资料档案管理全文(5篇)
第1篇：资料档案管理范文
关键词：建设工程；经济资料；档案
前言
随着大庆油田发展，建设工程项目越来越多，建设工程档案越来越重要，但档案资料出现错误现象屡禁不止，如何把档案管理好已是建设者们亟待解决的问题。
一、工程经济资料等档案简介
1.工程经济资料等档案包括的主要内容经济资料等档案包括的主要内容是经济资料、文字资料和图纸等。2.工程经济资料等档案产生过程经济资料等档案是由参建各单位对某项建设工程项目建设全过程的记录，在建设过程中形成的，用数据、文字、图纸、图形、表格和影像资料等形式形成的记录，随工程进度同步收集、整理、立卷、归档，验收合格后，按规定移交档案室，按照密级类别进行保存和使用。3.经济资料等档案在工作中的作用工程档案反映建设工程项目建设全过程状况，是建设工程项目的不可缺少的组成部分，在工程检查、验收、移交、管理、使用、维修、改建和扩建过程中能提供原始依据。在工程项目竣工后，交工的必备文件。
二、工程经济资料等档案存在的主要问题
1.有些档案资料内容不真实。2.档案中错误现象多。3.档案内容不全。4.归档缓慢5.造价人员及资料员技术水平低。6.相关人员责任心不强。
三、加强建设工程档案资料管理
1.保证各项资料内容真实
为了保证各项资料真实，要求工程资料与施工进度同步，通过实测实量后，验收合格，各单位立即签字盖章，规避事后签字盖章现象。对不能现场立即签字的资料，在施工单位相关人员签字盖章确认后，由建设单位和监理单位审核复验，审核合格后，再签字确认。造价人员要认真审核每个数据，保证准确无误。工程经济资料等档案资料归档后，要进行合规检查或审计，对检查出的问题的单位和个人，要给予罚款或行政处罚。夸大合规检查或审计作用，震慑有关单位。各单位参建人员要遵守法律、法规，及上级有关规定，做到资料真实可信。
2.认真审核档案资料，规避错误现象
积极向参建单位有关人员宣传和贯彻各种法律、法规、行业标准、规范及上级单位制定有关建设工程方面的规章制度。办理各种培训班，提高造价人员及资料员业务知识，提高他们的业务水平。施工单位认真做好各项资料，审批人员认真检查资料，及时发现问题，立即要求整改合格。尤其重要的是要正确编制工程资料及结算书，积极提醒签署资料的管理人员要认真审核，对有意弄虚作假者给予处罚，惩前毖后，规避错误现象。
3.保证工程经济资料等档案资料内容完整
上级单位制定建设工程工程经济资料等档案相应的规范和标准文本，参建单位要积极宣传上级的有关规定，及时转达，督促施工单位造价人员及资料员做好各项资料。造价人员及资料员认真学习，牢记各项内容。积极收集相关单位的资料，按照各工程项目设立档案盒，另外建立台账，汇总有关资料。不能仅口头要求施工单位造价人员及资料员做好建设工程档案资料，要对施工单位造价人员及资料员做的资料认真检查，详细核实，发现问题，要求整改合格，确保各种资料内容齐全。
4.认真协调有关单位，提高档案资料审批速度
一般情况下由施工单位造价人员及资料员编制档案资料，监理单位监督管理，建设单位造价人员及资料员审核。经常督促检查施工单位资料员编制的资料，发现问题及时要求整改，并要求与工程进度同步。防止监理人员故意给施工单位设置障碍，防治出现吃拿卡要现象，顺利审批。要经常协调、督促参建各单位编制的技术文件，建设单位资料员有时要将所需技术文件收集齐全，下发给施工单位，减少中间环节，提高审批速度。在施工过程中，要经常提醒施工单位及时办理各种资料，防止出现资料遗忘或者被卡在某个部门，建设单位有时要积极协调，帮助施工单位及时完成审批工作，及时完成档案的存档。
5.提高内业造价人员及资料员业务素质
