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ERP采购及库存管理对企业管理的提升

摘要:采购及库存管理是ERP实施中的重要一环,是企业ERP后续生产、销售等物流和信息流能顺利进行,数据合理出具的重要基础和前提。以某企业为例,分析企业采购及库存管理的现状,存在采购物资数据不严谨、管理流程需要优化、采购出入库对财务业务数据的支撑不够等问题。介绍先进ERP产品关于采购及库存管理的逻辑与功能实现,标准采购流程。提出未来采购及库存管理的优化策略与方案。ERP理念的深入推广及先进ERP产品的深入应用,有助于提高我国企业的管理效率和水平。

关键词:ERP采购;库存管理;企业管理

ERP已经是在中国发展多年的信息理念,自从上世纪九十年代初,以SAP为代表的先进ERP厂商在中国进行大力推广,到如今,ERP的实施和应用已经从当年的星火燎原之势发展到风起云涌了,众多在中国大陆的国企、民营企业、外企,乃至一些中小企业都以先进的ERP产品并结合外围的SRM(供应商关系管理)、CRM(客户关系管理)、MDM(主数据管理)、PLM(产品生命周期管理)、MES(生产执行系统)等对企业进行综合的信息化项目实施。不可否认,ERP理念的深入推广及先进ERP产品的深入应用,对我国企业的管理效率提高和水平提升起到了重要的作用。这其中,采购及库存管理是ERP实施中的重要一环,其中涉及的采购物料主数据管理、采购计划及合同管理、采购发票校验以及后续的库存管理,是企业ERP后续生产、销售等物流和信息流能顺利进行,数据合理出具的重要基础和前提。更重要的是,先进的ERP采购及库存管理,是和财务无缝集成的,在每一次出入库及发票校验的时候,会自动生成财务凭证。本文就我在工作方面接触到的问题,结合ERP理念及产品的信息化实现,对ERP采购及库存管理提出一些建议。

1企业采购及库存管理的现状及问题

1.1关于采购和库存管理的现状

以某企业为例。该企业是集研发、生产、销售于一体的国家高新技术企业,主要从事精细化学品、高分子材料以及医药、农药、染料中间体等化学品的开发,并提供与之相关的技术服务。与之相关的采购和库存管理业务,也是基于上述主营业务相关的化工原材料的采购及后续的出入库管理等,同时,一些备品备件和办公用品等的采购及出入库也属于采购和库存管理的范畴。目前采购及库存管理通过用友U8系统进行对应的信息化管理。由使用部门在公司办公平台上提请采购计划;采购计划的执行,采购合同的签订及采购发票的完成,及采购物资的出入库管理在同部门内完成;期末进行出入库与财务账的核对,并作为财务在用友财务系统中进行记账的基础数据。

