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中小企业财务外包会计信息失真探究

摘要:作为国民经济中坚力量和建设现代化经济体系的重要基础,中小企业对增收惠民、维护社会安定和推动创新具有不可替代的重要作用。会计信息是企业决策的来源和支撑,诸多中小企业为弥补自身财会力量的不足而将财务工作进行外包,但由于法律法规不完善、代理记账行业混乱及企业监督管理效能低等问题,使得中小企业会计信息失真事件频发。为此,本文以财务外包会计信息质量影响因素及失真主要领域为突破口,借助实际案例深入剖析中小企业财务外包会计信息失真的表现和成因,并以此为依据提出应对策略。

关键词:中小企业财务外包会计信息

一、引言

在社会分工日益细化的环境下,中小企业出于降低财务管理成本和提高会计信息质量的考虑而进行财务外包逐渐发展为常态。该方式对于中小企业规范自身财务管理和集中优势专攻核心业务发挥着积极作用。但是,现阶段代理记账行业缺乏规范,各财务外包的公司良莠不齐,恶意低价竞争现象颇为严重。部分中小企业仅将财务管理作为应对税务机构等国家部门的工具,重价格轻质量的选择方式较为通行,使财务外包会计信息失真情况屡禁不止,对中小企业健康长远发展带来潜在风险。经调查,内部监督不完善、会计人员综合素质低和经营者追逐利益是造成会计信息失真的主要成因[1]。在此情况下,研究中小企业财务外包会计信息失真表现及应对对于规范市场秩序具有重要现实意义。

二、中小企业财务外包会计信息质量现状分析

(一)中小企业财务外包会计信息质量影响因素

财务外包涉及到公司财务工作流程设计、财务人员发展及利益和职能划分的调整,是企业财务管理的一种变革[2]。作为财务外包的两大主体,承包商与发包公司的情况均是会计信息质量的重要影响因素。发包公司将财务外包后,自身对会计信息的掌控大幅下降,可有效避免财务造假及营私舞弊的情况。在此情况下,发包公司的会计信息控制主要体现在自身地位和选择承包商两个方面。除此之外,原始会计信息存在较多商业机密,若承包商与发包公司之间缺乏信赖,则发包公司会出现一定的瞒报和谎报信息的情况,对会计信息可靠性造成负面影响。财务外包的流程与会计信息的得出存在直接关联,也是影响其质量的主要因素之一。一是会计信息的采集方式。中小企业的信息化管理体系尚不完善,需要承包商进行相应的人员培训和指导以辅助会计信息的录入与采集,一定程度上会提高会计信息可比性和可理解性,信息的统一传送和核对也能遏制内部人员进行财务舞弊。但会增加信息传递和反馈的流程造成时间延误,影响会计信息及时性。二是合同与协议。明确责任与义务、业务处理方式和流程,保障双方利益是合同签订的主要作用。但信息本身的不可知性、缺乏评判标准和依据、外包效果的不确定性是合同无法解决的问题。而服务级别协议则可在前期详细规定财务外包情况及问题解决方式,也能根据实际情况进行适当调整,其合理性与恰当性也是影响会计信息质量的重要因素。同时,国家未制定统一收费标准,财务外包也缺乏激励和绩效评价,双方会为自身利益考虑而压低价格,进而造成会计信息质量的降低。三是财务外包流程。承包商标准化和流程化的会计处理方式虽然可以提高工作效率,使会计信息更透明和规范,但是,也会忽视行业特色及公司特质,对信息相关性和重要性不利。四是宏观环境。财务外包相关法律法规及行政部门监管力度也会影响会计信息质量。

