谈高职院校干部人事档案管理工作

摘要:高职院校干部人事档案是高校组织人事等有关部门在工作中形成的历史记录材料，是高校组织人事工作中最核心的内容，党的十八大以来，党中央加强党的全面领导，从严治党、从严管理干部、从严管理干部人事档案，对各级机关事业单位干部人事档案管理工作提出了新的更高的要求。针对目前高职院校干部人事档案管理工作中存在的诸多问题，现就如何加强和创新高职院校干部人事档案管理、全面提升干部人事档案管理人员的综合业务素质进行了仔细的分析。

关键词:高职院校;人事;档案;干部档案

随着国家对职业教育的重视，全国的高职院校迅速发展，越来越多的各行业人才流入高职院校，使得高职院校人事关系变得更为复杂，也给高职院校的人事档案管理工作带来了新挑战、提升了新难度。而目前高职院校干部人事档案管理工作中还存在诸多问题，在一定程度上影响到了学校整体人事管理工作水平和效率，因此完善人事档案管理，破解干部人事档案管理工作的难题成为亟待解决的问题。

一、干部人事档案管理工作的现实意义

对于高职院校除工勤人员以外的教职工，干部人事档案是他们教育生涯和职业生涯的历史记录材料，它可以清晰地反映每一个教师个人的政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况，是培养、选拔、监督、评价教职工的重要依据，是中国共产党的重要执政资源，是党和国家的宝贵历史财富。党中央高度重视各地区和部门的干部人事档案工作，专门对干部人事档案工作做出一系列重要指示，提出明确要求。档案工作是一项重要的基础性工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。强化教职工干部人事档案的管理工作，不仅有利于完善学校的用人机制，同时也为人才选拔和管理提供保障。

二、高职院校档案管理工作现状

(一)对干部人事档案工作重视不够一方面，有些高校自上而下对学校教职工的干部人事档案管理工作重视不够，没有考虑到教职工的干部人事档案在职称评定、干部选拔、评奖评优等工作中的作用，在日常人事档案管理工作中大量存在专职档案管理人员配备不齐、档案管理设施缺失、档案管理经费投入不足、档案管理规章制度不健全、执行不严格等问题。另一方面，教职工本人没有干部人事档案管理意识，在填写个人相关存档材料时不认真，存在填写不规范、信息不完整、不准确等情况。

(二)制度不规范高职院校的干部人事档案在日常收集、整理、使用等常规人事档案管理工作中必须严格遵循国家档案管理有关规定，保证档案的完整和安全。但是在实际的工作中，存在不同程度档案管理制度不健全、材料归档不及时、内容不齐全、整理不规范等问题，很难保证档案材料的完整性和规范性。另外，各高职院校在执行本校教师的干部人事档案专项审核工作时没有严格按照有关规定的审核时间和审核范围要求完成，存在应审未审、错审漏审现象，专项审核中的遗留问题还没有整改到位。

(三)档案管理人员专业素质有待提高在高职院校的各个岗位中，都愿意做教师或者管理工作。由于档案管理工作的枯燥性和严密性，很少人愿意从事或长期从事档案管理工作，在实际的干部人事档案日常管理工作中，大部分人事档案管理人员都是兼职从事档案管理工作，而且大部分学历都非档案管理专业，因此存在一人多岗、人岗不一致的现状，且多数干部人事档案管理人员由于缺乏待遇保障和职称晋升的空间，人员流动性大，档案管理队伍非常不稳定，刚接手工作的档案管理人员对档案管理工作业务不熟悉，熟悉业务的档案管理人员又经常流动到其他岗位工作，造成学校档案管理人员专业素质整体不强的现状。

