谈铁路建设项目档案信息化建设

摘要：随着网络信息技术的快速发展，及其在档案管理中的应用，做好项目档案信息化管理，对铁路建设项目顺利通过验收，以及后期的项目运营、维护和经验总结等发挥着重要作用。本文分析了铁路建设项目档案管理特点，以及项目档案信息化管理内容，最后提出做好项目档案信息化建设的具体措施，有利于发挥档案应有价值，推动铁路建设项目档案信息化建设工作的顺利开展。

关键词：铁路建设项目；档案信息化；项目档案

概述

据中国铁路总公司2019年度工作会议透露，截至2018年底，全国铁路营业里程超过了13.1万公里，其中高铁2.9万公里。“八纵八横”高速铁路建设极大地方便了区域间的联系，促进了经济社会的快速发展。铁路项目建设档案（以下简称“项目档案”）是指经过鉴定、整理并归档的，在铁路建设全过程中所形成的具有保存价值的文字、图表、音像、实物等形式文件资料。随着网络信息技术的快速发展，做好项目档案信息化管理，在铁路建设项目顺利通过验收，以及后期的项目运营、维护和经验总结等事务中发挥着重要作用。

1铁路建设项目档案管理特点

1.1成套性

项目档案来源于铁路建设项目从其立项、预可行性研究、可行性研究、初步设计、施工设计、施工竣工等全过程。在此过程中所产生的大量关于项目建设的文件资料，共同构成相互关联的建设项目档案，具有显著的成套性特点。

1.2专业性

项目档案根据《中国铁路总公司铁路建设项目档案管理办法》的相关规定，纳入建设项目档案收集、归档的文件资料全面、真实地记录、反映了铁路项目建设的专业技术内容。如铁路施工中的工艺、技术、专利、特殊机械设备，涉及到桥梁、轨道、编组站、信号，以及铁路建设施工的验收等产生的专业性文件资料。

1.3动态性

铁路建设项目在竣工完成后，为保证整个项目运营的安全性、可靠性，后期还需要进行大量的试运营，由此所开展的技术改造、线路维护、病害整治等等活动，在此过程中所产生的各种具有保存价值的文件资料均被纳入了收集归档范畴。

1.4周期长

与其他建设项目不同的是，铁路建设项目从其项目立项、预可行性研究、可行性研究，到后期的勘察、设计、施工、竣工验收，等等，所需时间短则数年，长则十多年，并需接受项目档案国家验收。周期长的特点，给项目建设档案收集、整理、归档增添了难度。

2铁路建设项目档案信息化管理内容

铁路建设项目档案信息化是指利用信息技术，对获取、传递、整理、存储的项目档案信息资源利用信息管理系统进行一体化管理。具体包括了对各种载体项目档案进行扫描、数据压缩等数字化处理，利用数据库技术构建结构有序的项目建设档案数据库，以及借助信息网络技术实现项目建设档案资源共享服务。

2.1实行数字化信息加工

1）扫描纸质文档。项目档案信息化管理的前提和基础，是要对其档案内容进行数字化信息加工。主要涉及两个方面，一是存量项目档案的数字化。即对已经收集、鉴定并整理归档的，纳入档案管理范畴的纸质项目档案进行扫描加工，根据保存期限长短，先要做好“永久”“30年”的纸质类档案资料数字化扫描，再对“10年”等进行加工。鉴于项目档案数量大、专业性强等特点，可与第三方专业机构进行合作，依托档案数字化公司专业力量和技术，将纸质项目档案扫描，并经OCR识别后进行PDF封装，从而形成满足检索复制的双层PDF文件。二是新增项目档案的数字化。针对这一类产生于项目后期维护管理过程中所产生的档案，可利用建立的档案管理数据库，及时将纸质档案、电子档案进行数字化信息录入。2）建立电子文档。要求项目档案各建设参与方在移交纸质文件时，一并移交与之相对应的电子文档；或者将纸质文档扫描加工制成电子文件。电子文档制作应按照《纸质档案数字化规范》《数码照片归档与管理规范》《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》等执行。3）数据挂接验收。将已经建立起来的项目电子文档接入专门的铁路项目档案管理系统，并与项目纸质档案同步验收。根据《中国铁路总公司铁路建设项目档案管理办法》中关于各项目档案各阶段的归档范围、阶段划分表等对项目档案内容进行实体验收，然后检查扫描后的电子文件与项目纸质档案是否一一对应，最后是将电子文件在开发的专门档案管理系统中进行单个或批量数据挂接，将已经电子化的文档上传至设置好的数据库中，自动生成分类号目录菜单，最后对数据挂接的结果进行检查、验收。