1.2关于采购及库存管理的现存问题

受限于当前ERP产品(用友U8系统)的局限性和严谨性,企业关于采购和库存管理方面普遍存在以下亟待解决的问题:1.2.1采购物资的数据严谨性不够当前用友系统所支持的采购相关物资,其单价和总金额可以由采购及库存管理人员随意更改,使得采购数据,尤其是对后续的财务数据,存在不够严谨和不够真实的风险,这一般往往是发生在期末对账的时候。正常情况下,一个严谨的ERP产品,其采购相关的物资,作为物料主数据管理,只能由特定的主数据管理人员执行,其单价(一般是移动平均价或者标准计划价)只能是由公司的财务部门进行制定,而这个价格并非是每次采购的采购单价,系统会将每次的采购价格与财务部门制定的价格进行比较并自动处理采购价格差异,从而确保采购物资价格的严谨性和数据的真实性。另外当前用友U8系统,在期末核对库存账的时候,还可以手工修改库存数量和总金额,这也加大了采购及库存数据,尤其是传递到财务业务数据的数据风险,使得真实性和严谨性大打折扣。合理的ERP产品,采购的物资在进行出入库的时候,库存管理人员只能按照实际情况,输入入库和出库的数量,其总金额是基于在上述财务制定好的单价乘以该数量而自动计算出来的,期末的时候,系统也会根据当期的出入库情况自动计算出期末库存的结存数量和结存金额,根本不需要也不允许进行库存数量和总金额的调整。1.2.2采购及库存的管理流程需要优化提升采购物资在得到供应商的发票后再到系统中做入库处理,但实际上该物资早已经进行实际的入库操作,系统的滞后处理导致账实的严重时间不符,不仅影响实际的对账工作,而且也对后续的盘点、审计等工作带来困扰。一个合理的ERP系统,其采购入库和采购发票的录入,是分开两部分处理的。当然,企业的愿景是希望得到供应商发票再做入库,以减少发票价格和采购价格的差异,这个可以通过对供应商的发票及时性管理来提升。但如果在现实业务中,确实存在物资需要入库但发票又没有及时到的情况,可以先进行入库处理,系统就以财务事先制定的标准计划价或者按照系统自动计算的移动平均价进行入库物资价值的更新;因为发票未到,财务上的应付部分就由系统自动将采购单上的价格作为暂估价格进行入账,待到发票真正到的时候,形成真正的采购应付款,并将发票和采购单的价格差异更新到采购物资的移动平均价(如果物资以移动平均价计量)。1.2.3采购出入库对财务业务数据的支撑不够当前的系统下,受限于系统的严谨性和功能性,采购入库、出库和发票处理的时候,都没有自动产生集成到财务的凭证。财务在每月月末,还需要库存管理部门提供一份本月出入库的明细,相当于二次出入库,再据此手工做成财务凭证。不仅造成重复数据的重复工作,同时也加大了由于数据不集成共享而导致可能的账务错误,也增加了账实不符的风险。先进的ERP产品,其采购物资的入库、出库以及供应商发票录入,都会无缝集成的自动形成财务凭证,确保数据源的唯一和真实,同时大大减少期末的重复工作,使得传递到财务的数据都是真实可查的,没有人工操作的痕迹,真正做到合理准确,有效地支撑数据分析和核算管理。

2先进ERP产品关于采购及库存管理的逻辑及功能实现

2.1先进ERP产品的标准采购流程

标准的ERP采购循环流程如图1,包括从提交采购申请(采购计划)到最终采购发票校验(发票录入)的多个过程步骤:2.1.1采购申请采购员根据工厂的采购计划提交采购申请,包括采购的物资编码、采购的数量、采购合同的单价、采购供应商等采购信息。这其中涉及采购该物资在多个供应商之间的询价报价。2.1.2货源与价格确定系统可以以最优的采购价格作为该次采购订单(采购合同)的价格记录取得。2.1.3采购批准根据申请的采购类型、物料组等条件,按照系统预定的批准策略,对该次采购申请进行各个级别的审批,系统内部审批,实现无纸化办公,节约成本。2.1.4采购订单处理将审批完成的采购申请通过系统功能自动转换为采购订单。2.1.5订单跟踪针对采购订单中的采购物资,进行结合实物物流管理和订单信息流的双重跟踪。2.1.6货物接收针对质检合格的采购物资,进行入库的操作。自动形成原材料增加的财务凭证。2.1.7发票校验针对已经入库的采购订单,比对从供应商取得的采购发票,将发票信息录入到系统中,自动形成应付往来的财务凭证。

2.2采购与库存的业务流程举例

供应商主数据和采购价格主数据管理,在这些主数据的基础上可以在系统中完成采购申请管理、采购订单管理、采购入库管理和发票校验业务。

2.3采购与库存实现的业务功能清单

2.3.1物料数据管理规范集中的物料数据管理,逐步形成企业统一、规范并高度集成的物料数据信息基础;通过与业务功能字段的紧密结合,实现物料数据信息的多元化。2.3.2供应商管理规范集中的供应商管理;增强对供应商信息档案管理(分析、记录、跟踪)。2.3.3采购与服务管理以采购订单为核心,执行并监控采购收货、入库、发票校验等采购业务环节。2.3.4出入库自动记账及发票执行出入库业务,自动触发财务凭证记账;执行发票校验业务,自动产生应付账款。

