率不高。

3．忽视对档案管理工作的学习与宣传，大多数工程技术人员不能正确认识档案工作，认为档案管理工作有专人负责，与自己不相干，从而导致档案管理脱节于工程项目。

(二)缺少统一收集整理标准

在实际工作中很多项目单位都采用了不同的办法，具体表现在：

1.执行《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》，所收集整理的工程档案比较规范，符合档案管理、验收及查阅的要求[2]。

2.执行交通运输部的《公路工程竣工验收办法》，符合竣工验收资料整体要求，但不能满足公路工程文件材料立卷归档管理办法的要求。3.对《文件材料立卷归档管理办法》与《公路工程竣工验收办法》实行交叉执行，档案人员根据自己的理解整理文件材料，这是与公路工程档案管理、查阅要求不符的。

（三）未能严格落实规章制度

1.受到经费、人员等众多因素影响，很多工程建设单位缺乏专门的档案管理部门，也未能安排专职档案人员，并且也没有建设专门的档案管理设施与场地，导致很难保证档案的安全与质量。

2.缺乏健全的制度，档案缺乏规范的操作流程与管理方法。主管单位档案管理部分未认真履行指导、检查和监督的职责，造成档案资料与工程验收要求不符。比如因为工程技术人员的频繁流动，工程档案资料没有第一时间归档，从而对工程档案真实性造成严重影响。

(四)档案人员素质急需提高

从具体工作中可知，公路工程档案管理对人员要求比较高。在公路工程建设时，经常会涉及到填写施工技术表格、整理竣工图纸、归档往来文件、对资料进行专业分类组卷等工作，这要求公路工程档案人员不仅要掌握工程专业技术，还要提高档案业务技能。但是，现阶段符合公路工程档案管理要求的人才十分匮乏。因此，需要不断提升档案人员的综合素质。

三、加强公路工程档案管理的对策

（一）增强档案管理意识

提高《档案法》及其相关法律规范宣传力度，增强档案管理意识，创设出良好的档案工作环境。要加快普及档案知识，在单位培训内容中纳入档案知识，让更多人员认识到做好公路工程档案管理工作的重要性。单位领导要提高对档案工作的重视程度，在设施、设备、人员、经费上给予支持。档案管理人员要具备良好的服务意识，以高效的服务提高档案管理水平[3]。另外，做好施工、财务、监理、设计等部门的协调沟通工作，通过各部门共同努力配合，营造档案管理工作齐抓共管的局面。

（二）加强体制机制创新

1.规范工作标准。交通部根据公路工程项目特点与档案管理要求，制定了《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》，全面系统地对公路工程档案工作职责、文件材料收集、竣工文件整理、文件管理移交等作出规定，是公路工程档案管理的统一工作标准。在实际工作中，必须将该办法落到实处，从细节处入手，突出重点，有序实施，让公路工程档案管理工程更加科学、标准与规范。

2.加强检查指导。建设单位档案部门是公路工程档案的主管部门，应承担其相应责任，做好对建设、施工等单位档案工作的指导工作。可以建立档案管理台账，及时了解档案管理动态信息，并到工程现场开展指导工作，妥善解决档案管理总存在的问题。另外，要分清重点环节与薄弱环节，细致开展各阶段验收检查工作[4]。档案人员要积极参与工程调度会、技术研讨会和设计交底会，准确掌握工程整体进度，提高档案工程的实效性。

(三)实现档案信息化管理

要积极适应公路工程项目的现代管理模式，将计算机计算充分应用到公路工程档案管理工作中，并加大档案管理软件开发力度，逐步建立起电子档案管理数据库，实现公路工程档案电子化与电子档案信息共享。同时，还要建立健全的公路工程档案信息资源体系，并不断提升公路工程档案管理的效率与水平。

（四）定期组织业务培训

开展多层次、多形式的工程技术、档案管理等业务培养工作，让参建单位工程技术人员了解档案管理知识、档案人员了解工程建设专业知识，从而让工程技术人员与档案人员知识结构得到优化，并实现自身知识面的拓展。档案人员在进行业务学习的过程中，也要加强对计算机、网络、现代管理理论与方法的学习，实现自身综合素质的提升。另外，档案人员要切实增强服务意识，找准定位，踏实工作，树立高度的事业心与责任感，扎实做好公路工程档案管理工作。总之，做好公路工程档案管理工作意义重大，加强对公路工程档案的利用与管理，有利于进一步促进公路工程建设事业的发展。因此，身为档案管理人员，要始终保持认真踏实、爱岗敬业的精神，认真做好公路工程档案管理中的各项工作，为工程建设管理提供优质高效的服务，从而创造出更大的社会与经济效益.

作者：张付华 单位：广东省长大公路工程有限公司