表单引领式建设项目标准化管理探究

摘要:本文以建设项目标准化管理为理念，以“表单”为抓手，针对项目管理目标不清晰、管理措施不具体、责任分工不明确、优秀管理经验积累和传承不系统等问题，提出基于表单引领的项目标准化管理实施方案，包括建立标准表单库、建立任务管理系统等，可供相关人员参考。

关键词:项目管理;SMS系统;表单

0前言

本文基于笔者单位已有的项目情况，发现项目管理能力提升较慢，管理目标不清晰，具体管理措施和手段欠缺，管理水平受具体管理人员的个人水平影响较大。尤其在工期短、人力资源配置紧张的中小型的建设项目上，项目管理工作效率和管理水平难以满足项目需要。为解决上述问题，笔者单位组织多名项目管理经验丰富、精力充沛的骨干人员成立研究小组，在已有管理经验基础上系统梳理项目管理规程规范，以建设项目标准化管理为理念，以“表单”为抓手，历时多年潜心研究，构建了标准化管理框架体系，制定项目管理“表单”标准库，自主开发完成“建设项目标准化管理系统”，基本完成了标准化管理建设。

1项目管理过程中存在的问题

1．1管理经验不足，管理依据缺失(做什么，怎么做)

建设工程项目管理综合性强、涉及专业面广，实际管理中项目经理往往带有较强个人工作经历和经验意识，施工、监理、设计不同工作经验的人易把项目管理的重点侧重于原熟知的领域。对于新从事项目管理的人员来说，尤其是设计单位转型而来的项目管理团队，工程管理经验相对欠缺，在项目管理过程中往往产生一些较为严重的管理问题，比如:到竣工验收时才知道需要对分包单位的资质进行报审确认，此时只能回头补充这些资料;到最终结算付款时才发现过程结算单缺失;安全管理出现问题后才认识到日常管理中对施工现场的施工用电、危险品等定期检查的重要性。因此，根据国家、行业管理规程规范，系统梳理质量、进度、费用、安全等管理要求，建立系统、标准化的管理体系和程序，推进建设项目标准化管理十分有必要［1］。标准化管理将有效、系统地解决管理经验不足、人力资源紧张、项目整体策划缺失、过程管理碎片化甚至过程资料的缺失等问题。

1．2制度执行打折，管理效率低下(谁去做，何时做)

集团公司和公司层面已建立了较为完善统一的监督、检查和部分执行要求的管理规定和办法，但是在项目具体的管理上，如果未系统梳理和归纳，不细化、落实制度要求，在执行时将造成经常打补丁状态，实际的执行效果也欠佳。例如，现场的安全隐患排查是哪个部门查、多长时间查，不同的项目会因人为理解的偏差导致实施过程中扯皮和推诿，不但不利于项目工作的推进，而且易造成项目管理人员间的误解［2］。又如，在“现场设备管理”上，管安全的人员和管生产人员容易扯皮，可能造成都不做或者重复做的现象。因此，研究小组成员系统梳理了上级单位的各项管理制度，完善项目上的管理制度，并将各级制度的要求形成每个责任到岗、任务到人、可操作的、有明确要求的、具体的标准化“表单”。将制度清晰明了地全部落实到具体执行工作上，此项转化明显提升了项目管理效率。

1．3经验传承欠佳，管理水平提升乏力

部分项目管理人员通过一定时间的锻炼，积累了较好的经验和方法，若没有传承、推广，往往会随着人员的流动而流失，且新员工刚刚接触管理，如果没有受到经验丰富的“老同志”尽心地“传帮带”培养，可能很难成长为合格的项目管理人员。但是原有的“传帮带”模式也会因“老同志”自身水平高低决定了人才培养、整体管理水平的高低，并且可能缺少系统的管理方法和理论。对于管理经验和管理水平的无形资产积累乏力问题，采用小组提出的“表单引领”式的项目标准化管理体系将得到有效解决。在标准化管理框架体系内，不断完善表单的设置，优化管理程序和内容，沉淀优秀的管理经验，可切实提升公司整体的建设项目管理水平。

2SMS系统体系结构研究

为从根本上解决上述存在的问题，标准化管理研究小组系统梳理了各类相关规程规范、法律法规和规章制度，历时12个月潜心分析研究，结合管理经验，建立了18个项目管理岗位，编制了质量、安全、进度、费用、综合、其他6大类300多个标准化表单，并成功自主开发了一套科学实用的“建设项目标准化管理系统”平台。该系统主要包括4个子系统模块，分别是标准表单系统、任务管理系统、文件管理系统和统计分析系统，四个子系统模块分别帮助管理人员解决“做什么、怎么做、谁去做、何时做和如何存”的问题。SMS平台以表单、岗位、资料和任务统计的信息为基础，加强组织结构整合。通过信息化管理手段加强了项目管理标准化建设，规范、指导工程项目管理。平台系统思维导图如图1所示。

