社会保险档案管理规范化开展路径思考

【摘要】本文主要以社会保险档案管理规范化开展路径为重点进行阐述，结合当下社会保险档案管理存在的问题为主要依据，从创建微机化管理机制，深入开发信息资源、提升社会保险档案管理意识、通过信息化手段，完善社会保险档案服务功能、加强对管理工作人员的培训，提升其业务技能这几方面进行深入探索与研究，其目的在于加强社会保险档案管理效率和质量，保证参保人员切身利益。

【关键词】社会保险；档案管理；规范化；开展路径

引言

随着我国社会保险制度的不断改革和完善，参保人员越来越多，而传统的社会保险档案管理模式已经无法满足现代化需求，因此，需要加强对社会保险档案的管理。配备专门的管理人员，在专用的场所中，通过现代化的技术设施，对社会保险档案进行规范化管理，使社会保险档案更加完整、安全、真实，保证参保人员的合法权益，从而促进社会发展。本文针对社会保险档案管理会规范化开展路径进行深入研究。

一、社会保险档案管理存在的问题

（一）档案管理制度不够完善。目前，我国在社会保险档案管理方面的相关制度不够健全，以至于在工作中没有较强的规范性和针对性。例如，目前，参保人员数量越来越多，参保需要的报表、文件、凭证也随之变多，相应的管理工作也越来越多，档案的保管期限和归档范围没有明确的规定。尽管我国各个地区针对社会保险档案管理都有相关的规章制度，但是整体的档案管理制度不够健全。

（二）档案管理意识有待提升。目前，我国档案管理水平已经无法满足现代化社会发展的需求，出现这一现象的主要原因是由于我国档案管理人员的管理意识薄弱。针对社会保险档案管理领导层来讲，其过于注重社会保险的效益，从而忽略了社会保险档案管理工作，甚至部分领导认为社会保险档案管理工作没有实际意义和作用。因此，在相应档案管理制度和宣传档案管理方面，会存在不足之处。此外，由于档案管理意识较为薄弱，工作人员的工作效率和质量受到了直接的影响。

（三）管理模式较为落后。目前，在社会保险档案管理工作中，存在最大的问题就是多头管理。因为社会档案的内容和形式较为复杂，个人参保和单位参保需要大量的信息，而参保人员的信息和资料需要多个部门进行管理和保存，因此，参保人员想要查阅档案时，需要到多个部门才可以查阅完整的档案，从而给人们带来了极大的不便。这样的情况导致大部分公众都不愿意参保，认为后续查阅保险情况较为复杂。此外，由于受到资金和设备等影响，无法实施信息化管理，部分经济条件差的地区仍然采用纸质档案管理。

（四）档案管理工作人员综合素养有待提升。想要使社会保险档案管理更加规范化，不仅需要创建完善的管理制度，还需要具有超高素养和水平的管理工作人员。管理工作人员的素养和能力直接影响着档案管理工作的水平和质量。目前，我国大部分社会保险档案管理工作人员的综合素养较低，甚至部分工作人员身兼数职，无法全身心投入到工作中，这大大影响了社会保险档案管理的效率和质量。

二、社会保险档案管理规范化开展路径

（一）创建微机化管理机制，深入开发信息资源。随着我国参保人数的增加，社会保险档案数量也随之增多，创建为计划管理机制是非常重要的。各级社会保障部门需要转变自身的管理理念，顺应时代的发展，在档案时中引进一些先进的微机设备，统一机型，从而可以更好的进行计算机联网和对社会保险档案数据进行共享。并且，还需要加强开发档案管理软件的力度，对社会保险档案进行快速编目，自动对各种目录与索引进行编制，实现快速统计档案资料，从而提升工作效率和质量。此外，在社会保险档案管理中，需要严格要求以下几个环节：区分类别、资料收集、划分保管期限、编号上架、组卷装订、编制检索，根据相关规定，进行统一、标准化的整理，使所有的社会保险档案保证一致性。

（二）提升社会保险档案管理意识。想要使社会保险档案管理更加规范化，首先需要提升人们的社会保险档案管理意识。各级社会保险档案管理部门需要积极进行宣传工作，可以定期组织有关档案管理的讲座，使人们了解到社会保险档案管理工作的必要性与重要性，在思想上认可社会保险档案管理工作。在日常管理工作中，各级管理部门需要针对社会保险相关业务和知识进行沟通和交流，为社会保险档案规范化管理奠定坚实的基础。

（三）通过信息化手段，完善社会保险档案服务功能。在信息时代背景下，社会保险档案管理模式在不断创新，通过信息技术，使社会保险档案管理更加智能化和人性化。在对纸质社会保险档案进行查阅时，既浪费人力，又浪费时间，并且，在翻阅的过程中有可能破坏纸质档案。为了可以加强对纸质档案原件的保护，提升相关工作人员的质量和效率，方便参保人员对档案进行查阅，可以通过信息化手段，对社会保险档案进行管理。加大对软件和硬件设施的资金投入，保证相关设施足够完善，并在专业工作人员的指引下，通过高水平、专业的电子化扫描设备，对社会保险档案进行扫描，生成电子档案，以便于相关人员进行查询。在查询档案软件中，可以查询到参保信息，从而提供给参保人员继续参保和转移保险以及核发待遇可靠的依据。通过信息化手段，可以实现把参保人员合法权益作为前提，提升管理工作的质量和效率。

（四）加强对管理工作人员的培训，提升其业务技能。社会保险档案管理工作具有较强的业务性和政策性，因此管理工作人员需要熟练掌握相关业务知识和法律法规，并且还需要具备较强的计算机操作能力。社保部门需要和档案行政管理部门加强沟通和联系，并定期对管理工作人员进行培训和教育，定期开展经验交流会。此外，还需要提升管理工作人员的思想建设和作风建设，从而保证档案管理工作的连续性，培养出一支业务精湛的管理团队。

三、结语

总而言之，在新时代背景下，我国社会保证体系在不断完善，社会保险档案管理也在不断发展，传统的社会保险档案管理模式已经无法满足现代化社会的需求。因此，需要创建微机化管理机制，深入开发信息资源，提升社会保险档案管理意识，通过信息化手段，完善社会保险档案服务功能，加强对管理工作人的培训，提升其的业务技能。只有这样财才可以促进社会保险档案管理规范化发展，提升社会保险经办机构的工作效率，维护参保人员的切身利益，使其在可以我国档案资源建设方面充分发挥出自身的作用和价值。

参考文献：

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[4]王海英,白清梅.社会保险档案管理工作的开展及优化思考[J].办公室业务,2016(10):145-146.

作者：姚金玉 单位：长春市社会保险档案管理中心