整理档案精选(九篇)

第1篇：整理档案范文

【关键词】档案室；档案馆；整理档案

中图分类号：G20文献标识码A文章编号1006-0278（2015）11-058-01

一、档案室为谁整理档案

档案室为谁整理档案？至今都没有一个明确的答案。在每年的业务指导工作中，总会有人对按照进馆标准整理档案的方法提出质疑：这种方法真的便于保管和利用？虽然这种档案整理方法能够最大限度地保持档案文件之间的历史联系，但它远不如按文号整理来得方便。这就不得不让人们思考档案室究竟在为谁整理档案？为方便谁利用整理档案？即使按进馆标准整理档案的方法无法证明其科学性和实用性，档案室也不能按自己的整理方法整理档案，即便是不需要移交档案馆的档案。很显然，档案室不是在为本单位整理档案，而是为档案馆整理档案。

二、档案室该为谁整理档案

档案室应该为本单位整理档案，还是应该为档案馆整理档案？从《机关档案工作业务建设规范》内容看其规范的档案整理都是为档案馆管理档案规定的。它对档案整理的案卷质量要求完全是按照进馆要求来规范的。档案馆接收进馆档案往往都制定有档案馆接收档案标准的《规定》或《办法》。这些《规定》中都对档案整理的质量和规范有详细的要求，并按要求整理好，达不到标准的不予接收。这分明是在说档案整理是为档案馆整理。但是《河南省档案局实施细则》第十三条规定：“归档文件实行两套制。一套按《规则》进行文件级整理；一套按不同发文字号进行整理，加封面、归档文件目录、备考表、装订成发文汇集，封面上不标注保管期限。”这足够引起我们的深思！

档案室是机关的内部组织机构，是机关为适应档案管理的自身需要建立的一种专业组织。档案室的重要任务是服务于本机关。显而易见，它的服务方向、对象、范围必然基本局限于机关单位内部，它的基本功能是为本机关单位收集、整理、保管、提供利用本机关单位产生的档案。当然它也有为国家积累档案的义务。但是，它首先为本机关单位整理档案，其次为国家档案馆积累档案。机关档案室和档案馆也只是移交档案的关系。机关档案室在整理档案时是以方便单位内部的保管利用为标准的，档案室完全有权选择自己整理和管理档案的方式。档案室移交的档案，只要收集的齐全，有目可查，就已经算是经过规范整理了。很显然，档案室应该为本机关单位整理档案。

我们不得不承认：有相当多的单位由于各种原因推行不力，致使每年归档立卷成了单位档案部门的一项繁重而主要的工作。如果站在我们设计的由文书（业务）部门整理档案的角度看，整理档案更应该是为本单位了。文书（业务）部门，不是档案部门，与档案馆（局）没有任何关系。就没有必要按照档案馆整理档案的方法整理档案。

三、几点思考

（一）理清几个问题

1.标准的问题。要认清档案部门的标准性质，档案部门的标准基本上都是推荐性标准，而不是强制性标准。《河南省机关档案工作规范化管理认证标准》，《河南省机关档案工作规范化管理认证办法》中第六条明确规定：“机关档案工作规范化管理认证工作，……等级认证采取自愿申报、逐级认证的方法。”在任何时候、任何情况下，都不能把推荐性标准当作强制性标准来执行。在指导档案室整理档案中业务指导人员应当是推荐推荐性档案整理标准，在档案馆接收档案时也不能以此为标准来接收档案。

2.档案室与档案馆的关系问题。档案室与档案馆的关系就是一个移交档案和接收档案的关系。但是，在对待档案的整理上，一定要明确认清档案室与档案馆的关系，并且处理好这种关系，特别是在对待档案室的档案整理上，应该尊重档案室的选择。

3.档案整理方法问题

（1）档案馆的档案整理方法不一定适合档案室。档案室整理档案主要是为自己利用方便而整理保存的，其次才是为档案馆积累档案。在档案室提供利用档案中，一般都是以利用单份档案为主，而且以查文号为主。也就是说档案部门设计的档案整理方法，并不适合档案室的档案整理和提供利用。而仅仅是为档案馆保管档案提供利用设计的。

（2）适合大机关档案室的档案整理方法不一定适合小机关档案室。现在说的档案整理方法，实际上是为大机关的档案整理设计的，这些机关产生的档案多，自然需要按问题或按机构或按事由等分类。而小机关产生的档案少，无论按什么方法整理都能找到，又好整理。但按大机关设计的档案整理方法整理却繁琐，又不好查找。

（二）档案室应如何整理档案

对于档案室的档案整理，在观念上，要确立以档案室为主的观念。在方法，应该采取多元的整理方式。具体说，其一，对于档案整理标准，其整理标准规范要向档案室靠拢，档案馆接收档案不再另立标准。其二，对于档案整理方法，档案部门要推荐多种档案整理方法供档案室选择。针对不同规模的机构、每个层次要有不同的整理方法。其三，要允许档案室探索新的档案整理方法，以简化整理，提高效率。

参考文献：

[1]邓绍兴，陈智为.档案管理学（修订本）[M].北京：中国人民大学出版社，2000.

[2]杨玉昆.档案收集难原因新探[J].档案学研究，2003（5）.

