管道工程物资采购信息化平台建设

近年来，管道工程物资采购单位为了适应快速发展的物资采购技术，研发出了许多物流管理软件，如ERP软件系统、投招标管理软件系统、仓储管理系统等，这些软件系统在管道工程物资管理中发挥了重要作用，提高了管道工程物资采购单位在物流管理信息技术方面的现代化水平，减少了资源的投入，提高了工作效率。但是，由于这些系统是由不同的部门、单位开发的，属于单项业务的应用，无法实现资源共享，因此，在管道工程参建单位中形成了大量的“信息孤岛”，且各系统存在数据重复录入、分割处理、资源共享困难等问题，致使信息化平台没有充分发挥其应有的作用。这就需要研究开发一个可以实现资源共享的物资采购信息化平台，进而简化采购流程，缩短企业管理链条和采购时间，使之符合采购管理现代化的要求。

一、采购信息化平台应包含的内容

管道工程物资采购信息化平台是指为管道工程物资采购信息化的建设、应用和发展而营造的环境。它包括物资采购信息的开发利用、建设信息网络、推进信息技术应用、发展信息技术和产业、培育信息化人才、制定和完善信息化政策体系等。在信息化环境下，要不断提升管道工程建设单位的竞争力和实施有效的物资采购管理模式，实现管道工程物资管理在组织和业务流程、质量和成本控制、采购模式、供应商管理等方面的跨越式发展。管道工程物资采购信息化平台应以管道工程物资管理为主线，为管道工程物资的采购、仓储、清关物流和贸易业务提供信息化支撑，实现管道工程物资采购业务的精细化管理。包括招标管理系统、价格数据库、职能管理系统和供应商管理系统等，有助于提高企业的核心竞争力。企业应与上级机关的相关系统对接，实现单点登录与统一待办提醒。

二、采购信息化平台各子模块应具备的功能

1.项目管理子系统

项目管理子系统主要为企业采购管理人员提供企业物资采购、销售服务和贸易项目的物资管理功能，主要包括采购基本信息管理、物资计划管理、物资采购进度管理、物资质量管理、物资管理人员管理和投标管理。

2.合同管理子系统

合同管理子系统主要提供采购合同、销售合同等合同的编制、审批、归档功能，主要包括合同立项、合同签订、合同履行、合同后评价、合同归档等功能。

3.采购执行子系统

支持各业务部门采购业务流程的执行工作，实现采购基础数据的统一管理，完成采购委托、采购方案，采购选商、采购执行、物资到货与验收、财务结算业务环节的主要流程管理。

4.清关物流子系统

清关物流子系统将以运输为主线，覆盖运输、结算和退税全过程。主要包括运输委托、运输方案、运输定商、运输定价、物流合同签订、发货通知、进出口批次、结算、退税、贸易物流（自揽业务）、国内国外清关数据管控一体化等管理。

5.物资仓储子系统

物资仓储子系统主要提供物资仓储管理。主要实现包括物资到货检验交接、验收、保管、发放、装运、台账和资料的全过程管理。

6.招标管理系统

实现招标工作全链条网上操作、在线管理，从招标委托、招标项目管理、招标文件、发标、资格审查、专家抽取与管理、投标、投标文件编制、开标、评标、定标、投标保证金收退及招标项目评价与归档，形成完整信息链条。

7.价格数据库

价格数据库主要对价格资源进行分类、分时间对比分析，按不同权限、不同层级进行供应商和供货价格的资源共享，为业务人员确定采购价格时提供支持服务，主要提供外部相关数据查询、供应商实时报价查选和历史采购价格查询服务。

8.供应商管理系统

基于企业需求，设计供应商管理体系应形成供应商管理从准入、考核、分级到退出的闭环管理；建设供应商管理系统，为企业的供应商管理提供信息化支撑。

9.职能管理系统

职能管理系统功能包括但不限于会议室管理平台实现会议室预定申请，会议室预定审批，会议室状态查询，会议邮件通知，会议室资源管理，会议信息引导，会议信息显示，会议信息模板编辑等功能；公务车辆管理平台利用GIS地理信息技术、GPS全球卫星定位技术、3G无线专输技术和物联网等前沿技术，结合企业用车特点，实现对企业单位所有车辆的科学化、规范化、可视化和透明化管理，使管理更加智能化。

