新档案法下军工企业档案信息化探析

【摘要】本文通过对新《档案法》中档案信息化相关法规进行梳理，并与实际情况进行比较，总结得出军工企业档案信息化工作可从统筹考虑企业系统建设、加快信息技术落地应用、促进企业安全机制升级、引导企业人员革新观念四方面进行改进。

【关键词】新《档案法》；军工企业；档案信息化

2021年1月1日起，新版《中华人民共和国档案法》（下文简称“新《档案法》”）正式施行，标志着档案工作进入一个新的阶段。与以往相比，档案信息化建设工作被提到一个重要的位置。作为传统大型企业，军工企业承担了十分重要的国防装备建设任务，其发展与国家命运紧密相连。在某种程度上，档案信息化建设水平是军工企业发展情况的体现。新形势下，军工企业档案信息化建设工作应该做出哪些改变才能适应新的形势并谋求更好的发展，是需要讨论的内容。

一、新《档案法》对于信息化建设的要求及现状

信息技术的进步带来了传统载体档案的数字化转型，与此相伴随的是档案工作的数字化转型。在这样的背景下，新《档案法》提出进一步加强档案信息化建设工作的要求。此次新《档案法》专门新增了第五章一整章阐述档案信息化建设的法规要求，以保障档案信息化建设工作的顺利开展。新《档案法》关于档案信息化建设的要求主要体现在以下四点。

（一）档案信息化纳入企业规划。新《档案法》第三十五条规定“档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全。”第三十六条规定“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动系统、业务系统等相互衔接。”新《档案法》的此项要求给档案部门提供了一个更好融入业务流程的机会，也强调了档案工作的重要性。在军工企业整个型号科研过程中，多类型、大数量级的档案文件不断产生。档案工作与前端业务的集成化程度的不断提升是优化整个业务流程的必经之路，为便捷提供档案利用奠定了基础，军工企业的档案系统与其他系统的良好衔接是企业整体工作提升效率和质量的基础。目前来看，主要的问题在于与其他业务系统的衔接问题和归档范围问题。档案系统与业务系统的良好衔接可以使前端的科研数据产生之后，档案系统有效对其进行收集、管理和保存，以便于后续的利用。接口的开放给档案工作人员提供了一个了解当前业务系统文件状态的权限，并参与到整个流程中，具备一定的话语权。当前，军工企业在新业务系统建设中仍然较少地考虑档案部门的作用，甚至直接略过档案部门就完成了系统的需求设计。归档范围的问题直接影响档案资源的全面性。当前，不属于归档范围的文件基本不会经过档案部门之手，流程上也不会有档案管理人员的参与，需要归档的资料常需要档案人员逐个提醒设计人员进行归档，这样的现状进一步导致业务系统信息化建设忽视档案信息化建设的问题，长期循环下去，档案与业务的脱钩越来越严重。

（二）确定电子档案效力。为适应社会的飞速发展和信息化水平的不断提高，各类组织机构的业务办理方式开始发生转变，电子性凭证越来越多地产生、流转和保存。为应对这种现状，部分行业进行了电子文件单轨制管理的探索，部分法律法规也对电子文件、电子数据的法律效力予以一定程度的认可。新《档案法》第三十七条规定“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以把电子形式作为凭证使用。电子档案管理办法由国家档案主管部门会同有关部门制定”。新《档案法》中与电子档案相关的法规释放出以下几个信号： 第一，当前环境下，各单位的档案部门应该已经具备实行“单套制”“单轨制”管理的条件，电子档案应该已经具备可靠的来源，规范的程序和合规的要素。第二，法规认同电子档案的效力，为各个行业领域的电子文件“单套制”“单轨制”管理和全面数字化转型提供了顶层的法律支持。与互联网隔绝的特性使得军工企业对于其产生的档案的有效性的认定是接受其具备等效性的前提，这里产生了一个保证电子档案的“四性”（即完整性、真实性、可用性和安全性）的问题。第三，国家应当出台关于电子档案的管理办法。事实上，此前国家档案局办公室所的《企业电子文件归档和电子档案管理指南》对企业电子档案的管理机制、归档范围、保存期限进行了详细规范，对相关电子档案管理系统建设、运维及接口规范，电子档案采集、存储、保管、利用与处置等全生命周期合规要点等进行了规定。结合自身业务特征，各军工企业应制定符合单位实际情况的实施细则。目前，军工企业档案管理人员已经适应了纸质模式下的电子形式归档的思路，初步具备了档案以电子形式归档的意识。所占比例较大的，存量纸质文件扫描件本质上不是电子档案，而是纸质档案的电子拷贝，在具体的管理问题上，大多数军工企业档案实体的管理仍然是实行“双套制”管理。电子档案的效力认定是一个逐渐接受的过程，它分为意识上的认同和管理上的允许两个方面。从本质上来说，电子档案“单套制”的实行是一个输出管控的问题，核心要求是确保电子档案承载的信息在出口时能与最开始产生时的状态一致，杜绝篡改、替换等问题。