第2篇：整理档案范文

【关键词】科研项目；档案管理；纸质档案；电子档案；整合利用

改革开放以来，随着中国的迅速发展，科研项目中的档案整理工作也越来越多。科研项目，即开展科学技术研究的一系列独特的、复杂的并相互关联的活动，这些活动有着一个明确的目标或目的，必须在特定的时间、预算、资源限定内，依据规范完成。在现实生活中，纸质档案已经不能完全满足时代的需求，电子档案在科研项目档案管理中已经占据重要地位，电子档案具有简便、省时、易携带等特点，已经逐渐取代纸质档案而存在。但是，任何事物都有两面性，我们要客观地对待每一件事以及每一个事物，客观面对纸质档案和电子档案的优缺点，并适当对其加以利用。

一、电子档案与纸质档案的优缺点

（一）电子档案的优缺点。随着当代科学技术的飞速发展，许多行业随之进入了全新的时代。当代的各行各业以及生活中处处离不开科学技术的渗入。档案管理工作也有了全新的发展。在信息发展迅猛的今天，无论是在人们的日常生活中、事业中，还是在社会交流与国际联系中，互联网都发挥着巨大的作用。在科研项目管理中，电子档案紧紧依赖于计算机而存在，因此电子档案的优势显而易见，且其记忆速度和运算速度高达数亿次每秒。能够大大缩短查阅资料上浪费的时间，优化了资源检索过程。电子档案具有存储时间长、存储容量大、储存困难等特点。在科研项目中，电子档案可对档案资料进行长时间的储存，科研档案在科研管理活动中具有重大意义，它不仅能够有效地记录过去的科研成果以及过程，而且对于今后的科研计划、科研政策的制定具有重要的参考价值。因此，电子档案长时间的储存功能显得格外重要且必不可少。此外，电子档案还能利用计算机的特殊功能对科研项目中的文字、图形、表格等各种形式的载体进行原件保存。但是，电子档案储存难度大，因其对计算机的依赖性强，一旦计算机受到病毒等的侵害，就会造成不可恢复性的损失，这不仅会对科研项目中的档案管理工作造成危害，还会间接影响到科研项目的成果。总而言之，电子档案的便利性，给人类的生活带来了巨大的收益，电子档案的存储地址一般在电脑上，不占空间，甚至仅需要一张光盘就可以储存所需信息，存储量大且运算和记忆速度已经达到数亿次每秒，与人共享方便，可通过笔记本U盘等随身携带，可节约大量时间，最大程度地发挥其共享他人资源的优势。除此之外，电子档案可以长时间保存相关信息，不会随时间的延长造成资源的磨损或毁坏，人们可以快速查阅期望得到的信息。在这个信息全球化的社会，只有充分发挥高科技的作用，才能高效地与世界接轨，获得全球最新信息，完成信息全球化交流，促进自身产业的发展。电子档案管理利弊并存，均不可忽视，电子档案需要注意的事项主要表现在构建、储存、保护、防丢失等方面。其一，在电子档案构建的同时，相关工作人员要建立妥善的资料格式，以达到资料的完整与完备性。其二，电子档案的储存是关键步骤，相关工作人员要牢记资料的储存路径及位置，不可因自身原因造成丢失等严重后果。电子档案的最大缺点即存储信息的安全性受到严重威胁，当今社会科技发展迅速，电脑黑客的手段也是越来越高明，许多机密性文件可能因为黑客的侵入而造成严重的更改或是毁灭。因此。想要保证电子档案的安全以及不被侵入，就要严格做好防盗措施，设立严密的防盗网络，保护电子档案完整不被侵害。

（二）纸质档案的优缺点。科研项目中的档案管理仍然离不开纸质档案的帮助，科研准备阶段中科研课题申请书、审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议等材料都离不开纸质档案的使用。大量的纸质档案在人工查阅时可以加入电子档案元素，利用电子档案的便利性对纸质档案进行编码和记录，通过检索号就可快速获得科研项目档案管理中的纸质档案。除此之外，在书写上，纸质档案能够直观、简明地表现出其简单性，以及在阅读方面的便利性。与电子档案相比，纸质档案保存安全，不易丢失，可盖印章、按手印、签字，具备一定的法律效力，而没有当事人的电子档案不具备法律效力。但其缺点也不可避免，纸质档案占据空间，查阅不便，整理麻烦，而且容易磨损和损坏。因此，对于纸质档案的广泛使用，需要对其纸质进行筛选，并且妥善保存、管理。

二、电子档案与纸质档案的整合与利用

（一）两者相融相合的必要性。电子档案的发展促进了纸质档案的进一步发展，同时，由于电子档案的产生也进一步代替纸质档案而存在，电子档案不仅可以减少人力物力的消耗，还可以减少金钱的浪费，不仅能够简化纸质档案管理，还能够高效地实现电子档案和纸质档案的转化，使得科研项目的完成更加高效。在电子档案和纸质档案的相互转化关系中，相关工作人员要充分发挥电子档案和纸质档案各自的优势，对于纸质档案应加以妥善保存，同时建立电子档案与纸质档案的联系，使得只要输入有效关键字就可以准确无误地对纸质档案进行搜索。就科研项目的长远发展来看，电子档案永远无法完全取代纸质档案的位置。因此，在科研项目档案管理工作中，电子档案与纸质档案必将长期共存共同发展，只有将电子档案和纸质档案进行合理的整合利用，并建立双向联系，电子档案为纸质档案梳理位置及信息，纸质档案为电子档案提供有效库存和档案内容。两者相辅相成，共同发展，不仅可以发挥各自的最大优势，还能有效地提高工作效率，进一步加强和改进科研项目档案管理工作，更好地为科研单位的持续健康发展服务。

（二）电子档案与纸质档案的整合利用。科研项目材料档案是探索科研规律的实践活动的直接记录。主要包括：科研准备阶段中科研课题申请书、审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议等材料；研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、项目进展报告、计算材料、专利申请的有关文件材料；总结鉴定验收阶段中的工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、成果和奖励申报中的成果和奖励申报材料及审批材料，这部分档案是科研档案存档的主体。只有综合利用电子与纸质档案的优缺点才能有效完成科研项目的档案管理工作。电子档案、纸质档案两者的优缺点特征明显，因此在科研项目档案管理工作中应尽量结合两者优缺点整合利用过程，相关人员要尽最大努力对档案的优点加以最大程度地利用，而对于其缺点，要尽量避免，实现两方面优势互补，为科研项目档案管理工作提供有利保障条件。两者之间要扬长避短，共同作用才能发挥更大的优势。例如电子档案在档案管理工作中不仅具有高效性，还具有科学性，其在科技方面的优势不容忽视，因此要加以重视，而纸质档案在签约、签字、印章等方面具有相当的法律效力，此方面不可替代的优势要加以保留。将两者的优势结合起来，必然能够使档案管理工作的效率进一步得到优化。

