HRP平台医院合同管理控制信息化建设

［摘要］随着医院的发展，传统合同管理方式已经不能满足医药发展的管理需求。作为医院资源规划平台，医院资源规划（HospitalResourcePlanning，HRP）主要利用信息技术管理医院资源，是医院经营管理的发展方向和目标。基于此，在医院合同管理中应用HRP信息管理平台，有利于加强医院信息化建设，构建完善的合同管理系统，从而实现医院合同内部控制，提高医院合同管理效率，降低医院的财务风险。

［关键词］HRP；合同管理；内控信息化

引言

随着信息技术的进步，相关管理人员开始关注信息技术对合同管理的影响作用，且一些学者开始研究合同管理的信息化建设内容。例如，相关学者在研究中以网络为基础，在合同管理方面应用知识管理方法，构建了合同信息化管理平台，同时建立了合同数据库、专家库以及知识库等模块；还有学者指出构建合同内部控制系统时要以控制为导向，注重合同的准备阶段、签订以及合同履行等，有效控制合同每个阶段和环节的风险，使合同控制处于实时的动态过程。签订合同最重要的目的是约束双方的交易成果，即合同款的收付。作为合同风险的直接衡量指标，合同款收付可以通过会计角度控制，增加合同辅助核算方式，实现合同明细管理信息化。

1医院传统合同管理现状

我国医院传统的合同管理方式是以纸质文件为主，合同流动形式均为纸质。合同由各部门起草后，再经由相关部门修改与审核合同的完备性、实用性以及合法性。合同审核没问题后，再由负责人找各级领导签字确认，同时加盖单位合同专用章。完成上述过程后，合同正式生效，并进入合同执行环节。根据合同内容要求，医院按照要求履行付款义务后，各部门相关负责人要填写好报销单，签字确认后交给财务部付款。通过上述流程可知，这种传统的合同管理模式存在很大的问题，具体如下：①合同签订的效率较低，合同需要多人经手，且领导不能随时查看合同的状态；②医院没有专门的科室或者部门收集与管理管理，一旦需要查询合同，则要花费大量的时间，因为合同没有统一归档处理，精确查询困难；③合同变更修改管理非常麻烦，在履行合同的过程中，由于需求变化，医院要及时补充或者变更合同，手动记录与修改容易出现错误，导致后期再次查询出现问题。

2医院经济合同履行环节存在的问题

2.1合同执行记录不完整

通常情况，医院不会设立专门的合同管理部门，但是合同涉及的部门会安排相关人员统一保管合同。尽管这种操作方式能够缓解合同管理给医院带来的不利影响，但是实际上仍未能解决合同实时共享、精确查询等管理问题，无法提高工作效率。在合同执行环节，大多分部门记录合同执行过程，且由于不同部门的业务内容不同，各部门登记的内容和侧重点存在差别，导致一份完整的合同数据出现零散问题，无法全面体现合同信息的价值。另外，这种管理记录方式不能充分反映合同执行周期内的进展情况。

2.2难以追溯合同之间的关联性

经济之间存在关联性和连续性，医院的同一个业务在不同的时间周期内，可能与其他商家多次签订合同，特别是医院需求变更后，需要修改与补充合同，而本应该存在关联的合同，由于纸板形式而无法建立动态关系，合同追溯存在较大困难，且不利于医院评价历史交易情况，需要重新拟定合同。不仅如此，医院消耗物质种类较多，数量庞大，所以医院与同一个供应商签订多个合同是常态，这种合同管理通常根据不同业务部门进行分类处理，尽管在一定程度上减轻了合同管理的困难，但是供应商一对多的情况，割裂了医院与供应商的有机联系，不能按照供应商统计分析采购情况，导致医院不能根据合同情况分析自身与某个供应商的交易关系，进而无法科学评价供应商信用。

2.3合同效期和标的物控制困难

医院合同效期包含两个方面的内容：第一，合同本身的效期；第二，标的物的资质效期。随着医院业务规模的扩大，合同数量呈指数增加，仅仅依靠纸质合同管理模式很难适应医院当前的动态管理需求，而医院过分依赖供应商对合同效期的提醒容易出现负面问题。另外，医院还存在原合同未废除而再次签订新合同、超过合同效期的采购或者超合同范围采购等情况，给医院带来一定的经济风险和法律问题。

2.4特定合同与相关经济事项或标的物缺乏关联

医院有些经济合同对应特定的项目，如科研项目；而有的合同与某些特定设备相关，如进口仪器等。传统合同以纸质文件管理为主，合同信息没有纳入信息管理中，项目档案或者医院固定资产档案没有与合同建立联系，即不能通过合同信息查询资产情况，也不能通过资产情况查阅合同内容，后期设备维修与保养是否超过质保期也无从得知。

