干部人事档案整理工作对策研究

摘要：受一些因素影响，干部人事档案整理仍存在效率低、材料不完整、信息不准确等问题。中央新出台的干部人事档案管理条例，对新时期干部人事档案整理工作提出了新的要求。我们应加大对新条例的宣传贯彻力度，健全干部人事档案整理工作机制，积极推动干部人事档案精细化管理。

关键词：干部人事档案；整理；对策

干部人事档案整理，是干部人事档案日常管理工作中必不可少的内容。做好干部人事档案整理工作，对于发挥干部人事档案在干部人事工作中的基础性作用，具有重要意义。随着经济社会的快速发展，干部人事制度的不断改革，过去采用的一些干部人事档案整理方式方法已难以适应新形势要求，出现了一些问题，需要我们研究对策，加以解决。

1干部人事档案整理工作中常见的问题

随着机构改革不断深化，各级党委对组织人事工作更加重视，干部人事档案管理工作取得了显著成绩。但从整理情况看，仍然存在着整理效率低、材料不完整、信息不准确等问题。1.1工作程序复杂，整理效率不高。《干部档案整理工作细则》指出，干部档案整理主要包括鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订成卷等流程。这其中要数档案材料的鉴别、分类和排序最为关键。单就鉴别而言，就包括判断材料是否属于应归档内容、审查材料是否齐全完整、手续是否完备、是否涉及其他重要问题等。这对人手通常不足的基层档案管理机构来说，经常会使简单的一卷档案都要经历数次补充完善，一个环节跟不上，其他环节就受到影响，而档案整理的各个环节绝大多数都要依靠管理人员手工操作，增加了工作难度和强度，效率不高。1.2档案资源缺乏，影响材料完整。受干部所在单位或材料形成部门对干部人事档案工作重视程度不够等影响，一些基层单位没有专人负责干部人事档案工作，这就造成常规性材料收集不及时，关键材料长期缺失，档案整理工作“巧妇难为无米之炊”的问题，影响了后期干部人事档案管理的质量和利用效果。部分干部对干部人事档案的重要性认识不足，在填写履历表或其他材料时能省则省，信息填写不规范，个人在职经历、岗位培训、职务晋升等材料不及时送交档案管理部门，材料缺少审核部门印章、没有本人亲笔签名等瑕疵不时出现。1.3整理深度不够，信息管理混乱。有的档案管理机构存在“重收集、轻整理”思想，只是简单接收材料，整理不及时、不深入，对干部人事调整、工资待遇、个人信息（如学历、荣誉、家庭情况、社会关系）等动态调整的信息，没能及时准确地整理汇总，缺乏对干部信息的统计分析。有的在接收材料时，不按要求审核材料，将一些未经组织同意本人擅自提供的材料，或是组织上未予审定认可等手续不完备的材料收集归档，造成信息混乱。还有一些档案管理机构标准化程度不高，在收集、整理材料时，对材料鉴别缺乏流程控制，甚至个别管理人员违反纪律，协助材料造假或知情不报，给档案信息认定等工作带来了很大困难。

2干部人事档案材料整理的新要求

近年来，中组部贯彻新时代党的组织路线，制定出台了一系列干部人事档案管理新规定新办法，明确干部人事档案材料的内容、分类、目录、卷盒规格等。我们应当明确和落实这些新要求。2.1掌握排序方法。材料排序是档案整理的重要一环，科学准确地分类排序，是做好档案整理工作的基础。干部人事档案整理常见排序方法有三种。2.1.1按材料形成时间先后顺序排列，主要是第二类自传和思想材料，第三类考核鉴定材料，第四类学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培训材料，第七类表彰奖励材料，第九类工资、任免、出国和会议代表材料以及第十类其他可供组织参考的材料。这其中，第四类和第九类材料还有二级分类，二级分类中的小类别材料也是按形成时间先后排序。2.1.2按材料内容主次关系排序，主要是第五类政审、审计和审核材料、第八类违规违纪违法处理处分材料，这类材料一般按照上级批复、结论或决定、本人对结论或决定的意见、调查报告、证明材料的顺序排列，其中证明材料要根据所证明的主要问题相应集中排列。2.1.3三是特殊排列规则，主要是第一类履历材料和第六类党团材料，在总体按时间先后排列的前提下，要将最新一份《干部履历表》排列在最前面，入团志愿书或入党志愿书排在其他入团或入党材料前面。2.2规范收集材料。2.2.1要按时收集、整理材料。符合归档要求的材料，必须在接收之日起一个月内放入本人档案，一年内整理归档，同时要定期催要材料。2.2.2所收集的材料应规范。所有归档的材料必须是办理完毕的正式材料，如果是由组织部门审查归档的材料，还要有组织相关印章，调查结论或处分决定还需要有本人亲笔签名，没有本人签名的，要由相关组织注明情况。除证件、证书外，尽量不要使用复印件，使用复印件时要清楚地注明复印时间、出处，并加盖材料提供方所在组织人事部门的印章。2.2.3所收集的材料应完整。成套的人事档案材料要完整，如果缺少相关联的材料，应及时进行登记并补充收集。还应注重连续形成材料的跟踪收集。2.3加强材料鉴别。干部人事档案管理机构应严格干部人事档案日常管理，贯彻组织人事部门“凡提必审、凡进必审、凡转必审”要求，在接收材料时，认真鉴别档案材料，发现送交的材料不符合归档要求时，及时通知相关部门补送、补办手续。同时加强对干部规范填写档案材料的指导，认真审查档案信息，尤其是关乎干部年龄、工龄、党龄、学历、经历和身份等方面的材料，杜绝材料涂改造假，从源头上把好虚假材料“入口关”，维护干部人事档案材料的真实性。

