地方病防治工作中档案管理研究

摘要：青海省地方病防治工作在国家大力支持下得到了迅速的发展，保存和管理大量的档案信息资料及技术资料，以及各病种的资料档案分类管理和利用成为一项重要的任务，尤其是档案目标管理活动的开展，档案的开发和应用工作也逐步迈上了一个新台阶。本文就青海省地方病防治工作中档案管理的现状进行分析并提出合理的对策，为今后档案管理提供有序、科学、规范的思路。

关键词：地方病；防治工作；档案管理

青海省存在着碘缺乏病、大骨节病、饮茶型氟中毒和饮水型氟（砷）中毒五种类型地方病，各病种的流行特征、流行范围、受威胁人口及每一年度的工作任务也会发生变化。自20世纪80年代至今，青海省开展了许多地方病防治和科研工作，尤其是“十一五”和“十二五”期间，地方病的防治工作保存了大量的信息档案资料和技术档案资料。因此，必须要加强档案的管理和应用，这也是地方病防治工作中一项比较重要的任务。青海省地方病防治部门对各病种档案资料加强了有序、科学、规范的管理，根据不同年代不同内容建立起各种系列档案，以便在后续工作中查阅、借鉴和总结。

1地方病防治工作档案管理的重要性

地方病防治业务工作连续性很强，在每年进行地方病的流行调查、预测分析、防治策略制定以及开展跟踪监测等过程中，必须与历年的调查数据相对比，尤其是在科学研究工作中，更需要较长年度的相关数据作为依据［1］。如果档案部门把历年分散的调查资料集中起来整理归档，然后进行有针对性的统计和分析，就能使档案利用变得系统和直观，从而获得有价值的结论，对下一步的防治工作指导意义重大，同时极大地节省了业务人员的时间。这就需要档案人员除对上述档案信息进行初次加工外，还要进一步在管理工作中，对档案信息进行深层次加工，使之从无序变有序，高度浓缩信息。在此过程中科学系统地提供高浓缩的二三次加工档案信息是重点［2］。根据实践结果以及各专业的需要，选择并开展有针对性的统计分析显得特别重要。

2青海省地方病防治工作档案管理的现状

青海省地方病防治部门是全省的卫生行政和技术部门，其主要职能是履行政府的防病工作，主要承担着全省地方病监测、预防、控制、实验室检测、健康教育、防治评价及突发公共卫生事件应急处置等任务。多年来，在日常工作中的地方病防治积累了大量的资料，组成了各种门类和载体的档案资料。包括文书、业务、科研、基建、仪器设备、个人业务技术、图片、光盘和实物等十几个类别的档案。而上述不同类别的档案，都必须根据实际情况采用不同的方法进行整理。通过日常工作积累的经验，为了使这些档案得到充分的保护和利用，基本采用了以“件”、“卷”和按“卷”整理，按“件”装订为单位的三种方法进行归档整理。

2．1“件”是形成档案的基础所在

在归档文件中大多采用按“件”整理的方法，但不是对所有的文件材料都适用，按“件”整理的方法是有一定的限定条件。其定义是“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料”。根据定义，该方法只适用对纸质文书档案的整理。通常为了易于整理，通常把许多属于同一事由的若干文件作为一“件”来处理，比如可以把一个会议的通知、日程安排、名单代表、领导讲话、会议纪要、交流材料等有关文件作为一“件”进行整理，虽然这种方法对整理工作进行了简化，但扩大化了对“件”的界定，这也给将来的检索利用造成困难。一般，应当把每一个有关材料各为一“件”编排在一起，同时还要依据具体内容对“件”的界定灵活掌握，进行简化整理、方便检索。目前，青海省地方病防治工作对文书档案采取按“件”为单位进行整理。如可以把正本和附件作为一“件”，按顺序将正本放在前面，附件放在后面。也可以将原件和复制件作为一“件”，按顺序将原件放在前面，复制件放在后面；还可以将来文和复文编为一“件”，按顺序将复制件放在前面，来文放在后面；还可以将转发文和被转发文作为一“件”，按顺序将转发文放在前面，被转发文放在后面；花名册、统计报表、图片、声像等一本（或一册）编为一“件”等。

2．2“卷”是实现档案的共性使然

按“卷”为单位整理的档案，其“卷”内构成的主要保管单位由文件目录、原始文件及备考表等组成，卷内原始文件一般情况是按照时间顺序排列，同时结合重要程度综合考虑。通常的案卷是由若干相互联系的文件组成基本的保管单位，其特点是揭示了案卷内文件的某一共性。按“卷”为单位进行整理，其难点就是特别注意如何将不同年限和不同类别的文件资料分别进行组卷整理保管。青海省地方病防治工作中的业务档案主要运用按“卷”为单位的方式进行整理，在业务档案中，例如青海省碘缺乏病、氟中毒、砷中毒、大骨节病防治项目资料一般会运用以“卷”为单位进行整理；此外还可以对光盘、图片、实物档案等也采用按“卷”的方法进行整理。因为通常这些类别的文件之间的联系都较为紧密，每一卷都密不可分；还有地方病各病种项目资料，每一年度工作任务按卷来整理，所有地方病资料均为一个病种一卷，如果有些病种文件资料比较多的话，还可以进行多卷的编排。

