如何做好医院人事档案管理

摘要：网络信息化环境下，医院人事档案管理工作受到了较为显著的影响。因此，在分析这种影响的基础上，探讨网络信息化环境下做好医院人事档案管理工作的策略。以此来帮助医院人事档案管理人员抓住网络信息环境带来的机遇，提高整个管理水平和质量。

关键词：网络信息化环境；医院；人事档案管理

前言

在计算机网络技术不断发展的时代背景下，医院人事管理工作发生了较大的变化，文档管理、档案利用以及资料储存等方式都发生了显著的变化，医院人事档案管理工作面临着新的挑战和机遇，如何有效地借助于网络信息化环境来做好医院人事档案管理工作，更是医院发展的重要问题之一。因为借助于网络信息化技术能够进一步促进管理模式动态化转变，促使这一项工作变得更加标准化、规范化、动态化，从而更好地为用户提供良好的管理服务。

一、网络信息环境对医院人事档案管理的影响

1.工作效率得以提升

医院涉及人员数量较多，所以人事档案管理工作本身就是一项涉及内容较为繁琐的工作，而且在具体工作过程中大多是重复性的劳动。而网络信息化技术的应用则能有效地减轻工作量，借助于信息技术来替代一些重复性的工作，以最快速度解决耗时耗力档案查找以及保存，进而有效地提高医院人事档案管理工作效率。

2.实现信息资源共享

传统医院人事档案管理工作在实施过程中，大多是依赖于管理人员进行手动处理，亦或者是借助于计算机计算来进行简单的初级管理，例如，借助于EXCEL进行信息资料记录等；部分条件较好的医院虽然构建了少数面向人事档案管理系统，可是因为不同科室以及部门之间对这项工作的认识存在差异性，所以在实际工作过程中也就不可避免地出现了一系列资源共享较为困难等现象。而借助于网络信息化环境则能构建较为系统化的管理系统，这样就能在管理过程中对所有人事信息进行准确且高效的记录，并且还能在上面准确地显示出每一项细节流程，包括业绩考核、薪酬管理、岗位变动等信息，这样就能保障人事档案信息的准确性、完整性与实效性，让医院不同科室以及部门之间能够很好地共享这些档案信息资料。

3.提高档案信息利用率

传统人事档案管理工作在实施过程中，大多是以纸质材料为主进行信息记录和保存，这种实物资源存储的方式十分不易携带，在传递过程中更是存在这样那样的问题，很容易出现损坏、丢失等。可是，借助于网络信息化环境就能有效地避免这一系列的问题，因为通过医院人事档案管理系统，我们可以构建出电子化的人事档案信息，人事档案资料不再是实物载体，而是以数字信号或者磁信号的方式储存，这在很大程度上提高了档案资料传输的便捷性，这样只要需要使用到这一档案信息资料时，都可以很方便地使用，通过备份也不会出现丢失等现象，进而就能够最大程度提高医院人事档案信息利用率。

二、网络信息环境下提升医院人事档案管理工作质量的对策

1.提高人员网络信息化管理意识

在网络信息化环境下，医院人事档案管理工作人员自身一定要意识到网络信息环境所带来的机遇，在管理过程中提高自身网络信息化管理意识，将传统封闭管理意识转变为现代化管理意识，通过思想认识上的转变来加强对网络信息技术以及形式的关注，对传统观念进行不断的更新，并且在实际工作过程中将最新的网络信息技术有效地应用在认识档案管理之中，这样就能真正促使之前传统封闭的人事档案管理，转变成为开放型、信息化管理。总之，要想发挥网络信息环境带给医院人事档案管理工作的发展机遇，管理人员的意识是十分重要的，其一定要转变档案管理思想和意识，然后在实际工作过程中积极应用新兴网络技术进行人事档案管理，促进人事档案管理信息化技术水平的提升。

2.构建网络信息化人力资源信息系统

在网络信息化环境之下，要想做好医院人事档案管理工作，还需要构建良好的网络信息化人力资源信息系统，这是整项工作实施的基础与前提，也是实现医院行政管理一体化的根本。人力资源信息本身就是人事档案管理过程中较为重要的组成，其是否完整、原始，会直接对人事档案信息管理质量产生影响。所以，在开展管理工作的过程中，要以人事档案信息系统作为中心，积极构建计算机网络分系统，如人事财务工资系统、医疗保健系统等等，因为只有完善了这些分系统才能更好地对人事档案信息进行完善，直接从认识档案管理系统上读取到其它信息情况。而要想真正实现这一点就需要在人事档案管理过程中对其进行数字化管理，具体而言，可以对现有的人事档案进行数字化，也可以通过电子文件录入的方式进行人事档案资料信息数字化，以此来构建较为完善的人事档案信息资源。