(二)中小企业财务外包会计信息失真的主要领域

在总结近年来企业会计信息失真案例情况后发现,信息失真主要分布在以下领域:一是成本费用领域。在财务外包后,若票据较多一般承包商会每月派遣职工处理账务,月初申报税务,但是承包商本身客户众多,一般纳税人还要出具财务报表才能申报纳税,工作量大且人员有限,承包商通常选择流程化方式进行账务处理,无暇深究账务实质,出具的会计信息成本及库存难免失真,管理及销售费用难以准确界定;二是固定资产领域。中小企业大多疏于管理,对固定资产辨认不清,还存在年初购买却在年末向承包商提供相应原始票据的情况,也缺失固定资产管理表,因此年末清算时易出现账实不符且账目混乱的情况,而且,承包商在未能实地考察状况下固定资产领域的会计信息会出现失真情况;三是利润领域。出于经济利益考虑,中小企业与承包商之间可能存在传统风险,通过将与经济业务无关票据入账填充费用或随意更改存货核算方法等方式操纵利润,若承包商不服从,则发包公司可能更换其他承包商或出具虚假发票方式操纵利润,致使会计信息失真;四是往来账款领域。中小企业大多对会计信息要求不高,而且当前代理记账行业较为混乱,低价竞争客户方式盛行,导致中小企业随时更换承包商现象较为普遍,而且严谨的往来款项账目处理需要花费较大的财力和人力,中小企业通常不会为此付出过多资金,承包商也会为自身利益草草了事,导致发包公司账务依旧处理不清晰准确。

三、中小企业财务外包会计信息失真的案例分析

(一)企业简介

安阳睿恒数控机床股份有限公司(以下简称:睿恒数控)成立于2011年,位于河南省安阳市,是一家研发和生产高精密数控轧辊机床和激光加工成套设备的高新技术企业。公司注册资本为3200万元,员工百余名,中、高级工程师二十余名,掌握了20余项轧辊加工处理的关键技术,年产300余台高精密数控轧辊车床,为多家钢铁企业解决了轧辊加工及轧辊耐磨技术难题。公司发展前期为抢占市场而快速扩张,主要精力多用于市场开发和生产,财务部门发展重视程度不高,选择了本地的河南顺和会计服务有限公司为财务外包承包商,负责公司账目处理。2019年,公司出于业务发展需求考虑,准备更换财务外包承包商,但是发现公司账目较为混乱,会计信息存在一定程度失真,无法顺利交接。

