计算机信息技术的事业单位档案资源管理思考

【摘要】目前，计算机信息技术已经被广泛地应用于事业单位档案资源管理中，先进的计算机信息技术提高了事业单位档案资源管理工作的效率与质量，推动了事业单位综合信息品质的发展。在此背景下，本文将针对事业单位档案资源管理中计算机信息技术的应用进行具体分析，研究了档案资源管理中计算机信息技术的作用，事业单位档案资源管理中计算机信息技术的应用，旨在提高事业单位档案资源管理水平，更好地服务于人民。

【关键词】事业单位；档案资源管理；计算机信息技术；应用

随着计算机信息技术的飞速发展，应用计算机信息技术可以帮助事业单位实现档案资源管理由传统的手工录入或扫描方式转变为自动处理信息的管理模式，并方便提供利用档案信息。因此，事业单位在档案资源管理中充分地应用计算机信息技术已经成为档案工作迎合信息社会的必然选择。

一、计算机信息技术在档案管理中的作用

（一）有效拓展了档案管理的范围。受信息传送技术的限制，传统的档案资源开发对象主要是针对小范围内的资源或者企业事业单位现有的资源。但如果将计算机信息化技术引入档案资源管理系统中，便很好地解决了空间与时间限制这一难题，事业单位可随时随地进行档案管理工作或者提供服务。（二）实现了档案资源管理的系统化。采用信息化技术不仅能够有效拓展信息存储量，提高信息存储的可靠性，还可使得档案资源管理更加系统化。拥有一套良好的信息化系统可将档案管理的所有信息存储在内，覆盖所有范畴的档案资源管理内容，确保数据的统一。（三）促进事业单位管理的精细化。将信息化技术引入档案资源管理系统中，可进一步加强事业单位的精细化管理。将所有的档案资源信息以电子版的形式存储起来，以便随时查阅。事业单位的档案资源管理性质从服务转为战略发展，这对事业单位的改革与发展大有裨益。

二、事业单位档案资源管理中计算机信息技术的应用

（一）提高信息化水平。目前，大多数事业单位忽视了档案资源管理工作，然而，随着科技的进步和时代的发展，档案资源管理在事业单位发展中发挥的作用越来越重要。因此，事业单位档案资源管理中计算机信息技术有效应用的第一步就是提高信息化水平，加强信息化建设。事业单位在信息化档案管理模式构建过程中，应该充分考虑资金基础和实际需求，确定科学合理的信息化建设思路。比如，当事业单位资金缺乏时，可以通过租赁云端服务器来进行信息化建设，将档案信息存储在所租赁的云端服务器中。值得注意的时，事业单位在选择租赁云端服务器时，一定要确保云商的可靠性，从而保证档案的安全性；当资金充足或所需要处理的档案数据量较为庞大时，事业单位可以选择购买服务器，构建档案资源管理数据库，但要注意尽量选用系统结构稳定、性能好、档案数据处理速度快的服务器。（二）建立全面的电子档案资源管理系统。电子档案管理系统能够按照档案的规格、类型和时间等不同标准对相关档案进行详细的记录。电子化信息资料具有及时更新的特点，能够实时记录事业单位某一时间段发生的各项业务，为事业单位的领导未来工作的计划和部署提供可靠的数据依据。此外，电子化信息资料的记录更加便捷，与传统的手工作业相比，不仅减少了人工管理成本，更重要的是极大地提高了档案管理工作的效率，推动着事业单位的档案管理更加科学、规范、标准和便捷。（三）提高档案加工和利用效率。传统纸质档案的保存与管理需要消耗工作人员大量的时间和精力，且档案文献存放的时间越长就越容易出现破损，需要后期维护。传统纸质档案的查询仅仅依赖人工来进行检索，再加之档案的种类繁多、时间跨度长，难以满足时展的需要。然而，通过应用计算机信息技术将档案信息保存为电子档案，不仅减轻了档案资源管理工作人员的工作量，提高了档案加工的效率，同时也使得档案信息检索和查询更加方便快捷、（四）提升管理人员的专业素养。事业单位档案资源管理信息技术应用过程中，提升管理人员的专业素养也是非常重要的举措。一方面，事业单位可以积极引入高素质、高学历的档案管理人才。另一方面，注重对相关档案管理人员的培养，全面提升档案管理队伍的专业素养和信息化技能。这样才能保证信息技术的有效应用，提高了档案管理工作的质量和效率，避免问题的发生，有效增强了档案管理的可靠性和安全性。

三、结语

计算机信息技术在事业单位档案资源管理中的应用有效地拓展了档案管理范围、实现了档案资源管理的系统化、促进事业单位管理的精细化，信息时代背景下，事业单位通过加强档案管理中的信息化建设、系统梳理档案资源体系、提高档案加工和利用效率及提升管理人员的专业素养等途径，可以实现电子化档案管理机制的构建，只有这样才能保证企业经营发展的竞争实力，促进企业的快速稳定发展。

【参考文献】

[1]姜波林,赵丽芳.事业单位档案管理信息资源建设及共享模式分析[J].知识文库,2016(6):41-42.

[2]吴秀娟.信息技术在事业单位档案管理中的应用探讨[J].办公室业务,2016(11):40.

作者:马洁 单位:滨州黄河河务局滨城黄河河务局