（三）重视档案安全问题。新《档案法》第三十五条规定“各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全”，第三十九条提到了电子档案移交和异地备份的问题， “电子档案应当通过符合安全管理的网络或者存储介质向档案馆移交。档案馆应当对接收的电子档案进行检测，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。”以上两条法规提出了四点要求：第一，安全保存是有效利用的前提，无论是电子档案还是传统档案的数字化成果，档案馆应该积极使用信息化手段对其进行保护，确保其保存的安全；第二，电子档案要进行安全性的检测，杜绝篡改的可能，确保其内容的安全；第三，采用通道加密等方式保证电子档案所承载的信息不被窃取，确保其传输的安全；第四，重要的电子档案可进行异地备份，确保其源头的安全。这里考虑的是应对较大自然灾害的问题。最理想的情况是电子档案全部进行异地备份，以保证其完整性。档案安全问题是一切问题的根本，没有安全的档案工作是没有根基的，会给军工企业带来巨大损失。目前来看，存在三个方面问题：第一，先进的信息技术仍然缺乏，不能够完全保证电子形式数据的安全保存；第二，电子文件的格式和版本问题。从目前看，多种格式的科研数据已经产生，但是诸如三维数模、试飞数据等尚没有较好的管理办法，很多文件仍依赖于特定软件（包括国外公司开发的软件），无法做到真正意义上的自主可控和长期保存；第三，电子档案的“四性检测”和异地备份问题。各个军工单位之间是相对独立的，对于电子数据的完整性、真实性需要人工判读和验证，可用性则需要进行版本的控制，安全性需要配合安全保密系统检查，整个过程需要耗费较多的人力物力。在异地备份问题上，大部分军工企业对所产生的档案进行了本地备份，正在往实现异地备份这一目标靠拢。

（四）推动档案资源共享利用。新《档案法》第四十一条指出“国家推进档案信息资源共享服务平台建设，推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用。”保密的要求给军工企业档案资源的共享带来了一定的阻碍，主要表现在知悉范围的多样性和复杂性，以及审批流程的繁琐性。服务是档案工作不变的主题，保密要求的执行和档案资源共享的矛盾需要找到一个较优的平衡点，理想的情况下，要让数据在涉密专网内流通，从而减少不必要的人力耗费，确立常见类型文件的默认知悉范围以减少不必要的审批流程。数字档案信息资源管理工作应该使用更多的软件资源，提升硬件水平，构建档案信息数据库，将不同档案信息资源进行整合，基于用户需求来为其提供个性化的档案服务。目前的情况下，复杂多样的文件审批流程是档案资源共享的主要阻碍因素，对于不同类型文件的知悉范围和借阅限制情况各异，让需要办理相关业务和借阅资料的人员耗费了大量的时间在流程审批的路上。在软硬件方面，各个军工系统的软件系统智能性较低，检索方式较为单一，档案资源整合程度不高；硬件方面，设备较为落后，响应速度较慢。档案资源共享程度不足会使整个企业的业务流程受到影响，在未来的科研生产中造成各种不可预见的 影响。