工程档案记录工程项目建设主要过程，各单位应设专人专职或兼职管理资料。建设单位更应设专人专职或兼职对内业资料及工程造价进行管理，协调各参建单位相关人员管好工程档案资料。鼓励资料员自学，提高自身素质，通过参加学习班提高造价人员及资料员技术水平，对资料中存在问题要根据问题轻重进行考核，成绩优秀者给予奖励，问题严重者给予处罚。评选优秀建设工程档案，提供给有关人员学习。培养资料员及造价人员工作的荣誉感和责任心，不断提高相关人员思想觉悟及个人业务素质。
6.适当处罚，增强签署资料人员的责任心和使命感
选好人用好人是重要的，施工单位要聘用责任心强、技术水平高和工作能力强的造价人员和资料员做好结算书及资料。要有相应的管理制度约束施工人员，防止为了效益弄虚作假。监理工程师技术水平高、敢于负责，业务精通，品行端正。建设单位造价人员和资料员要技术高超、工作能力强、知识面广，检查施工单位最初编制的资料时，要逐字逐句审核，发现问题及时要求整改，直到整改合格，达到验收标准。经常不定期检查施工单位编制的各项资料，经过高标准、严要求，施工单位就不敢欺骗建设单位，以后编制的资料就格外认真，减少错误现象。对经常出现错误现象的施工单位和监理单位，要严肃批评，惩前毖后。对于瞎编结算书的人员要严加处罚。对优秀的资料要经常表扬，增强资料员责任心和使命感，并号召相关人员认真学习。对施工单位的监管力度要加强，使参建单位不敢弄虚作假，最后达到不想弄虚作假。各单位签字盖章人员需加强监管，依法、合规、快速、按程序审核签署各项资料，谁签字谁负责，对于工作不认真，敢于作假者给予应有处罚，要求各参建单位齐心共管，定会出现更多优质工程。
四、结语
经过对大庆矿区服务事业部公共汽车公司建设工程档案的有效管理，使工程档案管理工作趋于标准化、规范化，提高档案的真实性、准确性和完整性，为以后更好地完成建设工程项目提供了宝贵的经验。
参考文献：
[1]中国石油天然气股份有限公司油气田地面建设工程(项目)竣工验收手册(2017年修订)版.
[2]黑龙江省建筑工程施工质量验收标准(DB23/711-2003).
第2篇：资料档案管理范文
1.1建筑工程档案的内涵
建筑工程档案的内涵十分丰富，不仅有综合性文件资料，也有具体的土建工程、水、电、设备安装施工的文件资料，还包含竣工图资料等。具体来说，各个综合部门的资料包含在综合性文件资料内。这其中有政府部门的审批;地质、水文、地震、气象等文件资料;征地、拆迁安置等上级批准文件;项目设计资料以及有关合同、戏艺术等。具体施工过程中的开工报告、图纸的审查和设计变更、技术的交底记录以及监理资料、材料质量证明文件、试验报告资料、工程质量事故处理文件、施工总结等在土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料中可以找到。另外，竣工图等资料则包含了建筑工程、装饰工程、结构工程和给排水工程的竣工图纸等资料。
1.2建筑工程档案的特点
首先，单一性。建筑工程的招标、施工直到竣工结束都有与之匹配，记录其真实完整的成长过程的资料，这些资料也仅有一套。其次，真实性。建筑工程的档案资料室不能弄虚作假的，这是见证某一建筑物从无至有的完整过程，甚至是一个城市变迁与发展的完整记录，自诩保证其完整真实。最后，实用性。建筑工程档案资料室建筑工程的成长记录，也是质量监督部门进行竣工验收的依据，并且还为今后的城市建设提供参考借鉴的价值，其实用性是显而易见的。
2建筑工程档案管理的重要作用
在城市快速发展的过程中，建筑施工工程也随之增多。在高楼大厦平地而起的过程中，做好建筑工程档案资料的归档管理工作对保障建筑工程的施工质量有莫大的帮助，也在改善人民生活和促进经济发展方面起到了一定的促进作用。建筑工程档案管理工作的重要性还不止于此，现详细分析如下:
(1)在城市建设和规划管理中起着重要作用
由于建筑工程档案资料的归档管理工作是城市建设活动积累下来的丰富的经验，也是城市建设技术储备的重要手段之一，因此，建筑工程档案资料的归档管理工作在城市规划和建设管理过程中发挥着重要的作用。城市建筑物的扩展和维修以及改建工作也都要以建筑工程档案资料为基础，所以必须加强管理工作的进行。
(2)城市防灾和灾后重建的重要基础
在预防自然灾害破坏以及城市的灾后重建工作中，建筑工程档案资料有助于我们发现建筑工程的薄弱环节，也有助于我们恢复城市灾前的本来面目或者为城市的改建提供参考依据。另外，由于建筑工程档案真实记录了城市建设的全过程以及各建筑物之间的内在联系，因此，建筑工程后期的检测和维修以及灾后破损建筑的拆除和重建都要借鉴建筑工程档案资料的内容，所以必须做好建筑工程档案资料的归档管理工作。
(3)建筑工程的使用和管理业离不开建筑工程档案资料的支持
建筑物的后期使用和管理业始终离不开档案资料的支持。建筑工程使用过程中遇到问题首先用到的就是查阅建筑工程档案资料，因此，做好建筑工程档案资料的归档管理工作是必须也必要的。另外，建筑工程档案资料对于同类工程的设计和建设也具有重要的参考和借鉴价值，是促进建筑工程科学技术发展的基石。
3改进建筑工程档案资料管理的措施
对于建筑工程档案资料的归档管理工作并不是考个人力量和以简单完成的，这需要众多部门的协作和配合。首先要加强档案资料归档管理工作重要性的宣传，让参与此项工作的人员都能提高自己的认识;其次，安排专业的管理人才进行档案资料归档管理工作的进行，对建筑工程档案资料的完整性和连贯性予以保证。最后，做好建筑工程档案资料的分类和编号处理，以便以后查阅相关资料时能快速找到相关文件的位置，同时也能避免工程档案资料的流失。
4结束语
第3篇：资料档案管理范文
关键词：管道工程；档案资料；存在问题；解决方案
一、管道工程档案资料管理工作中存在的问题
1.对于档案资料的管理意识较低
目前，一些管道施工团队对于工程档案资料的管理意识普遍不高。当管道工程竣工，交付验收使用后，一段时间内，工程没有出现什么大的质量问题，这个时候，施工团队就认为自己的任务已经做完，做好了，于是把一些工程档案束之高阁，再也不去过问，甚至某些企业认为存档是多余的，便私自将其进行销毁。人们对于“档案资料”的重视程度不高，使得企业部门对于档案资料的管理意识薄弱，没有办法对管理工作进行一定的改进革新，导致许多团队仍然依赖于手工作业，以及采取传统的档案资料存储手段，只停留于纸张之上，而没有电子版本，使得档案资料易受损、易丢失，让管道工程档案资料管理工作的现代化进程受到约束。除此之外，一些管道工程团队往往只注重利益的最大化，就档案资粮管理这一工作板块，重视力度不高，没有派遣相关的专职人员，没有设立相关的收藏机构，导致管理工作无法系统化，档案资料也常常出现遗失、损坏等问题，而在以后管道建设中，更无法提供相应有效的资料，让管理效率与工程进展效率大大降低。
2.档案资料管理的基础工作还不到位
让档案资料管理工作实现标准化、规范化，是目前我们所面临的的难题之一。究其原因，主要是基础工作还不够扎实。虽然科技发展迅速，但就对档案的检索工具来说，其仍处于落后的态势，而一些部门在管理工作中，没有按照国家档案局制定的要求进行操作，这些都是导致档案资料管理工作无法高效开展的原因。现如今，档案资料多是文字多，图像少，管道工程中的实际情况无法得到有效的反映，也难以让人心服口服。而归档的不完整，甚至会造成管道建设中出现误差、失真等严重后果，资料内容的不切实际，还会影响施工进度，施工质量也由此下降。