2．3按“卷”整理，按“件”装订是档案的基本要求

个人业务技术档案和科技档案，虽然也有较为紧密的联系，但彼此之间又相互独立，而这些档案后续有时还会产生许多补充资料，因此青海省地方病防治部门通常采用“按卷整理，按件装订”的方法进行整理。比如对单位的个人业务技术档案采用“按卷整理，按件装订”的整理方法后，每年度可以不断补充个人的信息资料。再比如科研项目、仪器设备、基建等档案可以运用“按卷整理，按件装订”的方法整理，因为在科研项目执行过程中，有可能会产生具有推广应用价值的材料；仪器设备会在科研工作中产生仪器鉴定、使用记录、校准、维修等补充资料；基建会有装修、改造、维修等档案产生。综合各方面因素考虑，采用“按卷整理，按件装订”的方法整理以后，在使用者随时需要利用其中某份文件的时候更加一目了然，同时也更有利于档案的保密和安全。

3青海省地方病防治部门档案工作中存在的问题

3．1档案的管理意识不强

长期以来，青海省地方病防治部门对档案工作尽管安排了专职或兼职人员管理，但从发展的角度看，仍然存在许多问题，主要表现为重视力度不够、监督力度不强、思想意识薄弱等缺陷，对地方病防控工作中档案工作的重要性和必要性缺乏足够认识［3］，使档案工作得不到充分的保障。尽管青海省地方病防治部门每年都会把档案工作列入年度工作计划，但在管理工作中仍然存在不足，比如只制定了工作计划，而在年度的目标管理考核中却没有列进去。在各级卫生计生委每年对各级地方病防治部门行政综合考评、绩效考核管理中，因缺少该项指标，造成无法进行评分，从而导致各级行政部门忽略了档案管理的考核，而只偏重业务工作指标的考核。

3．2档案管理人员素质欠缺

专业型档案管理人才引进机制不足是多数地方病防治部门的普遍现象，各部门均缺少对口的卫生专业技术档案管理人才，许多部门档案管理人员都是兼职，特别是青海省省内州、县级的疾病预防控制中心人员缺乏，导致对档案管理的研究和利用水平高低不齐，尤其是对一些较强专业性的科研资料档案深入认识不够，造成档案资料在整理和使用过程中不能有效发挥其实际价值，另外档案管理人员对于不断更新的计算机技术或学习程度不熟练，无法掌握电子档案管理的知识，造成档案资料堆积未处理、收集不到位等问题。

3．3现代化管理手段完善不够

目前青海省地方病防治工作中仍以纸质档案利用为主，现代化模式的信息化管理手段不多［4］。纸质档案管理利用的缺点主要表现为在长时间重复利用的过程中可能会发生资料受损，从而造成档案数据信息的丢失、不全等现象，在后续工作中无法保证档案信息资料的原始性和可持续利用性。

4青海省地方病防治工作档案管理的对策

4．1增强档案的管理意识

档案管理工作对地方病预防控制具有重要意义，需要各级单位的相关领导以及工作人员增强对这一工作领域的认识。首先由相关领导人员对这一领域引起足够的重视，通过制定完善档案管理制度，严肃惩戒玩忽职守的员工，帮助职工树立有关档案管理重要性的意识。档案管理人员自身同时要引起足够重视，对每一个档案管理工作环节都要认真仔细，在档案管理中能确保正常开展工作，从而高质量的完成档案管理工作。

4．2不断提高档案管理人员素质

档案管理人员在档案管理工作中要具备较高的职业技能和职业素养。因为档案的编研工作是档案管理工作的主要内容，档案编研可以对档案资料进行有效保护，还能促进档案信息资源的开发与利用。地方病防治部门的档案管理人员，首先要具备熟悉各病种的预防和控制知识的能力，然后通过反复不断的培训，学习掌握丰富的档案管理和档案编研知识，逐步提高档案管理的业务水平。通过长期的学习和应用，对档案有效的进行保护和使用。

4．3补充和完善现代化模式的管理手段

档案信息资料在今后的发展要求是必须实现现代化信息化建设，这对于青海省地方病防治工作档案管理既是机遇又是挑战。在当今高速发展的社会，不仅要认真对待传统的档案管理方式，而且对现代化的档案信息管理模式更要大力投入。为了能够对原始档案科学合理的保护，有效降低纸质档案在重复使用过程中所产生的各种损坏、丢失，延长纸质档案的使用和保管寿命，这就要求对于以往的纸质档案资料信息重新整理后，进行数字化扫描做成电子文档，然后通过计算机模式实现档案资料的现代化管理，这对于使用者后期的查询既方便又快捷。因此必须将二者管理模式有效的结合起来，及早实施与现代化档案管理模式配置相匹配的软、硬件建设。比如可以增添档案密集架、给电脑配置扫描打印一体机、存储盘、除湿仪等设备，通过不断完善的现代化档案管理手段，逐步达到节省人力、物力资源的目的，从而实现高效化的档案管理。

5结语

档案管理工作在青海省地方病防治工作中的意义重大，完整有效的档案信息资料能充分发挥其参考价值，决策者通过参考借鉴档案信息资料做出正确的判断，从而制定出符合青海省实际情况的地方病防治计划或规划，以这些计划或规划为导向组织实施防治工作，为全省群众提供更好的卫生服务。

参考文献：

［1］李岚，田慧清．地方病防治工作中档案的开发与利用［J］．医学动物防制，2009，25（2）：155－157．

［2］吴琦，王娇，杨巍．地方病防治研究领域档案管理的特点［J］．中国地方病防治杂志，2009，24（5）：388－390．

［3］张美佳．天津市疾病预防控制机构档案工作现状及对策［J］．职业与健康，2015，31（11）：1571－1573．

［4］崔登峰，王平林，王芸，等．庆阳市地方病项目档案管理中存在的问题及对策［J］．国外医学（医学地理分册），2015，36（4）：309

作者:万惠 张强 熊浩明 单位:青海省地方病预防控制所