3对策研究及实施方案

3．1建立标准表单库，解决“做什么、怎么做”的问题标准表单库相当于项目管理的工作大纲，根据各类规程规范、法律法规、规章制度整理出项目管理日常使用的所有表单，便解决了“做什么”的问题。再结合已有的管理经验将各类表单模板化，模板化的表单有利于引领经验欠缺的新员工在实际工作中按部执行，同时也便于将成功的经验逐步添加积累到相应表单中，表单模板化顺利解决了“怎么做”的问题。标准表单的分类如图2所示。截至目前，通过梳理和汇总已建立了300多个表单的标准库，通过项目的实践证明，300个表单基本覆盖了建设项目从立项到项目竣工验收的各个管理环节。

3．2建立任务管理系统，解决“谁去做、何时做”的问题

1)首先，在项目策划阶段，根据各项目实际情况将标准库中的表单进行一级筛选，筛选出适用于本项目的表单。例如，山西河曲风电项目经过一级筛选，项目管理共涉及264个表单，后期管理过程将围绕这264个表单来实施，这样便对本项目“做什么”进行了细化。2)在上述工作的基础上再将表单进行分工到岗。山西河曲风电项目根据项目组织机构特点，将264个表单分配至项目部7个部门的18个岗位上，通过表单的分工基本上明确了岗位职责，很好地解决了“谁去做”的问题。3)每年年初，在系统平台上将各类表单任务细化到月。例如，计划2019年08月会有3批材料进场，于是《工程材料报审表》的表单在2019年08月的任务数相应为“3”，每月的任务根据可实际情况调整。通过任务的细化解决了“何时做”的问题，尤其是在安全管理方面，每月将安全类各表单选择执行时间和频次后，即完成了下个月的工作计划。

3．3建立文件管理系统，解决“如何存”的问题

日常管理过程中，每执行完成一个表单便可以将相关文件资料上传，上传时选择相应的任务，这样既完成了任务的反馈，又完成了文件资料的上传保存，较好地解决了各类管理资料和文件怎么分类保存和归档的问题，不仅节省了项目人员整理各类文件的时间，也大大方便了后期检索查询。

3．4建立统计分析系统，直观反映任务完成情况

统计分析系统是将项目管理工作情况进行统计分析。该子系统不仅将各项工作成果图表化展示，直观显示任务完成情况，而且可以实时查询各个岗位的任务完成情况。通过统计分析界面，每个项目管理人员可随时查看本岗位的工作任务，管理决策者也可以及时掌握项目总体任务完成情况，便于及时做好督办和管理。任务统计界面如图3所示。

4实施效果

4．1通过“制度表单化”，实现精细化管理

按照“管理制度化，制度表单化”的管理思路，通过SMS系统，将各类规章制度要求的工作内容通过表单的形式体现出来。实践证明，各人对制度的理解都存在或多或少的偏差，而对表单的理解偏差明显较小，因此通过制度表单化，在项目管理的精细化上实现了质的跨越。例如，项目部应急预案的编制、评审、和培训的实施需要几个环节，通过评审表、通知和培训记录表等表单来细化应急预案的管理，实现较为规范的精细化、标准化管理。

4．2通过“表单模板化”，实现经验沉淀

结合管理经验，将各类表单制作成表单模板，模板的质量水平决定了新员工工作起点的高低，提高表单模板的质量就会大大提高项目基础的管理水平;另外通过不同项目、各类人员的积累，逐步提高基础模板的质量，通过修编模板的环节来沉淀和提升项目管理经验。例如，年终安全工作会议应该包含哪些内容，通过逐步完善《年终安全工作会议纪要》模板的过程，把安全管理的经验逐步添加积累到会议纪要中，体现了表单模板化的重要性。

4．3通过“表单数字化”，实现量化管理

依托表单，通过任务管理系统可将每个岗位的工作任务量化为几张表、几个报告，通过将任务表单量化，便于各项管理工作的执行、监督和考核。例如，在安全管理方面，安委会需要多久开一次，通过表单数量的确定能做到准确全面把控，进一步提高了管理的精度。

4．4通过“成果动态化”，提高管理效率

SMS系统将“任务”和“资料”进行统计分析，可动态了解项目的实施和进展情况。通过统计界面，每位员工均可实时了解自己的工作完成情况，每位决策者也可及时掌握项目总体任务完成情况，做到对项目的动态管理，提高项目整体的管理效率。

5结束语

以标准化管理为理念，以“表单”为抓手，不断完善项目标准化管理系统平台，不仅能够提高建设项目的管理效率和水平，而且能够为其他业务的管理提供较好的管理思路，对公司各项业务转型发展做出更大贡献。

参考文献:

［1］马少馥，崔艳婷．项目管理标准化初探［J］．交通企业管理，2016，31(2):28－29．

［2］杜慧鹏，王峰．“3+1”构建项目标准化管理体系［J］．施工企业管理，2012，27(10):81．

作者:董鹏 王义伟 徐春峰 赵泓钢 赵飞 单位:中国电建集团北京勘测设计研究院有限公司