3.没有足够的档案资料管理人才
档案资料管理工作的顺利开展，离不开人为操作。想要档案资料管理工作更为现代化，就必须要确保管理人员对于管理知识的储备量够多，管理的技术手段够高，且文化素养不能偏低。而就目前状况来看，大多数企业以及施工团队，其内部档案资料管理人员普遍不够专业，对于管理知识的把握不足，管理技能水平也有待提高，对档案资料的认识度还不高，甚至对于国家档案局所制定的相关管理制度不了解，导致在管理工作中经常出现纰漏、失误等。除此之外，企业往往追求工程建设所带来的效益，很少甚至不愿在资料管理的工作上投入资金，管理设备也较为落后，这也间接加大了人才引进的困难程度，最终出现恶性循环的不利局面。
二、提高工程档案资料管理工作效率的具体措施
想要管道工程资料档案管理工作得到有序地开展，就必须从管理工作的特性出发，从而了解管理档案的意义，进而加大对工程档案资料管理的重视力度。1.完善相关制度，提高管理意识随着社会的发展，我国就档案管理这一板块的法律制度也被逐步完善。在《档案法》出台后，各省各市也紧跟脚步，制定了一些地方性的法规。这些措施的实行，给予了档案资料管理良好的工作环境，并且也能及时服务于管理工作，为如何提高资料档案的管理效率，提供了宝贵的，具有指导性的建议。另外，也让管道工程档案资料管理工作的开展，能够有理可寻，有据可依。因此，我们要加大对这些制度的宣传力度，从而让有关部门意识到管理工作的重要性，严格要求各企业各部门按照相关法律制度对档案资料进行管理，进而提高管理工作的高效性、准确性。2.做好基础工作高楼大厦的屹立，离不开地层可靠的基石。档案资料的管理工作也不例外。要提高档案管理工作的规范性，在管道施工前，应进行责权划分，便于后续工作中，资料的收集、编制、保管等工作都能有序地开展。要派遣专门的资料管理人员，在没有纸质档案的同时，管理人员应及时收集电子、图像等资料，让后续施工能够有据可依。同时相关的资料管理人员必须确保资料的真实可靠性，要对档案资料进行仔细保管，避免遗失，损坏等事故的发生。另外，资粮档案的管理工作必须严格按照相关法律法规实行，要符合专业技术要求，确保档案文件的书写、用墨、绘图等方面不出差错。当档案资料出现漏、缺等问题时，资料档案的管理人员，应该及时采取措施，进行补救，从而确保档案资料的完整性。3.提高档案资料管理人员的管理水平档案资料管理人员作为管理工作的主体，一定要具备较高的管理水平。目前，许多企业或施工团队中的管理人员对管理工作的认识还不够深刻，其管理水平也是参差不齐，对此，开展相关培训课程是极其有必要的。开展培训课程，通过各种手段，加深管理人员对于管理工作的认识，让他们对工程项目档案的制成材料、收集范围等有所了解，明白档案资料管理的基本要求，从而让他们对档案资料的管理水平得到提升，管理手段得到强化。并且，要监督管理人员认真学习相关管理法案，确保档案资料的准确性、科学性，只有这样，档案资料的利用价值才能得到充分发挥。
三、结束语
之所以开展管道工程档案资料的管理工作，是为了确保工程项目中，一些重要的历史资料能够得到妥善的保存，一旦在以后的生产、工作中，遇到问题和麻烦，便可以从这些资料档案中寻找解决办法。除此之外，管道工程档案资料的管理工作还可以让城市现代化的脚步加快，让社会变得更为和谐、稳定，因此，管道工程档案资料的管理工作必须得到我们的重视，要严格按照相关法律法规，将管理工作做好，做扎实，提高档案管理的技术水平，让档案资料管理工作能够步入正轨，其工程也因此得到了有序的开展。
参考文献
[1]周晓敏.试述建筑工程档案资料的管理[J].办公室业务，2016，（16）：128.
