勘察设计单位档案管理信息化建设

摘要：随着科技的发展，现代计算机技术的应用越来越广泛，在各种企业计算机网络的建成和生产过程中，信息化的进程也不断加快，由劳动密集型工作转为以现代化网络系统支持的知识密集型工作，这也是勘察设计单位档案管理工作的发展方向。因此，要改进勘察设计档案管理信息化建设工作，就要健全各种档案工作的管理机制，以保证全部档案材料收集的完整性。除此以外，必须从根本上明确档案资料的利用价值，加强对于计算机的运用，进而努力推进勘察设计档案的信息化建设管理工作进程。

关键词：勘察设计单位；档案管理；信息化

在现代社会加快民生基础设施建设的大形势中，勘察设计这一行业发挥着重要作用，具有鲜明的开创性和先锋性的优点，在国民经济的发展中起着越来越重要的作用。勘察设计档案管理是在勘察设计管理活动中的一种工作，就是将具有保存价值的各种图表、图纸、文字、声像等载体文件材料整理归档。从另一种角度来说，勘察设计档案是科技活动的真实记录，它对于勘察设计单位的自主创新方面、设计经营发展方面等都具有重要的意义。

1信息化建设对勘察设计单位档案管理工作的影响

1.1档案的经济化

近些年来，我国信息化发展水平飞速提升，有关勘查设计单位对整体的工作流程和内部的工作方式进行了很多的调整和革新。与此同时，传统的档案管理模式和管理观念也随着时代的发展发生了很大的变化。在日益创新的信息化环境下，我国的档案管理工作逐渐与单位发展有机结合，逐步发展成为涉及勘查设计及管理工作的重要环节之一，这也是我国现代化档案管理形式与以往的档案管理相比之下最大的差异。经济性的革新为未来的档案发展提供了非常重要的基础。

1.2档案的专业化

档案整体信息流通速度的加快，促进了勘查设计工作单位工作水平方面专业性的提高；同时，也规范了档案管理的方式。因为形成于长期的经济管理活动中，所以档案的实际内容相比普通文本相对复杂、种类也比较繁多。基于这种特点，大部分地区较为完善的计算机网络系统已经建立起来，这使档案管理的专业化发展拥有了良好的平台和条件，从而促进了档案管理的发展。

1.3档案的数字化

随着计算机技术的发展，我国整体信息技术水平越来越高。对于大部分企业，自动化的办公系统已经建立，也有了更加现代化的信息档案管理方案。现在，因为很多档案由先前的纸质档案升级成了电子档案，所以对于档案管理，主要载体也从纸变为了电子计算机。从2006年开始，我国实行企业电子档案管理方案，这是我国企业档案数字化发展的最初模样。

2勘察设计单位档案管理实现信息化建设的原因分析

2.1旧的管理模式跟不上信息化建设的节奏

勘察设计单位的档案资料要求保存时间比较长久，但在管理模式和设备上仍较为陈旧，跟不上信息化建设的节奏和诸多技术人员对信息资料的紧急需求。这不仅会影响档案管理的效率，而且也给档案管理带来了极大不便。因此，勘察设计单位档案管理部门作为工作人员查阅信息资料的宝库，要加强档案工作管理，实现信息化建设迫在眉睫。

2.2加强档案管理对企业发展意义重大

随着勘察设计单位的发展，传统的档案管理方式不利于信息资料的查找，也不利于技术人员的工作，这样会造成档案管理的工作效率低下。另外，还不能让重要的资料文献得到充分利用，影响企业的发展建设进程。因此，必须加强勘察设计单位中档案管理信息化建设进程，更加科学地将各类文献资料进行收集，更便捷地查询资料，提高工作效率，使其成为企业发展坚强的后盾。

2.3信息化建设已经成为一种时代潮流

相对来看，旧的纸质档案管理方式不符合企业发展、时代的潮流，同时给技术人员查阅档案资料带来不便，给档案管理工作人员带来了诸多不便，比如纸质档案的储存管理，需要投入巨大的人力、财力、物力，这就增加了档案管理的成本。档案管理信息化建设是社会发展的必然趋势，因此加强档案信息化管理，是提高资源利用率的表现，它能使查阅资料更加方便，同时提高了档案管理人员的工作效率。