(四)管理方式落后目前大部分高职院校人事档案管理工作仍然采用传统的纸质文档管理的方式，缺乏数字化的现代人事档案管理设备和设施。一是没有专业的档案管理房间，档案室一般采用办公室或者教室改造而成，没有专门的打印设备和影印设备，采用传统的档案柜存档;二是缺乏基础的计算机及其相关硬件设备用于档案的数字化信息化管理。教职工档案的收集、整理、存档、查询、调阅等都需要人工在名单上查找，部分高校将教职工编号和档案编号相统一，提升了查找的效率，但是距档案管理信息化的目标还有很多路要走，严重影响到了档案管理的效率，当出现短期集中的人事变动或人员信息更新时，人事档案的调阅效率会迅速下降。

三、高职院校人事档案管理工作思路创新策略

(一)大力开展干部人事档案业务学习宣传，提高认识高职院校要根据自身实际情况，努力拓宽《干部人事档案工作条例》学习宣传渠道，既要充分利用校报校刊等传统媒体，又要注重发挥微博、微信、手机APP等网络新媒体的传播优势，提高《干部人事档案工作条例》宣传活动的参与度、覆盖面和影响力。通过编发宣传资料，举办培训班、研讨会、座谈会等形式，深入学习《干部人事档案工作条例》，对《干部人事档案工作条例》进行全方位的深度宣传，使全校的教职员工对新时代高职院校的干部人事档案工作有较为深入的了解，提升干部人事档案的权威性和公信力，提高依规依法、全面从严管档、用档的法律意识，使高职院校各级领导干部熟知《干部人事档案工作条例》，学校中层干部特别是组织人事干部和相关工作人员精通《干部人事档案工作》，全体教职员工了解《干部人事档案工作条例》。

(二)加快构建高职院校干部人事档案管理制度明确档案管理岗位职责，完善干部人事档案管理制度，使档案管理流程化，从而使档案管理从档案材料收集、整理、归档到档案的借阅、调阅、调档等都有明确的操作流程，确保档案管理人员按流程进行管理，减少日常档案管理工作的主观人为因素影响。

(三)拓宽档案管理人员的培训渠道高职院校应加大对学校档案管理人员的培训力度，打破传统新老档案管理人员“传帮带”培训的模式，使档案管理人员能够走出去培训，通过系统化培训强化提升人事档案管理人员在收集、整理、甄别干部人事档案过程中的综合业务能力，全面提升干部人事档案管理人员的工作质量和效率。

(四)依托数字化技术重塑干部人事档案管理随着数字化信息技术的快速发展，高职院校人事档案管理也必将随着时展，最终全面实现干部人事档案的可视化信息管理，这就要求高职院校要及时引进符合自身实际情况的人事档案管理的数字化信息系统或者相关模块，做好后期的计算机软硬件支持，并加强相关人员的系统使用培训，确保干部人事档案管理者能够依托档案信息系统开展人事档案的管理工作，提升工作效率。首先，要建立符合学校实际工作流程的干部人事档案管理系统，在构建时要充分考虑到不同级别用户的职权，合理确定查阅权限，确保不同级别的人员按照责任权限进行信息查阅。其次，要做好电子档案的安全防护管理工作，选用正版的杀毒软件或者防火墙对电子档案进行保护，并安排专人定期对系统进行杀毒和维护，及时修补漏洞。再次，要对电子干部人事档案进行信息备份，并做好相关的记录工作，避免电子数据的丢失和损坏。总之，干部人事档案管理作为高职院校管理的重要基础性工作，对高职院校的可持续发展具有重要作用，不可忽视或轻视。高职院校人事档案管理是高校选拔任用、管理监督教师和评鉴人才的重要基础和依据，关乎学校的可持续发展，要加快完善相关的人事档案管理制度建设，充分发挥当下信息化快速发展的优势，利用信息化手段提高人事档案管理工作的质量和效率，推动高校人事管理工作和教育教学工作实现新飞跃。

参考文献

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〔2〕郭而锋．高校人事档案管理现状及创新路径探索［J］．开封文化艺术职业学院学报，2020，02:116－117．

〔3〕耿伟娜．高校人事档案管理工作创新策略探究［J］．工作指导，2020，05:180－181．

作者：杨宇杰 于浩淼 单位：辽阳职业技术学院