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新形势下档案管理工作思考(3篇)

第一篇:做好新形势下的档案管理工作

【摘要】21世纪是知识经济的时代,档案的数字化程度随着信息技术的日益普及而不断提高,信息化建设进程越来越深入,进一步加快了办公自动化步伐,如何做好新形势下的档案管理工作是重要课题。下面从做好档案管理工作的重要性入手,探讨具体的工作措施,以促进新形势下档案管理水平的提升。

【关键词】新形势;档案管理;重要性;措施

档案管理是一项非常严肃的工作,它是对单位历史足迹的一种见证,各单位唯有坚持与时俱进,做好档案管理工作,才能使档案管理更好地适应当下新形势的需要,从而更好地服务于单位的建设、发展。

一、做好档案管理工作的重要性

要想做好新形势下的档案管理工作,首先应搞清楚为什么要将档案管理工作做好、如何做好,这是每一名档案人员必须要严肃对待并认真思考、解决的问题。做好档案管理不但是工作需要,更是单位发展需要,要用优质的档案服务为单位决策者提供第一手资料,使单位长远发展规划的制定获得重要依据。所以做好新形势下的档案管理工作对单位整体形象的提升、单位的发展及竞争力的发挥等有重要作用。在当前非常严峻的经营新形势之下,档案管理充分发挥应有的功能与效应,扩大其社会价值,优化档案管理手段,真实、全面地将单位发展状况反映出来就变得至关重要。

二、做好新形势下的档案管理工作的措施

(一)更新档案管理工作理念。和新形势下的档案管理信息化的关系最密切的就是档案管理工作理念,更新理念势在必行。一是资源理念,因为过去人们将档案资源视作文化资源,只注重发挥档案信息作为凭证的价值,今后还要把档案信息视作经济资源,注重发挥其特殊情报价值。二是开放理念,因为过去人们注重开放档案、开发和利用档案,一般不会开放现行、半现行阶段的文件,今后应在新形势下的档案管理工作中重点研究现行、半现行阶段文件的开放,完善制定相关的开放政策。三是终身学习理念,由于档案管理的技能要求不高、理论性不强,即便没有正规教育经历也能开展档案管理工作,但随着档案管理信息化的推进,新知识、新技术逐渐在档案管理中得到广泛应用,使档案人员面临许多新问题,只有树立正确的终身学习理念,才能顺应新形势下档案管理工作的需要,才能为做好档案管理工作提供人才保障。

(二)做好对文件的转化管理。在新形势下,单位档案管理部门不但要做好对传统纸质文件的归档工作,还要利用信息技术将文件逐个扫描成电子形式,从而促进实体文件、电子文件相互结合,在完整保存传统纸质文件面貌的同时实现多途径检索,共享信息资源。在实践中,档案部门及人员要立足实际情况,尽快将纸质文件转化成电子文件,对库存纸质文件进行全面的鉴定、清理,使库存管理结构趋于优化。另外,当转化纸质文件时,要正式签署纸质文件的归档保存,同时保存好相应的电子文件,并通过计算机系统形成顺序号,表明与它对应的纸质文件档案号。单位的档案部门还必须顺应新形势,摒弃过去那种单干的做法,发挥自身学科优势,积极参与建设、开发、利用网络信息资源,把握有利的网络化时机,和图书部门、博物馆、情报部门等共同管理档案信息资源,提高文件的转化管理水平,开拓档案转化与编研的新天地。

(三)有效提高档案利用水平。做好档案管理工作的最终目的在于提供利用服务,所以加工档案信息、开发档案资源是新形势下档案管理的活力所在,是做好档案管理工作的生命线。由于传统观念的长期束缚,档案管理工作大多围绕收集、保存来展开,导致部分档案没有发挥应有功效,档案开发出现滑坡现象。因此,单位档案管理人员要加大宣传力度,树立档案财富理念,只有切实做好对财富的加工与开发,才能发挥财富的作用,才能创造新财富。面对市场经济形势,档案管理人员要主动参与,从被动服务转变成主动服务,并树立效益观念,将档案信息视作智力资源,通过有效的加工来发挥其经济效益、社会效益。但加工、开发档案信息资源有赖于收集、整理档案,所以只有不断丰富档案馆藏,完善档案门类,才能满足档案利用者的要求,提供优质、高效的档案服务。