3完善勘察设计单位档案管理信息化建设的措施

3.1健全档案工作管理机制，保证档案材料的完整收集

目前，勘察设计单位要通过制订相关制度，建立起档案收集、整理的协作网络。要在制度上明确规定，现场勘测人员、工程设计人员都有配合档案部门收集、整理第一手档案资料的义务，确保第一手原始资料准确、完整地立卷、归档，并按有关规定进行档案的专项验收工作，形成一个遍布整个工程项目的档案网络，提高原始材料的收齐率。档案业务主管部门要加强与相关部门的联系与协调，联合出台有关档案工作的标准与规定，解决好部门之间“打架”问题。此外，档案工作人员要充分发挥工作主动性，加强对技术部门档案资料收集、整理工作的指导，确保工程建设档案的完整交接。

3.2对档案管理工作人员进行专业的培训

据调查，现有大部分档案管理工作人员，大部分由其他部门的工作人员代职，或是非本专业毕业的工作人员进行管理，由于他们缺少对档案管理重要性的认识，通常像对待普通的资料一样对待档案管理。另外，在整理档案的过程中也粗心大意，这为日后档案的查询利用埋下了隐患。所以要重视档案管理工作人员自身素质的提高，使其充分认识到档案管理的重要性，及时对档案管理工作人员进行专业技术培训，让工作人员熟练掌握相应的计算机网络知识等。

3.3建立高效的文件档案管理计算机信息系统，推进勘察设计档案信息化

要实现档案信息化，就必须建立高效的文件档案管理计算机信息系统：（1）在进行档案信息化系统软件功能设计时一定要依据文件处理流程。（2）按照需求来改进和规范使用计算机技术，适应档案管理的需求。（3）要加强和完善档案室软件的配备，购置各种专业设备和专用软件，使档案存储的介质多种多样化，保证信息交流的网络化，使其与时代同步。在软硬件建设逐步完善的基础上，更要尝试和推动档案管理的信息化进程和现代化进程。使用可移动硬盘、U盘、光盘、扫描仪等存储介质，减少档案的保管空间；可以利用微缩技术来解决图纸的保管问题；也要建立数据库存，这样可以方便查询和实现数据的共享。要积极地推进档案网上查询服务、电子档案管理，通过这样更好地保管和利用勘察设计档案，使之在最大程度上服务于信息化的建设进程。（4）尽可能建立完善的内部控制制度，建立责任明确、层次分明的信息利用机制和档案数据的保存、迁移及校验机制，这样可以保证信息利用安全，也可以确保档案的安全性。因此，勘察设计单位要加强对勘察设计单位电子档案管理的政策、技术、方法、标准的学习和开发研究，建立适应企业信息化发展要求的勘察设计档案管理模式。此外，可以将信息成果在网上，使信息管理工作顺利与最新技术接轨。

4提高勘察设计单位档案管理人员的综合素质

在当今的学习型社会的要求下，勘察设计单位的档案管理人员不断提高自身素质已刻不容缓。一般来说，档案工作者应具备以下内容：（1）政治理论知识。档案工作者要认真努力学习国家新政策，坚持党的路线、方针、政策，时时同党中央保持高度一致。（2）档案学知识。认真学习档案管理专业知识和相关理论，对于档案的收集、保管和利用，形成一套科学有效的管理办法，在业务水准和实践能力上精准求精。（3）有关的科学文化知识及专业知识。勘察设计档案专业性强，涉及立项、外业测量、预可行性研究、工程可行性研究、初步设计、施工图设计、概预算等专业信息和资料，特别是在现代科学向高度分化和高度综合的趋势发展的情况下，档案工作者除了要具备档案管理的专业知识和工作领域的专业知识外，还要具备网络信息操作方面知识、现代化技术管理知识、宣传工作知识，等等。

结语

勘查设计单位档案管理是一种无形的信息类资产，一直以来都是学者关注的研究课题之一，档案资料也逐步成为企业综合实力的重要组成部分。但是，因为档案管理信息化发展水平不受控制，所以需要通过合理措施来促进档案管理工作效率和水平的提高，建立适应企业信息化发展要求、适应新时代网络化的勘察设计档案管理模式。

参考文献：

［1］李林峰.基于信息化背景探讨勘察设计单位档案管理工作［J］.城建档案，2016（05）.

［2］梁羡篁，杨继.试论事业单位档案管理及其信息化建设［J］.办公室业务，2016（23）.

作者:王霞 单位：安徽省城建设计研究总院股份有限公司