谈大数据思维下的医院人事档案管理

【摘要】医院人事档案管理作为医院整体运行工作中的一部分，事关医院人才发展、部门调整、人员考核等，影响着医院的运行效率，应该引起医院管理层人士的高度重视。本文以医院的人事档案管理为对象，探讨在大数据思维模式下，传统的档案管理方式如何求变来实现改革，以满足大数据背景下医院可持续发展的需求。

【关键词】医院；人事档案；大数据

随着我国医疗体制改革的不断加深，医院的人事档案管理工作随之提上了转型日程。从人事档案所起到的作用来看，医院的人事档案是反映员工个人情况、医院医师队伍建设情况最直接也是最直观的材料。人事档案应如实反映员工的个人情况，如其学历和从业资历，以及他们在医院的工作业绩等，这些能够为医院的职称评定和职务晋升工作提供必要的数据信息支持。现阶段，信息传播技术不断更新，社会治理对医院的人事管理提出了新要求，传统的人事档案记录方式已经不能满足当前发展的需要，医院人事档案管理如何求变，是需要深入研究并推广实施的重要课题。

一、医院人事档案数字化的重要意义

（一）助推医院人才发展战略。在数据上网、云储存盛行的当下，高成本、低效率的传统人事档案管理模式，已经逐步被信息化、高效率的智能化档案管理模式所取代。为了促进医院医疗系统的不断改革，推进医院人才发展战略的实际需要，医院应当积极改革当前的人事档案管理模式，构建集存储与共享一体化的网络化平台，进而提高信息存储的安全性与信息传输的高效性，既能将人才信息进行及时有效的分类，也为医院管理人员实时查询信息提供便利。因此，人事档案数字化有助于提高医院人才战略的规范性与准确性。

（二）提高医院人事档案管理的安全性。将医院人事档案中的具体数据与智能技术相结合，能够帮助资料中的相关数据得到妥善的安置与处理，并且避免传统档案中资料磨损、遗失等情况出现，给医院的人事管理工作带来不便。此外，电子信息化管理技术通过设置数字化的人事档案，可以进行加密与授权访问的相关操作，进而帮助扩大档案的收集范围，使得档案的管理与维护更加具有实质性意义，能够有效提升人事档案资料管理的快捷性与完整性，同时保证医院的人事档案信息更具安全性。

（三）提升医院的人事管理效率。作为医院管理体系中的一部分，人事档案的管理是医院开展各项工作的基础，因此应当引起院方的高度重视，通过对相关环节进行优化与完善，帮助医院提升总体的工作效率。在大数据时代，借助新技术手段，医院的人事档案管理与以往有所不同，工作环节的电子化使得这项工作逐渐由繁琐变得更加简便。另外，电子技术的应用大大缩减了时间成本，电子人事档案的记忆性、可搜索性使得人事档案的调出、调入、修改、变更等手续变得更加快捷，节约了医院的人力、物力及时间，确保医院的人事档案信息资源能够发挥最大的效益，有助于医院人事管理效率的提升。

（四）推动无纸化办公的发展进程。不论是现在还是未来，无纸化办公一直是各单位孜孜不倦追求的发展目标。对于医院来说，数字化人事档案信息的存储模式能够保证人事档案适时存放在硬盘介质上，同时利用网络云盘等备份工具对各类信息进行有效存储与传输，能够避免传统状态下，纸质档案由于存放不当所引发的霉烂的情况。此外，建立电子化的信息档案，能够帮助医院节省针对纸质资源的资金投入。因此，医院人事档案数字化能够推动管理单位的人事化办公模式，不仅能提高人事档案存储的安全性，还能有效降低人事档案的管理成本。

二、大数据时代医院人事档案管理存在的问题

（一）人事档案的电子信息化管理体制尚不完善。大数据时代，建立健全的电子信息化管理体制，决定医院人事档案能否实现信息化与规范化。因此，医院管理层应当对医院电子信息化管理体制的建立予以足够的重视。然而，当前我国部分医院的人事档案管理制度不能满足医院发展的实际需求，相对陈旧的制度一定程度上会造成信息的失真，进而降低了人事档案的可靠性。此外，人事档案信息的完整性也会受到一定程度的影响，进而降低医院人事管理工作效率，甚至对于医院其他部门也能造成一定的不良影响。当前，虽然我国对于档案的管理与维护出台了相应的法律法规与各项政策，但由于缺乏有效的上传下达机制与监督机制，结果导致我国部分医院不能完全落实国家颁布的上述政策，进而导致医院电子信息化建设水平较低。因此，相关医院的人事档案管理难以改革与转型。