二、下一步的改进策略

企业信息化建设步伐不断加快，为档案工作的发展创新提供了新契机，档案馆可把握好时机主动作为，充分发挥自身的专业特色为企业发展助力。企业的信息化建设深刻影响着档案信息化建设工作的理念、方法和机制等。新《档案法》的出台是一个契机，它作为行业顶层要求，使军工企业档案信息化建设改进策略更加明晰。为进一步做好军工企业档案信息化工作，本文提出以下几点具体策略：

（一）统筹考虑企业系统建设。随着整个企业信息化建设工作的开展，各个业务系统需要升级，在这个过程中建议和档案管理部门充分讨论，明确数据归档范围（如技术文件、实验数据、三维数模等），针对不同类型数据建立归档模型集合，包括元数据（责任者、题名、归档时间、归档者等）、数据封装形式等，从而确定档案管理人员的接口应该留在何处。目前在大部分军工企业的业务流程及应用系统中，档案人员在归档时进行后端人工把控，这样的做法对于档案数据的责任者与作为档案数据管理者的档案人员的沟通是不利的，为后续档案数据资源利用增加了难度。在整个过程中，更早融入对档案工作的高效开展及数据质量的有效管控非常重要。

（二）加快信息技术落地应用。各单位可以加快推进电子档案“单套制”管理的施行；各部门人员都应主动转变观念，认清电子文件单轨制管理是文件管理的发展趋势；各单位要积极引进先进的信息技术，档案人员要主动学习关于数字签名、可信时间戳、电子签章、数字水印、区块链等方面的新知识和新技能。通过对信息技术的应用，逐步达到数字化转型、电子化归档的目的，可以真正意义上实现数字档案馆乃至智慧档案馆。

（三）促进企业安全机制升级。新《档案法》特别对档案安全问题进行了强调，安全问题是军工企业档案工作的根基，安全方面的改进策略是不可或缺的。在电子档案的保护方面，涉密专网的建设和维护工作是军工企业一刻不可松懈的问题，电子文件的格式和版本问题也需要重视。军工企业的信息是国防军队建设的重要资产，在保证数据的传输和保存安全的同时，需要有长远的眼光，应着眼于数据的长期保存，努力探索各种类型数据的中性储存格式，且保证该种格式的复用性和长期有效性。在电子档案的“四性检测”和异地备份问题上，需要尽快依托信息化手段，完成电子档案的安全性检测等四性检测，定期将重要的电子档案向上级档案主管部门进行异地备份。

（四）引导企业人员革新观念。观念层面的革新打下了事业推进的基础，为了更好推进档案信息化建设的发展以辅助企业的发展，相关人员都应该革新观念，推动跨部门合作交流，提倡数据的融合，打破边界，让业务数据和档案数据有机融合起来，提高全企业人员的共享观念，提高资源的利用程度。对于负责此项工作的管理人员，建议继续加大档案人才队伍的建设，针对性地开展业务培训，提高档案工作人员的整体素质，提升思维，明确定位，以做好档案信息化建设的准备和适应工作。在军工企业的工作制度和规范上，需要尽早订立常见类型文件默认知悉范围的相关规定，精简响应审批流程，设立特殊情况下的备用紧急审批机制，让数据在涉密专网内流通，减少不必要的人力耗费。 

三、结语

新《档案法》的提出标志着档案工作进入一个新的时代，伴随着许多档案信息化建设方面的挑战和众多的变化，对整个档案信息化环境的建设提出了更高的要求，为档案工作提出了新的要求。档案事业从业人员需要进行思维方式和工作模式的改变，不断提升自身的能力水平。军工企业的档案部门也应该率先行动，参与到新时代档案事业发展中来，共同为国家档案治理现代化贡献力量。

作者:刘强 单位:中国航空工业集团公司成都飞机设计研究所