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大数据时代档案管理模式分析(3篇)

第一篇:大数据时代档案管理模式变化分析

【摘要】随着科技的进步,社会逐步进入信息时代,影响了世界各地人民的行为和生活习惯,其中各企事业单位信息管理工作也受到了严重冲击,在新阶段,大数据时代要求各企事业单位信息、档案管理工作能够达到更加科学化、专业化的水平。在这样的背景下,完善档案管理系统,适应大数据时代要求,有利于企事业单位不同类目档案信息资源能够及时流转。本文以挖掘档案内部增值信息的方式来优化档案管理单位管理模式,通过完善管理制度推进档案管理工作,通过学习和整理相关专业知识为档案管理工作提供理论依据,从而探究学术领域如何优化大数据时代档案管理模式,高效科学的完成档案管理工作。

【关键词】大数据时代;档案管理;挑战;应对策略

随着大数据时代的到来,档案管理工作发生了一系列变化,其中包括理论和体系方面变化,例如大曝光、大平台等全新的管理理念,安全保密系统和档案服务系统的变化;除此之外,档案管理工作最主要方面为数据更加庞大,内容涵盖范围更加广泛。这样一来,档案收集方法以及内容管理方式便随之更加丰富。从服务方式来看,档案管理工作服务对象、内容变化较为明显;从档案保密工作方面来看,档案保管方式、经济保密以及技术革新换代变化最为明显。新阶段,需正视大数据时代的到来,接受档案管理工作方式的转变。因此,档案管理相关部门应该探究更加科学、高效的资源收集和整理方式,构建更加科学完善的档案管理系统,采用更加高效的信息采集方式,这样不仅可以扩大大数据资源普及到基层人民的范围,还能够建立更加完善的档案安全保密系统,进一步加强档案保密程度,强化档案管理机构职能,从而更好地普惠人民,保证档案管理工作高效进行。

一、大数据时代影响档案管理工作

在长期的发展过程中,我国的档案管理工作一直未被重视,随着信息化进程的加快,大数据时代到来,档案管理工作愈发相关人员提出重视,这同时也为我国档案管理工作提出了新的挑战和机遇。大数据时代,档案管理工作任务愈发繁重,在进行数据整合和资源收集的过程中,需要对信息流中的各种数据进行分类和记录,运用传统的工作手段无法适应新形势下提出的准确性和高效性要求。因此,企事业单位需要运用新的思维方式建立档案管理体系,选择更加准确的方式进行数据挖掘和信息收集;建立更加完善的电子信息管理方式能够为档案管理工作挖掘新的方式,传统的任务管理手段渐渐被社会的进步淘汰,通过专业化的电子技术手段进行档案管理工作不仅能够提升工作效率,还能够丰富档案内容,通过建立一套完善的电子档案管理体系,能够实现快速查询、修改等一系列功能,从而更好地档案使用人员服务。

二、大数据时代对档案管理工作提出新要求

大数据时代对于档案管理工作来说既是个机遇也是个挑战,传统的管理手段受到巨大冲击,加之我国的档案管理工作发展起步较晚,庞大的数据使档案管理工作量大幅度上升。传统的档案管理方式以纸质媒介为依托,在数据量大幅度上升后,档案管理工作者难以完成任务,传统手段的弊端显露无遗,采用现代化的档案管理方式迫在眉睫。在大数据时代下,档案管理工作通常运用电子化手段来进行,这样一来,信息安全保密方式在技术方面需要更加专业化,若缺乏有效的信息安全保密措施,就有可能出现电子数据泄露、重要信息缺失等问题,进而对各企事业单位造成财产损失和人身伤害。

