中等职业学校的学生管理信息系统操作

［摘要］全国中等职业学校学生管理信息系统从2015年底开始运行到现在，虽然系统在不断地升级优化，期间又增加了好多模块，功能也在不段地完善，但在实际的操作中还是能遇到诸多问题。尤其是在开学之初，全国共用一套系统，数据多，时间紧，任务重，学籍工作又直接影响着学生入学和资助工作的开展。笔者着重探讨全国中等职业学校学生管理信息系统的功能模块、常见的问题及其处理、日常操作注意事项等，从招生开始到学生毕业这一周期，希望对负责学籍系统管理的教师有所帮助。

［关键词］中职;学生管理;信息系统

1全国中等职业学校学生管理信息系统的功能模块

截至2017年8月，本系统分为：学校管理、招生管理、新生管理、在校生管理、教学管理、实习管理、问题学籍管理、毕业生管理、就业管理、统计分析、数据监控、数据核查12个模块。各个模块下又有若干操作小模块。常用的模块是：学校管理、招生管理、新生管理、在校生管理、问题学籍管理、毕业生管理这6个模块。

2常用模块的功能常见问题及解决方案

2.1学校管理此模块可分为：学校信息管理、学校专业管理、学校学期管理、年级信息管理、班级信息管理、综合查询6个模块。①学校信息管理：通常情况不做修改。②学校专业设置：一般是不允许变动，但按照教育部的最新要求：停招专业必须要清理。统一使用2010版版专业，停用并取消2000版专业。③学年学期设置、年级信息管理和班级信息管理：应按照学校正常的教学安排设置。如实行春秋两季招生要注意时间的设置，班级名称和班级代码要保持一致。2.2招生管理此模块分为：招生计划管理、招生信息管理和综合查询3个模块。2.2.1招生计划管理按“添加”按钮设置。2.2.2招生信息管理这是有时间限制的，一般是开学后的一到两个月，在规定的时间内必须完成填报。有“新增”和“导入”两种方法，建议用“招生导入模板”导入。招生导入模板：为Excel表，有25个项目。其中，必填项为19项，自带“检查”、“自动生成”、“字典”等功能，打开表格前会要求“宏”的开启，表中提供了下拉选项和手动填写两种方式，不能修改选项的内容否则会破坏“宏”的应用。相同的项目可用下拉填充来完成，如有特殊情况单独选择。输入身份证号会自动生成“性别”、“出生日期”、“代码”等项目。如果学生没户口，“身份证类型”应选“其他”，身份证号不填写，需手动输入不能自动生成的项目。“招生方式”选“自主招生”就不用填写“统招学生信息”。需要反复的导入、修改才能完全通过。常见的错误和修改方法：①格式错误：身份证号和电话号要设为文本格式。②专业、班级等信息不一致：必须与系统一致。③身份证号错误：重新输入，尾数是“X”的用大写。④区域代码错误：市、区、县撤销、合并造成的代码错误。解决方法是按身份证号码查到归属地，然后在字典里查找正确代码进行修改。⑤信息为空：数据输入遗漏导致，仔细查找认真输入。⑥“户口性质”和“学生居住地类型”不匹配：严格按照户口本信息输入，“家庭户”学生要按相关文件进行认定。2.3综合查询可以按对整体或个人进行查询。

3新生管理

此模块分为：新生报到、照片管理、新生分班、学籍管理、学籍接续5个项目。新生分班不系统操作。正常的操作流程是：新生报到—学籍接续—学籍管理。3.1新生报到招生信息完毕之后，点击新生报到即可完成。3.2学籍接续目前，只适用于应届毕业生。其目的是直接调用学生信息无需重复输入，但在实际应用中效果不是太好。有的时候，成功率不到40%，还有待进一步的完善。学籍接续可在“学籍接续管理”处操作，有“接续”和“按条件接续”两种方法。建议用“按条件接续”。接续的结果有“接续成功”、“中小学无档案信息”两种提示。3.3学籍管理无论接续结果如何，都要在此完善学生信息，然后提交。上级审核通过，就可以生成学籍。可单个修改，也可批量处理。建议用“新生数据批量处理”导入。“新生数据批量处理”：表共有72项。其中，必填项为36项，操作方法和“招生导入模板”一致。部分数据可以从“招生导入模板”直接复制，数据量非常大，必须按照要求认真核对反复导入修改，才能完全通过。

4在校学生管理

此模块分为：档案管理、学籍异动信息管理、数据补录、花名册打印、在校生情况、综合查询6个项目。主要完成在校生的各项操作：修改个人信息、学籍异动等。4.1档案管理有6个小项，一般常用的有档案管理、照片管理、未毕业处理查询。①档案管理可以查看和修改学生一些基本信息，但名字和身份证等不能在此修改的。②未毕业处理：可以查询和处理逾期未毕业的学生。③照片管理：照片上传和管理，照片必须用身份证命名，压缩成zip格式即可批量上传。建议按照班级批量上传。重点介绍一下：“跨省及外系统转入”这项功能应用。如果过了规定的日期，仍有学生没有录入系统，可以在此操作。4.2学籍异动信息管理可调班调专业信息变更异动转出转入，覆盖了学生学籍异动的全部情况。处理的时候要认真核实，避免错误操作。4.3数据补录一般不开启，除非上级主管部门检测到问题才开启。4.4综合查询包含学生信息查询、异动信息查询。

5问题学籍处理

每个学期，尤其是新生入学问题学籍特别多，一般的处理方法如下：①核对身份证号码重复。可在“信息变更申请”处修改。②通过学生或学校联系对方学校取消其学籍。③上传佐证照片：身份证正反面照片、学生手拿当天报纸和身份证站在有学校标识地方的照片。上传照片审核通过即可解决问题。6毕业生管理此项包括：毕业生花名册打印、毕结业申请、毕业证书管理（包含毕业证书打印和毕业证书领取）、毕业情况、综合查询5个小项。目前，使用最多的是“毕结业申请”、“综合查询”。其他3项功能还没有完善，按教育部的要求从2018年开始逐步实现这些功能。以上所述是中等职业学校学生管理信息系统常用的功能，从2017年8月增加了“实习管理”、“就业管理”、“数据监控”、“数据核查”四个功能模块。“实习管理”、“就业管理”在2018年逐步开展。学籍工作是必须是严谨的，要求从事这项工作的人员必须要认真谨慎，在保质保量完成任务的同时也要注意学生信息的保护。

作者:马小明 郭英 单位:广东省新兴中药学校