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谈公园数码照片档案管理

谈公园数码照片档案管理

摘要:南京滨江公园管理有限公司(以下简称为南京滨江公园)成立于2005年8月,是因首届中国绿化博览会的召开而成立的公园管理类公司。随着南京河西新城建设的不断发展,南京滨江公园管理范围也在不断扩大。目前管理的公园包括:万景园、滨江公园(绿博园为滨江公园C区)、国际青年文化公园、鱼嘴湿地公园、滨河公园、河西中央公园、河西生态公园共7个城市公园。本文重点对公园行业数码照片档案特点和南京滨江公园数码照片档案管理现状做出分析,给出有效的问题处理对策。

关键词:档案管理;数码照片;问题;对策

随着时代的进步,信息数字化技术的快速发展,摄影摄像技术也在发生着翻天覆地的变化。从1969年第一个CCD(图像传感器)诞生的那天起,预示着传统的胶卷相机终将要离开历史的舞台。现在照片档案管理工作中收集管理的主要都是数码照片档案。笔者结合实际工作情况,浅谈一些自己工作中对数码照片档案管理的设想和思考。

一、公园数码照片档案的特点

公园数码照片指在公园日常维护管理、游客游览服务、园事节事活动、考察接待、开发建设等过程中产生的具有保存价值的摄影作品,它是公园建设发展过程中的真实记录。公园作为供市民自然观赏和休息游玩的公共区域,是否具有优美的风景、良好的设施和一流的服务,是游玩者关注的重点,亦是选择是否光临的首要标准。照片展示作为对外宣传的常用手段,稍加简单的文字描述即可给市民留下生动深刻的印象。公园数码照片与其它行业照片相比,最大的特点是题材丰富、数量巨大。主要表现在:管理区域面积大,照片背景地域广;一年四季时节不同,照片风景春夏秋冬各有特色;园事节事活动多,照片内容丰富多彩;游客游览、接待各行各业皆有涉及,照片人物主题各异。

二、南京滨江公园数码照片归档管理工作现状

南京滨江公园管理有限公司(以下简称为南京滨江公园)成立于2005年8月,是因首届中国绿化博览会的召开而成立的公园管理类公司。随着南京河西新城建设的不断发展,南京滨江公园管理范围也在不断扩大。目前管理区域总面积超500万平方米,沿江、沿河16km,包括:万景园、滨江公园(绿博园为滨江公园C区)、国际青年文化公园、鱼嘴湿地公园、滨河公园、河西中央公园、河西生态公园共计7个城市公园。南京滨江公园综合档案室成立初期,数码照片档案就设有专门的管理,为南京滨江公园保留下了许多珍贵的资料,也为后期的管理、宣传等提供了有力的保障。但是随着南京滨江公园的快速发展,数码照片档案管理工作也变得更加多样复杂,暴露出一些问题。

1.设施老旧、专业设备缺乏,电子信息化管理程度低数码照片以数字形式存储在磁介质上,存在不稳定性,在反复的读写过程中容易丢失甚至损坏,需要专业、前瞻的技术支持和配套设备。南京滨江公园档案室在成立初期经费投入较少,绿博会期间的数码照片只保存在电脑中,尽管存在大量照片,但因设施设备较落后、信息化程度不高,又没有进行系统整理与备份,导致数码照片检索查阅较为困难,大大降低了数码照片档案的有效管理和利用。

2.员工归档意识不强,各部门收集汇总参差不齐随着智能手机的普及和拍照功能的日益增强,多数人已习惯在工作中使用携带方便的手机拍摄。目前,南京滨江公园数码照片档案基本上来源于手机拍摄,这就造成作者多、拍摄水平参差不齐,有些部门领导不够重视,造成员工归档意识不强,认为照片存放在身边使用起来会更方便更快捷,而忽视了日常拍摄的画面,对记录公园历史发展起到的重要作用,还有员工采取“一锅端”形式直接移交档案室,不对数码照片进行筛选,不编写文字说明,最终导致不能有效鉴定归档,使得数码照片档案收集不及时、不完整、不规范。

三、南京滨江公园数码照片档案管理工作对策

近几年来南京滨江公园数码照片档案利用率越来越高,主要体现在:为全方位宣传公园编撰、印制的宣传画册数量多达10余种,如滨江旅游手册、生态环保手册、各公园游览图、网红景点导览图等。为多角度宣传公园投放于各子公园和办公区的公园风景、团建活动照片年年均需更新。各类创建申报奖项的汇报材料中大量使用管养维护、领导视察、活动举办、获奖荣誉等照片,与文字相结合,且照片占比率越来越高。仅2019年公园官网图片新闻多达103篇,收到上级和有关单位发函发文要求配合提供公园建设、风景等照片用以宣传的达10余次。以上均需要大量的数码照片档案作为坚实后盾,充分体现和反映了公园数码照片档案在档案利用率上的重要地位。今后公园行业尤其需要重视数码照片档案管理,加强多个环节中的管理工作,促进数码照片档案管理水平不断提升,为提高档案有效利用做好支撑和保障。