三、结束语

在高速发展的信息时代，电子档案管理已经是档案管理工作的发展趋势，但每一项文化遗产必然有它不可取代的优势，因此电子档案和纸质档案都是档案管理的重要组成部分，两者的整合利用与共同发展构成了完整的档案管理系统，档案管理人员只有结合科研单位实际，积极探索档案管理的新模式，有效地整合各类电子档案和纸质档案，促进档案管理工作进一步科学化、规范化，才能全面提升科研项目档案管理工作水平。

【参考文献】

[1]李捷，陈凤兰，李秋风等.高校学报档案管理"双套制"刍议[J].城市建设与商业网点，2009(29)：12-13.

[2]董建萍.产业转移和信息化条件下会计档案的安全管理措施[J].中国乡镇企业会计，2015(4)：220-221.

第3篇：整理档案范文

关键词：科技档案；文件材料；整理；资源

一、科技档案整理的方法以及其重要性

科技档案的整理工作，就是将管理档案部门收集来的科技档案进行有效的分类，其基本上是遵循一定的规律的，根据其形成的特点进行严格的归类，从而进行系统排列编目等工作。那么目前对于这类工作主要分为两类，这两类包括对科技档案的系统整理，与此同时还有对文件材料的科学编目。那么系统整理主要包括了两个方面，这两个方面指的是对案卷的分类和排列，这是为了对真实的生产活动进行真实的反映。其次是对文件材料的科学编目。科学编目主要是对固定案卷进行分类，主要偏重于案卷的内容与构成。科技档案整理大体要经过分类、案卷组织与排列、编目几个环节。那么我们就分类而言就有以下几种方法，首先是工程项目分类法，此方法相对来说适用于对本单位范围内基建档案的划分。第二种方法是型号分类法，该方法适用于产品档案和设备档案的分类，从而对产品的单元进行分类。第三种方法是课题分类法。这个方法就比较适用于对目前一些独立的研究课题进行分装和管理。第四种方法是专业特征分类法。顾名思义，这种方法就是对于专业性较强的课题进行分类，适合于对科研课题进行划分。那么我们知道对于不同的科技档案，我们要采取的分类方式也是不同的，那么就要求我们在实际运用中，要灵活运用这些方法，根据实际情况，选择有效的分类方式，从而更好地完成分类工作。

科技档案的整理涵盖了对档案进行筛选分类排列等等若干流程，这是对文件材料保管利用的重要环节.可见科技档案的整理的重要性。那么现在我们就对于其重要作用进行简单的分析。首先，做好科技档案整理工作，对于档案质量的提高，以及对档案使用效率的提高是具有推进作用的。其次其最大限度的实现了对档案的价值的使用。由此可知做好档案工作对于我们的重要意义。目前的档案管理工作随着经济的不断发展，融入了更多先进的工艺技术，也在某种程度上对档案案卷的保护加上了一层安全锁。最后我们说，科技档案整理为科研生产打下了坚实而有力的基础，所以我们要给予一定的重视，也要不断地去探索和提高。

二、科技档案整理相关工作

科技档案的管理主要是对于科技档案的收集工作以及对文件材料的整理工作和鉴定工作。下面我们简单说明一下关于文件材料的收集以及整理工作。

首先，我们说对于科技档案的收集工作，其是指通过一系列切实可行的措施，把具有科学价值的文件资料集中到档案部门的档案管理工作。按照国家的明确规定，科技档案都应该认真遵守并贯彻统一管理的原则。我们遵循科技档案的自然形成规律，为了保证科技档案的完整准确，我们要根据具体情况，制定具体的归档工作。下面我们对科技档案收集工作的方法措施进行一下说明，首先，根据以往对于科技文件进行收集时所使用的方法，当目前进行的科技活动结束后，有关科技业务部门要按照相关制度，对科技文件进行科学筛选与系统整理。其次，对于科技档案收集渠道要明确且保证其畅通性，从而保证收集工作能够得到顺利进行，这样也使相关人员工作效率更高。

下面我们说关于科技档案的整理工作，其一共涵盖了两个部分，第一个部分是系统整理的部分，而第二部分是科学编目部分。这两个部分是息息相关，密不可分的。在科技档案整理的过程中，我们所要遵循的依然是其自然形成规律，保证档案材料之间的密切联系。关于科技档案的种类以及其内部的结构是不同的，在不同专业领域里，由于档案内容不同，所以其内容构成也是不尽相同的。且在不同的单位内部，我们要尽力做到，条理清晰明白，分类简单明确。那么在案卷排列与分类管理的时候。我们首先要清楚的一点是，要先清楚的分类，然后根据不同类别的档案材料，按照其显著的特征特点进行排列。那么对于排列我们有两种传统并且有效的基本方法，第一种方法是分类排列法，这种方法是要对科技档案内容以及所属体系进行排列，并存放到规定的位置上。第二种方法是流水号排列法。以上就是我们所说的关于科技档案的收集以及整理工作的具体内容。

三、结束语

科技档案中的文件材料是一组有机联系且价值同等的文件集合。而科技文件之间的联系又是多个方面的。我们知道科技档案的整理工作是相当重要的一个环节，我们必须引起足够的重视，不可掉以轻心。这就要求我们改变以往陈旧的观念，不再将科学档案的整理工作简单的只认作是保管的责任，而是结合目前的科技信息服务，打破传统规则，创造出为科技档案的整理更切实可行的方案，让档案工作开辟出一个新的局面，并发挥其最大作用，为人们提供更方便更快捷的服务。其次就是要做好基础工作，对档案的收集，鉴定工作不可马虎大意，草草了事，要秉承着认真负责的态度，才能将科技档案的整理工作更进一步，迈上一个新的台阶，得到更好的发展。

参考文献

[1]杨友秀.档案工作基本理论与方法[M].北京：档案出版社，2004.