[2]黄蔚琳.关于做好重点工程档案管理工作的思考——从福建成品油管道一期工程档案管理谈起[J].办公室业务，2016，（6）：60-61.
[3]江柯芸.浅谈市政工程档案资料的管理[J].江西建材，2014，（9）：290，288.
第4篇：资料档案管理范文
一、概述
2020年以来受肺炎疫情影响，世界经济不景气。为便于船舶企业承接新的船舶订单，维护船舶制造业快速蓬勃发展态势，船舶企业除了要提供优秀的设计方案、优质建造技术以及良好的售后服务外，提供给船东的船舶完工资料档案并实现信息化管理的同时可以提供增值服务,以此推动船舶档案信息的高效应用，进而提高船舶企业的竞争力。船舶完工资料档案数量大、内容多、分类多，在船舶营运及维修过程中的证件更换、资料更新，加之船员换班等，都为管理者带来极大的不便。船舶完工资料档案信息化管理能够随时更新准确定位并提供快速检索查找功能，对于特殊项目如备件库存目录等管理功能都可以解决。开发利用好船舶完工资料档案资源，实现船舶完工资料档案信息化管理，可以为船舶行业的发展带来很大的便利。
二、船舶完工资料档案信息化管理的特点
船舶完工资料档案涉及内容多且杂，通常包括：船舶设计图纸、船舶设备完工资料、船级社证书、法规要求的符合声明、设备证书、质量检验记录、法定设备检验记录、政府颁发的相关证书等。而每一项档案资料中又包括多项内容，例如：完工设备资料中包括设备的操作信息、维修保养手册、备品配件清单、通讯地址、服务商信息等。在查找利用船舶完工资料档案时，船员往往会花费大量的时间去熟悉档案资料的存放位置及档案资料所涉及的各类内容信息，耗费时间和精力较大，且效率较低。
三、船舶完工资料档案管理现状
(一)船舶完工资料档案数量大，装箱多，查找困难
船舶完工资料档案需要在船舶完工交付前移交到船上并存放在指定位置，多数完工资料档案仅将档案资料罗列编制目录，以纸版和电子版形式打包提交，如遇检验及维修查找档案资料非常不方便。以一艘标准VLCC设计完工图为例：仅目录就达38页，分总体、结构、轮机、电气等9个专业，共计400多份图纸，分装150多箱；完工设备资料分7个部分，总计200多份图纸，分装80多箱。每份图纸一般移交3份，则实际的装箱数量是上述的3倍。船舶完工资料档案数量庞大，成为完工资料档案管理的难点之一。
(二)船舶完工资料档案内容繁杂，查找困难
每份船舶完工资料档案的内容不同，如一份标准VLCC船，其设计完工图总页数近7500页。完工设备资料内容则更多，仅主机设备，一份完工设备资料就分5卷总计3184页，内容包括主机参数、主机说明书、管系原理、电气系统图、主机操控、工具清单、备件清单、附件工具及备件清单等13项内容。主机说明书又分整体描述、振动控制、燃油系统、滑油系统等25项内容；附属设备说明书中又分油雾监测、研磨机、盘车机等13项内容。在船舶完工资料档案库系统中如何准确地找到所需的图纸并快速检索到相关内容信息，也是船舶完工资料档案管理的难点之一。
(三)船舶完工资料档案的更新管理困难
船舶在换证、维修过程中设备更新换代、零部件更换等环节，需要对相应的证书、完工设计图纸、设备完工资料等档案进行更新，其中电子版资料、纸质版资料需同步更新。但往往因为船员换班、更新管理不及时不健全等，造成船舶完工资料档案更新管理混乱，因此船舶完工资料档案的更新管理工作也是船舶完工资料档案管理的难点之一。
(四)船舶完工资料档案专项内容查找困难
