谈医院人事档案管理信息化建设

【摘要】由于医疗卫生体制改革的持续深入，医院发展规模增大，服务水平持续提高，病患服务需求的多元化，强化医疗队伍建设，提升医护人员专业知识、技能与素养，是推动医院不断向前发展的基础。强化医院人事档案管理信息化可以大大提高人事档案管理效率和质量，提升档案信息利用价值，为医院正确选拔任用干部提供依据。本文首先就新医改形势下对医院人事档案管理信息化建设必要性进行了简要概述，然后分析和探讨了医院人事档案管理信息化建设中的弊端与不足，且提出了相关应对措施，以供参考。

【关键词】医院；人事档案管理；信息化建设；有效措施

引言：

现阶段医疗卫生事业发展速度在持续加快，故而对各方面要求也在逐步增加。就人事档案管理而言，对其管理工作就作出了更严格的要求，伴随信息化技术的持续发展与运用，医院档案管理也逐步发展成信息化模式了，此乃现下人事档案管理的重难点。同时，受传统管理思想和模式的影响，在管理手段上缺乏创新，因此在新医改背景下进行人事档案管理信息化建设，必须要掌握合适的方法，逐步开展，才可以有效提升人事档案管理信息化建设速度与建设成效。

一、构建医院人事档案管理信息化的必要性

1.1构建医院人事档案管理信息化是资源共享获得充分实现的必要条件

医院人事档案管理信息化建设是实现资源共享的必要条件，可以动态调整档案资源。在新医改背景下，电子信息平台功能很强大，除去众所周知的基本功能以外，比如说，信息查询功能、完善资料功能等，还有一个比较重要的功能，即达到一键关联的目的，经过构建电子档案，进而开展信息资源共享，使拥有不一样权限的人员统统可以了解或掌握档案基础信息，且依照实际状况适时开展有关工作，将电子档案信息加以更新，保证档案整理具有规范性，提升档案管理水平，有利于充分应用、增强医院人事档案合理利用效率。

1.2构建医院人事档案管理信息化是推动档案发展的关键渠道

我们知道，人事档案管理是医院管理方面的一个核心构成部分，随着国内对于医疗体制的深化改革与创新，开展人事档案管理的时候，必须要强化精细化管理，大大提升人力资源管理方面的工作与开发水平，要经过创建人事档案管理系统，积极创建个人姓名就可完成的检索系统，持续添加档案管理内容，以此保证人资管理在各方面科学运用人才，包括升职与雇佣干部等，如此做可以为医院可持续发展打基础。总的来说，积极构建人事档案信息化，是可以让医院优秀人才选拔任用顺利开展，并依托无纸化办公达到人事档案信息在线输送与共享，是医院人事档案快速发展的必要通道。

1.3信息化建设是实现高效率管理及节约资源的重要途径

医院人事档案管理工作本身是一项非常复杂的工作，涉及到多方面的内容，比如调整薪资与申报职称等，必须要对档案信息加以重复翻阅与查询，人事档案管理效率较低，而且传统人事档案管理使用的是纸质档案管理方式，不但重复操作，还容易导致信息出现损毁与遗失，导致资源浪费。而医院人事档案管理信息化建设经过构建与纸质档案相匹配的信息档案，能够达到一键查询档案信息的目的，继而可以快速检索和查询档案信息，对于提升纸质档案与电子档案衔接顺畅性有重要作用，可以增加档案信息的完整性，并且还可以实现高效率档案管理，节省纸质资源，避免资源浪费现象发生。

二、现下医院人事档案管理信息化建设弊端

首先，医院对人事档案管理重要性认识还需要增强。现如今医院虽组织且开展了人事档案管理相关工作，不定期整理与分析信息等，但是对医院来说，依旧是把核心置于医院发展上，把大量资金与精力花费在了科学研究与服务等方面，未能意识到人事档案管理的重要性，甚而出现了组织管理机构秩序混乱，档案管理不到位与不规范等不良现象。而且，档案管理并非专职人事档案管理人员主要工作，仅仅是次要工作，造成了医院人事档案管理和员工之间的联系较少，沟通不到位，在实际开展人事档案管理的时候缺乏有序的组织与安排，医院有关部门和人员配合不积极，进而阻碍了档案管理工作的良好进行。其次，相关人事档案信息化建设管理工作人员缺乏相应的专业技能。医院现有的人事档案管理人员都是兼职做档案管理工作，加之日常事务工作繁多，造成人事档案管理人员常常需要一个人承担多项工作，过去传统的手工管理方法提高加重了工作压力与负担，不能把全部的精力投入到人事档案管理中，削弱了管理工作的精准性，并且人事档案管理人员大多数都不是本专业的，缺乏档案管理方面的知识还有一部分是编外人员，继而造成了工作动力不佳，没有激情，责任意识淡薄。最后，构建医院人事档案管理信息化的进度较慢。目前在新医改背景下，医院的人事档案管理工作也必须要紧跟时展的脚步，不被时代所摒弃。随着社会信息化发展要求的不断增加，信息化建设已然变成了现代医院人事档案管理工作中的必要方法，故而医院需要尽快寻找到构建人事档案管理信息化的举措与方案。于财务、库房、办公自动化管理等环节均引进了电子信息化系统，可医院人事档案管理层面信息化建设依然进度较慢，档案管理还停滞于人工整理上，信息技术支持力度不足，对医院人事档案管理信息化建设进度影响较大。