[2]苏冬梅.浅谈科技档案管理规范化[J].甘肃科技，2003（04）.

[3]刘敏.加强科技档案管理促进科技档案利用[J].内蒙古科技与经济，2007（14）.

[4]狄生琴.科技档案管理现代化的内容[J].陕西档案，2004（6）.

[5]刘佳.关于科技档案现代化管理的思考[J].科技情报与经济，2006，7（16）.

第4篇：整理档案范文

关键词：城管档案；档案管理；档案整理

档案是指国家机构，社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录[1]。随着我国城市化建设进程的不断加快，城市规模的不断扩大，城市管理过程中形成的各类档案增长迅速，已经成为了城管工作中的一项重要工作内容。城管档案是指在城市管理活动中直接形成的具有保存价值的各类形式的城市管理活动历史记录。城管档案在城市管理与发展中发挥着重要的作用，是城市各项管理工作重要的参考与依据，也是反映城市管理水平的重要指标之一。

1 城管档案的重要性

城管档案是对过去城市管理工作和历史情况的记录，完整翔实的城管档案可以为机关工作提供备查依据，对城管档案进行调研，则可以深入挖掘城市管理工作内在的规律，为城市管理工作的发展提供最基础的参考资料。随着我国城市化进程的不断加快，城市人口、规模不断增扩，城市管理工作的难度也不断增加，问题不断增多。城管档案在此种发展形势下，其重要性越发突显，成为我国解决城市矛盾问题、提升城市管理水平、指引城市发展方向的最重要的数据信息来源与依据。

2 城管档案归档整理工作中存在的问题

目前，我国城管档案收集、归档整理工作主要是由城管局来负责进行。城管局是城市管理中负责综合行政执法的部门，是由原事业单位“城管办”、“联合执法大队”演变而来。工作内容繁杂、档案管理意识不强等诸多因素使得城管档案工作一直是城管工作中一项次要性的工作。对城管档案管理工作重要性的认识不足使得城管档案工作在相当长的一段时间内处于被动的局面，在档案收集、归档整理、保管、编研利用等方面存在不足之处，尤其是在城管档案的归档整理方面。

归档整理是档案管理工作的重要环节，也是档案管理工作的基础与起点。档案归档整理工作，就是按照一定的原则和方法，将处于零散和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列与编目，组成有序体系的过程[2]。目前，在城管档案归档整理过程中，存在着诸多问题，包括了档案的装订、分类以及排列等方面，其中，档案分类是问题较为突出的环节。

在档案分类上，没有根据工作实际情况制订合理的分类方案是比较突出的问题，而既使用“机构”又使用“问题” 标准来进行分类是较为常见的问题，这种分类标准的交叉使用，使得档案文件分散归档，对文档的检全率具有较大影响。在《归档文件整理规则》中，归档文件的分类方法有三种，分别为保管期限-年度-机构、保管期限-年度-问题以及保管期限-年度，但在实际的归档文件分类中，采用级次分类法、收文发文分类法、文号分类法等方法的现象多有存在，这些分类方法不是全国统一的分类标准，在反映归档文件间的历史联系、形成规律以及文件内容方面多有不足，容易给文件检索与存取造成困难。

对于归档文件的排列问题，《归档文件整理规则》中有着明确的规定：归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间排列。但在实际的工作中，按文号排列、按问题排列或是全部文件都按时间顺序排列的现象十分普遍，给归档文件的存取以及整理造成困难。

3 归档整理问题的成因分析

任何问题的存在都有其产生的深层原因，城管档案的归档整理问题也不例外，只有对问题的成因进行深入分析，才能有效的解决问题。就城管档案管理中的归档整理问题而言，其成因主要是档案工作人员的专业水平与素质因素，当然，更深层的原因也与管理者对档案工作的重视程度有关。

档案管理是一项专业性较强的工作，而档案整理环节，尤其是档案的分类，是最能体现其专业性的地方。目前，城管系统内的档案管理工作大多是粗放型的管理状态，远未达到专业化管理的水平。档案工作人员大多是兼职，设有专职档案员的部门较少，而即便在设有专职档案员的部门，具备档案专业高等教育水平的人才也是少之又少。档案专业人才的缺乏，导致了城管档案管理工作一直滞后于城管部门的整体发展。长时间停留在表面意义上的管理，未能达到专业化的管理水平，对城管档案管理工作向更高层次发展造成了重要影响。

城管档案管理专业人员的缺乏，也使得城管档案管理各项制度的建立与完善缺少了专业指导。如专业人员的缺乏使得档案分类方案的制订无法从单位实际出发来有效规范档案的归档整理工作，导致了分类方法不具体、档案保管期限设置不合理等问题的发生。

4 提高城管档案归档整理工作成效的方法

4.1 加强档案管理专职专业人员的设置与引进

专职与专业人员的设置与引进既是两个方面的事情，同时也是合二为一的。目前，多数城管部门的档案员是兼职，但随着城管档案管理事务的增多，兼职档案员已经无法胜任与满足城管部门档案管理工作的需求，只有设立专职的档案管理工作人员，才能更好的完成档案管理工作的要求，同时，专职的岗位设立也体现了对档案管理工作的重视程度，也是吸引档案管理专业人才的基本条件。而对于专业档案管理人才的引进，要从多渠道、多方面来进行，要从城管部门人力资源战略层面出发来进行。单位应投入更多的资金支持，应提供更多的人才吸引条件，加强人才培训与平台的提升建设，为人才的发展提供上升的空间，只有如此，才能吸引到高素质、高水平的档案管理专业人才投身到城管事业，才能为城管档案管理的长远发展打下坚实的人力资源基础。