三、大数据时代如何进行档案管理工作

面对大数据时代的信息管理工作,必须细化到各个环节中去,相关机构工作人员应以积极的态度推进工作,从而保证档案管理工作上升到新高度。大数据时代的档案管理工作模式优化可以从多方面入手,首先应该提升档案管理机构相关人员大数据时代电子化、信息化意识,大部分企事业单位对于档案管理工作重视程度不够,多方面工作手段难以跟上社会的发展步伐,随着档案管理在企事业单位中发挥越来越重要的作用,对于大数据的专业化分析能够为企事业单位工作提供准确的依据,因此,相关档案管理机构应该建立相应工作小组对档案管理工作提出重视,充分运用电子网络等现代化手段对档案进行管理;档案管理机构应该运用辅助档案管理方式,建立专业化的数据档案馆,以便处理大量的电子文件,树立档案管理与信息技术紧密联系的意识,档案管理工作的优化不断推进管理方式的革新;在进行档案具体管理环节中的数据接收和信息收集时,需要对整个流程进行严格监控,保证电子信息管理手段的有效落实;建立专业化档案信息收集管理平台,能够实现一体化的数据处理、信息储存,采用专业化的档案管理技术,从而保证数据信息的准确挖掘;在全新的信息时代,运用全新的档案管理技术,就需要更加专业的安全保密技术提供保障;进行及时归档和管理规范时,应该结合企事业单位实际运用更加合适的专业化管理技术和管理流程;建立完善的档案管理信息平台,有利于实现档案管理工作的各个环节的一体化,有利于为社会人员提供更加科学化、专业化的信息服务,有利于运用智能的方式进行信息查询和修改,有利于提升档案管理工作效率,能够满足大数据时代信息化档案管理工作的基本要求。

四、结语

大数据时代,随着经济文化社会的进步,信息化进程不断加快,全国各地企事业单位档案管理工作必然面临严峻的挑战,应从国家角度出发,制定统一制度标准,对不同行业档案管理业务和信息管理系统进行规范;各企业单位在遵循相关规范的条件下,应该全面了解自身实际,制定自有的档案管理规范,从而将大数据大背景下的档案管理工作推进一个新高度。

【参考文献】

[1]张丹菊.基于大数据时代下的电子档案管理研究[J].城建档案,2016,06(07)06:191.

[2]毛俊芝,宋冬艳.大数据时代背景下的企业档案管理研究[J].卷宗,2016,13(08)20:86-107.

[3]蔡静.大数据时代下档案管理的价值提升研究[J].广东科技,2014,(11)10:375-397.

作者:王勍 单位:重庆市酉阳自治县农村土地整治开发中心

第二篇:大数据视角下农业档案管理透视与反思

【摘要】农业档案种类繁多、数量巨大,为农业档案管理带来诸多难题。大数据具有强大的信息挖掘、整合和价值创造功能,为农业档案管理带来新的观念理念和方法,适应了现代农业档案管理的要求。本文从大数据技术的内涵、特点出发,分析当前农业档案管理中存在的问题,提出大数据技术视角下农业档案管理数字化、规范化建设的路径,为实现农业档案数据的有效开发和利用厚实根据。

【关键词】大数据;农业档案管理;问题;对策

随着云计算、物联网等新技术的更新发展,各种结构化、半结构化、非结构化的信息数据正以指数级的速度在增长,人类已经进入前所未有的信息爆炸时代,也称为“大数据时代”。大数据时代并不仅仅在于信息数据的海量性,更在于数据信息被有效挖掘和整合,进而凸显数据信息的价值创造功能,实现经济盈余。当前,学术界、企业界、科研院所甚至政府部门都已投入大量精力展开大数据研究,并把大数据作为变革世界的重要资源。早在2012年3月,美国政府就以启动了“大数据发展规划”。在我国“十三五”规划中,明确指出要实施“国家大数据战略,推进数据资源开放共享。”无疑,在信息化时代,如何呈现数据信息的价值将是未来社会发展的重要驱动力。何谓大数据?概而言之,即是Volume(大量)、Velocity(高速)、Variety(多样)、Value(低价值密度)、Veracity(真实性),具体来说,就是数据海量性、流程优化性、数据处理高速性、数据挖掘分布式。从本质上来说,大数据是信息管理者在信息技术条件下,为更好地应对如何处理海量信息的需求,并从发挥信息价值创造的视角着手,而开展的对信息进行挖掘和整合的处理,并为决策者提供决策依据,发挥信息的经济效益和社会效益。农业档案是农业科研、农业生产发展和管理的真实记录,是推动现代农业发展的一种极其重要的信息资源。农业档案管理工作就是对农业档案信息的分析、整合、存储和利用,是一种典型的信息管理活动,在大数据时代,必然会受到大数据技术的影响。本文正是基于此,分析大数据时代农业档案管理存在的问题,探索大数据时代农业档案管理工作优化的具体路径,为农业档案更好地服务农业发展奠定基础。