三、加强医院人事档案信息化建设的有效措施

3.1利用信息化方法，提升人事档案管理效率

利医院有关档案管理工作人员应当积极采取信息化方法与手段，将人事档案管理效率和质量提高。比方说，积极组建档案信息化管理系统，在这一系统中需要具备比较完整的数据统计与分析功能，能够实现对诸多条件的高级信息检索功能，可以针对医院里面各科室岗位的详细需求，从各个角度分析医院人事档案信息。根据所设定的KPI指标，直接检索出充分满足条件的人才，保证给每一个科室带来精准且真实的档案数据信息，保证医院人事任免工作与薪资设计工作的合理性，给医院管理层的每项决策提供精准的依据。并且，医院人事档案信息涉及工作人员隐私，在推动医院人事档案管理信息化建设的同时，还应当保证信息管理系统安全，使其可以安全稳定运行。首先，需要健全规章制度，将标准建设作为关键，以保障涉及到人事档案管理的各环节均能够做到位，以此将其档案管理方面的效率大幅度提升。其次，科学使用信息技术，坚持不定期更新信息管理系统，对可能发生的漏洞进行修补，使用杀毒软件与防火墙等，保证系统可以处在安全稳定运行状态下。

3.2加强档案管理信息化专业人才建设

医院构建人事档案管理信息化的过程中，比较重要的一个环节就是需要强化档案信息化专业人才队伍建设。首先，必须要仔细挑选综合素质高的人事档案信息化管理人员进行档案管理工作，持续引入很多综合素质高的人才，同时给予人才合适的薪资待遇，增强其工作的积极性与主动性。其次，不定期或者定期培训医院档案管理工作人员，除去最基本的专业知识与技能培训以外，还应当开展法律知识与网络知识等培训，以此掌握人事档案管理信息化构建的关键点，拟定合理的推进程序，做好技术交流工作，增强档案管理为人员素质。最后，需要准确引导医院人事档案信息化专业人员依据工作实际，掌握工作进度，构建信息分类与动态化整合机制，保证医院人事档案信息有效且完整，以此构建医院人事档案信息化专业人才队伍。

3.3增加资金投入，增设软硬件设施

为保证医院人事档案管理信息化进程按秩序推进，首先要加强基础设施建设。医院相关部门理应适当分配资源，这样做可以促使医院人事档案管理部门资金充足，不会出现短缺的问题，如此就能够配置各种基础设施，推动基础设施构建全面开展。与此同时，在持续引入专业化的人事档案管理软件的同时，应当充分融合实际情况，通过医院发展要求，开发诸多人事档案管理软件，构成人员学历、身份等于一体提的统计信息平台，达到数据综合查找与共享等，保证医院人事档案管理安全，持续提高医院人事档案信息安全管理水平与动态化管理质量。

3.4制定人事档案信息化发展规划

在新医改发展背景下开展医院人事档案管理信息化建设，医院需深入研究医疗改革的发展趋势，根据当前医院人事管理工作的特点，拟定人事档案信息化发展规划，制定出合理、详尽的查阅、调用、转入和转出档案信息管理制度，以免出现随意篡改或者编造档案的行为，或者泄密和丢失档案，从而确保医院人事档案管理制度是完整的，没有风险或者风险小的，增加人事档案信息资料利用效率。此外，应以档案信息资源开发利用为核心，建立档案信息网络，积极推进人事档案资源数字化、信息化、网络化进程，建立电子档案管理标准统一、功能完善、安全可靠的模式，开展人事档案数字化、网络化建设，促进人事档案管理工作持续、快速、健康发展，以适应社会信息化发展的需要。

四、结束语：

综上所述，在新医改背景下，强化医院人事档案管理信息化建设，是一项非常系统的工作，必须要严格按照医院实际情况，从各个方面与角度加以创新探究，才可以有效提升事档案利用效率与档案利用水平，推动医院走可持续发展之路。

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作者：刘洋 单位：河北省张家口市第五医院