4.2 加强现有档案管理人员的专业技能培训

加强对现有档案管理人员专业技能的培训无疑是快速提升档案归档整理工作成效的有效方法。档案管理人员应对《文书档案管理归档文件整理规则》进行学习领会，对实施细则要加强理解。培训内容应以日常工作的常用技能与常见问题进行重点加强，要少理论性多实用性，注重实效。培训应定期举行，可以派员进行外部培训，也可以在单位内部组织，聘请省市档案馆的专业人士进行指导讲座。

4.3 制定科学合理的档案分类方案

档案分类是档案归档整理最重要的也是核心的内容，因此，制订科学合理的档案分类方案对于档案归档整理工作来说是至关重要的。档案分类方案要根据国家档案局2006年公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求以及《文书档案管理归档文件整理规则》来制定。档案分类方案要使用正确的分类方法，要正确界定城管局文件材料的归档范围，准确划分档案保管期限，使保存的档案反映本局职能活动情况，维护其历史面貌。

科学合理的档案分类方案，需要专业的档案管理人员来完成，而且还要熟悉掌握本单位的工作职能、主要工作内容。鉴于城管局档案管理的专业水平，可以在档案分类方案的制定时请上级档案管理部门进行协助指导，方案一旦确定，文件的归档整理便可以按照整理规则顺理成章的进行。

5 结束语

档案整理工作的基本任务是建立档案实体的管理秩序，使档案实体有序化、条理化，其意义与价值在于为整个管理工作提供一个严格有序的工作基础。城管档案归档整理工作中存在的问题，除缺乏专业的档案管理人员外，对于档案管理工作的重视程度不够也是重要因素。因此，加强档案管理工作重要性的宣传，强化档案管理意识，也是提高城管档案管理工作成效的重要内容。

参考文献

第5篇：整理档案范文

关键词：城建档案； 馆藏； 档案馆功能

中图分类号：G271文献标识码： A

在城市建设高速发展的背景下，各地城建档案工作呈现出强劲发展势头。城建档案工作已成为全省档案事业重要的组成部分。在为取得成绩高兴的同时，我们也存在着一些隐忧，特别是在馆藏建设方面出现了一些偏差。而馆藏问题实际上是一个档案馆功能建设和功能发挥的核心问题，因为档案馆的价值首先在于馆藏的价值，离开了档案，档案馆的存在意义以及我们的档案工作都无从谈起。因此，我们把馆藏建设提升到一个显著的高度来探讨和研究是有必要的。

1目前城建档案馆藏建设中存在的主要问题

1.1发展非常不平衡

从全省来看，城建档案馆馆藏量增长非常之快，有些馆早就建立了机构、配备了人员、落实了经费，但工作只停留在发发文、开开会、搞搞接待参观、搞搞业务检查，对收集档案、丰富馆藏没有实质动作，导致档案馆虚拟化、空心化，城市建设得很快，城建档案管理乏力。

1.2馆藏结构日益不合理

依据《城市建设档案归属与流向暂行办法》（国家档案局1997）和《城市建设档案管理规定》（国家建设部2001年修正）等法规，从归属和流向上讲，房地产档案、国土档案、规划报建档案、环境保护、勘察测量、水文地质、电力管线、人防军事等资料无疑属城建档案。但全省各城建档案馆均没有收集本市房地产、国土档案。一些城建档案馆因不在规划口管理，连规划报建档案都难以收集，更不用说环境保护、勘察测量、水文地质、电力管线、人防军事等资料了。从各市城建档案馆新进档案的主体来讲，绝大部分是建设工程竣工档案。即使在建设工程档案方面，因为重点工程、市政工程、管线工程等档案难于收集管理，各城建档案馆把主要力量放在房屋建筑工程档案收集上。长此下去，城建档案馆将渐渐成为工程竣工资料档案馆，馆藏单一，馆藏结构日益不合理，其结果是城建档案信息资源的保存价值和利用率正在迅速下降。

1.3普遍重收集轻开发利用

档案保管的目的在于利用，利用是档案生命价值的体现。馆藏建设的一个重要方面是建立档案开发利用的机制，包括查借阅利用、信息编研、修史编志等，现代信息技术和互联网技术还为档案开发利用提供了很多新的手段。但从全省来看，档案利用工作做得非常不够，馆藏建设被作为档案馆的后台工作、传统工作，主要精力放在前台，即档案业务指导和验收。编研成果不多，很多馆没有建立档案计算机检索系统，有些馆开展了档案数字扫描和数字档案馆建设，绝大部分馆的档案利用还是手工操作。

1.4个别地方城建档案意识还很不强

尽管最近几年各地对城建档案工作的认识有了很大提高，但也有个别地方，特别是一些区、县（市）和一些基层单位，对城建档案编制、报送、利用的意识还很淡薄。有些人认为编制工程档案太麻烦，既不带来政绩，又增加了成本；有些人认为建设工程“一份合同、一张图纸”足以说明问题，不要搞得太复杂，没有把完整的档案资料管理纳入日常的工作范围；有的单位甚至把档案作为“私有财产”、“个人秘密”，拒不移交。这一些错误认识与国家有关档案工作和城建档案工作的法律法规是相违背的，特别是与国务院第279号令《建设工程质量管理条例》要求建设工程竣工验收前应有完整的建设工程档案资料并及时向城建档案机构报送的规定相违背的，从认识上讲是不知法，从行为结果来讲，就是违法和犯法了。

