地质调查单位人事档案管理研究

摘要:地质调查单位人事档案真实地记载着职工的个人经历、政治思想，品德作风、业务能力等，是职工个人自身成长历史的真实反映，是考察了解和选拔使用的重要依据。随着事业单位体制改革的不断深入，人事档案管理工作要遇到许多新情况，新问题。文章以吉林省第二地质调查所人事档案管理工作为例，总结了地质调查单位人事档案管理工作内容现状、存在的问题，并就加强人事档案管理工作提出了几点建议。

关键词:人事档案;管理;地质调查单位

地质调查单位人事档案真实地记载着职工的个人经历、政治思想，品德作风、业务能力等，是职工个人自身成长历史的真实反映，是考察了解和选拔使用的重要依据。随着事业单位体制改革的不断深入，人事档案管理工作要遇到许多新情况，新问题。如何加强管理，更好地为人事工作服务，促进地质调查和地质找矿的大发展，结合几年来档案管理的实践，谈几点体会。

1人事档案管理现状及存在的问题

1.1人事档案工作现状。吉林省第二地质调查所前身为东北地质局114队，成立于1953年。1958年吉林省地质局成立后，改名为吉林省地质局吉林地区综合地质大队，1980年吉林省地勘单位体改后更名为吉林省第二地质调查所，隶属吉林省地矿局，属省直事业单位。吉林省第二地质调查所现有在职职工126人，离退休职工402人。人事档案整理保存与管理工作严格按照制度，将档案按照干部与工人、在职与退休、死亡及临时工进行分类排架，做到集中排放，杜绝分散和混杂。按照档案室档案适宜存放的标准，控制温度、湿度，严格做好防火、防盗、防尘、防霉等项的安全检查工作，保持整洁、有序，保证档案安全无损。调出和归还档案都应逐卷点交清楚，办理手续。用完的档案要归还原位。由于单位历史较长，人数结构较复杂，给人事档案工作带来诸多困难及不利因素，就需要在人事档案管理工作中进一步务实创新，增强工作实效，适应新的形势。1.2存在的问题。1.2.1立卷不够规范，案卷质量不高。一是档案材料内容填写前后不一。“三龄一历”(年龄、工龄、党龄、学历)记载多样，个别档案存在“年龄越填越小，参加工作时间越填越早，文化程度越填越高”现象。面对此类问题内处理方法是“原则上不改、造假的纠正”。例如某位职工档案中形成了三个不同的出生日期，首先优先采用最早记载的出生日期，一般以入团志愿书填写年龄为准，也可去公安部门调阅原始户籍档案进行查询确定。如果在档案材料中出现工作时间的不统一时，毕业生可以参考就业分配证书以及转正工资单的时间来确定准确的工作时间。入党时间依据入党志愿书中转为预备党员的时间，党龄按照转为正式党员开始计算。二是档案用纸规格不一。目前档案材料都统一为A4型号的办公用纸，但在退休职工的档案中常见16开办公用纸，比现在的B5办公用纸还要大一些，还存在纸质不同，大小不一，颜色不同问题，甚至有些材料由于年代久远，纸质已经开始腐化变黄，容易破碎，都给立卷归档工作以及后续的档案保存带来一定的困难。必须进行统一规范化管理归档工作，利用现行通用的办公用纸A4纸，进行二次修整统一，类似于出土文物的修复工作，在整理过程中掉落缺字的部分，采用电脑打字再剪下单独用胶水粘贴，补齐原有档案的内容。不建议使用胶带，由于胶带容易变色脱胶导致档案二次受损。在修复过程中尽量保证原材料的本来面貌，完整的一张均统一粘贴在A4纸上形成统一规格，产生新的装订线，再按固定标准进行打孔固定到档案夹子中。三是材料归类不准确。有的不该归档的材料归了档，而该归档的零散材料却没有及时归档。此类问题按照最新的档案管理办法进行整理，多余出来的材料放入档案袋封存保管。四是档案材料短缺。如表彰和处分材料散失较多，有少量的履历表、自传等未盖人事部门公章。另外，随着时代的发展，干部人事档案中有些陈旧的信息内容已不能满足市场经济发展的需要。如记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多，而反映个人工作能力、技术特长等方面的内容少，这些都会直接影响到案卷质量。1.2.2档案使用技术手段滞后，运行效率较低。在整理档案过程中，由于没有启用干部人事档案电子信息化管理系统，大部分是靠手工操作，费时、费力，效率低，与行业整体的现代化、信息化、科学化管理水平不相适应。