船舶完工资料档案内容繁多，存放位置交叉复杂，准确找到相关内容难度较大。例如：各种设备的随机备品、船体供应品等，总共二三百箱，分散放在水手长仓库、甲板仓库、机舱各平台仓库或房间以及居住区各仓库内，船舶日常维修有时需要更换备件，而需更换备件的型号、存放位置、数量等信息在上述大量的装箱资料和众多的资料内容中很难查找和记录，或者在船舶运营过程中是否已经使用、剩余数量更新、常用备件补充等信息记录也不规范，或者因为船员更换频繁而造成相关信息遗失。因此船舶完工资料专项内容查找也是船舶完工资料档案管理的难点之一。
四、船舶完工资料档案信息化管理的措施
(一)数字化船舶完工资料档案管理
数字化船舶完工资料档案建设是船舶运营过程中档案管理工作的重要环节。通过档案管理系统加强船舶完工资料档案信息化管理，可以科学地提高船舶完工资料档案查找更新的效率，加快船舶完工资料档案信息化管理的步伐。
(二)船舶完工资料档案信息资源的开发利用
根据船舶完工资料档案的特点，开发实用的船舶完工资料档案管理系统，以软件程序来规范船舶完工资料档案的管理及更新是行之有效的办法。要在船舶完工资料档案管理的流程上，加强信息科学技术的应用，为船舶运营管理提供准确的资源信息。船舶企业要做好船舶完工资料档案信息化管理软件的开发，合理利用现有的信息网络体系使船舶完工资料档案管理日趋数字化、完整化、规范化及自动化，最终实现船舶完工资料档案的信息化管理。
(三)船舶完工资料档案信息化管理软件开发的内容
船舶企业进行船舶完工资料档案管理系统软件的开发，仅需少量的资金投入，可以利用现有的软硬件设施作为平台，也可以通过互联网实现管理和查询，使船舶完工资料档案信息管理达到专业化和规范化水平。开发的软件功能包括但不限于以下内容：1.全部资料实现电子化存档，包括所有证书证明等。通过扫描采集信息存档，建立完工资料档案数据库，各项档案资料带有相关联的信息，方便检索和查询。2.所有内容按分类目录存储。3.带有搜索、链接功能。涉及同一项目会有多种类型完工资料档案相对应，例如：同“舵机”相关的资料包括完工设计图纸、设备完工图、船级社证书等。举例：在图纸查询模块中完工资料名称框中输入“舵机”，完工资料类型框输入“全部”，如图1所示。在点击查看中可以直接链接至文件打开，供查询者进行细节信息查询。查询结果如图2所示。4.带有专项内容查询功能专项内容查询会给船舶的日常营运管理与维护带来很大方便，如船舶的备件管理、船舶证书管理、船舶设备证书管理、过运河需提供的相关材料证件等，将完工资料档案中已有的信息整理归类后录入数据库，可以按照需求进行查询。举例：船舶备件管理是船舶管理的一个重要组成部分，是船舶安全营运的关键环节之一。船舶有效储备一定数量的备件，保证轮机、电气等设备正常运转，是保障船舶安全营运的需要，也是船舶全生命周期维护的重要保证。在完工资料档案中加入备品信息软件，可以为船舶管理带极大的方便。可以在完工档案资料档案管理系统增加一个备件查询模块，如图3所示。查询后相关信息显示如图4所示。船舶企业在提供给船东的备品清单中，以专业分类，按照固定格式将备品资料信息输入软件数据5.实现云查询功能目前绝大多数远洋船舶已经配备了互联网通讯，可以通过网络对云端的船舶完工资料档案进行管理，实现对相关信息的准确控制，也能够实现完整的船舶完工资料档案的信息化管理。
(四)对权限的管理