一、大数据时代背景下农业档案管理的需求分析

农业档案,是指在农业科学研究、农业生产、农业基础设施建设等活动中形成的,具有保存价值和利用价值的,能够推动生产发展的,被归类统一起来的文件材料。农业档案不仅仅包括文件材料,还包括各种结构化、半结构化、非结构化的图片、影片、录音、标本等等。在多年的生产发展中,农业档案数量已呈现出海量化的规模。尤其是在信息化时代,农业发展的内外环境发生着极其深刻的变化,农业信息数据已经不单单表现为纸质材料,更多的是信息数据,而通过对数据信息的分析、挖掘、整合和加工,将极大地推动经济社会的发展,也就是说,农业档案的价值创造功能将会更加凸显。但是,在反观传统农业档案管理方式时发现,存在着档案存储空间不足和利用率低的弊端。农业档案被束之高阁,无法发挥其转化为社会生产力的作用,势必会影响到农业档案管理对于促进经济发展的价值发挥。因此,在农业档案信息管理中嵌入大数据技术,不仅可以解决档案信息的存储问题,更为重要的是,通过发挥大数据在数据挖掘和整合中的功能,可以实现对各种结构化、半结构化、非结构化数据的分析和处理,并从中找出有用的信息资源,以真正达到促进农业生产发展的目标。

二、大数据时代背景下农业档案信息管理存在的问题

将非结构化、半结构的信息数据整合为结构化的数据资源,是大数据技术的一大优势,不仅如此,在云计算的帮助下,经过大数据技术处理的数据信息还能够实现价值创造,对农业生产实践和科学研究活动起到强大的推动作用。然而,在审视当前的农业档案管理工作时发现,存在着信息资源不全、管理方式落后、服务价值缺失等问题,消解了农业档案信息的内在价值。

(一)档案信息资源不全。拥有海量的信息数据是“大数据”的基本特征,要实现大数据技术对信息数据资源的价值创造,就必须要把一切与农业生产实践和农业科研活动相关联的文字、数据、视频和实物等等进行保存,才能发挥大数据的技术优势。必须看到,现代农业的发展,使得与农业生产和科研相关的数据已经不能单纯用某一类数据进行描述,比如在农业科研活动中,如果仅将项目申报材料、科研成果、工作总结、验收报告、成果鉴定等进行归档,显然无法涵盖整个农业科研活动,也意味着传统的农业档案归档模式已经与农业发展的需求不相匹配。而且,在一些农业档案管理中,只将重要的、核心的科研成果进行归档,而对于失败的或难以突破的档案弃之不顾。同时,农业生产活动受季节影响,且档案形成周期较长,导致不同载体档案资料的流失时有发生,严重破坏了农业档案信息的完整性和持续性。正是在传统农业档案管理中存在的信息资源不完整的情形,直接影响了对农业档案信息价值的挖掘和利用。

(二)档案管理方式落后。在信息化时代,档案资源开始有传统的“有纸化”形式向“无纸化”形式转化。但是,在审视当前农业档案管理的方式时发现,档案载体仍然以纸质为主,纸质档案的保存方式信息技术没有发明之前,发挥了极强的信息保存作用。然而,人类进入到信息革命之后,以电子档案代替纸质档案的管理方式已经是不可逆转的潮流。同时,在纸质档案管理时代,对于农业档案的鉴定、整理、编目和检索都只能通过单一的手工形式来展开,具有效率低、易出错、易损坏的弊端。而且,农业档案不仅仅包括纸质材料,还有实物标本和产品,但是这些档案是不能存储在同一个地方的,极不方便档案管理。更为严重的是,随着档案资料的日积月累,农业档案管理对存储空间的需求也将越来越大,如何解决这一问题面临挑战。可见,传统农业档案管理方式在大数据时代已经显露诸多弊端。