(四)推动档案管理的信息化。面临新形势下的技术变革及信息爆炸带来的巨大压力,如何顺应发展潮流是单位档案部门必须要考虑的问题。时间在不断推移,档案管理人员也逐渐意识到利用先进的技术与方法来加强档案管理的重要性。在工作过程中,单位要探索档案管理工作的信息化、现代化之路,不但要加大建设信息化管理基础设施的力度,还要加强对电子档案的科学化、规范化管理,大力建设馆藏档案数据库,推进档案数字化进程;开展网上查询档案的信息化服务工作,建立健全信息化档案管理的标准体系以及安全保障体系,通过网络化、信息化的档案管理给单位带来显著的收益;建立单位的档案信息网站,并把该网站联入单位的局域网和互联网,在实现各单位档案部门交流信息、共享资源的基础上拓展利用档案资源的范围,将以往的封闭服务转化成开放服务,提高档案信息化水平,推动新形势下档案管理的信息化进程。

三、结语

做好新形势下的档案管理工作不但能提升单位管理部门的工作水平,合理加工档案信息、充分利用档案,还能提高档案管理人员的价值,为单位的发展与进步贡献更大的力量。如今,单位的档案管理部门务必要把握机遇,发挥信息技术的优势,促使档案管理工作快速实现科学化、规范化,从而开创新形势下的档案管理工作新局面。

【参考文献】

[1]李成.论信息时代档案管理工作的创新与实践[J].电脑知识与技术,2013(31):7154-7156.

[2]周文泓.社交媒体环境中的参与式档案管理模式探析[J].图书情报工作,2014(15):116-122.

作者:姜楠 单位:烟台市牟平区社会医疗保险事业处

第二篇:互联网+形势下历史档案管理思考

摘要:随着互联网技术的不断发展,“互联网+”应运而生,而“互联网+”对历史档案的管理工作提供了诸多的便利条件的同时,也对其提出了较高的要求。经过多年观察发现,目前的历史档案管理工作中,存在着较多的问题。因此,本文将针对目前历史档案管理工作中存在的问题进行分析,并进一步讨论互联网+形势下历史档案管理的新思考。

关键词:互联网+;历史档案;新思考

新技术新设备广泛的应用于历史档案管理的工作之中,为历史档案管理提供了诸多便利,不但创新了管理方式,而且提高了管理的工作效率。然而在实际工作中,依然存在着诸多的问题影响着历史档案管理的发展,如:档案管理工作人员专业知识水平较低、工作能力较差、服务意识淡薄、工作态度消极、档案管理工作创新不足且设备更新不及时等问题。

一、历史档案管理的重要性

首先要清楚的认识到,历史档案管理是档案管理工作中的重要组成部分,同时,在“互联网+”的背景下,历史档案管理工作迎来了全新的挑战,档案管理人员能否尽快适应全新的工作方式和工作内容,已经成为历史档案管理工作的主要难题。

1、历史档案是社会发展的真实记录历史档案对于社会的发展有着巨大的推进作用。首先,历史档案是依据史实进行整理编辑而成的,并非后人凭空想象捏造出来的,这为后人客观的评价历史行为提供了主要依据;第二,历史档案之中包含了很多历史人物的真迹手笔,具有很高的收藏价值和社会价值,其中一些文件性质的资料,如契约、合同等文件,具有非常明显的凭证作用。

2、档案为生活的宣传教育活动提供了丰富的素材随着互联网技术的不断发展,档案管理工作得到了飞跃性的发展,各档案馆都全面改革了历史档案管理的工作内容和工作方式,同时创新了工作思路和理念,档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和现代化技术的运用工作扎实推进,档案在为社会各方面工作中发挥了重要的作用[1]。

二、目前历史档案管理工作中存在的主要问题

1、历史档案管理人员缺乏服务意识在“互联网+”的背景下,读者对于档案馆已经提出了更多的要求,其中对于人性化的服务方面有了更高的标准。但是,大部分历史档案管理的管理人员依然使用传统的服务理念用于日常工作之中,经常会看到被动工作、消极工作的情况发生,严重影响了读者对于档案馆的印象。

2、档案馆的管理者工作创新意识不强尽管自新中国成立以来,国内的历史档案管理已经形成了一套行之有效的工作制度和工作流程,也为历史档案管理的发展提供了保障。但是,在“互联网+”的背景下,传统的工作模式已经严重妨碍了历史档案管理的继续发展,成为了一块不折不扣的绊脚石。但是各档案管理者并没有意识到“互联网+”对于历史档案管理工作产生的影响,没有对历史档案管理进行工作创新的想法。例如,现在国内各行业已经充分利用云服务进行信息存储工作,利用网络进行资源管理,但是在历史档案的管理方面还没有统一的管理网络。因此,历史档案管理的发展已经停滞不前了。