2抓好四个结合，加强城建档案馆藏建设

通过上面的问题分析，我们认为加强城建档案馆藏建设一要有认识，二要有思路，三要有措施。作为城建档案工作者，从事业发展和工作创新的角度出发，还要有紧迫感和使命感。结合实际，笔者认为应当抓好四个结合：

2.1将“业务指导”与“档案接收”相结合，强化归档收集

在新的形势下，城建档案工作者如果仍墨守陈规，守株待兔，必然导致城建档案工作的被动。在思想认识上，必须努力克服档案收集难的畏难思想，出于对城建档案事业的责任和使命，树立主动服务意识，不断提高服务质量，努力改善自身形象，增强工作的主动性与灵活性。档案工作者就是管档案的，不能只说不做，不能怕麻烦，不能拒绝具体事务。我们应把“业务指导”和“档案接收”结合起来，业务指导是方法、是手段，档案收集是目标，是结果。

在业务指导上，应勤跑工地，坚持项目追踪，收集信息，了解情况，随时进行检查指导，把政策讲透，把要求讲透。在具体工作中，必须主动参与各项重要建设活动和工程的竣工验收，把工作做到现场，超前控制，把问题解决在档案进馆之前，确保档案收集完整、全面。

在档案接收方面，我们应充分利用建设行政程序把关，建立建设工程档案初验认可制和档案验收合格报送移交制。应该要求建设工程竣工验收前一定要进行工程档案初步验收，档案基本合格后，发放《初验认可证》，才可以召开竣工验收会；在工程备案后，一定要对工程档案进行合格验收，合格验收并移交后，再发放《合格证》，工程才能办理产权产籍手续。这一系列具体措施，把业务指导和档案接收结合成一套完整的程序，使档案归档、接收不再虚弱，强化了归档收集，做到了应收尽收。

2.2将“库房管理”与“档案利用”相结合，突出城建档案的利用价值

第6篇：整理档案范文

目前，电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带，为了做好这项工作，应按档案种类分别整理组盘。

1、文书电子档案整理

一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；第二将不同年代、组织机

构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中

在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一

的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理，扫描成影

像文件进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根

据文件的重要性，确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，然后

进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

2、科技电子文件归档

科技电子文件档案种类较多，可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理，然后再按项目归档。

A．基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，

对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。

B．设备档案。企业引进技术和购置各种设备时，外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展，国内设计院设计的产品

也逐步实行了CAD设计，而且企业的总图管理也采用了电子化。所以，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，

如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和

注意事项。

3会计电子文件整理

A．工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移

交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。

B．账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统-，其内容

也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会

计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。

二、电子档案的保护

由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体，比磁盘有良好的抗干

扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存，因此，提倡档案部门配备光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上。但是

，刻录仪一时还难以普及，所以，软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点，必须制定保护措施。

1、软磁盘的保护

A、统一软盘的规格，使用3．5寸高密盘保存。

B、把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低

质量软磁盘往往不到-年，就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。

C、规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，环境空气相对湿度控制在

40％一50％，温度控制在14-24℃。

D、加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。

F、对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开。所以对这

类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。

G、在条件允许时，及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。

2、光盘的保护

A．规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的

损伤。

B．保持良好的温度、湿度环境。高温会使光盘氧化、变形或老化，潮湿会使光盘片基霉变。为此光盘存放的温度宜控制在14－2

4℃，相对湿度40％-65％。

第7篇：整理档案范文

关键词：文书；档案；归档

中图分类号：G275 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）01-00-01

文书档案“卷”改“件”，整理归档，适应了档案管理科学化、现代化的需要，是档案工作改革的重要内容之一。2001年1月，国家档案局公布实施了《归档文件整理规则》（以下简称《规则》），这是我国以中华人民共和国行业标准颁发的一项重要的档案工作标准。《规则》以“简化整理、深化检索”为宗旨，推行档案整理工作的改革，其关键是将过去以“卷”为单位改为以“件”为单位归档。笔者长期从事档案工作，对《规则》的实施有着深切体会，现就其优点与存在的问题提出一些意见，就教于专家、学者，以期对档案工作有进一步的改进与提高。

一、简化了程序、提高了归档效率

传统的文书档案以“卷”为单位的整理方法，更适用于手工组卷和检索。它是按照文件的形成规律和特征进行分类、组卷，将具有内在联系或同一问题的文件组成一个案卷，通过拟写案卷标题、案卷目录、编写卷内目录、去除金属物，装订等来完成组卷工作，手续非常繁杂。由于立卷方法繁琐、复杂、随意性大，组卷质量很难把握，立卷归档工作使档案人员要花费很大的时间和精力。以卷归档不便于档案的保管和利用，不利于保密和复印。《规则》推行以“件”为单位整理归档，操作方法比较简单，具体步骤为：

1.鉴定档案是否具有保存价值；2.区分不同保管期限；3.按文件时间编流水号；4.加盖归档章；5.填写归档章上各项内容。

这样就可以把归档工作分散到平时工作当中，节省了组卷、打页码、拟写案卷标题、填写卷内备考表、编制案卷目录等一系列工作。简化了程序，缩短了归档周期，提高了归档效率。

二、发挥了计算机的作用

单件归档的方法适用于计算机管理，实质上是从案卷级管理深入到了文件级管理。随着办公自动化系统的推行，利用计算机管理是必然的趋势。使用计算机管理归档文件，档案人员只需在档案管理系统中按要求输入相关信息就可进行编目，还可以导入电子文件，进行全文录入。查找文件时只要将有关主题词进行组配输入计算机，很快就可检索出所需文件的具置，还可直接在计算机上查阅电子文件全文，省去了到库房翻阅纸质档案的程序，同时保证了档案原件不被损坏。实现了档案信息检索和实体文件保管位置的查询，同时提高了档案利用的效率和保护的作用。

