农业科研档案管理工作的问题与建议

摘要：农业科研档案是在农业科学研究等活动中产生的科技文件材料的总称，包括图纸、照片、录像以及文字材料等。农业科研档案具有重大的利用价值，能够为农业科学研究及推广应用等活动提供重要依据，对科学技术的进步具有重要作用。所以，做好农业科研档案的管理工作对农业科技的发展尤为重要。

关键词：农业科研档案；管理；问题；建议

1农业科研档案管理的具体工作及范围

1.1具体工作

将收集到的科研过程的原始资料进行分类整理与统计，然后将整理好的档案交于有关部门，为科研生产活动提供详实的参考资料。同时监督各相关课题单位的材料归档等工作，并进行相关归档操作指导。按照规定日期将档案交由档案管理部门，对档案进行鉴定。及时进行档案归档工作，严格坚守保密制度，保证档案的绝对安全性[1]。

1.2归档范围

1.2.1科研准备。首先需要将课题立项的申请书以及上级审批的文件进行整理与保存，其次是搜集委托书、合同、计划任务书、协议书、试验研究方案、开题报告方案论证及计划执行情况，最后将开题报告、预决算材料和课题投资进行归档。1.2.2研究试验。将对试验有用的原始记录、分析报告和有关数据进行整理与总结，将与课题有关的书信、会议记录及科技指导进行分类与归纳，并搜集研究工作中各个阶段的报告及有关文件等。1.2.3总结鉴定。将鉴定会材料、著名论文、研究报告进行归纳，对技术鉴定证书、专家意见、验收人员名单、样品标本、技术报告、验收报告、研究工作总结进行整理与保存。1.2.4申报奖励。专利申请的有关材料包括批准文件、科研成果登记表审批材料、获奖证书及批准文件、科研成果申报材料、科研成果报告表等。1.2.5综合阶段。如有获国家、省级等奖项，获奖的奖状原件、奖励证书复印件，科研负成果（包括中途停止和失败）等文件材料，协议书、转让合同、新品种权证书、品种审定证书、专利证书原件，推广应用方案及实施情况、成果宣传指导材料、对外学术交流材料[2]，均应整理归档。

2农业科研档案管理现状及存在的问题

2.1基础设施不完善，档案管理人员知识储备陈旧

目前，很多农业科研院所及相关研究单位的档案管理方式落后，没有独立的档案室或单独的科研档案存放空间，不能很好的进行科研档案的相关整理工作，没有满足库房、办公室、阅览室“三间相隔”的要求，且档案室的温度、湿度及“八防”不能达到规定标准。档案管理人员由于缺少定期的知识培训，技能储备与知识量匮乏，随着现代科技的迅速发展，管理人员所掌握的技能跟不上社会发展的要求，加之工作环境相对封闭，管理水平也逐渐变得落后[3]。

2.2对档案管理工作的重视程度不够

部分档案管理人员对农业科研档案编制管理工作的重视度不够，没有认识到档案管理工作的重要性，对档案材料进行收集与归档时不能很好的对科研档案进行系统的归纳整理。个别科研工作人员没有足够的责任心，认为科研试验原始记录没有用处，便将其随意丢弃而没有交给档案管理人员，阻碍了档案管理人员的整理工作。部分工作人员轻视档案的归档保存，对于积累的科研文件没有进行及时的归类保存，导致档案缺失，对其完整性造成了破坏，对已有相似研究成果的科研档案无法有效的借鉴与应用，使得科研工作重复进行，浪费了人力和资源，降低了研究效率。

2.3科研档案的信息化程度低

当前的农业科研档案主要以纸本的形式存在，案卷的数量巨大，且形成的时间周期长，检索档案的辅助工具只有一台计算机，设备十分落后，给农业科研资料的查阅带来了极大的不便。大部分的科研机构以案卷为主，档案管理只是停留在立卷上，并没有建立电子目录，信息化程度低，增加了检索资料的难度，同时无法达到档案开发服务的预期效果，使方便快捷的网络查询检索的实现成为了泡影。

3加强农业科研档案管理的建议

3.1健全科研档案管理制度

相关部门应履行好自己的职责，建立健全农业科研档案的管理制度，加强档案管理力度，完善管理机制，使农业科研管理工作向着更加规范、更加科学的方向发展。档案管理人员应该严格遵守管理制度，认真负责的对科研成果进行整理、分类与保存。在整个工作过程中，要注意科研档案形成的连续性，提高对科研档案管理工作的重视程度，对相关档案管理人员进行培训，提高技能，建立激励制度，充分发挥工作人员的积极性。

3.2增强科学研究资料的归档意识

在进行农业科研档案的管理工作时，首先要确保资料的完整性，如若资料产生缺失就会对资料的质量及其价值的发挥造成影响。相关部门要增强科研人员对在研究中所产生的各种资料进行及时归纳整理的归档意识，使其充分认识到归档工作的重要性。科研人员要将科研后产生的资料及时进行整理和分类，并进行归档保存[4]。

3.3档案信息化建设

随着信息技术的不断发展，各类现代化信息技术开始被运用到各个领域中，农业科研档案的管理工作也应顺应时代潮流，掌握相关的技术知识，进行信息数据库的建立，实现对信息的采集、检索等功能，进一步提升档案材料查询的便捷性，实现农业科研档案管理的数字化、网络化。

4小结

综上所述，农业科研档案管理工作对农业科研活动的发展有着非常重要的作用，因此不断加强科研档案管理工作是农业科研单位档案管理的重中之重。

参考文献

[1]裴翠娟,王双跃,王兴发.对省级农业科研院所科技档案管理工作的思考———以河北省农林科学院粮油作物研究所为例[J].农业科技管理,2013,(3).

[2]韦凤珍.开发农业科技档案资源为农业经济发展服务[J].农业科技管理,2005,(3).

[3]李霞.新形势下如何搞好农业科技档案管理工作[A].山东省档案学会.齐鲁档案论坛———山东省档案学会2009年学术年会会刊[C].山东省档案学会,2009.

[4]戚凤秋.新时期农业科技档案管理现代化之我见[A].中国管理科学研究院、中国未来研究会.

作者:吴晓燕 单位:中国农业科学院生物技术研究所