3、设备更新不及时“互联网+”的背景下,不但要求对于历史档案管理要引入全新的工作理念,更要及时的引入全新的科学技术设备。科技的发展已经为民众的日常生活提供了诸多的便利,但是部分档案馆由于种种原因,一直未能对档案馆内部的陈旧设施进行全面更新,对于现代化技术为历史档案管理提供的各种便利更是熟视无睹,已经严重限制了历史档案管理发展。

4、历史档案管理工作人员工作能力较差历史档案管理除了提供档案资料以外,更主要的是为读者提供人性化的服务,想读者所想,急读者所急。但是在传统观念的禁锢下,档案管理人员对于服务的意识是十分淡薄的,同时,从事历史档案管理工作的人员大多数专业知识浅薄,无法为读者提高更为专业化的建议,这些都导致了读者对于阅读体验十分不满。

三、全面提高历史档案管理水平的措施

1、提高历史档案管理有关部门的服务水平各地方历史档案管要向国家级历史档案馆学习,汲取其先进的工作方法和管理理念,尤其是要学习国家历史档案馆的服务水平。目前,大部分历史档案馆无法对外公开的主要原因有两个:第一,历史资料十分珍贵,唯恐向外借阅时发生破损的情况,造成意料之外的损失;第二,历史档案管理工作人员对于资料分布情况不甚了解,无法准确的提供资料。为了有效的解决这两个问题,可以从以下方面入手:第一,要提高工作人员的服务水平,改变历史资料的管理方式,由被动管理向主动管理转变,在主动服务、跟踪服务和开发利用方面下功夫[2]。第二,在历史档案方面的管理中,必须要充分的利用网络这一便利条件,将历史方面珍贵档案形成电子档案,建立相关的云服务系统,方便人们调取与阅读,同时不损坏档案自身。第三,要加强历史档案管理工作人员的培训工作,要不断加强其服务理念和专业知识的培训。

2、建立健全历史档案管理制度制度建设是档案管理的重中之重,一套完善的管理制度可以优化档案管理的模式,提高档案管理的工作效率[3]。目前,国内历史档案管理的工作制度十分混乱,各档案馆应及时引进西方发达国家先进的档案管理制度,并结合自身实际情况进行适当的调整,然后制定出一套符合自身工作需要的管理制度。例如,建立网络电子历史档案,这样可以有效减少对于纸质档案的损坏,更加方便人们的管理。现代电脑软件都十分发达,人们可以利用软件帮助其做档案的日常管理。

四、结论

尽管在互联网+形势下历史档案的管理工作中存在着诸多的问题,需要克服重重困难,但是为了实现历史档案管理的发展和总体档案管理工作的发展需要,档案管理人员必须下定决心、克服困难、超越自我,要摆脱传统观念对于历史档案管理的束缚,适时的引入全新的管理理念,为历史档案管理工作注入新鲜活力。同时,要充分利用新科学技术,不断创新历史档案管理工作方式,提高工作的效率。此外,要提高对于历史档案管理工作人员的培训力度,灌输其服务意识,提高其专业知识水准和工作能力,以便为读者提供更为全面、人性化的服务,从而从本质上提高历史档案管理的整体水平。

参考文献

[1]商行.加强新形势下档案管理工作的几点思考[J].吉林劳动保护,2015,05:21-22.

[2]张淑君.对新形势下加强科学事业单位会计档案管理的思考[J].财会学习,2015,16:103.

[3]商行.推进新形势下档案管理工作创新的几点思考[J].吉林劳动保护,2015,12:24-25.

作者:党燕荣 单位:西安市西铁一中

第三篇:新形势下档案管理工作的规范化

【摘要】档案管理工作相对复杂,因此对管理人员要求也相对较高,由于在我们生活的很多方面都有涉及,只有保证全面管理档案,才能保证档案管理工作的顺利进行,随着社会的发展与科学技术的进步,人们对档案管理工作有了越来越高的要求,档案管理的规范化势在必行。本文重点分析在新形势下如何实现档案管理工作的规范化。

【关键词】档案管理;管理人员;规范化

档案管理工作是档案馆日常工作中一项重要的工作,档案中不仅包含档案馆人员管理制度,更包括人才管理、经济活动等重要内容,良好的档案管理工作有助于单位的发展和进步,由此可见档案管理工作的重要性,但由于人们传统意识上存在偏差,造成档案管理工作相对不规范,存在档案丢失、存放不规范等问题,影响了管理工作的实用性,制约着单位的发展与进步,因此档案管理工作人员和相关领导应该加强对档案管理工作的重视。