(二)睿恒数控财务外包下会计信息失真的表现

(1)存货失真。由于睿恒数控决定与河南顺和会计服务有限公司解约转而寻找其他财务外包公司,在进行财务交接时需要全面盘点库存商品与存货。在此阶段,睿恒数控该项科目承包双方账目不一致,数据存在微小差异,而且与实际存货存在较大偏差,不符合账实相符和账账相符的会计信息要求。之所以会出现如此大的数值差异,主要是在购入存货和结转成本方面处置不当。前者主要表现在河南顺和会计服务有限公司主要根据购入存货发票入账,与入库单存在微小差异,但是,睿恒数控部分存货在购入时并未向销售方索要发票,因此,河南顺和会计服务有限公司未将该部分列入存货账目中,造成数据的较大偏差。成本结转方面的问题可主要体现在成本控制上,为了更清晰表现睿恒数控的情况,特摘抄了公司2018年度后半年营业收入与成本的具体数据(见表1)。由表1可知,睿恒数控2018年下半年度的营业成本率一直保持在0.67和0.68之间波动,仅有12月份出现大幅上升。其中,12月份的营业成本率变动颇大的原因在于当月出现了销售退回的情况,为此,河南顺和会计服务有限公司财务人员冲回了营业收入,但成本方面却未能冲回,若财务人员按照正规流程处理账目,则睿恒数控12月份的营业成本率也会稳定在0.68。如此精准的成本控制难免让人有些难以置信,在实际情况中需要睿恒数控拥有精密准确的成本控制系统。而且,睿恒数控主要在生产部门进行成本控制,相应数据由该部门依照实际生产估算而来,并且公司也并未将估算结果告知河南顺和会计服务有限公司财务人员。依照高度一致的营业成本率数据可以推论出,河南顺和会计服务有限公司财务人员相应成本数据是由营业收入乘以一定比例得出,未能保持审慎职业态度严格核查睿恒数控的账目表,最终导致睿恒数控存货出现较为严重的账实不符情况,对会计信息质量造成较大负面影响。(2)固定资产失真。睿恒数控属于机械制造业,从企业属性来讲相应生产设备等固定资产在公司总资产中占据相当大比重。但睿恒数控2018年度的资产负债表显示,当年度公司的固定资产仅有三十余万元,但是,公司属于中小企业而非小微企业,年产值近千万元,固定资产价值与睿恒数控的产能和公司规模不符。为此,睿恒数控的财务人员进行实地盘查后发现,公司固定资产原值变动不大,后期由于不断进行固定资产折旧导致数值偏低,实际固定资产与账目存在不实之处。在深入探究过程中发现,睿恒数控成立初期购进了大量固定资产,后期相应资产购置频率较低,而前期的固定资产由于常年折旧而导致净值不断减少,但实际上,部分多年前已停止折旧或折旧期限已满的固定资产并未停止使用,而是在厂区正常运转,河南顺和会计服务有限公司并未能根据睿恒数控实际情况进行固定资产的账目处理,而且也透露出未积极履行实地盘点的核查方式。同时,睿恒数控在2015—2017年间也陆续增添了部分固定资产,然而未能与河南顺和会计服务有限公司进行积极沟通与交流,或许出于减税避税目的或承包商财务人员缺乏严谨工作态度,导致新添置的固定资产当期成本费用化,进而出现了会计信息失真。除此之外,税务部门更加注重大型或上市企业纳税工作而忽视中小企业缴税情况和河南顺和会计服务有限公司内部人员未进行实地盘查,都是导致固定资产失真的成因。(3)无形资产失真。睿恒数控是河南省内有名的高新技术企业,公司通过与各大高等院校合作及自身科研力量的投入掌握了20余项轧辊加工处理的关键技术并获批相应专利,均是企业重要的无形资产。睿恒数控拥有安阳市激光加工技术工程技术研究中心,自行研发的专利投入运营后还享受即征即退的自行开发软件产品优惠政策,但是睿恒数控的账目中却没有无形资产仅有研发支出。其原因在于睿恒数控自己掌握即征即退优惠政策的申请,而河南顺和会计服务有限公司则仅负责报税,并不明晰睿恒数控的研发立项书及专利等具体信息,睿恒数控认为其属于商业机密因而未向承包商透露。河南顺和会计服务有限公司为睿恒数控出具财务报表等会计信息后,公司财务及管理人员未引起足够重视,外包人员也在明确知悉睿恒数控作为高新技术企业却无无形资产后也未进一步追究,使得财务处理与睿恒数控实际情况相脱离,最终导致会计信息失真。(4)往来账款失真。在更换财务外包公司时,通过账户清查与交接发现睿恒数控的应收、应付账款分别与客户及供应商的账目存在差异,无法一一对应。同时,睿恒数控的采购与销售部门还存在往来手记流水账,而该项账目又与企业财务账目上的数据存在较大差异,却与客户和供应商的账单结果相近,表明河南顺和会计服务有限公司财务人员未能谨慎核实往来款项账目,而且睿恒数控自身的财务管理水平较低,未能及时准确按照往来账目原始单据进行账目的录入与核算。经了解,睿恒数控应收应付账款仅凭借发票和银行转账记录来进行账务处理,同时每月向河南顺和会计服务有限公司提交当月原始数据,其中还存在管理人员疏忽未能按时提交转而下月一起提交的情况。在此状况下,河南顺和会计服务有限公司会计人员和出纳分别通过月末盘点发票明细单和银行流水来进行账务处理,至于部分现金交易和未开具发票的交易事项则未能录入账目之中,造成往来款项账实差距颇大的局面。河南顺和会计服务有限公司在未能正确评估睿恒数控客户及供应商数量和未专门与企业进行账目交流与对接的情况下就直接采用添加三级科目方式进行记账,甚至出现了一个企业在预收、预付、应收和应付账款四个科目下均有挂账。现金交易及未开具发票的交易事项未录入也使得睿恒数控部分科目借贷方相互冲抵后余额与现实账目不符,为此,河南顺和会计服务有限公司为睿恒数控建立了辅助账套,但是前期已入账业务并未转入该账套,随着时日渐久睿恒数控的会计信息失真也愈加严重。

