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烟草会计信息化体制构建

一、武汉烟草商业会计信息化现状及问题分析

武汉烟草的会计信息化建设一直处于摸索阶段。其发展在很大程度上取决于武汉烟草的管理机制和信息化建设的总体布局。近年来,随着企业外部环境的市场化和内部管理的精细化,行业对规范化高质量会计信息的需求与会计模式落后、会计流程不合理、软件功能不完善和会计信息系统相对封闭之间的矛盾日益突出。会计信息化的实质为会计模式,核心为会计流程,依托为会计软件,而综合的表现形式为会计信息系统。因此,本文将从三个方面对武汉烟草的会计信息系统进行分析,即会计模式分析、会计流程分析、会计软件分析。

二、会计模式改造

如何改造武汉烟草的会计模式,本文认为,应当按照“接轨先进理念,符合安烟实际”的原则,进行基于信息化的模式改造。武汉烟草的管理体制和发展方向决定了湖北省企业会计模式的现实选择是:以集中管理为核心思路,以制度先行为起点,以满足信息、使用者集团的需求为导向,以预算管理和资金管理为主线,构建以行业广域网为依托的现代会计规范和会计工作体系。具体来说,主要由以下三个方面构成。

1、统一核算,制度先行实时准确地统计查询全省和各级核算单位的基础财务信息,动态掌握企业的基木资产和运营状况、资金流动和交易情况;与相关业务系统资源共享。武汉烟草本着规范化与灵活性相结合的原则,统一设定参数。首先进行组织定义:根据组织结构定义行业内部垂直管理或产权联系的核算单位和核算层次,同时根据企业性质进行核算分类。其次是构筑行业制度体系。即会计核算制度、财务管理制度以及管理办法。在执行国家统一规章制度和国家烟草专卖局制定的办法、规程等的前提下,由省公司统一规划,进行标准设置和定义;下属单位必须在引用此较为细化的科目体系和管理制度的基础上,适当根据企业情况定义自有科目和企业内部规章制度。此项工作应与会计师事务所或其他专业咨询机构共同构思,可分为三方面:会计核算制度、财务管理制度、管理办法。

2、集中管理,加强监控主要面向武汉烟草行业管理,兼顾基层企业内部管理需求。多层次、多视角全面掌握企业整体财务状况,预算重实效、资金重控制,资产重管理,通过完善的体系进行合理评估。
(1)全面预算与绩效评估。如何使预算有效,不仅要靠管理制度,还要靠企业文化,即全员预算思想的树立。因此须建立标准的、对员工透明的预算指标体系和控制体系。因省公司与所属企业的预算关注点不同,所以预算控制的力度和范围也不同。行业预算体系须按不同的业务或不同的科目,实现经营性指标自上而下分解编制和费用性指标自下而上汇总编制相结合的双向预算方式;还应提供总额控制、进度控制、超额预警或滚动预算、例外管理等多种形式的预算模型。预算的考核应与企业经营状况挂钩。在保证行业管理计划性和方向性的前提下,根据行政和资本两条纽带建立绩效考核中心,完备考核体系,并将预算数同实际数进行对比和差异分析,进行科学的绩效考核。

(2)成本费用控制。通过预算管理和资金流向的监控对成本费用进行总额控制;通过对明细项目的实时汇总,进行变动分析,找出差异原因和可控点。卷烟成本管理应能及时准确地核算出每个牌号、每个批次的成本;烟叶成本管理应考虑其在存储、运输、复烤过程中发生的等级和价值的变化;费用控制应关注重点项目。

3、实时分析,支持决策武汉烟草应统一下发相对固定、适时变动的快报、报表以及供分析的模板,进行基于会计制度要求的法定合并和基于企业管理需要的多层次、多角度的合并;实现跨年度、跨会计实体、跨系统,基于不同线索、不同数据精度要求的汇总查询分析,并进行一定的非价值量分析。如提供中长期预测、经营决策、投资筹资和战略管理支持等,使领导层有效地把握企业的命脉,而不是仅仅提供基础信息查询的界面。通过上述集中管理型会计模式的构建,武汉烟草的会计信息系统就有了实质性的内涵,它既可以满足省公司宏观调控的要求:通过数据的集中达到管理和控制的集中,重在对所属各级企业核算的控制、数据的获取和整合利用、趋势分析和决策支持、预算管理和资金监控;也可以满足基层精细管理的需求。同时为省公司合并报表和各级核算单位独立出具财务报告、披露信息都提供了可行的模式。