（二）医院的资金投入不充分。当前，个别医院存在对于人事档案信息化不够重视的情况，或是由于资金分配的不合理性，导致医院没有投入足量的资金对人事档案进行信息化处理，结果导致医院在人事档案信息化管理过程中难以开展相应的创新工作。医院要想实行人事档案信息化管理，除了积极响应国家的政策外，还应当意识到档案管理的重要性与实际意义，并且积极更新医院现有的各项信息收集与存储技术，进而建设现代化的人事档案电子信息存储系统。然而，医院资金投入不充分严重影响到人事档案信息化的实际效率，导致医院人事档案信息化建设没有明显的进展，最终影响了医院整体人事管理效率。

（三）人事档案信息化管理缺乏技术人才。医院人事档案管理想要实现信息化，不能只注重对于软硬件设备的投入，还应当配备技术型人才，对医院人事档案信息化管理提供应有的技术指导。然而，在当前部分医院的机构设置中，档案管理部门处于相对边缘的位置，并且其员工普遍存在素质较低、专业技能不完善的尴尬境地，不能进行数据分析和对资源的有效利用，也不能对相关的电子信息管理知识进行深入了解，因此不利于开展人事档案信息化管理工作，不能帮助医院的人事档案管理工作迈向智能化与专业化的发展道路。

（四）医院档案管理意识薄弱。个别医院注重业务能力的提升而忽略了对医院工作人员的保障。在更换档案管理人员的时候，交接手续简化，档案遗失、档案错误等问题不能及时发现，对医院工作者职称评定、工作调动等造成影响。

三、推进医院人事档案实现信息化管理的路径

档案管理作为我国人事管理的重要手段之一，为保障机构高速运行起到了重要作用。大数据时代的到来打破了原有的管理模式，增加了档案的可容纳量，延长了档案的保存时限，方便了档案的调取、变更等。我们在看到这些积极方面的同时，还需要认识到大数据带来的技术变革，对档案管理工作在制度体系、管理理念、资金投入、人才素质等方面提出新的要求。

（一）建立完善的人事档案信息化建设的发展制度。建立人事档案信息化建设发展制度，能够提高人力资源的管理效率，满足大数据时代人事档案管理的信息化要求，并提高档案管理人员的职业意识，调动档案管理人员的工作积极性，帮助他们在智能化技术的应用背景下，将现有的信息资源进行整合，落实医院人事档案管理工作的数据化与科学化发展，提升医院人事档案管理的安全性。

（二）转变人事档案管理者的管理意识。医院的人事档案管理者岗位较为固定，熟悉了传统管理模式后，对于接受新的技术和学习新的技能会存在思想上的不适应。所以要积极倡导医院人事档案管理者转变思维，重视人事档案管理信息化的重要意义，主动转变思路。另外，人事档案涉及个人信息安全，不同于纸质档案的安全性，电子档案因为数字化具有可复制的特点，稍有不慎就可能造成信息泄露或遗失删除，因此人事档案管理者要具有安全意识，保护医院工作人员的个人隐私。

（三）加大对人事档案管理信息化建设的资金投入。根据人事档案信息化的需求，医院人事档案数据库的建成离不开资金的投入。人事档案的全面性、真实性是人事档案系统的根本要求。另外受人才流动、职称变化等不确定因素的影响，人事档案始终处于动态变化中。再加上技术更新迭代的速度很快，医院在配置完相应的硬件设备后，还需要不断对设备及系统进行优化更新，以适应社会发展、满足业务需要。

（四）提升档案管理人员的整体素质。人作为档案管理过程中的主体，其管理能力的高低影响着医院人事档案信息化建设的最终呈现效果。对此，医院管理层应当重视对于相关人员素质的培训工作。首先，应当积极提高档案管理人员的思想道德素养，以满足人事档案管理工作的保密性要求。其次，应当对人事档案管理人员实施一定的专业技能培训，以确保工作人员熟练掌握各项先进的信息收集与信息储备技能，积极参与医院的人事档案电子信息化发展建设，从整体上满足大数据时代的具体要求。

四、结语

大数据时代虽然给医院的人事档案管理工作带来了一定的挑战，但同样也给人事档案管理带来了一定的发展契机，希望医院管理层与相关工作人员能意识到人事档案信息化发展的重要意义，积极学习各项信息化技术和业内的相关经验，为人事档案管理工作跟上时展的步伐贡献自己的力量。

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作者：章媛单位：福建省龙岩市第二医院