人力资源档案数字化建设实践发展策略

摘要：在高等专科院校进行人力资源档案信息化建设的过程中，由于技术的不成熟、从业人员意识不到位及素质偏低等问题，影响了其数字化进程。本文从高等专科院校进行人力资源档案数字化建设的优势入手，分析了高等专科院校人力资源档案实施信息化建设的现状，并提出了实现信息化建设的基本路径，以期促进高等专科院校档案管理工作效率与质量的提升。

关键词：高等专科院校；人力资源；档案数字化；发展策略

如今，人力资源档案数字化管理是大势所趋。从高等专科院校的角度看，有利于提高整体的档案管理水平；从档案管理人员的角度看，有利于提升档案管理工作的水平和质量；对于学生而言，安全的档案存储环境和完整的档案记录是成功找到工作的前提。因此，高等专科院校人力资源管档案进行数字化建设是十分必要的。

一、高等专科院校进行人力资源档案数字化建设的优势

高等教育在全国范围内的普及使得招生人数逐年增加，随之而来的师生档案管理工作量也呈上升趋势。过去较为落后的人力资源档案管理模式和技术已经很难满足现今的管理需求。因此，高等专科院校进行人力资源档案数字化建设有助于实现整体管理的现代化。其优势具体体现在以下几个方面：一是减少档案管理人员的工作压力，降低出错率。相较于传统的手工管理，数字化档案管理能够实现资料的即时查找与查阅，降低了因学生重名或字迹不清晰而造成的失误[1]。二是降低了档案管理的时间与人力成本。过去手工管理档案时，需要对不同专业、不同年份学生的档案按照顺序和固定数量进行储存，查找和归档时还需档案管理人员耗费额外的时间和精力实施操作，十分不便。而实施档案管理数字化后，节省了额外的时间和人力成本，提高了工作效率。

二、高等专科院校人力资源档案实施信息化建设的现状

（一）管理体系有待完善。高等专科院校人力资源档案的管理模式较为松散，与其他部门之间并未形成统一的标准，缺乏完善的管理体系[2]。这在无形中增加了不必要的工作量，比如高等专科院校人力资源档案有时需要被不同部门的人员查看或进行内容填充，在此过程中，如何实现快速查找与归档，如何解决不同部门之间对档案需求的冲突等问题，就需要档案管理人员与其他工作人员进行协商和思考。另外，不少高等专科院校的档案管理人员缺乏工作重心和发展方向[3]，无法对自己现阶段的工作质量进行理性的认知。

（二）资金投入较为保守。虽然网络已经在高等专科院校内全面覆盖，但是相关管理设备的更新速度却始终较为缓慢。造成此种情况的主要原因是高等专科院校在资金投入方面较为保守。首先，硬件方面。全校师生的档案储存与管理工作需要较大的网络与系统存储空间以及反应灵敏的计算机设备作为保障[4]，但实际上档案管理设备运行较慢，无法提供高效即时的便捷服务。其次，系统与软件方面。并未引入较为理想的现代化管理与办公系统，导致档案管理人员在处理档案时，时常出现界面卡顿、访问受限、数据丢失等问题[4]，无形中增加了其等待和额外工作的时间。最后，在档案管理人员的培训和软硬件维护方面也缺乏相应的资金投入，使得档案管理人员的技能提升只能依靠自己来完成，遇到系统或硬件问题时无法及时解决，使档案管理工作无法持续高效地开展。

（三）档案管理人员水平层次不齐。档案管理人员存在水平参差不齐的情况，主要是由于：一是档案管理人员较少或年龄偏大，缺乏主动学习和创新的意识。二是档案管理人员可能由其他部门的管理人员担当，对档案管理基础流程和方法的了解并不透彻。三是高等专科院校在档案管理方面开设勤工助学岗位或直接由获得奖助金的学生来完成，这些学生既缺乏基本的档案管理常识又对院校内部的管理部门体系不甚了解，因此无法提高工作效率。总之，高等专科院校档案管理人员的水平不一，专业人才缺乏。

三、高等专科院校人力资源档案实现信息化建设的基本路径

（一）汲取经验完善管理体系。管理体系是高等专科院校档案管理工作顺利开展的基本前提，因而需要根据当前档案管理工作的实际情况予以调整，保证实施的可行性。一是可从高等专科院校其他管理部门的工作中汲取经验并结合档案管理的特性对旧有管理体系予以完善。二是完善体系需要从解决实际档案管理问题的角度出发，避免脱离实际。三是明确档案管理的基本管理原则，确立明确的管理制度，量化档案管理人员的考核机制，使档案调动、归档与整理时出现的问题有据可依，提高从业人员的管理积极性[5]。

（二）加大资金投入。高等专科院校需加大对人力资源档案数字化建设的资金投入。在硬件上，需加大网络与系统存储空间，同时淘汰老旧的计算机设备，避免档案管理人员在进行档案校对、存储及查找时，出现卡顿或死机的现象。在系统与软件上，需加大与软件开发类企业间的合作或投资，整合资源，实现现代化办公系统的引入，避免使档案管理人员在工作时遇到访问受限、数据丢失等情况，缩短其等待和额外工作的时间。最后，加强对档案管理人员培训资金的投入，引入专业的系统维护人员，及时解决操作系统时存在的各类问题。

（三）引入高新管理人才，加强培训。针对上述高等专科院校档案管理的人员存在水平参差不齐的情况，可从加强人员培训及引入高新专业管理人才两个方面得以改善。一是增加档案管理人员的数量和年轻人的占比，为档案管理提供新的工作思路。二是加强对原有档案管理人员的培训，使其在具备基础计算机技能的同时了解数字化档案管理的内容和相关技术，在实践中得到强化。三是重视档案管理的安全性。引入的高新管理人才需要具备较为复合的技能，一方面对档案管理的工作流程和基础方案有所了解，另一方面还需具备扎实的计算机网络技术，包含安全、存储、运行、维护等方面，提高高等专科院校档案管理的可持续性。数字信息技术在高等专科院校中的普及减轻了档案管理人员的工作压力，提高了院校整体的管理效率。不仅如此，档案数字化建设还与国家提出的高等专科院校管理应实现现代化的政策[6]相关。因此，高等专科院校在人力资源档案管理方面进行数字化建设既是顺应国家对教育管理改革提出的要求，也是社会信息化发展的必然趋势。

参考文献：

[1]陈媛华.高校人事档案数字化管理存在的问题、原因及其实现机制[J].内蒙古科技与经济,2020(10):37-39.

[2]陈媛华.高校实施人事档案数字化管理的必然性分析[J].内蒙古科技与经济,2020(09):24-26.

[3]赵纯,刘丽梅.高校人事档案数字化转型的问题与对策研究[J].产业与科技论坛,2020(05):259-260.

[4]伍志红,邓静.基于高校数字化校园平台的人事档案管理系统研究[J].经济师,2018(12):275+277.

[5]柴瑞.数字化档案背景下高校人事档案管理人员的职业素养提升[J].办公室业务,2019(11):135.

[6]谢亮.高校档案数字化管理存在的问题及措施分析[J].办公室业务,2019(01):108-109.

作者：张盛斌 单位：湘中幼儿师范高等专科学校