3未来关于采购及库存管理的优化策略及方案

3.1采购及库存管理优化提升的目标

1)统一采购订单(合同)执行流程,形成以采购订单为核心的采购全过程管理。规范采购管理流程。2)生产计划与采购计划的紧密衔接,公司间(工厂间)需求的自动传递,提高采购计划的精确性和及时性。3)通过采购及库存的信息化建设,强化现有物资的管理水平和程度,保障库存与计划协调一致性、保障账实相符,提高物资流转的效率和准确性。4)采购及库存管理与财务高度集成:物料收发201874年第3期徐长慧:ERP采购与库存管理对企业管理的提升应用货后,系统同时生成物料凭证和财务凭证,不再需要仓库和财务同时作账和反复核对,不仅能提高工作效率,还提高数据的准确性和及时性,增加相互监控的效果。实现真正意义上的业务财务一体化,强化财务核算对业务反映的实时性和可追溯性,实现财务、业务的同步处理,保证数据的及时、准确和可追溯。5)统一物料主数据和供应商主数据管理,提高数据维护准确度。6)通过采购到库存管理并自动集成到财务账务上的完整信息流和物流的统一,实现采购到出入库以及财务发票的清晰可控,领导分析一目了然,财务账务有据可查,更加利于管理的分析,整体提升管理效益。

3.2采购及库存管理提升的策略

1)通过先进的ERP信息化产品项目实施,实现从采购申请、采购订单到采购入库、发票录入和物资出库的全过程可视化管理。2)实施标准优化的采购和库存管理项目,必然要先对采购的物资进行清理和系统的信息化管理,通常MDM(主数据管理系统)要先行而为之。避免由于采购物资的基础数据不准确而形成业务的垃圾数据。3)任何一个信息化系统,都是为业务辅助而存在的,所以实施采购及库存信息化项目前,也要将采购及库存流程进行优化和必要重组。4)任何一个系统优化的实施项目,都是“一把手工程”,都离不开管理层强有力的领导和支持,才能保证项目的顺利进行。5)ERP的先进理念和实施,要求打破以往按照部门划分业务职责的传统做法,而是以优化的流程进行全程贯通,通过先进优化的流程实现管理的优化。任何ERP产品只不过是个工具。

3.3采购及库存管理提升的步骤方案

1)统一的物资主数据管理:清理要进行采购和历史上有账面库存的物资编码,包括其规格、型号等关键属性,并按照ERP要求进行需要的分类及价格策略的制定,财务上指定其标准单价或者实际移动平均价。2)通过先进ERP产品的标准采购及库存业务实践,将现有的采购及库存业务流程在充分调研并结合实际情况的前提下进行优化和重组,形成适合的优化采购及库存业务蓝图,通过采购全过程的执行与采购合同管理,共同指导后续采购及库存管理业务的进行。具体采购合同的执行方案为:①每年或定期与供应商签订采购合同(纸质),依据纸质合同,在系统内创建采购合同(包括物料、合同有效周期、数量等信息);维护采购信息记录。②根据汇总核算用量及平库利库,依据此合同创建订单;未来,系统生成的采购申请自动关联此合同做为供货源创建采购订单;系统内对此采购订单进行审核后发行给供应商,要求供应商按此供货。③采购订单执行收货后,要求供应商根据订单及交货情况开具发票;采购人员根据采购订单、入库信息、发票要求财务部门进行发票校验;发票校验后,财务人员进行付款处理。3)为确保采购及库存管理信息化项目的顺利实施,必须搭建由领导领衔的项目组织架构,包括从决策层到关键用户(项目推进层),以及到最终操作用户(操作层)的层层人员保障机制。按照上述条件,执行可行的项目实施计划,任务落实到项,时间分解到天,责任落实到人,最终确保采购及库存信息化项目顺利实施,真正实现采购及库存管理方面的优化提升,同时间接地提高了财务结账的效率,减少了以往的重复工作。

4结语

以上是我结合所学知识,对采购与库存ERP管理进行的相关阐述。变革总是大多数人不愿意去碰触的现象,但发展是永无止境的。企业更需要在发展的过程中不断推陈出新,生机也往往是在变革中出现的,所谓“变则通,通则久”。以更加先进的管理理念支撑企业持续发展壮大,为提升更大的效益空间而不断创新,这是管理者的共同目标。

参考文献

[1]马士华,林勇,陈志祥.供应链管理[M].北京:机械工业出版社,2000.

作者:徐长慧 单位:中昊化工研究设计院有限公司

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