在船舶完工资料档案信息化管理软件中，对需要登录该系统的人员分配不同种类的账号，根据船长、轮机长、大副等不同职位及管理职能赋予不同的查询权限，防止误改误删信息等现象的发生。只有船舶完工资料档案管理专员才有权限对相应的档案资料信息进行更新、录入以及维护。
(五)网络安全保障
需要保证网络信息安全，实现网络互联管理，尤其是利用互联网平台进行检索、提取、更新船舶完工资料档案的时候，要严防完工资料档案信息的泄漏。在船舶完工资料档案信息化管理的日常工作中，要对计算机进行定期或不定期的检查，运用安全系数相对性能高的杀毒软件查杀病毒、木马等，争取第一时间发现并消除隐患，从而保证完工资料档案信息化管理的安全性、保密性。同时，需要在不同存储位置进行实时备份，以便在网络瘫痪或常用计算机出现故障后，能够迅速恢复数据并继续进行管理工作。
五、结语
目前，多数企业船舶完工资料档案管理工作基本上仍停留在人工管理阶段，计算机应用程度相对较差，管理效率较低。船舶完工资料档案工作唯有逐步实行信息化管理，才能从根本上提高船舶完工资料档案管理工作的质量和效率，使船舶完工资料档案管理工作跟上时代的步伐。
参考文献：
[1]王敏.档案信息化建设与档案管理的几点思路[J].中国管理信息化，2017，20(16)：181
[2]常晓燕.浅析档案信息化建设与档案管理[J].现代国企研究，2017(12)：107
第5篇：资料档案管理范文
1.对档案资料的保管不够重视:很长时间以来，许多监理人员对工程监理档案资料的管理工作存在一些错误的认知，在他们的意识里档案管理就是一些简单的保管工作，而在工程施工监理的主要任务，仅仅是为了辅助来做好其他工作，只要能应付平常的工程检查而在施工即将结束时突击一下就可以。这些对监理档案管理的态度都说明了监理人员对档案管理缺乏正确的认识，对这些工作的重视程度过低导致监理工作有时举步维艰。
2.管理模式不正规:对一些管理部门来说，很多因为各类资源配置不合理，工程量大且人员零散，而监理档案被其他人员代为管理或者监督，造成档案资料比较零散无章。
3.档案资料管理人员问题:多数资料保管人员没有受到过专业培训，对档案的收集整理保管的工作不够细致专业，并且对档案的收集缺乏重视，难以保证对档案的合理保管。并且许多档案保管人员都是兼任保管工作，因此对其投入的精力较少，导致收集归档不及时，很大程度上降低了档案管理的工作效率，还会降低资料的真实性和准确性。
4.档案管理程序不完整:档案室人员不能对公司文件进行充分学习，档案室管理制度没有得到实施，致使不能对资料的保管和使用的各方面进行有效的控制。
二、工程监理档案资料的有效管理措施
1.针对档案管理工作加强宣传，提高全体员工对档案管理的重视，对档案管理的重要性也要加强教育宣传，经常组织一些讲座来提高员工的认识。经常印制一些档案知识宣传手册或者员工考核来提高员工档案保管的意识和水平，建立并完善管理机制，有效协调档案管理工作的各个方面。在档案的收集、归案、保管等各个环节建立明确有效的管理系统和方法，区分好监理档案资料的界限，做到不遗漏不粗心。明确各类档案的保管期限，使档案收集管理和使用各阶段都有条不紊。
2.明确监理职责，加强档案管理工作认知。组织建立以工程总监理为主要负责人为中心的档案管理小组，加强领导的监督作用，分清档案管理工作中各责任人的工作范围，增强责任感实施奖罚制，经常对责任人进行考核。同时监理人员还应该协调好设计单位、施工单位和委托方的档案归属，确定移交范围。履行好监理对施工单位的监管，完善档案收集监督体系。经常对各方在档案的收集保管方面进行抽查，在分部分项工程施工中，还应该在验收前检查档案资料的收集和管理，使档案资料保管可以贯穿在整个工程施工中。
