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新医改下的知识管理中医院档案管理创新

摘要】知识经济时代和新医改形势下的医院档案管理将成为知识管理,知识管理能够实现保管过程的细化,而且使得医院档案管理的业务流程实现了再造,通过流程更新的方式帮助医院实现档案知识存储、共享和档案创新。为了实现医院档案知识管理,必须将知识服务的理念融入组织文化中,以知识共享为目标广泛开展合作,建立以现代信息技术为支撑的管理模式。

关键词】医院档案;知识管理;知识共享

21世纪是一个知识经济时代,在知识的基础上重新分配和运用知识,从而有效地将知识转变为经济发展过程中的重要“资本”,进而使得知识成为生产要素中最重要的组成成分。尤其在知识信息时代,资源的占有量越来越重要,结合新医改背景,医院档案工作需要作出调整,进而更好地服务于医疗卫生事业的发展。档案记载着医院社会活动中大量有知识价值的事实、技术成果和科学理论等。档案的整理、编目、编研、开发利用等工作都属于知识劳动,因此,对医院档案信息资源的开发也是一种知识资源的开发。有人曾说:“知识经济时代的档案管理将成为知识管理,档案服务成为知识服务,档案机构的核心功能将是档案服务与开发能力。”与此同时,医院档案事业也将随着知识经济时代以及新医改的到来发生深刻的变革。首先,医院档案文献信息数量会出现激增,其次,医院档案载体的种类也趋于多样化,更多的会以电子文件(主要包括光盘、视盘等)形式出现。然而电子文件管理方式有效地改变了传统档案模式,如更加重视档案的特征、特性以及意义。在电子文件管理的帮助下,档案信息的产生、形成以及归档、传递等都提高了效率,同时对人们运用档案也提供了极大的帮助。因此,在知识经济时代及新医改形势下,要想使医院档案资源发挥作用,就需要对医院中的档案管理进行创新,加强对医院档案信息资源的科学管理,变硬性管理为一种软性管理,即知识管理。

一、知识经济时代的医院档案知识管理内涵

医院的档案管理和我国档案管理一样划分为三个阶段:实体管理阶段、信息管理阶段和知识管理阶段。知识管理是医院档案管理的高级阶段。知识管理是以知识为核心,对知识本身及与其相关的各种资源进行有效管理。知识管理的目的是形成知识共享,能够及时满足医院对有关知识的需求,同时能够协助医院形成知识优势和产生价值。医院档案管理本身就是对知识的一种管理活动和过程。因此,在当前医院档案管理发展新趋势背景下,只有充分利用医院档案知识管理,才能推动医院档案管理工作创新。

(一)医院档案知识管理使得医院档案保管过程实现了细化

随着办公自动化技术的不断普及和网络信息传递及存取技术的应用。医院档案管理实现了从保管单位到知识元的细化。知识元是知识管理的基本单位,它是表达技术诀窍、管理要素、基本原理及思想方法等的基本单元,它是经过专家研究、评价、提取、筛选以及测试通过后知识的“浓缩”。对电子文件以及数字化档案来说,采用以知识元为基础的知识组织方式更能满足用户需要。

(二)医院档案知识管理实现了知识共享

知识管理打破了知识的局限性,让人们在需要档案的时候便可以随时利用,并且没有地域限制,这更符合档案利用开放的初衷。从封闭到开放,再到主动提供服务,知识共享下的医院档案管理过程将更加有助于实现医院档案室等服务机构的价值,改变以前故步自封的守旧状态。传统的医院档案信息资源合作开发模式是一种以“资源”为导向的开发模式,它强调通过合作来促进资源的利用与共享。主要包括各种科室合作、医院档案馆与个人的合作、医院档案室与史志部门的合作等形式。知识管理视阈下的医院档案信息资源合作开发模式则以隐藏在医院档案资源中的知识成分为基础,通过知识的积累、组织、发现等流程,实现医院档案知识的最大开发,以满足知识服务的要求。它强调通过合作来促进开发方式、技术、产品以及宣传利用手段的创新。知识管理视阈下的医院档案信息资源合作的最终目的是满足深层次的开发要求,以提供主动满足客户需求的服务。