(三)档案服务价值缺失。在传统农业档案管理时期,档案管理者的角色只是对档案进行简单的装订和编目,实现对档案的有效归类,以方便档案使用者能及时地进行档案查阅。然而,在大数据时代,档案管理者的角色将实现由“档案归类者”向“信息专家”的转变,尤其是在海量的档案信息中,根据使用者的档案价值需求,快速地挖掘出有用的档案信息。目前,在农业档案管理工作中,仍然存在“重藏轻用”的问题,即是一旦入库,便永久尘封,忽视了档案信息的价值发挥。另外,农业档案管理者缺乏与其他行业进行档案信息交流的意识,导致农业档案与其他行业之间的档案信息互通互补不足,也就难以了解市场发展的动向,无法为地方政府提供农业决策,对于地方经济的发展也就无从谈起。

三、大数据时代背景下农业档案管理工作的优化措施

大数据时代的农业档案管理既面临诸多挑战也带来了管理理念和方式方法上的创新。这就要求农业档案管理要顺势而为、谋势而动,在管理观念上凸显“大服务观”而非“重藏轻用”,在管理形式上要推进数字化而非纸质化,在管理制度上要实现规范化,唯有如此,才能与大数据相对接,并彰显农业档案信息管理的效果。

(一)转变管理观念,建立“大服务”档案观。展望农业档案发展的趋势,大档案观和大服务观是两大重要趋向。所谓的大档案观,就是要规避传统档案数据资源储存过程中存在“漏存、不存”的问题,把一切具有保存价值的农业数据、文件、视频、标本、实物等都作为档案储存的对象,并作为电子档案的建档和存档工作。所谓的大服务观,就是要避免“重藏轻用”的问题,实现农业档案服务社会化、多元化、个性化和开放化,并通过云计算、物联网等媒介,对有档案服务需求的客户采取智慧化服务。在建立“大服务”档案观的实践中,要求档案管理者在管理角色上不能再定位为“文件保管员”,而是要向“知识信息提供者和创造者”转变。无疑,农业档案是农业生产发展和农业科研研究的宝贵资源,大数据技术能够把这些资源的价值被创造出来,档案管理所要做的工作就是挖掘和整合档案的内在价值,更好地服务地方经济发展。

(二)转变储存方式,建构“数字化”档案资源。在信息化时代,以非数字化形式来储存农业档案材料已经无法符合时代发展的要求,不仅对储存空间形成较大挑战,也不利于数据信息的完整保存。对此,必须要做好对纸质档案、照片、视频等进行数字化转换工作,实现数字信息保存的“存量数字化”,同时,将各类数字化档案进行收集和整合,实现“增量数字化”。做好这两方面的工作之后,还需要做好将档案数据进行著录和索引构建工作,以方便对档案数据进行提取和分析。事实上,在进行完著录和索引建设工作之后,农业档案的样本数据便能够实现随机抽取,为大数据技术在信息挖掘和整合功能上的发挥奠定了数据基础。无疑,以纸质方式来储存的农业档案信息是无法发挥大数据的价值的,只有在强化数字化资源建设的基础上,大数据技术才获得了用武之地。

(三)加强制度管理,建设“规范化”管理制度。俗话说:“没有规则,不成方圆。”大数据时代的农业档案管理,除了需要强化技术嵌入之外,还需要建设一整套科学化、规范化、可操作性强的制度,实现档案管理业务流程的优化。在此过程中,可以借助大数据技术来建设标准化的农业档案管理系统,通过信息技术、互联网技术的嵌入,把各种农业档案的管理纳入到管理系统平台中,把各种资源的格式进行规范化,包括数字化档案、图片、视频、音频等等,以方便档案管理者对档案数据进行加工、提炼、分析和整合。同时,在系统平台进出的各种农业档案数据都要经过档案管理者的审核和管理,让管理者了解档案信息的流向。

四、结语

总之,大数据技术的到来,实现了农业档案信息“变废为宝”的华丽转身,为档案管理带来了一种全新的理念和方法。对于档案管理者来说,必须要在农业档案管理中嵌入大数据技术,把大数据的技术驱动力转化为农业发展的生产力。这就需要不断强化档案资源建设,创新农业档案管理机制,完善档案服务模式,坚持问题意识和需求导向,使农业档案信息在大数据技术下得到有效的利用和开发,真正起到推动农业经济发展的作用。

【参考文献】

[1]宋淑琴.大数据视野下档案管理思维方式的转变[J].档案学研究,2015(3):36-39.