3.掌握工程进度，增加工程的参与度。想要使工程档案资料完整有效，不仅要求监理人员有足够的责任感，还要求监理人员能够掌握施工的整个进度，一方面根据完工进度，制定档案收集入档的进度计划，另一方面对施工中档案整理直接监督控制，参与到各个环节中。4.对档案资料进行编号管理。对在工程监理中档案管理经验进行总结，将施工单位上报的资科进行分段标号管理，每个阶段标号的开头编制相同的开头编号；监理方面的档案还要施工单位档案编
号相同。这种做法保证监理方和施工方在整理各自资料的同时，还要保证资料的完整性和一致性，有利于整体工程档案的有效管理。
5.监理档案按项目划分，遵循形成规律。工程监理的总监理监督各监理人员提高对档案管理的重视和参与，按每个施工环节监理人既是负责人的原则来对档案的收集整理进行监督；按照项目对工程验收的同时提供完整的档案资料，并将完整有效的的监理档案交由专门的档案保管机构进行保管，必要时还应建立相关的台帐。整理档案资料立卷时应按照档案形成时间的先后或者其他规律来确保各档案之间存在的勾稽关系。根据施工项目对档案进行分类，考虑资料的厚度，把档案资料实施有序管理，使档案的查找和使用更加简便快捷。整理监理资料时还要检查档案资料的真实性，排除弄虚作假的行为，充分发挥监理人员的作用，出现问题时，要及时调查清楚，确定有错误时用要求资料的提供方及时纠正。
6.基本建设档案的收集管理。有些基本建设的施工时间长，参与施工的单位较多而且专业性强。导致这些施工资料的收集的管理很难控制，这一直是档案管理工作中的一个难点。而这种问题可以通过分工来解决，具体办法就是，将基本建设档案的收集管理分布工作的环节分散到个施工单位中；各施工单位分别把施工过程中的资料进行归集和整理，而设计两个或者多个单位交叉的资料为减少推卸责任交由建设方来管理。
7.创建并管理电子档案。如今计算机在生活工作中的有效使用，网络已经成为我们工作和生活中不可替代的存储工具，很大程度上简化了我们的日常工作，使工作效率大大提高。当然，在工程监理档案资料管理中也得到了大量的应用。各类档案资料管理的数字化、信息化是信息时代的新要求，同时是档案管理人员的责任和任务。现如今，每份资料的形成都离不开信息技术，计算机的办公自动化更加广泛的应用，要求资料的管理人员必须学会利用现代信息技术和方法来对档案进行管理，这样才能适应时代的要求。工程监理中经常会出现一些电子版的档案资料，例如有关的图像资料和有些档案附带的说明都有可能是电子版。把整个工程档案有关的电子档案进行编号、整理，方便以后对档案资料的检索和使用。
8.提高档案管理人员的素质，加强责任感。每一个资料档案的管理人员，都应具备专业胜任能力和职业素养；还应具有一定的表达能力。在各类工程设施建设和信息化的快速发展的推动下，工程施工对监理工作的质量也越来越高，对工程监理来说更加需要一些具备现代化信息技术的人员来对档案进行管理。在任何工作中，人才是关键部分，工程监理中要想使各方面的工作都能够顺利进行就要求后方的档案管理提供一些支持，这就要求档案资料管理人员具有很高的思想觉悟和工作积极性，特别是遵循职业道德，提高对个人工作道德责任意识，以正确的思想道德来规范自己的行为。要适应监理档案管理现代化的需要，必须工作上要自觉，还要不断丰富自己，使自己更加适应现代化要求掌握更加先进的管理方法。
三、结语