2.2开发信息化管理系统

虽然市场上关于档案管理系统较多，但多属于通用型系统，灵活性较差，无法对应铁路项目建设的行业特点。鉴于铁路项目建设参与方众多、建设周期长等特点，在立卷归档时主要由各参建方独自完成，难以在系统上进行对其分别著录归档，因此，可对项目档案采集、著录等进行简化，将工作重点放在项目档案数字化后的数据录入、分类及检索利用等功能开发和设置方面。1）系统架构。项目档案信息化构架包括项目管理系统和项目档案管理系统，以及连接二者之间的数据接口。其中，项目建设管理系统包括铁路项目建设信息库、实施计划和归档计划管理、项目实施过程控制、成果展示及成果归档管理、项目验收，以及年度考核，等等；项目档案管理系统则包括目录及电子目录的数据接收、项目档案归档既组卷、项目档案查询及借阅、项目档案统计、项目档案数据挖掘及分析；数据接口则是连接二者之间的信息载体通道。2）功能设置。铁路建设项目档案管理信息系统复杂、功能多样，门类包括文书档案、声像档案、科技档案，且不同门类档案组卷方式不同。基于此，应开发档案自定义功能管理系统，实现科学分类。自定义功能系统涵盖字段定义、属性设置、界面定制、菜单组合、权限管理等，根据项目档案信息化管理需要，实现档案管理系统集成。具体来说包括三个层级：一级包括科技档案、文书档案、声像档案，等等。二级是在一级基础上的再细分。如，项目科技档案包括项目工程前期文件、建设管理类文件、施工文件、验收资料，等等。在一二级基础上，再在系统中设置案卷级目录参数和文件级目录参数，如案卷题名、文件题名、立卷单位、档号、文字说明，等等，是为三级。3）库房管理。项目档案信息化管理应将库房档案管理纳入其中，以卷为单位，在录入相关项目档案信息时，设置案卷具体存放位置，利用模拟库房快速定位具体档案位置，以提升后期项目档案查阅、利用效率，真正实现全流程项目档案信息化管理。

2.3夯实网络化管理基础

项目档案信息化建设管理离不开完备的软硬件条件作为支撑。根据铁路建设项目档案信息化管理实际需要，建立基于项目档案管理的局域网、互联网两种类型计算机网络，并添置计算机、扫描仪、打印机、照相机，采用防火墙、访问控制和加密等网络安全技术，做好非法访问和病毒攻击防治，阻止非法入侵、黑客攻击，保障项目档案信息安全、稳定、可靠。

3铁路建设项目档案信息化管理对策

3.1提高思想认识，健全组织保障

将项目档案信息化管理纳入项目档案管理的重要议事日程，事前要强化业务辅导，要求项目各参建单位领导及负责人在思想上高度重视项目档案信息化管理工作，严格落实项目档案信息化管理工作领导责任制，明确各参建方档案管理工作职责，把项目档案信息化工作纳入项目质量责任制，细化监督考核举措，做好信息化前、中、后的监督检查和考核。此外，要加大档案管理人员配备力度，根据项目档案信息化管理实际需要，配备专兼职档案人员，加强档案人员信息化业务知识培训，为项目档案信息化管理提供过硬人才支持和保障。

3.2实行统一管理，完善规章制度

铁路项目档案信息化管理是一项重要、长期性工作，实行统一管理，建立项目档案信息化管理约束机制，完善各项规章制度，是项目档案信息化管理的重要外部保障。为此，首先需要在项目合同中约定设计、施工、监理等参建单位按照项目档案信息化标准和要求，明确信息化管理承担的具体责任和要求；将项目档案信息化与工程项目建设按照“四同步”进行信息化收集、整理、归档；要将项目档案信息化管理纳入项目档案验收和项目评先评优结合起来。健全项目档案信息化管理各项规章制度，并抓好制度的贯彻落实。

3.3加大投入力度，提升管理水平

加大项目档案信息化管理经费投入，拨付项目档案信息化专项资金，按照“八防”标准和要求，夯实档案安全管理基础设施。加大业务培训力度。根据项目档案信息化管理的现实需要，做好档案人员的业务知识培训，尤其是信息化管理方面的业务知识培训，提升档案专、兼职人员综合业务素养，尤其是信息素养。

参考文献：

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作者：陈维琪 单位：中国铁路南宁集团有限公司档案馆馆员