[2]杜莎莎.大数据时代农业高校科研档案管理的挑战和对策[J].兰台世界,2016(13):56-57.

[3]张建铭.大数据时代下的档案管理方式变革分析[J].兰台世界,2014(S3):150-151.

作者:马昌燕 单位:福建省农业科学院

第三篇:大数据时代下档案管理模式探究

摘要:随着我国互联网技术的发展,大数据应用越来越广泛,档案管理工作也不例外,通过信息化处理,能够提升档案管理工作效率,让用户享受到更加优质的服务,从而达到档案管理工作目标。在此背景下,本文首先对大数据时代下档案管理的重要性进行分析,然后探讨大数据时代下档案管理的应用模式,从而增强档案管理的质量,让更多人享受到大数据带来的优惠。

关键词:大数据时代; 档案管理 ;实际应用 ;云服务

一、引言

档案管理工作对社会发展极为重要,它能够更好保护人民群众的利益,因此管理人员需要进行合理的大数据档案开发工作,这样才能提升档案管理质量,满足不同人员档案的管理需求。在互联网技术的引导下,档案管理部门应该要积极转变以往的管理模式,利用大数据分析出用户的档案管理要求,制定出更加完善的档案管理档案,从而能推动我国档案管理工作的顺利发展,确保档案信息的完整性、安全性。

二、大数据时代下档案管理的必要性

1.大数据档案管理是社会发展需求。当前我国已经逐渐开展智慧城市的建设,这对档案管理工作提出更高的要求,需要相关部门做好大数据分析工作,将档案管理纳入到智慧城市之中,以提升档案管理工作质量。众所周知,档案管理部门所管理的档案大部分都需要进行永久保存,再加上档案量比较大,对管理人员来说工作任务非常重,如果不能进行大数据分析与管理,将会大大降低管理效率,不利于当地社会的发展。因此说大数据档案管理是社会发展的需求,通过大数据、云服务能够更好为公众服务,从而增强各个档案馆的档案信息整合能力,以达到大数据档案管理目标。

2.电子档案管理对大数据技术的需求。大数据时代下,电子档案的应用越来越多,如果不能做好云储存、云服务,将会影响到档案管理的现代化发展步伐。以往档案管理中,管理人员对电子档案信息的录入工作不够重视,给档案工作带来巨大挑战。电子档案与纸质档案相比,它具有更大的文件价值,能够提升电子档案信息的利用率,因此大数据时代下档案管理工作非常重要,它可以将海量档案信息集中起来,并按照一定程序来供相应人员进行查询、完善,从而增强档案管理部门的数据服务水平。

3.档案数据存储与备份服务的需求。随着我国档案信息化管理模式的出现,电子档案的数量越来越大,如果不对这些数据进行存储与备份,将会影响到档案管理的质量,也无法满足用户的档案管理服务需求。而大数据的应用,可以为档案管理部门建立更大的数据库,并通过对用户相关行为数据的分析来不断优化内部存储,提升电子档案的应用效率,最大限度节省档案管理部门的服务成本,从而推动档案管理工作的有序开展。

三、大数据时代下档案管理的应用

1.实现档案大数据的云储存。大数据时代下能够实现对档案的云储存,这样才能确保电子档案信息的完整性,以减少电子档案管理问题。在进行档案大数据的云储存工作时,需要将其建立在完善的信息化设施基础之上,从而提升信息数据的处理能力,更好满足用户的档案服务需求。比如要做好电子档案大数据服务平台、电子档案软件服务、电子档案硬件服务建设,将档案中的文字、照片、档案查询数据存入到云系统之中,从而帮助管理人员分析出用户的档案服务需求,制定出针对性更强的服务方案。实现档案大数据的云储存,国家与地方政府还要建立系统一的云系统,比如地方政府要结合当地档案馆的情况来建立相应的云档案存储管理中心,然后通过网络光纤将这些数据与国家云档案管理中心相连接,实现档案馆档案数据的存储与备份,最大限度降低档案数据丢失的风险。