(三)睿恒数控财务外包会计信息失真的成因分析

(1)睿恒数控自身财务管理不严。睿恒数控管理层及财务人员未能重视财务管理工作,在将财务进行外包之后不仅缺乏与河南顺和会计服务有限公司的沟通与交流,而且对其出具的会计信息也未尽到监督和审核的义务。同时,睿恒数控明显精力更加集中于发展主营业务和扩大公司规模及市场占有率,缺乏利用会计信息改善公司经营水平的谋划。睿恒数控内部财务管理水平也明显偏低,往来款项管理交由采购与销售部门负责,且部门有自己的手记流水账,但并不与企业财务部门进行沟通和及时反馈往来款项数据信息,财务部门自身职能难以发挥。睿恒数控生产部门单独负责成本核算工作,财务部门未参与其中,导致睿恒数控财务工作与生产经营实际相脱离。睿恒数控在将财务外包后,各部门仅在月末负责将相应发票等原始单据交给河南顺和会计服务有限公司,而具体账目处理与最终结果则并不关注,同时,睿恒数控对财务工作的关注仅停留于应对税务机关纳税工作,不参与财务处理工作,事后的检查和审阅也有所欠缺,使得会计信息失真情况愈发严重,逐渐落入恶性循环的漩涡。(2)财务外包公司未秉承审慎态度严格遵循账务处理流程。为提高工作效率,河南顺和会计服务有限公司决定采用标准化和流程化的方式进行账务处理,同时也未严格秉承谨慎性和审慎态度仔细核查公司账目真伪性、完整性和准确性。部分基础性财务工作未能落实到位,仅机械的记账和报税,也缺乏与睿恒数控的沟通与交流,导致河南顺和会计服务有限公司出具的财务报告无法提高睿恒数控经营发展与财务管理水平,也未深入挖掘公司存在的问题并针对性提出改进建议。河南顺和会计服务有限公司财务人员仅依靠税控与网银系统来确定往来款项,缺乏应有的谨慎态度,而且公司难免存在一定现金交易及无发票交易事项,财务人员在未积极向睿恒数控沟通的情况就直接进行处理,对不确定情况采取无视态度,导致睿恒数控会计信息失真。河南顺和会计服务有限公司在进行成本核算时直接按照销售收入的一定比例进行估算,而非查阅睿恒数控的生产部门数据,表明财务人员不负责任存在明显的玩忽职守。固定资产和存货的定期盘点也是河南顺和会计服务有限公司应尽的义务之一,但实际工作中,财务人员从未盘点睿恒数控的固定资产和存货,出具的财务报表也未做基础财务分析。面对明显偏低的固定资产净值、按照一定比例估算的营业成本、无形资产数值为零和仅凭借银行流水及原始票据的往来款项等问题,财务人员也未能严谨调查和理性取证,各项财务工作仅仅流于表面形式,未真正对睿恒数控负责,导致公司会计信息失真。(3)财务工作内部控制缺失。睿恒数控将财务外包给河南顺和会计服务有限公司,双方均未对财务工作抱有足够重视,都未针对财务工作建立完善的内部控制体系,睿恒数控提供原始票据的完整性与准确性无法保障,而河南顺和会计服务有限公司在未与睿恒数控沟通情况下就对不确定事项按照主观意愿进行账务处理,对财务工作应用的监督基本失效。