一、档案管理工作的重要性

档案承载着一个单位发展过程中的全部内容,是一个单位历史的记录与见证,专业人员在时代不断发展的同时借鉴档案内容,能够有效做好业务工作。为了使档案能够在关键时刻派上用场,使单位领导能够及时发现发展过程中存在的不足,在单位的管理工作中就要加强对档案管理工作的重视,保证档案的完整性和真实性,从而为单位发展提供更有利的证据。合理利用档案能够使单位在发展过程中及时发现自身存在的问题,包括人才管理、成本管理、活动管理等方面存在的问题,使单位能够在发现问题时,提出有效的解决办法。随着社会的不断发展,人们对档案管理工作也有了新的认识和更高的要求,为了做好档案管理工作,实现档案管理工作的规范化,工作人员首先就应该意识到档案管理工作的重要性,明确掌握档案管理工作不仅是自身的本质工作,更是促进发展和进步的重要保证。

二、新形势下档案管理工作规范化策略

在上文的分析中,明确档案管理工作的重要地位,为了使档案管理工作更适应发展状态,在新形势下实现规范化管理,下面提出三点档案管理工作策略。

(一)完善档案管理工作规章制度。随着社会的快速发展,人们逐渐意识到档案管理工作的重要性,为了使其满足社会的要求,档案管理部门首先应该完善档案管理工作规章制度,保证档案管理工作有章可循有法可依。在制定档案管理工作规章制度时,档案馆应该联系到自身档案管理现状和自身档案的重要内容,由于在发展过程中,档案内容相对繁多且复杂,涉及到的既有人员管理方面内容,也有经济活动内容,还有一些与其他单位的活动内容,增加了管理难度,因此,应该根据自身发展现状和未来发展趋势制定档案管理工作规章制度,使其尽可能地满足社会形势。档案管理工作规章制度需要包含以下几方面内容:1.根据档案内容实现档案管理工作人员的分配;2.档案管理工作的主要内容;3.对档案管理工作的要求;4.对档案管理工作者的奖惩制度;5.对档案管理相关设施的管理办法。

(二)实现档案管理工作的信息化。随着社会的发展与科技水平的提高,现阶段很多行业和工作都实现了信息化,为了保证档案管理工作能够适应时代发展,提高档案管理工作效率,就要实现档案管理工作的信息化,在档案管理工作过程中,要积极引入一些档案管理软件,通过管理人员的使用,找出最适合单位使用的管理软件。在以往的档案管理工作中,通常是由人工进行记录工作,管理人员利用纸、笔等实现档案的记录工作,纸质记录不仅容易丢失,而且时间较长的记录会发生模糊看不清等问题,影响档案管理工作的有效性。实现档案管理的信息化,不仅能够减少管理工作中人为处理档案的工作,使计算机发挥出更大的优势,提高工作效率,还能够更加清晰地做好档案管理记录工作,当单位需要哪年哪类档案时,可以通过查找信息管理软件快速地找到档案存储位置,这样档案管理工作者就能够将更多的时间花费在档案收集与处理工作上,保证档案管理的全面性。

(三)提高档案管理工作人员管理能力。工作人员是档案管理过程中最重要的一项组成部分,只有提高档案管理工作人员的管理能力,才能不断规范其工作方法,做好管理工作,实现档案管理工作的规范化。要提高档案管理人员的管理能力,就要重点做好以下几方面工作:一是为管理工作者提供更多的培训机会,档案馆可以通过邀请专业档案管理人员为本单位人员进行培训,使其掌握到更加规范的管理技巧,同时不同单位之间还可以开展档案管理工作交流会,使工作人员能够在交流会中更好地沟通工作方法,找到解决自身在工作中存在问题的办法,保证管理工作的规范化。二是档案馆要明确对档案管理人员的管理机制和方法,同时加强对档案管理人员工作的监督,使档案管理人员能够在制度的约束下,规范自身的工作方法和流程,在新形势下实现档案管理工作的规范化。

三、总结

总而言之,档案管理工作的规范化十分重要,随着社会发展状态的变化,人们对档案管理工作的主观看法和档案管理工作的要求都发生了改变,在此基础上,实现档案管理工作的规范化不仅能够提升管理者自身的管理水平,保证档案的真实性与完整性,更能够提高档案的利用率,当需要档案时,能够及时找出所需档案,为企事业单位人员管理、经济活动管理工作提供借鉴,为档案管理工作开创一个新局面,为社会进步与发展作出贡献。

【参考文献】

[1]连红宇.探究新形势下档案管理工作的规范化策略[J].办公室业务.2015(07).

[2]顾雅丽.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].经营管理者.2015(07).

[3]黄喆.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].经济与社会发展研究.2014(07).

作者:刘忠秀 单位:核工业档案馆

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