10.采办协同门户

采办协同门户集成所建系统登录及用户交互功能，可实现系统与业务使用人员的友好交互。

三、采购信息化平台环境与技术要求

1.采购信息化平台环境

（1）企业上级机关的物资管理或与其相关的信息化管理系统。采购信息化平台应与企业上级机关的物资管理或与其相关的信息化管理系统相容，实现无缝对接。其中，关键的是供应链管理、财务管理和人力资源管理等模块。（2）企业上级机关的物资采购平台。企业上级机关应建立物资采购平台，旨在实现物资采购统一管理。物资采购平台与企业上级机关的物资采购平台实现数据集成。采购订单在企业上级机关的物资采购平台系统录入后，同步到物资采购平台，在采购方案审批通过并录入寻源结果后，将采购结果传回上级机关的物资采购平台系统中自动生成采购订单。（3）合同管理系统。合同管理系统应包含有合同立项、合同选商、合同相对人管理（包括市场准入管理、客户授信管理）、合同申报、合同审查审批、合同签订、合同履行、合同归档、签约授权管理、查询统计及报表等业务模块。（4）电子招标平台。电子招标平台主要包括基础管理方面的项目管理、招标方案、招标计划、专家管理、招标人管理和投标人管理等功能模块，在招标过程方面包括招标邀请、发标、投标、开标、评标、定标、费用管理、异议质疑及存档归档。（5）MDM系统。MDM系统针对银行账户、组织、人员、物料、供应商和客户等编码统一管理，使用GB/T5497物资分类编码加流水码的编码组合。（6）FMIS系统。FMIS系统有非集成业务账务管理和报表管理等功能，系统主要用于资金计划和资金收付等功能。（7）电子商务平台。电子商务平台应涵盖电子采购管理、智能仓储管理、供应商管理、物资管理和统计查询等主要功能，以及项目规划中物资仓储子系统能够在该平台上进行功能扩展应用。（8）清关运输管理系统。清关运输管理系统以运输为主线，覆盖运输、结算、退税全过程。主要包括国内配送业务、出口业务、进口业务、合同结算业务、退税业务、部门日常管理等业务环节。（9）清关物流子系统。清关物流子系统主要为实现物流全过程管理，实现从接受运输委托开始编制运输方案、定商定价直至签订物流合同的管理。从接收采购中心的任务单到确认单以及进出口通关、财务结算、出口退税的业务环节的全过程管理，通过使用系统网上文件审批和流传，实现了部分工作无纸化办公、文件系统化管理。该系统正在进行建设，未来将与本次招标系统共同投入应用。（10）知识管理系统。知识管理系统应搭建3个中心，即知识资源中心、学习考试中心和项目流程中心。（11）综合管理平台（报表系统）现状分析。综合管理平台主要包括管理与统计功能，目的是为了实现企业对细分业务的分析与统计，包括采办、招标、物流、项目、合同、财务、供应商以及电子商务系统，是作为整体管理必不可少的软件应用，也可横向展现公司效率、业务的绩效。（12）协同办公平台（OA系统）。协同办公平台由两个部分组成，文件流转和进度跟踪控制。文件流转分为对外发文，外部来文和内部流转3个部分；进度跟踪控制是根据项目计划和文件流转的时间填写项目进度统计表。（13）数据仓库。数据仓库项目是为了打造全生命周期信息管理系统的基础平台，解决系统间的数据传递和业务衔接，建立一个底层数据仓库系统来集成各个单位、项目上的应用系统，集成并共享各系统当中的数据，为操作层提供处理业务的依据。（14）工程项目管理平台。工程项目管理平台包括采办进度信息，采办合同信息，采办价格信息和采办供应商信息，中转站信息，物资出入库管理信息和库存信息等；实现各子系统与工程项目管理平台通过数据仓库实现数据的双向传输。（15）设计协同平台。协同设计由流程、协作和管理三类模块构成。设计、校审和管理等不同角色人员利用该平台中的相关功能实现各自工作。

2.技术要求

（1）总体要求。①实现设计、采办和施工的业务连通。②搭建用于服务全局的采购平台基础。③系统支持中石油内网与外部互联网同时访问。④实现新建系统与外部系统的接口对接或模板导入数据，不再通过人工重复录入系统数据。⑤实现新建系统功能移动化，实现业务数据通过移动设备随时可查。⑥实现系统流程灵活可配、系统功能模块化组合，报表单据自定义生成。⑦系统建设遵循模块化、松耦合的原则。未来只需通过系统配置，即可快速实现不同业主对业务场景中支持系统功能的要求。⑧建设统一数据库，实现系统的基本数据分析功能，对公司业务决策提供数据支持。⑨实现已建成系统文件、资料电子化归档、移交，系统自动匹配归档，通过配置移交模板，快速响应不同业主的要求。⑩系统覆盖的招标、采购业务，实现全链条网上操作、在线管理、数据后台自动流转、业务全过程记录网上可追溯，形成完整信息链条；规范业务操作、明确责任归属和降低沟通协作成本。（2）非功能要求。①基于J2EE技术规范，支持Oracle数据库，符合webservice数据交互标准要求，采用B/S架构，支持主流操作系统，支持跨平台部署，支持主流浏览器（IE9.0以上、火狐10.0以上、Chrome10以上）、CSS3及HTM5。②系统架构合理，采用层次化、模块化、组件化和服务化的设计，具有良好的二次开发能力，可方便进行业务功能扩展。③具备完善的报表自定义、流程自定义、通用文档模板管理、图形化进度查询、报表生成、微信功能对接、电子签名及手写笔迹录入功能。④底层数据逻辑统一，上层展现视图分为PC展示和移动终端展示两种模式。⑤具有良好集成接口，对于已建和在建系统提供数据集成，对于待建系统提供开放、标准的数据接口。⑥系统具有用户分级管理，分级门户功能。⑦具备关键节点预警功能。⑧系统支持中英文语言双语界面，支持国际业务应用。⑨能够根据不同层次的需要提供可灵活定制的个性化用户界面。⑩系统界面友好、直观、易用。

四、结语

管道工程物资采购是管道工程建设单位经营管理的一项主要内容，采购信息化平台是提高管理水平的关键措施。以网络化、系统化为特点的管道工程物资采购信息化平台，提供了一个全新的物资管理模式，有利于解除传统物资管理过程中信息不对称的问题，提高管理水平，加快了管道工程建设单位内部管理部门之间、项目之间、项目与公司管理部门之间、与外部市场之间的沟通速度，有利于打破各层次管理部门因信息不对称引起的管理障碍。

作者：王嗣颖 单位：中国石油管道局工程有限公司东南亚项目管理部