(三)医院档案实施知识管理是对医院档案业务流程的再造

对医院档案知识的管理流程进行优化,这不仅可以促进医院内部的知识得到有序的开发、传播,同时还可以便于医院最大化地应用档案知识,进而更好地推动医院进一步发展。围绕医院档案中相关知识所具有的四点要素,即医院档案知识采集、存储、共享和创新构建档案资产流程。1.档案知识资产的采集。这主要是从知识视角角度分析,该文档主要形成在于积累,特别强调知识收集以及建档,同时也需要对医院相关部分的知识作出评估、分析以及科学规划,进而能够在全面建设知识管理体系的过程中,有效保障知识能够被运用、储存和共享。2.档案知识资产的存储。在知识管理中,主要是按照知识管理特点而划分不同资产管理的具体策略,即医院档案资源中的有形资源,主要的内容包括:文献、资料、档案、公文以及图档等。因此,这就需要建立不同的数据库,进而可以更好地保障数据资源,同时也促进数据资源能够得到合理存储。3.档案知识资产的共享。这是知识管理中一项十分重要的任务,一般在个人或者是小团体中将知识有计划地转变为组织知识之后,从而能够将知识实现共享,进而也能够创造新知识,同时也有效地实现知识生产循环的目标。4.档案知识资产创新。档案知识创新主要指的是利用医院员工所采集、掌握以及吸收的知识而创新性地应用在具体工作中,这能够有效地解决实际工作中的具体问题,而知识创新则主要是从外部有效掌握知识,并能够结合医院内部的情况,如个人、群体和整体等渠道进行方法增进,强化医院之前所包含的知识,进而能够在各个不同的环节中有效实现资源的创新服务,使得知识共享能够早日实现。

二、分析知识管理运用在医院档案机构中的具体策略

将知识管理的方式运用在医院档案的管理工作中,主要的目的就是可以更好地提升档案机构中工作人员的效率,同时也能够更好地优化资源配置,因此,医院档案如何运用知识管理就是一个十分重要的问题,下文将作出具体分析:

(一)将知识服务理念和组织文化融合在一起

这主要是由于组织文化可以有效发挥其导向、激励、凝聚以及约束的作用,这就使得知识服务可以在组织文化中更好地融入其中,此时医院中的档案资源就可以在崇尚知识、创新服务以及倡导学习中更好地提升医院档案工作人员的积极性,通过加强学习更好地向档案利用者提供服务,进而实现知识共享的目标。

(二)将知识共享视为重要的目标开展合作

在医院档案室的工作人员需要不断加强和其他各个部门的交流以及沟通,这是有效培养大家合作能力以及团队协作意识的重要方式,同时在团队中分享知识以及管理经验。由于医院档案所服务的对象具有一定的固定性,即内部人员,其主要追求知识的共享,满足组织工作的需求、此外,通过广泛合作的方式而有效将档案信息中所包含的资源合理地提供给用户。

(三)将技术支持作为管理的重要方式

在现代技术发展的环境下,医院档案的实体管理有重要作用,同时实施虚拟管理就需要发挥信息技术的支撑作用,这是知识管理所必不可少的条件。如数字档案馆以及档案网络联合等方式,都是依靠相关技术才得以实现,有时可以将信息技术视为其重要的生存之本。例如在办公自动化的系统中,医院档案管理机构运用现代的技术能够更好地提升工作人员的工作效率,同时也可以实现资源节约的目的。因为在知识管理的系统中,海量数据能够在存储以及利用方面发挥重要作用,而技术支持则可以为知识共享提供帮助,档案机构中的知识需要进行不断创新。

三、结语

知识经济和新医改对医院档案事业的殷切期待,与我们医院档案管理落后的现状之间的反差是巨大的。应该看到,由于对自身资源开发不够,医院档案工作发展的相对滞后现象非常严重。因此,在新医改形式下医院档案管理工作必须进行创新,实现知识管理。当前,医院档案管理观念的更新、医院档案管理方法和手段的创新以及知识管理型人才的培养,是我们新形势下面临的紧迫任务。

参考文献

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作者:苏海英 单位:聊城市传染病医院    

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