谈大数据时代电子档案管理创新

目前，企业内部电子档案管理已进入网络信息化时代，其管理内容也涉及物理虚拟化的诸多方面。我们通过大数据技术开展各种电子文件的管理工作，不仅节约了大量的人力、物力成本，而且使我们的生活方式和生产方式都发生了很大的变化[1]。首先，大数据时代的电子文件管理早已从纸面形式中分离出来，用电子形式的数据库归档，可以更方便地形成数字信息网络，使其具有更大的开放性和共享性。其次，目前电子档案管理系统具有强大的系统功能。它不仅可以处理多个数据的集成，而且可以积极有效地实施一些决策思想，提高企业内部的工作效率。通过与相应的电子档案管理系统相结合，可以有效地降低企业的档案管理工作强度。

一、电子档案管理中存在主要问题分析

1.电子档案管理系统和标准的不统一性。当前，随着大数据技术的发展，各部门电子档案管理已经发展成为一种趋势。但是在电子档案管理过程中存在电子档案管理建设标准不统一的问题，使得电子档案系统和资源难以兼容和共享。表现在企业和事业单位之间，电子政务系统和办公系统不统一，两个系统之间的电子资源难以衔接，使得电子档案在管理过程中总体规划非常不利，影响了电子档案的共享和快速发展，可能会对档案管理工作造成制约。另外，在建设和共享过程中，由于存在的兼容性不佳问题可能造成投资资金被浪费，也容易导致系统安全风险的出现。

2.电子档案安全管理的问题。大数据技术背景下，传统的电子档案由纸质管理模式转化为电子档案管理模式，使得电子档案的储存量大大增加，但是这种电子档案也存在安全风险管理的问题，表现为在开放的互联网环境中，数据资源容易受到网络病毒和黑客的攻击。尽管当下一些企业开始使用杀毒软件，对网络安全起到一定的保护作用，但是这种维护系统需要及时更新和升级，需要花费大量的资金。另外一部分企业管理者不重视技术安全更新和换代，使得企业电子档案资源面临较大的风险隐患。

3.电子档案管理人员素质不高。与传统的电子档案管理技术相比，电子档案管理要求每个员工都能够独立处理与档案相关的信息技术和网络技术。就目前的情况来看，一些企业还没有专门的电子档案管理人员，还有一些电子档案的管理人员是由其他部门临时抽调或者是兼职人员。这些相关工作人员大多缺乏专业的电子档案管理知识，在电子档案的管理过程中容易产生疏漏；另外，一些单位的电子档案管理人员中有一些年龄较大的快退休人员，计算机管理水平偏低，对新事物的接受能力较弱，影响了电子档案管理工作效率的提升，阻碍当前电子化管理工作开展。为了使大数据背景下的电子档案管理工作有更好的发展前景，提高档案管理人员的素质是十分必要的。

二、利用大数据技术进行电子档案管理创新的对策

1.建立健全企业电子档案管理制度。电子档案管理制度是电子档案运行的基本保障，加强电子档案管理首先要健全电子档案管理制度。关于电子档案管理，我国制定了各项企业电子档案管理体制，但是在实际运行过程中并没有得到良好的应用，企业领导层必须提升制度建设意识，完善电子档案管理制度。其次，要加强人事管理制度的建立，防止内部不和谐。最后，完善电子档案安全管理相关法律法规。电子文件的特殊性使其在管理过程中容易因各种原因而丢失或更改信息[2]。虽然我们可以开发设计各种电子档案管理安全系统，如一些专门的杀毒软件和防火墙等，但是这种只起预防作用的电子档案安全管理办法不能从根本上解决电子档案管理的安全隐患，必须从顶层构建电子档案安全管理的相关法律法规，为安全管理提供法律保障；同时要结合企业自身的实际运行情况，完善内部管理制度，确保电子档案信息的真实性和原创性。

2.加强电子档案管理复合型人才建设。当前各类企业缺乏电子档案管理的复合型人才，因此建立复合型高素质的电子档案管理人力资源是推动大数据时代电子档案发展的重要措施。一方面，企业要加强对电子档案管理知识的再学习和再教育，提升档案管理人员的基本素养，结合企业档案人员岗位情况对相关人员进行软件使用和管理软件的开发培训及学习。同时要加强对相关电子档案管理人员的学习激励，提升专业化培育的积极性，激励电子档案资源的共享和发展服务意识，高度重视工作中发现的各种问题，及时寻找解决办法，进一步提高档案人员的业务能力，使之能够应对复杂多变的业务形势。

3.加强技术操作的监督管理。管理者在管理电子档案时，需要注意整个管理过程[3]。其他管理人员也需要对同事的管理行为进行监督，及时提出并纠正管理人员在技术操作中存在的问题；同时，管理人员在技术操作中要注意电子文件的异常情况，对产生的安全问题及时进行监督，并尽快解决。另外，管理人员在电子档案管理中，一定要注意档案内容，以便于管理人员跟踪查找档案内容。比如，管理人员在归档时需要仔细核对每个员工的档案号，确保每个员工的档案中都能有单独的信息。另外，电子档案归档时必须统一格式，防止与系统不兼容。

4.加强档案安全管理。首先，要加强电子档案管理软件的选择和应用，优先选择那些稳定性较强、安全性较强的档案管理软件；采用专家评估的形式，对电子档案管理软件安全性进行评估，找出管理过程中可能存在的各种隐患；同时，在软件使用过程中加强技术侦测，相关技术人员定期对电子档案系统安全性问题进行检测和保护，以防止犯罪分子侵入电子档案系统；另外，作为电子档案利用的用户，要及时反映电子档案管理过程中可能存在的各种漏洞，以便于软件的升级和开发。作为软件的开发者、维护者，也要对相关的电子商务数据资源进行保密工作，既能保护用户的隐私，又能更好地保护档案平台的访问安全和档案信息资源的整合与共享。档案网络保护是档案工作的主要内容，具有极其重要的意义。目前，电子档案管理模式已在各企业得到应用，减轻了管理人员的工作压力，提高了管理效率。然而，许多管理者对电子档案管理技术不重视，对档案管理不重视，导致技术疏漏，使电子档案管理工作事与愿违。因此，作为管理者，我们必须随着管理技术的更新而提高管理技术，运用更高效的管理技术提高管理效率，在管理中不断优化管理方案，使企业档案管理工作顺利进行，以达到电子档案管理的最佳管理效果。大数据时代的到来，在给传统档案管理带来挑战的同时，也带来了电子化管理和无纸化办公的高效、便捷，为档案管理搭建了一个信息化平台。在电子档案的日常维护中，档案管理部门要高度重视电子档案管理过程中的安全性、软件的可操作性和管理人员的工作积极性，形成合力，推动高校档案事业迈上新台阶。

参考文献

[1]高静.大数据背景下电子信息档案管理创新研究[J/OL].中国培训:1[2020-11-29].

[2]杨桂明,许凤姣.大数据时代电子档案管理现状与发展对策分析[J].档案管理,2020（2）:84-85.

[3]浦晓雯,夏开建,张军朝.基于大数据驱动的医院档案管理数据分析方法与应用决策[J].山西档案,2016（5）:78-80.

作者：薛圆圆 单位：葫芦岛市卫生健康事业服务中心