2.做好档案大数据的云服务。实现档案大数据的云存储,就要做好档案大数据的云服务工作,这样才能满足更多用户的档案服务需求,从而提升电子档案的利用率。比如在国家与地方政府建立的档案“云”平台上,档案服务人员要借助大数据来分析不同用户的行为,并找到适合本档案馆的服务方式,提升档案数据服务的有效性,以满足用户的查询需求。除此之外,每个档案馆还可以建立自己的档案信息网,让用户通过网络注册相应账户来查询自身档案信息,如果用户发现档案信息出现错误,可以及时与档案馆联系,经过核实后来进行信息的修改,对于不太重要的信息,如联系方式、通讯地址的改变,档案馆则可以让用户自行修改,以确保档案信息的准确性,提升档案服务的水平。

3.建设相应的数字档案馆。“大数据”与“数字化”紧密相连,在进行大数据技术的应用时,档案馆应该要做好自身数字化建设,形成数字化档案馆,为用户提供更加便利的档案服务,从而达到档案管理工作目标。在建设数字档案馆时,需要不断完善人民群众的档案资源体系,并对不同电子档案进行类型划分,将复杂结构的数据通过数字系统来整理,以提升档案大数据建设水平,满足当地档案服务需求。此外,建设过程中相关人员还要遵循“存量数字化”的原则来做好纸质档案数字化转变,工作人员要从档案管理整体状况出发,按照一定的规则、要求来实现档案的电子化,以提升档案的利用率,同时也能够保护好档案馆中一些重要档案信息,减小查阅对传统纸质档案的破坏。

4.加强用户需求数据分析。大数据时代下档案管理的最终目标是更好满足用户的需求,因此在管理过程中相关人员需要加强对用户查询行为的数据分析,利用这些数据来制定符合他们要求的档案管理服务,以提升用户的满意度,拓展档案馆的发展空间。尤其是近些年来随着我国网络信息技术的发展,网络信息越来越丰富,许多群众更愿意通过互联网来获取相关资料,这在一定程度上会影响档案馆的服务范围。因此档案馆需要做好用户需求分析,要加强档案数字化发展,并积极联合其他档案馆来实现资源的共享,提升档案查询、档案服务的便捷性。5.提升大数据档案智能检索能力。大数据时代下要想提升档案馆的整体服务能力,就要做好智能化检索设计工作,将馆内不同档案分类化管理,从而提升用户检索效率,缩短检索时间,以提升自身的检索服务能力。此外,技术人员也要做好可视化分析工作,将更多档案数据直观的展现给用户,使其能够查询到自己所需的档案信息。比如可以建立相应的模型,并将数据放入到相应模型之中,并对未来检索数据进行预测,挖掘出更多的算法,从而提升检索的档案检索的精确度,以达到智能化检索要求。

四、结语

综上所述,大数据时代下对档案馆工作提出更高的要求,管理人员应该要做好相应的管理服务工作,增强自身的服务能力,以达到用户档案管理的目标。管理过程中相关人员需要做好大数据的云储存工作,确保电子档案的完善性;要提升档案大数据的云服务能力,为用户提供更加便捷的服务形式,并建设档案智能检索系统,增强档案管理部门的整体服务能力。除此之外,该部门还要建立相应的数据档案馆,加强对用户需求数据的分析,让档案管理服务更具针对性,实现个性化服务,最终实现我国档案管理工作的有序发展。

参考文献:

[1]冯兴兰.浅谈大数据时代下的档案管理信息化[J].菏泽学院学报,2016,(03):138-139+142.

[2]周姝莉.大数据时代下档案管理的应对策略分析[J].才智,2015,(24):341.

[3]于晓萍.大数据时代下档案管理的应对策略研究[J].兰台世界,2014,(S5):12-14.

[4]邢蕾蕾.大数据时代下档案管理发展的有效途径[J].科技展望,2014,(21):245.

作者:蔡梅玉 单位:福建省莆田市城厢区纪委档案室

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