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谈信息化时代加强信息系统归档

谈信息化时代加强信息系统归档

在当前信息化时代,我们很多工作都通过信息系统来完成,文件流转有文件管理系统;档案有档案管理系统;生产有生产管理系统;安全有安全管理系统;施工作业有施工管理系统,还有合同管理系统、财务管理系统等等。基本上信息系统涵盖了我们生活和工作的方方面面,半数以上的业务工作都需要在信息系统上完成。档案作为人类活动的“记录者”,在当今信息化时代,做好档案工作必须加强信息系统的归档工作。

一、信息系统归档的意义和含义

在当今信息化时代,信息系统记录着大量的个人及组织的生活、工作信息,从各个方面反映着社会的运行情况。而档案则是人类社会在实践活动中的真实记录,从这个意义上,信息系统的归档必须纳入档案工作中,且应该是当前档案工作的重要组成部分。各项信息系统的归档也是建设数字档案馆的重要内容,各信息系统产生的电子文件是建设数字档案馆的基础资源,数字档案馆是档案工作的发展方向,从这个意义上,信息系统归档工作的质量影响了档案工作的发展和与时俱进。信息系统的归档就是将信息系统的建设、运行、管理和监管等活动中产生的各种载体的记录进行收集、整理并移交档案部门的过程。

二、信息系统归档的内容和方式

信息系统的归档内容主要有系统自身建设及运行管理、业务流程两部分。系统自身建设及运行管理归档应包含信息系统规划、审批、建设、验收、运行、维护、验收等过程文件和记录的归档。业务流程归档应包括具体业务流程建立、流转、审批、反馈、依据等文件和记录。信息系统归档可根据实际情况采取离线归档和在线归档。一般来说,如果具体业务信息系统与档案管理系统相关联,可采取实时在线归档,也就是在具体业务流程结束后及时点击归档;如果具体业务信息系统没有与档案管理系统关联的,采取定期离线归档,可按年、季度等向档案部门归档刻录好的光盘。

三、信息系统归档的实施方法

1.在系统规划的同时考虑归档功能。信息系统的归档应在系统建设时作为系统的一项功能进行同步规划和建设。在信息系统规划和建设时,信息系统管理部门应与档案部门进行沟通,获取档案管理的相关要求,在系统建设时应考虑归档数据的完整性及归档功能实现的便捷性;档案部门应在系统规划时提出档案归档和管理要求,在系统建设时测试归档功能的有效性及归档数据的完整性、准确性和可读性。在信息系统上线验收之前,应由本单位及上级单位档案部门专家对项目档案和项目归档功能进行专项验收并出具验收意见书。未进行验收或者验收不合格的信息系统不得投入使用。

2.以业务的标准化为基础。档案的信息化和标准化是档案管理的工作目标之一,档案的信息化以档案的标准化为基础,档案的标准化包含档案整理的标准化及档案内容的标准化。档案内容的标准化依赖于档案来源的标准化。因此,做好信息系统的归档应以业务的标准化为基础,包括业务流程、记录和文件格式内容的标准化、统一化。信息系统的建设同样依赖于相关业务流程的标准化。统一的流程、统一的文件格式和内容是进行信息系统建设和应用的前提和基础。如果不能实现业务的标准化,就会造成系统中相关流程数量大、繁琐,最后系统将会非常臃肿,不便于应用,归档文件和记录给档案整理和归档人员带来很大的负担。信息系统归档的标准化还包括归档文件格式采用通用的文件格式,尽量减少专用格式,保证归档电子文件可读性。

3.实现业务系统与档案系统的无缝对接。在信息化时代,信息技术的应用应能减少档案人员整理档案等体力劳动的工作量,以便档案人员能有更多的时间做好档案内容的开发利用。那么,在业务系统中应保留向档案系统归档的接口,从而实现业务系统向档案系统的自动归档,这也是建设数字档案馆的必备条件。实现业务系统与档案系统的无缝对接,需要档案部门、业务系统管理部门、具体业务部门的共同努力,档案部门和业务系统管理部门共同确定归档接口的方式、数据传递方式以及在各自系统中的映射,保证归档数据的真实性和可读性;档案部门和具体业务部门共同确定归档数据的格式、内容以及元数据等的要求,保证归档数据的完整性和真实性。

4.重视元数据的归档。在信息系统中形成的应归档文件一般为电子文件,电子文件的易更改性要求必须同时归档电子文件的元数据来保证归档电子文件的真实性和可靠性。归档时应将电子文件与元数据一并归档,并建立电子文件和元数据的关联关系。元数据应包含描述电子文件内容、背景、结构及其管理过程的数据,能够真实再现电子文件的产生、修改和流转信息,具有可追溯性。对元数据的项目的设置和管理,信息系统管理部门应与档案部门进行沟通,并尽可能采取系统自动生成并伴随电子文件归档到档案系统中,减少人为对元数据的干扰,保障电子文件的真实性,为电子文件发挥凭证作用打好基础。

四、信息系统归档的现状及对策

目前,各单位为了提高工作效率,开发了很多的业务信息系统。但是,这些业务系统相对孤立,还有一些系统不能生成有效的符合归档要求的电子文件,信息系统之间未能关联在一起,特别是未能与档案管理系统相关联,较多的只是将文件管理系统与档案管理系统进行了关联。这也就制约了电子文件的归档工作,影响了建立数字档案馆的进程。在这种情况下,档案部门和业务系统部门应充分沟通和合作,特别是在系统规划和建设时,档案部门应主动出击,提出归档要求,保证信息时代电子文件归档的完整性。在信息化时代,档案部门要适应时代要求,主动作为,加强信息系统的归档工作,为建设数字档案馆做好馆藏资源建设,做好人类实践活动的“记录者”。

作者:赵宏育 单位:辽阳市宏伟区党群事务服务中心