浅谈仪器设备档案管理

一、仪器档案管理工作中存在的问题

上文已经指出仪器档案管理的现实意义，在高等院校的实际教学当中，对仪器的档案管理工作是至关重要的。它是高等院校实验基地现实情况的真实反映，是衡量高等院校教学质量、先进水平的重要依据。下面，笔者简要介绍仪器档案管理工作中存在的问题。

1.档案意识淡薄

仪器设备档案反应了仪器设备的历史情况、现实状态以及未来水平。通常情况下，仪器设备从购买到验收、调试到正常使用，维修、保养、改造到最后的报废都应该在仪器档案资料上详细的记录下来。记载工作应当通过文字、声音、图片等形式进行保存。目前，许多档案管理部门并没有足够的专职人员。人事档案工作由人事部门配备的兼职人员来进行管理，这种管理模式使得组织人事部门的其他工作不能顺利开展。除此之外，由于管理模式的不合理性，使得人事管理部门人员的业务能力、工作素养、管理水平的培训工作不到位，使得人事档案管理部门的改革与发展工作不能顺利开展。但在实际工作中，由于档案管理人员的意识不足，对仪器的保修单、使用说明、图纸等的保存不到位，经常出现破损、丢失的状况。再者，在仪器设备购入到报废期间的维修、使用情况无法做到严格认真的记录，使得资料记录不完整，使得一些有价值的资料无法完整的保存下来。

2.档案管理的方法落后

目前，在仪器设备档案管理工作中，计算机并没有得到充分的发挥与利用。仅仅用在档案材料目录的录入工作，并没有开发仪器设备档案管理信息化。

二、仪器设备现代化管理的实现方法

针对上文所提到的仪器设备档案管理在实际工作中所存在的问题，笔者结合多年的档案管理工作经验，提出以下几点建议。要实现仪器设备档案的现代化管理，首先应该建立一个仪器设备档案文库。为了实现现代化管理，我们要求使用计算机来进行档案资料的录入与储存。其次，就是使用计算机和网络这种现代化的工具，来实现仪器设备档案的科学化管理，并且实现信息共享。

（1）为了能够迅速、完整以及准确的使用仪器设备的档案，我们首先应该实现仪器设备档案建档工作的现代化管理工作。只有从基础工作进行落实，才能有效的实现仪器设备档案管理的现代化进程。自然，为了更好地服务大家，为我们提供更多、更丰富的资源，我们就应当加强对仪器设备档案资料的收集，越多的信息资源越好。为了防止仪器设备档案管理人员的变化对档案管理工作造成的不便，我们应该实现仪器档案管理的连续性。这就要求档案资料是连续的，不是随着管理人员发生变化的。这就要求工作人员认真做好仪器档案的建档工作，认真做好所有仪器设备的动态和静态记录，这就要求所有的管理人员都做好记录工作。认真做好档案的记录工作是每一个档案管理人员应尽的义务，也是为今后仪器档案的管理工作打好基础。在记录过程中，要本着真实、严格、准确的态度来进行记录工作，并且填写上报、整理分析、归档保存工作也应当及时完成。为了能够及时的了解、统计、记录仪器设备档案管理工作中遇到的问题以及经验的交流，设备使用单位的管理人员和资产管理部门的档案管理人员应该加强彼此之间的交流与联系。为了实现仪器档案管理工作的现代化，并且为了能够为设备档案信息网络提供真实的基础数据，档案管理人员应当及时的对档案信息进行整理归档，逐步完善仪器档案管理工作，用电子文件来进行档案的储存。为了实现仪器档案管理的现代化进程，我们使用计算机来进行工作，这就导致大量的电子文件的产生。由于一起档案管理不仅具有一般档案管理的共性，还具备了仪器档案管理的高技术性和特殊性。这就要求在电子文件的形成、收集、整理、保管之前就应做好规范管理，设备电子文件的归档应由设备档案管理部门集中统一管理。

（2）为了适应高等院校大量的仪器设备、繁多的待处理资料、以及庞大的数据量，管理人员在仪器设备原始资料的管理基础上，运用了计算机来进行仪器档案管理工作。第一步，应该将高等院校的所有仪器设备的型号、规格、厂名、价格等基础信息录入到计算机中的仪器管理系统当中，即我们常说的SBGL系统。在SBGL系统中，我们可以进行档案资料的输入、查询、修改以及统计等工作。完成了上述所说的工作以外，我们将每年的订货情况使用数码相机和扫描仪对仪器设备的相关资料进行收集，并且输入到计算机仪器档案管理系统当中，这样我们就可以查询到一些仪器的图片信息。随着高等院校校园网络的建立，学校各部门都可以在网络上轻松地查阅到需要的仪器资料，满足自身的需求。为了提高大型精密仪器的经济效益和社会价值，我们还可以在网上进行宣传活动，实现对外开放使用。

三、结语

笔者首先介绍了仪器档案管理的现实意义，它关系着仪器设备能否正确地使用、出现故障以后能否及时正确的维修、保养工作是否到位等等一系列的问题。并简单指出了在目前工作过程中，仪器档案管理所遇到的问题。并根据这些问题提出了几条建设性的意见，希望对同行会有帮助。

作者：奇明 单位：呼伦贝尔市公路勘测规划设计有限公司