三、存在的问题

1.对“件”界定难。以“件”为单位整理归档，《规则》中明确为：“一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册为一件，来文与复文为一件”。但在实际操作过程中不同的人对“件”的理解不同，对“件”的确定也存在差异。导致有些单位将成套性文件拆散，分别作为“件”来归档，这就违背了“以件为单位的归档”的基本原则。使不同保管期限的档案作为一个保管期限来管理，也违背了档案保管期限的保管原则。

2.档案装订问题。按《规则》要求，归档文件应按件装订。但有时一份文件只有一至两页的，这种情况导致了单件装订容易造成档案破损，而且查找时容易翻乱、归位易错位等现象，给档案保管和利用带来不便。

四、对存在问题的解决办法

1.严格把握“件”的概念。笔者认为，对于成套性的文件，不应拆散，不能单纯地以“件”来归档。例如某会议材料（包括会议通知，会议议程、领导讲话稿，与会人员名单和通讯录等），这些文件不应以单份来组件，可以一次会议为一件，组成一件名为《某某会议材料》，这样比单份文件归档合理得多。既方便管理和查找，又符合了保持文件内在联系的原则。

2.根据档案实际情况装订。“便于保管和利用”也是档案整理工作的原则之一，针对于此，可以根据档案的实际情况灵活装订。对于单份文件页数在1-10页内的，可用牛皮纸做衬页，用不锈钢订书针将衬页与文件订一起，以使文件能够挺括、不滑落。对于文书资料比较厚的，1公分以上的，可采用线装法，即将归档的档案固定后，在左边装订线内用针式装订机打出孔，然后采用“三孔一线”进行固定。这样便于保管和利用，也保证档案查找不出现翻乱、错位等现象。

为适应现代办公自动化的需要，推动档案事业的快速发展，改变传统档案立卷的观念，改“卷”为“件”整理归档已是必然趋势；改进它的不足，使其更加完善，是每一位档案工作人员应尽的责任。

参考文献：

[1]韩秋黎.学校档案管理理论与实务[M].上海：上海交通大学出版社，2010：90，99.

[2]马兰.文书立卷改革之我见——《归档文件整理规则》的应用与反思[J].档案，2009（4）.

第8篇：整理档案范文

为贯彻落实《中共市委办公室、市人民政府办公室关于印发<市区人民政府机构改革方案>的通知》和《中共区委、区人民政府关于区人民政府机构改革的实施意见》精神，妥善做好政府机构改革中不再保留和调整隶属关系机构的国有资产和档案管理工作，防止国有资产流失。经区人民政府同意，现将有关事项通知如下：

一、主要内容和任务

此次清产核资包括涉及机构改革的行政事业单位及部门。主要内容是：核查机构改革单位编制人数与实有人数，资产账账、账表、账卡、账物、账实对应情况；经费收支渠道（含预算内外的资金）、数额、用途等真实情况。

主要任务是：

（一）彻底清查不再保留或调整隶属关系的单位和部门的资产、债权、债务，核实单位人员状况、收入来源渠道、支出结构和水平等基本情况，为调整部门预算和优化资产配置提供真实依据。

（二）对清产核资中盘盈、盘亏、资产挂账等问题，按国家有关规定和清产核资政策，经申报、核实、批复后进行账务处理。

（三）核实相关行政事业单位出租、出借及其他“非转经”等有偿使用资产、附属未脱钩经济实体资产负债等情况，为加强机构改革中单位国有资产收入管理，规范收入分配秩序奠定基础。

（四）建立健全有关管理制度，堵塞管理漏洞，提高管理水平和国有资产使用效益。

二、方法与步骤

（一）方法：此次清产核资工作采取专项核查的方式进行。先由机构改革前原单位分管领导和财务、资产管理、纪检监察的负责人组成清查小组，对占有、使用的资产进行清查登记，编制清册，限时封存后报区财政局。

（二）清产核资基准日：各单位的基准日定为6月。

（三）步骤与时间安排：此次清产核资工作按照“统一政策、统一方法、统一步骤，统一要求和分步实施”的原则。共分为5个阶段进行：

1、工作准备阶段：区政府成立机构改革清产核资工作领导小组（区清产核资工作领导小组名单附后），制定工作实施方案，印制各类表册，下达清理工作通知。

2、单位自查阶段：各相关单位按照现行财务制度和清产核资工作有关规定开展清产核资工作，认真填报单位清产核资报表。在清查过程中，重点对本单位的编制和现有人员等基本情况进行全面清查、登记；对流动资产、固定资产、对外投资、无形资产及负债进行实地盘点、清查、登记、核对；对预算内外收入来源、经费拨付渠道、数额及用途进行清查核对，形成单位清产核资工作报告。单位一把手和财务负责人对自查结果的真实性负责，并履行必要的承诺手续。在自查清理的同时，要将国有资产经营收益缴入财政专户。

3、专项审计阶段：单位自查后，对国定资产盘盈或盘亏的情况和在建工程，财政部门将委托中介机构对其进行核查。主要是对其进行评估，对在清产核资中清查出的资产盘盈、盘亏、财产损失和资金挂账损失进行经济鉴证，对单位清产核资结果进行专项财务审计，并出具清产核资专项财务审计报告。固定资产清查结果必须在单位内部予以公示。

4、汇总上报阶段：各相关单位首先向主管部门上报各种清查材料，包括清产核资工作数据报表及软盘、中介机构专项审计报告、各项经济鉴证材料、行政事业单位清产核资报告及单位负责人承诺函等。然后由各主管部门对所辖单位上报数据进行审核汇总，再报财政部门进行审核，然后交区清产核资领导小组办公室对全区清产核资情况进行终审汇总。

5、核查确认阶段：财政部门根据中介机构出具的清产核资专项财务审计报告或资产评估报告及损失挂账申报核销项目审核说明，对单位清产核资结果进行核实，并下达清产核资批复。