3.重视对人事档案安全问题的管理

在网络信息化环境之下，要想做好医院人事档案管理工作，网络信息化安全管理也是较为重要的一部分，因为基于网络信息技术环境下的医院人事档案管理也面临着网络开放性所带来的弊端，所以在进行人事档案信息管理的过程中，一定要加强对信息安全问题的管理，只有这样才能避免出现信息丢失或者泄密等情况，从而才能有效地降低医院损失。针对这一点，医院人事档案信息管理人员在进行信息资料管理的过程中，不仅要意识到网络信息化环境的价值，同时也需要意识到其中所存在的弊端，在管理过程中对信息化技术应用方式进行适当关注，结合具体的规章制度对其进行仔细的验证分析，同时在管理过程中对于各类人事档案信息资料还需要进行严格的密级界定，通过恰当的计算机网络加密手段来对一些通用数据库之中所存在的档案信息资料进行加密处理，这样就能在一定程度上避免医院人事档案信息资料出现失踪等现象。除此之外，在实际管理过程中管理人员本身也需要养成良好的意识，在保存过程中不管是对于保存环境还是方法都应该进行合理的设计，做好防潮、防辐射、防病毒、防高温等各方面工作，以此来进一步增强人事档案信息化管理安全性，同时还需要在人事档案信息管理过程中对于那些重要资料做好备份工作，这样也能进一步提高医院人事档案管理工作质量。

4.加强网络信息化人事档案管理制度建设

在网络信息化环境之下，要想做好医院人事档案管理工作，建立完善的档案管理制度也是十分重要的一个环节。因为只有具备健全的制度以及法制环境，才能真正为人事档案信息化管理工作提供一个安全工作的环境。为此，在开展医院人事档案管理活动的时候，一定要结合自身实际情况，对相关管理制度进行完善和调整，在管理过程中按照相关规章制度进行人事档案资料收集、整理与保存，同时提高对相关法律体系的认识，借助于法律体系来对人事档案管理资料进行保护，真正做到依法管理，从而提高管理工作质量。除此之外，在进行管理制度建设的时候，医院各个部门主管人员以及领导人员都需要提高认识，在实际工作过程中积极学习《档案法》，更好地掌握相关法律文件，这样就能进一步提高他们对于医院人事档案管理工作重要性的认识；另外，他们还可以结合自身意愿发展情况对医院人事档案管理工作提出具体的要求，通过讨论、分析等方式制定符合医院人事档案管理需求的规章制度，因为只有做到这一点才能真正有法可依、有章可循。

5.提高网络信息化人事档案管理人员水平与素质

在网络信息化环境之下，要想做好医院人事档案管理工作，除了上述几点之外，还需要提高医院相关人员的水平与素质。网络信息环境之下，人事档案信息化管理虽然较多受到技术方面的影响，可是人员因素在其中依然起到显著的影响作用，如果人事档案管理人员自身水平和素质都未能达标，整个管理工作也就无法有效开展。为此，医院在发展过程中首先一定要构建一支高素质、高水平的人事档案管理队伍，让其具备较为良好的管理素质，梳理良好的电子信息工作观念，以此来进一步提高医院人事档案管理工作质量。首先，人事档案管理人员自身应该具备良好的学习意识，在实际工作过程中通过不断的学习来提升自己，这样才能紧跟网络信息化环境发展步伐；其次，医院领导者也应该加强重视，积极对人事档案管理人员进行培训教育，通过培训教育促进管理人员专业能力、信息技术水平等多方面的提升，这样才能真正符合网络信息化环境需求；最后，人事档案管理工作本身就肩负着一定的责任，属于医院发展中较为重要的一项任务，所以，相关部门还应该在发展过程中通过宣传、教育等方式来加强对人事档案管理人员的思想政治、职业道德教育，进一步提高网络信息化人事档案管理人员综合素质，进而真正做好医院人事档案管理，最大程度发挥网络信息化环境对于这一项工作的积极影响。

三、结语

在网络信息化环境下，各种信息技术手段在不断的发展，将其有效地应用在医院人事档案管理过程中，能起到良好的促进作用，而为了有效地抓住网络信息环境给医院人事档案管理工作带来的优势，更新医院人事档案管理理念和方法，能够提高医院的管理水平，真正顺应网络信息化发展环境进行创新管理与发展。

参考文献：

[1]王琼.浅谈网络信息化环境下如何做好医院人事档案管理[J].现代商业，2012(20):183-184.

[2]刘军.网络信息化环境下如何做好医院人事档案管理分析[J].饮食保健，2014(2):40-41.

[3]常起.信息化背景下医院人事档案管理的现状及对策探讨[J].中国卫生产业，2017,14(29):74-75.

[4]翟晶，王忠.新形势下医院人事档案管理信息化建设探究[J].医学教育管理，2016，2(5):710-714.

作者：周燕松 单位：广东省湛江中心人民医院