2加强人事档案管理工作的建议

保持人事档案工作的高质量，就必须要有科学的管理方法。传统的管理方法在一定时期有它的科学性，但随着形势的发展和干部工作对人事档案管理工作要求的变化，就会显现出它的局限性。因此，目前的人事档案的管理必须紧跟干部工作的需求，实现管理的规范化和信息化。2.1实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化。干部人事档案管理质量的提高，重要一条就是要及时收集和补充档案材料，而材料收集、归档、鉴别是否规范化将直接影响进档材料的质量，对收集到的档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精炼，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，对于不符合要求的及时退回，限期纠正再归档，对于不属归档范围的材料，及时退给有关单位，做到不散失、不积压。我单位接收和转移档案材料时的具体操作办法，接收新的档案材料务必做到逐件检查登记，分类编号保存;档案移交时，务必做好交接时当面清点、密封、盖章、接收人签字接收的必要措施，以免在档案移交后发生问题时无责可追。2.2实现档案管理现代化资源共享。人事档案管理也要与时俱进，不断采用现代档案管理理论与新技术，开拓创新，开发新手段，加大投入，对人事档案实行动态化管理和维护，开发研制人事档案管理软件，建立数字档案和多媒体档案，并实行联网，通过现代化手段建立人才信息收集、反馈和跟踪系统。实施人事档案现代化管理，首先是在人事管理机构中设置信息中心，履行人事管理信息化的指导和技术支持职能。建立规章，规范人事信息流动渠道，使信息中心成为人事信息的唯一收集和者。人事管理工作的基础是对人事信息资料的依赖，人事信息资料信息量大，动态变化频繁、信息交流面广，建立科学合理的人事信息库成为急需解决的问题。信息中心要把信息库的建设和档案管理结合起来，把基础信息与衍生信息、静态信息和动态信息统一起来。要想获取上述的目标，就要确保拥有充足的技术工作者，而那些既了解人事资料，又对信息知识很熟悉的工作者是组建团队的首要选择。要想真正实现信息化管理，首先也是必须要做的就是合理的使用网络技术，解决好信息共享问题。要想体现出网络的优势，就必须将信息中心当成枢纽，将权限授予信息使用人，确保信息服务能够持续循环。计算机技术和网络应用，对实现档案现代化管理起着重要作用。通过计算技术可将大量人工收集的信息转为自动;由传统的整理方式转为自动分类、编目、统计;通过扫描仪等技术可将文件、图表转为电子数据文件;还可建立信息共享技术联网，实现技术信息传输的网络化和档案信息资源共享。计算机技术和网络应用，对实现档案现代化管理起着重要作用。通过计算技术可将大量人工收集的信息转为自动;由传统的整理方式转为自动分类、编目、统计;通过扫描仪等技术可将文件、图表转为电子数据文件;还可建立信息共享技术联网，实现技术信息传输的网络化和档案信息资源共享。目前，在档案管理的软件开发中，尚没有一种能够在档案编研方面发挥作用的，这项工作仍然需要人工操作完成，而此项工作周期长，所查资料年度跨度大。在使用好资料信息和软件系统的功能开发上，还没有提高到一定程度，主要是档案管理人员信息技术能力提高滞后与硬件配置的进程。2.3加强人事档案信息化管理人才的培养。引进人事档案信息化管理的技术人才。人事档案信息化建设过程中，系统的开发、软件的维护等都需要高素质的信息专业人才作保障。因此，档案管理部门有必要引进软件开发与管理方面的专业技术人才，以解决档案信息化建设过程中的各种技术难题。建议加强人事档案管理人员的定期培训。现有的档案部门工作人员是档案信息化建设的中坚力量。因此，在档案信息化建设的过程中，要注重保障现有档案工作人员的权益，并采取有效的方式，激发他们的积极性。加强对现有档案工作人员信息知识的教育，训练他们的实际操作技能，同时保证档案人员退休时的工作可以顺利交接，做好后续工作的衔接。

参考文献:

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［2］孙丽华，李树辉．浅议地质档案资料的专业化管理［J］．吉林地质，2012，31(03):134-136．

［3］崔洁．浅谈人事档案管理［J］．机电兵船档案，2009．8

作者:刘乃慈 单位:吉林省第二地质调查所