2.5合同执行记录与会计记录相互独立

在合同履行过程中，医院各部门应根据合同条款和财务审批流程，在申报付款申请并获得领导批准后，将合同、发票、审批报告等凭据送交财务部门，由其审核后办理价款结算及处理账务等。各部门对合同执行的时间、事由、金额等要建立台账，但这些台账脱离财务系统独立存在，与会计记录没有关联关系，不利于复核合同执行情况，也不便于事后的财务检查及审计监督。

3基于HRP平台的合同管理内部控制信息化建设措施

3.1明确建设目标

医院合同信息化管理主要是通过将控制理念、流程、方法等管理要素，以信息化手段整合到医院信息系统中，通过计算机平台实现合同管理与控制，减少人为操作因素的影响，从而保护合同信息的安全，实现交易处理的有效性、精准性、完整性，有效控制合同效期内的合种风险问题。

3.2制定完善的管理业务流程规划

3.2.1合同订立合同订立之初，先由相关部门谈判、起草合同。在合同调查阶段，要详细搜集合同相关内容信息，并与被调查对象提供的信息进行对比分析，建设医院资源规划（HospitalResourcePlanning，HRP）信息管理平台，并单独设立信息板块，用于记录、、储存合同签约对象的基本信息、企业经营信息、业务活动、信誉、资质以及能力等。通过分析搜集的信息，能够有效预测可能存在的风险，使合同管理更加规范，同时也为合同签订提供决策支持，避免风险问题。不仅如此，还要在HRP平台中增加合同起草功能，构建标准合同框架，设置不同合同模型。待合同修改或者填写完成后，系统可以对比分析新增合同与系统内部信息，发现错误内容时会及时提醒。合同起草完成后要及时提交，进入审批流程，相关部门负责人进行审核，并由专业小组进行复核，审核通过后签订合同。

3.2.2合同履行合同履行要基于HRP平台完成，合同签订后，合同负责人要将合同体现的信息全部录入管理系统中，并详细核对合同签约对象的基本信息、合同金额、编号以及签订日期与合同效期，选择合适的收付方式、确保合同到期提醒等。同时，将合同纸质文件及相关文件扫描成电子版上传到HRP管理系统，以附件形式归入电子版合同中。通过HRP管理平台，可以对合同履行过程进行便捷操作，比如，可以设置收付计划，提前一个周提醒财务部门做好合同收付款工作，财务人员要将合同提醒信息提交给职能部门领导，待领导查阅批复后反馈给财务部门，然后财务人员再根据合同信息进行收付款操作。履行一项合同后，财务部门需要将结算合同转到对应部门进行归档。因此，在HRP平台上，医院要划分相应部门，给不同级别人员赋予不同权限，通过该平台实现各职能人员的分工合作。后台可以查询到合同的全部信息以及整个履行过程的节点信息，大幅提高医院合同管理效率及合同风险控制水平。

3.2.3执行追踪要在HRP管理平台构建合同执行跟踪反馈机制，将合同进度信息及时录入系统中，并根据经验，提醒可能存在的风险环节，实现对合同的实时监管。合同执行到关键点，相关负责人会收到提醒，且系统会每隔几个小时就弹出信息窗口，提醒有关人员应该进行什么操作。另外，还可以根据合同类型设置不同的提醒模式，规避因违约带来的经济风险。在履行过程中，系统会根据已经设置好的程序生成和监测相关条款，同时监控合同中规定的权利与义务，根据录入系统的控制要求实现合同信息化管理，从合同登记到完结等一系列环节进行实时跟踪查询。

3.2.4风险防范在HRP管理平台中，系统根据合同的形式建立风险数据库，可以梳理合同不同环节的风险点。比如，物资采购合同、基建合同、收支合同等，系统自动审核，并提示和防范合同不同环节存在的风险问题，将风险防范问题根据金额权限推送到不同部门负责人，提高他们对该问题的重视程度。

3.2.5合同归档与评价医院所有的合同及相关文件均以电子版存档在系统中，通过电子档案管理，能够有效分析签约对象的资信、执行效率以及管理水平。分析结果可以作为风险评价依据，也可以作为今后签订合同的重要依据。

4结语

通过本文的分析研究可知，医院构建基于HRP平台的合同信息化管理系统对医院管理发展具有重要意义。合同信息化管理平台不仅可以解决医院传统合同管理的弊端和短板，还能提高合同管理效率，预防合同管理风险，进而有效控制内部风险，降低经济风险损失。

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作者：陆敏 单位：新疆维吾尔自治区儿童医院