三、会计流程重组

网络时代的会计流程重组,主要是为了实现企业的会计目标,借鉴MichaelHammer和JamesChampy在“ReengineeringtheCorporation”一书中对业务流程重组(BusinessProcessReengineering,BPR)管理理念和方法的阐述,对会计流程进行根本性的思考和重建。会计流程是为会计目标服务的,因此,明确的会计目标是会计流程设计的导向。关于会计目标,在会计界主要有两个代表性的流派,即经管责任学派和决策有用学派。前者强调会计信息的客观性、可靠性,需要采用历史成本基础,采用权责发生制计量利润;而后者强调会计信息的相关性,迫切要求采用公允价值会计,要求对商誉、人力资源等软资产进行计量,用未来现金流量反映企业价值。应该说,决策有用学派对两权分离的界定更适合于知识经济时代。但从理论上讲,知识经济时代理想的会计目标观念应当是两个学派的有机结合,既注重决策有用性,又不轻视受托经管责任。当今会计流程重组的基本思想是:将原始数据适当加工成标准编码的源数据,继而根据会计信息用户的不同需求,采用事件驱动(EventDriven)方式生成各种信息。也就是说,平时对源数据信息不作进一步的顺序性加工处理,当决策者需要某项专用信息时,只要驱动相关专用信息代码处理即可满足要求。这是由网络的实时性决定的。

四、会计软件选型

武汉烟草的会计软件发展及现状,其最大的问题是系统间的集成,包括内部的集成及外部的协同。而复杂的系统关系将给集成带来极大困难,成本也相当高昂,经测算需近两千万。因此,若想构筑真正先进高效的会计信息系统,软件需要重新选型,并且与企业整个管理信息系统统筹考虑。选型前有两点需要预先明确,选择商品化软件还是定制软件;选择国内软件还是国外软件。

1、商品化软件和定制软件比较两者各有其优缺点。定制软件能够充分满足企业个性化的需求,但是无论对于软件厂商还是企业本身,初期投入都非常巨大。而且随着计算机技术日新月异的发展,原来的技术、架构思想很快就会被淘汰,软件厂商和企业不得不又面临新的开发任务和新一轮的资金投入。商品化软件在这方面有明显的优势。因为是面向社会大众的通用软件,每个软件厂商都会紧紧跟随先进技术的发展,不断完善、升级自己的软件系统。这样企业只要花少量的资金就可以购买或升级到最新技术的产品,保证企业信息化建设能够满足自身发展的需要。但是商品化软件对于企业个性的关注较少。对于武汉烟草,本文认为,在会计准则的标准化逐步缩小企业间会计系统差异的当今社会,仍应选择商品化软件,在软件的成熟性和平台的稳定性等方面均较好。但应引起重视的是,一定要看该软件对企业个性的关注程度和在通用基础上作适度开发的可能性,例如可提供烟草行业的专项解决方案等。

2、国际化与本土化财务软件比较从平台来看,国外软件不仅支持主流技术,而且提供多平台。除了目前的主流数据库即第三代的关系型数据库(如微软的SQLSERVER、IBM的DB2.SYBASE及ORACLE等)以外,还推出了第四代面向对象的数据库技术,而国内软件在平台上大多只支持主流数据库。从软件稳定性来看,国外软件的稳定性经过了上千家企业、上万个用户的检验;而国内软件还有待在企业应用中验证,单靠做演示是无法证实的。从软件的可维护和扩展性来看,国外软件提供多种便捷的工具使维护量大大下降,经过短期培训,企业的IT人员可以独立维护,但是,软件流程的固定性和标准的管理模式不一定适合中国国情;国内软件也提供基本的工具帮助企业进行维护,特别是在财务部分有明显的优势,既与财政部的要求相符,本身与国内主流软件的集成性也相对较高。从软件模块设计和功能来看,国外软件功能较为强大,界面较为简洁、实用,旨在解决实际问题,在企业需求的满足程度和系统的集成性上表现比较理想;国内软件的设计是大而全的模式,涉及企业各个部门,模块多,界面设计较为考究、友好。对于武汉烟草,是与国际接轨,选择成熟的国外软件来固化先进的管理思想,还是结合中国国情,选择国内的软件以降低实施风险呢?本文认为,国内软件仍是目前较现实的选择。

首先,武汉烟草商业企业的业务复杂程度与国外成功实施管理软件的集团企业相比,相对较低,用价格高昂的国外软件规范业务流程,显得成本过高;其次,国内软件在符合中国会计制度、企业管理模式以及对汉字的支持上,占有一定的优势。对于中国国情的充分了解,使得软件功能可以在深入研究烟草行业情况的基础上,作进一步的个性开发和完善,而且实际应用的效果也便于考察。综合上述分析,武汉烟草的软件选型应该是平台高起点、应用重实效。在“统一规划、慎重取舍、规范标准、整合资源”的指导思想下,选择企业级的管理软件。可遵循以下原则:开放与可扩展性,使用广泛、先进、成熟的标准和协议,并使系统具有良好的开放性,以便能方便、简单地进行维护和升级。经济与实用性,符合武汉烟草实际,系统易于使用,在保证系统能够安全、可靠运行的前提下,充分考虑与现有系统的兼容性,最大限度地降低系统造价,保护原有投资。兼顾通用性与个性化,不仅有成熟的商品化产品,还要有烟草解决的个性方案。综上所述,本文认为,武汉烟草近期内具有可行性的规划———构筑开放的会计信息系统已基本完成。

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