3做好新时期干部人事档案整理工作的对策

干部人事档案整理工作中存在的一些问题，以及新出台的管理规定，对档案整理工作提出了新的要求，我们应贯彻落实新规定，科学、规范地做好新时期干部人事档案整理工作。3.1加大干部人事档案新政策宣传力度，提升依法管档意识。中组部2009年《干部人事档案材料收集归档规定》、2012年《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》、2017年《关于完善干部人事档案材料的通知》以及2018年《干部人事档案工作条例》等规定，对干部人事档案整理工作提出了具体而明确的要求，这些政策出台时间都不长，除档案整理人员要带头遵守外，干部人事档案管理机构还要加大宣传力度，让广大干部充分认识到人事档案整理与干部工作的密切联系，通过培训、业务知识竞赛以及专家授课等方式，让更多的人了解新规定，同时还可以运用“互联网+”思维，通过微信、微博、手机等新媒体，积极向广大干部宣传新政策，以广大干部喜闻乐见的形式推广干部档案最新整理要求，提高全面依法管档意识，使干部人事档案相对人积极配合，为干部人事档案整理工作顺利开展奠定良好基础。3.2健全干部人事档案整理工作机制，提升档案整理效率干部人事档案整理工作中存在诸多问题的主要原因，是各项规章制度落实不严格。建立健全干部人事档案整理工作机制、加强档案资源体系建设，已成为基层一线干部人事档案整理工作迫切需要解决的实际问题。《干部人事档案材料收集归档规定》指出，干部人事档案管理部门应当建立联系制度，及时掌握形成干部人事档案材料的信息，主动向干部人事档案材料形成部门、干部本人和其他有关方面收集干部人事档案材料。各地可以建立由党委牵头、政府负责，组织人事、纪检监察和教育培训、审计、统战等部门配合的干部人事档案管理运行机制，形成干部人事档案联络员工作体系，加强档案部门与干部人事及其他部门的配合，增强档案整理工作的合力。3.3积极推动干部人事档案精细化管理，提高档案整理水平。针对目前干部人事档案信息单一、内容失真等突出问题，在档案整理工作中可以推广精细化管理理念，从小处着眼，实行标准细分，将复杂的事情简单化、简单的事情流程化，加强干部人事档案整理标准化建设，提升档案整理质量和水平。3.3.1细化整理流程。制定干部人事档案整理具体实施办法，不断优化档案整理操作流程，逐项逐条明确干部人事档案材料整理具体标准，建立整理复核制度，严格按照档案整理规范操作，做到档案整理工作有章可循。3.3.2细化制度执行。进一步从严管理干部人事档案，研究分析档案整理工作中的风险点，明确档案归档、转递、整理等控制点，加强档案材料审核，严禁随意修改干部人事档案材料，确保档案整理的严肃性和规范性。3.3.3细化信息管理。加大对档案整理人员培训力度，提升档案管理队伍专业素质。根据档案整理情况，跟踪档案信息动态，挖掘开发干部档案信息资源，做好档案整理工作信息化建设，全面提升新时期干部人事档案整理及整个管理工作质量和水平。

参考文献：

［1］闫俊丽.新版干部人事档案标准与整理方法［J］.档案管理，2015（4）：41.

［2］张阳宁.基层干部人事档案管理的问题及建议［J］.中国市场，2014（12）：52—53.

作者:杜则良 单位:江苏省盐城市亭湖区人事档案室