职员干部人事档案管理工作思考分析

职员干部人事档案管理工作是学校管理人员工作的重要内容，能够帮助管理人员更好地完成管理工作。人事档案中记录了职员干部的学历、思想道德、工作情况以及奖惩情况，从而能够帮助学校领导对职员干部有更加深入的了解。但是在传统人事档案管理工作中，过于重视保存而轻视管理，再加上利益的诱惑，致使人事档案时常会出现涂改、造假等情况的产生，严重影响了人事档案管理工作的顺利开展。因此，思考职员干部人事档案管理工作具有非常重要的意义。

一、职员干部人事档案管理的作用

1.人事档案管理能够为人事工作的开展提供依据。人事管理工作的主要工作内容就是通过对每一职员干部的了解，将其安排到适合的工作岗位上，这样才能够做到扬长避短，促使职员干部在工作岗位上更好地发挥自身的作用。人事管理人员对职员干部进行了解时，除了对其现状的考察以外，最重要的就是可以通过人事档案进行了解，从而为人事工作的开展提供有效的依据。

2.职员干部人事档案能够为澄清自身问题提供凭证。人事档案是职员干部个人历史的记录，能够为职员干部在工资调整、明确参加工作时间以及解决个人历史遗留问题时提供有效的依据和线索，为职员干部的发展提供良好的保障。

3.职员干部人事档案能够为人才资源的开发利用提供有效的帮助。职员干部人事档案可以储存职员干部的基本信息，可以借助计算机设备对职员干部人事档案中的年龄、学历以及奖惩等进行整体的分析，不仅能够选出优秀的人才，还能够得出人才成长的规律，从而帮助学校人事部门制定出长远的人才培养计划，而且还能够为学校选出良好的领导干部提供可靠的依据。

二、职员干部人事档案管理具有的特点

1.职员干部人事档案分散，但内容较为全面。对于大多数职员干部来说，人事档案较为分散，有些档案是在学校中形成的，有些则是在工作中形成，不同阶段的档案往往并不会放在同一个位置，可能会分散在多个地方。虽然人事档案较为分散，但是内容却很全面，不仅包含了个人的简历、评价以及工作情况，而且还包含了各个阶段参加活动的资料，为更加全面地了解职员干部提供了良好的保障。

2.职员干部人事档案具有较强的机密性。对于部分职员干部来说，可能之前所从事的工作事关国家的重要项目工程，与普通人事档案相比，这些职员干部的人事档案既属于个人隐私，同时也属于国家机密，所以保密性也相对要强。

三、当前职员干部人事档案管理工作中存在的问题

1.职员干部人事档案管理工作的理念较为落后。就目前情况来看，职员干部人事档案仍然存在较为浓重的政治色彩，普遍认为人事档案中记录的内容以个人思想政治和隐私为主，并为了解和考察职员干部提供资料。在这种观念的影响下，人事档案管理人员在进行个人档案整理时，内容会围绕政治、社会以及家庭等方面资料为主，忽视了对个人业绩以及综合能力的记录，致使人事档案中的内容过于片面，缺乏完整性，而且大多数人事档案过于注重保密，很少会被应用到现实工作中。正是因为人事档案管理工作理念的落后，致使档案资料并不能够真正的反映出一个人的工作能力和思想品德，并且不能够为职员干部工作的安排提供有效的帮助，从根本上造成了人事档案管理作用的弱化。

2.职员干部人事档案管理方法落后。随着社会经济的发展，用人机制也发生了很大的变化，人员和档案分离的现象日渐增多，传统人事档案管理的方法已经跟不上时展的要求，严重制约了人事档案管理工作效率的提高。现如今的人事档案管理工作，由于缺乏先进技术的引入以及资金投入的不足，导致人事档案管理的信息化程度不高，存在人事档案管理工作时间长、劳动强度大以及档案磨损严重等特点，严重阻碍了职员干部人事档案管理工作质量的提高。

3.职员干部人事档案管理制度没有得到有效的落实。近些年来，国家完善了职员干部人事档案管理制度，进一步促进了人事档案管理工作效率的提升，但是却仍然存在人事档案资料难收集以及资料不全的问题，具体表现为：第一，人事档案管理人员由于自身工作原因，难以抽出时间进行人事档案的查阅，往往都是依靠被查人自己进行查阅；第二，人事档案资料形成以后，传递归档不及时；第三，职员干部档案资料形成时，并没有对档案内容进行有效的核实，不仅导致人事档案管理工作难度的增加，而且还降低了档案的使用价值。

4.职员干部人事档案管理过程中的信息利用率较差。当前职员干部人事档案主要包括对职员干部工作时间的考察，缺少工作时间以外的考察，使得人事档案缺乏完整性，不能为人事档案的管理提供所需的档案信息，这也使得人事档案失去了存在的意义和价值。不仅如此，现阶段职员干部人事档案管理工作主要集中于对职员干部基本情况的掌握，根本没有意识到人事档案在职员干部工作中能够为他们提供满足他们需求的档案信息，从而导致人事档案管理中的信息利用率较差。

四、应对职员干部人事档案管理工作中存在问题的措施

1.转变职员干部人事档案管理工作的理念。想要提高职员干部人事档案管理工作的效率，首先就需要提高对人事档案的认识，转变职员干部人事档案管理工作的理念，并且要将人事档案管理工作作为每日的重点工作内容。要善于从信息资源的角度实行对档案的管理，加强对人事档案信息的分析和利用，使人事档案管理工作为学校在人才的使用上提供信息保障。

2.创新职员干部人事档案管理的方法。人事档案管理工作开展的方法较为落后，已经无法满足现代人事档案管理工作的要求，需要对人事档案管理的方法进行有效的创新。要利用现代信息技术进行人事档案的管理，并且及时优化档案管理工作的流程，这样能够实现人事档案管理的现代化和规范化。另外，可以利用《干部人事档案管理信息系统》软件程序建立内容完整的人员信息库，并且需要对职员干部的档案信息进行及时的更新，这样能够为学校领导进行工作的分配提供有效的信息依据，进而提高人事档案管理工作的水平和效率。

3.完善职员干部人事档案管理工作的制度。职员干部人事档案管理工作的开展需要相应的制度作为保障，所以需要进一步完善人事档案资料审核、资料接转以及人事档案质量通报登记制度等，并且要做好对人事档案内容失真问题的纠正，确保职员干部人事档案内容的真实性。还要完善职员干部档案资料收集工作的协调机制，促使人事档案管理工作人员能够在档案资料收集过程中加强彼此之间的协调沟通，提高档案资料的准确性和完整性。

4.实现职员干部人事档案管理的信息化。人事档案管理工作的信息化是社会发展的必然趋势，需要建立职员干部人事档案信息管理系统，并将人事档案资料转化为数字资料，这样一来，人事档案资料的归档、统计以及查询都可以借助计算机完成，有效提高人事档案管理工作的效率。不仅如此，人事档案信息管理系统会随时进行更新，能够保障档案资料的时效性和准确性。

五、结语

综上所述，职员干部人事档案管理工作是一项重要的工作内容，能够为职员和干部的任用提供良好的支持。随着社会的发展，人事档案管理工作越来越受到重视，同时也面临很多的挑战，需要采取有效的措施应对人事档案管理工作中遇到的问题，促进人事档案管理工作的发展。

作者： 钟文丽 单位：国防科技大学教研保障中心