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大型水利水电工程档案收集难点与对策

摘要:本文主要分析大型水利水电工程档案收集整理过程中的难点,结合笔者工作实际,提出了相应对策与措施。

关键词:水电工程档案;难点;对策;档案管理

大型水利工程是一个地区乃至国家发展的战略工程,是保障国家水安全、促进结构调整和民生改善、推动区域协调发展、增加有效投资需求、保持经济稳定增长的一项重要举措。“十三五”期间,我国将集中力量建设一批重大水利水电工程。目前,172项重大水利水电工程正分步建设,金沙江、澜沧江等流域也将陆续开发。工程档案管理对于整个工程的建设、施工等各个环节的进行与施工优化都有着重要的意义和作用。在工程建设过程中形成的各类文件资料记录了工程建设中出现的各种问题及工程建设流程,对于以后工程的维护与检修有着重要的参考作用,大型水利水电工程关系国计民生,尤其需要做好工程档案资料的收集整理。

一、大型水利水电工程档案收集整理难点

1.大型水利水电工程建设周期长,大多需要5~10年建设期,期间由于管理人员的更替等原因,很难使竣工档案达到完整、准确、系统的要求2.档案资料含盖专业广。大型水利水电工程除了水利水电主体工程,一般还含有永久(临时)生活营地房建、公路、桥梁、隧道、供水供电等辅助工程项目建设,是许多单项工程的综合,工程庞大。因此,整个工程建设中所形成的科技档案种类就不像一般工程那样单一,档案管理人员对各专业的了解有限,很难做到科学合理的分类组卷。3.档案数量大。大型水利水电项目归档资料会达上万盒,数量浩大,整理繁琐。4.档案载体形式多样。归档资料除了以普通纸张作为载体材料外,还有制成原图的绘图纸,数码照片、音/视频的磁性材料,还有获奖项目的奖杯、锦旗、岩芯实物档案等。

二大型水利水电工程档案收集整理对策

1.做好项目实施前的档案准备工作

1.1项目筹建或启动时,及时建立档案管理组织机构,明确档案管理分管领导,制定档案管理相关制度(至少应制定档案管理办法、项目划分档案编码规则、档案整理规则、档案借阅利用规则等)及工作流程,将档案工作纳入工程建设的全过程。1.2配备专兼职档案管理人员,专职人员负责对各科室及参建单位资料收集的指导工作,兼职人员主要负责各部门(科室)及对口施工单位资料的收集、审核工作。

2.做好归档计划并跟踪落实

根据工程进度和实际情况,可将施工周期较长(两年以上)的合同项目采取分阶段归档的办法。如导流隧洞、大坝浇筑等单位工程,在每项分部(分项)工程完工时,由档案人员参加验收并接收该部分施工过程记录档案,合同项目完工验收后,移交全部工程档案,确保该工程档案的齐全完整。对于周期短的合同项目,如小型房建、桥梁等工程,在档案管理人员了解工程进展情况下,及时掌握工程信息并指导相关单位做好施工过程资料整理,在合同工程完工验收后一次归档。

3.明确归档责任和归档范围,避免重复归档

施工过程中形成的文件资料涉及面广、内容繁杂,涉及部门和人员较多,稍有疏忽就可能遗漏。加上施工文件资料往往一式几份,参建各方均有留存,没有明确各方的归档责任和归档范围,很容易造成同一文件大量重复归档。为尽可能减少重复归档的情况,可采取各方“联合归档”的方式,即:以施工单位为归档责任主体,将建设单位和监理单位与其来往的文函按事件类型一并组卷归档(来文与复文为一件),建设、监理单位归档自身形成且不需要印送至施工单位的文件,如监理日志、监理规划大纲、旁站记录、试验抽检等文件由监理单位归档。为保证施工单位移交的档案完整、准确、系统,在移交档案时,建立施工单位(立卷人)对归档的每盒文件进行自查,监理单位逐盒复查,建设单位再次核查的三级审查制度,审查无误后,各方代表在每盒文件备考表中签字确认。

4.做好档案业务考核,增强管控手段

目前国内的很多施工企业对档案管理认识不够充分,在施工过程中,更加重视质量、安全、成本和进度等。为增强档案业务管控手段,在对参建单位进行的考核中,应加入文件整理归档情况考核,促使文件材料归档整理与工程建设同步有序进行,避免在项目竣工后临时抽调人员收集整理,造成前期大量文件收集不全,归档文件质量差(签字手续不到位、复印件多、漏项等)。另外,在尾款结算或履约保证金退还申请时,履行档案管理人员会签手续,实行“不归档不结算”的方式,督促资料整编单位尽快整理归档。

5.加大指导力度,定期检查培训

参与大型水利水电工程建设的单位众多,管理人员来自全国各地,其中很多员工是第一次接触工程档案,业务水平参差不齐,为加强工程建设各阶段档案工作的有序管理,可有计划的邀请档案专项验收的政府部门(所在省或国家档案局)的专家进行档案业务知识培训,详细介绍项目档案工作的法规、标准,学习档案基础知识和施工过程原始凭证文件的填写方法,增强相关人员做好档案工作的责任感,提高业务水平,为保证竣工档案的案卷质量打下良好的专业基础,

6.大胆创新,推动大型水利水电工程档案业务快速发展

在网络化、信息化的新时期,提高档案现代化管理水平,需要不断的创新和探索新的管理模式、管理手段。随着科技的发展,如今传统的档案手工管理模式,应逐步向现代化管理模式转变,利用互联网、数据库,在档案形成期,由档案收集责任人员及时在系统中著录档案文件信息,并与实体档案相对应,这种方式简化和规范了日常各种目录的录入并及时实现在线的文件统计查阅,提高工作效率。探索无纸化档案管理,在有条件的项目中,优化工程管理系统,使用手机和平板电脑APP管理方式,做到工序记录、质量评定等在施工现场用数字设备记录(自动生成记录时间),经认证的电子签名后,生成电子报表归档。该方式能避免施工单位先施工,后补资料的问题,保证了过程记录文件的原始性。这种方式大大缩减了纸质文件的归档保管数量,方便查询利用。

三、结语

相比一般的档案管理,重大水利水电工程项目的档案管理更加具有系统性和专业性,其档案贯穿于工程实施的全过程。因此,在工程建设管理过程中,需要提前规划,统一指导,梳理归档过程中遇到的难点,制定对策,进一步完善建设工程档案管理工作,为保障国家水安全,改善民生做出切实努力。

作者:陈龙 龚子桢 单位:中国三峡建设管理有限公司白鹤滩工程建设部

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