1.加强收集管理,完善数码照片档案管理制度“巧妇难为无米之炊”,数码照片的收集工作是数码照片档案管理的基础工作,也是重点工作。目前南京滨江公园共计管辖的7个公园,地域广,范围分散,各部门间互动不够。数码照片从拍摄,到后期加工,再到归档,任何一个环节出错都会影响到收集。要想保证数码照片最终收集完整、准确,首先,档案室要协调好职能部门与分公园管理中心间的关系,主动跟进,积极沟通;其次,完善数码照片档案管理制度,需要结合公园特点,制订符合公园实际要求、内容具体、操作性强的规范性文件。要将收集归档工作纳入到公园考核管理中,设定奖惩制度,用制度来约束部门行为,用目标考核作为手段,责任到人,实现数码照片收集整理及时、完整、规范,最终达到提升优化数码照片档案管理体制的目的。

2.强化员工数码照片收集意识,倡导人人参与南京滨江公园作为全市第一家市场化运营的公园管理类公司,员工数量一直严格控制,公园倡导一人多岗的工作作风。如今信息发达,每个人都可以是信息的生产者,因此不能局限于部门兼职档案员开展数码照片收集工作。要加强引导让一线员工了解照片档案对公园的重要价值和意义,提高员工数码照片收集意识和上交的积极性。培养一线员工在日常工作中善于观察捕捉突发事件和感人画面,做到“耳朵长、信息灵、手速快、技术稳”,人人参与照片拍摄收集,建立一支团结奋进的数码照片档案队伍。

3.提高数码照片质量,加强员工数码照片档案管理专业培训首先,需要提高数码照片的质量,“工欲善其事,必先利其器”重点部门重点岗位适当配备专业照相设备;然后需要提高拍摄者的拍照水平。公园多数员工不具备专业的摄影知识,不定期组织开展摄影技巧培训班,教授员工基本简单的拍摄技巧,如角度、色彩、构图等,提高整体摄影水平;同时每年举办一次摄影比赛,设立若干奖项,并邀请摄影爱好者一起参与,以达到激发员工摄影兴趣,提高员工工作热情的目的;再者,申请专项资金聘请专业摄影师来为公园服务,能保证每年有一定量的高品质公园风景照片可以用于对外宣传展示使用;其次加强对全体员工数码照片档案管理知识的培训,让员工知道数码照片的格式、尺寸、分辨率、数量以及文字说明内容的注意事项等要求,保证最终收集到的数码照片符合要求。

4、建立信息化管理系统,利用网络提高数码照片档案收集、整理、检索和利用效率随着公园的快速发展,数码照片档案数量日趋丰富增多,利用越来越频繁。数码照片档案管理工作仅用纯手工操作进行收集、分类、整理、存储、查阅等管理工序,将会给档案管理员带来繁重的重复劳动。在有条件的情况下,有必要加快建立档案信息化管理系统,为科学高效管理创造条件,实现数码照片档案从传统的本地电脑查找到计算机数字化信息检索转换,以提升数码照片档案的查找检索速度。鉴于目前南京滨江公园数码照片档案管理工作实际情况,适时借助公园QQ工作群开展辅助收集利用工作。工作群相册内建立专门收集相册,提倡员工在照片拍摄完后第一时间上传,档案员直接联系及时沟通,做好整理存储工作;同时建立共享相册,精选经典照片,档案员定期上传更新,供各部门自选使用,若未选到可用照片,再联系档案员在数码照片档案库中查找,在一定程度上减少档案员的重复检索工作,提高数码照片档案管理的工作效率和利用率。

四、总结

综上所述,未来公园数码照片档案将在整个档案利用工作中发挥日趋重要的作用。切实增强关注数码照片档案管理工作,与时俱进,正视数码照片档案管理工作中存在的不足和问题。积极探索,善于归纳总结形成有针对性的策略。勇于创新,建立团结奋进的档案人才团队。必能有效精准提升数码照片档案管理水平,充分发挥数码照片档案服务价值,更好地利用并向社会宣传展示南京滨江公园,提升社会经济效益。

参考文献

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[2]沈倩.浅析博物馆数码影像档案的归集与管理[J].博物馆研究,2019(3):59-62.

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[4]蔡婷婷.照片档案管理中的问题及对策[J].兰台内外,2019,246(09):29-30.

作者:黄蕾 单位:南京滨江公园管理有限公司