四、中小企业财务外包会计信息失真的应对建议

(一)鼓励发展新型代理记账模式

外挂财务部会承担财务部门所有的职责和义务,每月会计会出具财务报表并交由总会计师签字并进行财务分析,而出纳则汇总资金情况交由发包公司管理人员过目,税控管理员要根据增值税发票抵扣联制作增值税专用发票管理表,由发包公司管理人员审核后签字。外务外包公司设置的外挂财务部代理记账流程如图1所示,具体步骤则为:第一步,沟通咨询部月初要根据发包公司情况向其发送月度财务工作计划,同时将上月提交的原始票据送还给原公司;第二步,发包公司依照沟通咨询部计划在月末移交企业原始票据,分类后传递至下一步骤,同时为划清各小组责任而需要进行签字确认;第三步,会计组进行初步处理后建立账套,并将数据录入其中,进行规范化、流程化和标准化管理,账务处理完成后交由审计组,并在工作流程单上签字确认;第四步,审计组进行账务审计,发现问题后反馈给记账会计并由其进行更正,随后在工作流程单上签字确认;第五步,会计组依据账务处理结果出具财务报表,随后交给申报纳税小组和沟通咨询部;第六步,沟通咨询部将报表交给发包公司管理人员,并负责解答其疑问和提出有针对性的财务方案;第七步,申报纳税小组依财务报表在征缴期内完成申报及纳税工作;第八步,所有财务工作完结后由沟通咨询组将发包公司全部资料归集存档。通过环环相扣的工作流程,外挂财务部可有效避免会计与企业串通造假,提高了会计信息处理透明度,使会计信息更具可比性,能为管理层提供有效的决策信息。财务工作的严谨性和容错率等特性要求财务人员尽量降低失误,以免造成经济事故。为此,完善的内部控制体系就成为保障财务工作质量的防护壁垒。外挂财务部代理记账模式中就蕴含着一定治理举措,例如:票据审核界定了责任归属,降低了财务处理出错率;单独设置审计组,避免会计私自修改账务事件的发生;沟通咨询组的设立有效阻隔了发包公司与会计人员的串通造假行为;流程签订也有效划分了权责,有效提高了会计信息质量。

(二)建立企业信用档案

财务外包平台可借助建立企业共享信息档案的方式有效制约中小企业投机逐利行为,避免因发包公司自身恶意隐瞒和提供虚假财务信息造成财务外包公司信誉受损、客户量减少和影响正常经营运转等问题。财务外包平台可为正在托管或托管过的公司建立信用档案,按照企业递交信息的正确性与完整性来评价当年信用指数,年末汇总计算具体分数后将结果展示在财务外包平台上,以帮助承包商了解和掌握企业信用情况。同时,企业的信用指数还要建立划分标准,信用值级别越高享受更高的费用优惠,与之相反,当公司该项数据低于合格线后,财务外包公司可增加其托管服务费,级别越低增加的费用越高,以此来促使中小企业提供更为真实完整的信息数据,提高会计信息质量。

(三)建立中小企业财务外包信息共享平台

中小企业财务外包信息共享平台可借助信息共享这一优势解决承包双方信息不对称问题,方便发包公司选择优质财务外包公司并监督其工作,促使财务外包公司不断提高自身专业度和服务质量,降低会计信息失真发生几率。优质的财务外包公司得以被更多中小企业发现和关注,托管服务费用出现差异,服务质量越高则中小企业愿意付出的费用也会有所增长,避免因抢占市场而采用恶意低价竞争方式而扰乱正常市场秩序。除此之外,统一的会计处理标准也能有效规避恶意更改变动会计处理方式来粉饰财务报表和避税的行为。

参考文献

[1]李晓爽.中小企业会计信息失真原因及防范对策[J].商业经济,2017(2):134-136.

[2]刘洪海.商贸流通企业财务外包风险识别及应对策略研究[J].商业经济研究,2018(19):162-164.

作者:王宾彦 单位:太原学院

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