三、关于经费问题

（一）不再保留和调整隶属关系的机构以本文印发之日起60日为预算截止期。预算截止期内，在职人员工资、必要的公用经费和离退休人员经费，由原部门负责列支。预算截止期满后，各部门的人员工资管理，按照我区统发工资的有关规定办理。具体办法由区人力资源和社会保障局、区财政局、区编委办制定。

（二）不再保留和调整隶属关系的机构应按资金来源渠道清查核实暂存、暂付和债权、债务款项，编制经费决算，全面真实地反映财务收入、支出、结余和债权、债务等情况。经费决算应在预算截止期满后30日内由不再保留和调整隶属关系机构的清查小组报送区财政局。

（三）不再保留的机构报送经费决算时，要将债权、债务处置完毕，并将结余经费上缴区财政。

（四）新组建机构按新核定的人员编制数编制经费预算，报区财政局核定，并负责接收和处置并入机构遗留的债权、债务。

（五）因机构或职责调整而引起预算增减变化的机构，由新组建机构或接收机构上报调整预算，由区财政局核实后作相应调整，收回或划转预算指标。

（六）不再保留和调整隶属关系机构职工的住房公积金、住房增量补贴和住房存量补贴按现行房改政策的有关规定办理，待机构调整完毕，再由职工所在单位对账户管理进行调整。

四、工作要求

（一）各相关单位和部门要高度重视此次清产核资工作，一把手作为第一责任人，要亲自抓、负总责，任何地方和单位不得拒绝清产核资，不得拒绝将国有资产收益纳入国库或财政专户管理。要按照全区“统一政策，统一方法，统一步骤，统一要求”的原则，各相关单位和部门要结合实际情况认真制定清产核资工作方案，明确工作责任，加大检查力度，确保清产核资工作顺利进行

（二）在清产核资过程中，各相关单位和部门要认真执行财政部关于行政事业单位清产核资和现行的行政事业单位财务管理制度等规定，如实填报清产核资相关报表，严禁弄虚作假，虚报瞒报。要积极配合财政部门和社会中介机构的审核，确保清产核资数据真实可靠。

（三）受委托的中介机构要切实履行职责，扎实做好资产核查、鉴证工作。各中介机构要严格执行《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国预算法》等相关法律法规，实事求是、客观公正，按要求在规定的时间、范围、内容内，完成资产核查、鉴证工作任务。

（四）加强监督管理，确保清产核资工作质量。相关单位和部门要结合此次清产核资工作，完善单位资产和财务管理，堵塞漏洞、健全管理制度，建立内部约束与监督机制，维护国有资产的安全与完整，提高资产、资金使用效益。对清查中遇到的问题，要积极向区清产核资领导小组、主管部门和财政部门反映，在取得一致意见后及时进行改进；对清产核资中发现失职、渎职造成单位管理混乱，“家底”不清，财产丢失，化公为私，低价变卖和转移国有资产的问题，要按照《财政违法行为处罚处分条例》的规定，根据情节轻重追究有关领导和当事人的行政责任，触犯法律的，将移送司法机关处理；对在清产核资工作中、违反法律、规章和工作纪律的工作人员和社会中介机构，将依据相关法律法规予以处罚。

五、关于档案管理工作

（一）撤销部门和单位的档案全宗自部门撤销之日起自行终止，其档案全宗整体交由相应的新组建部门接收保管。

（二）部分职责划入到新组建部门的单位，以前行使这部分职责所形成的档案仍属原档案全宗，不得因职责调整而发生割裂或转移；新组建部门和单位如需利用，可借阅或复制。

（三）撤销、合并或部分职责发生调整的部门和单位，未办理完毕的文件材料，依新的职责分工移交给新组建部门和单位继续办理，并作为新组建部门和单位的档案加以保存。

第9篇：整理档案范文

一、指导思想

干部人事档案整理工作，是档案建设的基础工作之一，必须坚持以《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》和《干部人事档案工作制度》及有关文件为依据，立足收集整理，狠抓基础建设，提高管理水平，确保提供利用。不断完善干部人事档案管理制度与相关工作流程，实现人事档案管理的科学化、规范化，保证每一份干部人事档案的完整性。

二、工作目标

我校干部人事档案整理工作将努力实现以下主要目标：做好干部档案材料的收集、编目、归档工作，充实和完善干部档案内容，进一步搞好干部人事档案整理和完善工作。特别要在目前个人散材料较多的情况下，切实提高档案材料的质量，做好干部人事档案的规范化管理工作，切实做好档案的整理工作，保证每卷档案的完整、真实、条理、精炼、实用。

三、主要任务

要按照中组部对于干部人事档案材料的新要求、新标准对现有的人事档案进行逐一整理。并对于不能存放A4纸型档案卷盒或者老化影响实用的进行更换，使干部人事档案用纸、档案卷盒等所用材料符合国家档案的有关标准。整理过程中要注意做好干部人事档案的材料归档、目录调整及卷盒的更换等工作。

四、当前我校干部档案管理现状及存在问题 

1、干部档案管理制度不够健全和完善。部分材料归档不及时，有时导致一些资料无法弥补；内容不够细致，有些材料缺乏有效性的认定；工作要求与实际情况有一定程度的脱节。

2、填写信息相对落后陈旧。如最近一次填写的职工履历表时间为2000年，个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的变更，档案材料的短缺，都直接影响到了案卷质量。

3、档案管理硬件条件有待改善。随着近几年干部队伍的不断发展，处级领导干部数量的增加，干部档案管理工作的任务也日渐繁重。目前还存在一部分干部档案未能入盒装订，仍以散材料的形式装于档案袋中。档案整理过程中的有关设备如专用打孔机、碎纸机、档案卷盒等有待于补充和更换。