新时期改进人事档案管理的措施

新时期对人事档案管理提出更高的要求，要求创新管理模式，改进人事档案管理。但当前这种模式不能适应这种要求，在思想认识、管理模式、管理人员等方面存在不足。随着信息技术的发展和运用以及人事制度改革步伐的加快，传统人事档案管理模式已无法满足新时期人事档案管理工作的需要，弊端日益显露，为此适应新时期人事档案管理的新要求，采取有效的措施改进人事档案管理势在必行。

一、改进人事档案管理的必要性

（一）改进人事档案管理是创新管理模式的需要。

改变传统的管理模式和管理思路，是实现人事档案管理创新的必然要求。例如，改进传统纸质人事档案管理的繁琐工作，对人事档案进行数字化处理，通过计算机辅助，实现归档、查询、借阅、转移等各个流程的一体化，实现管理模式的创新，改变纸质档案管理繁琐的形式，促进管理水平的提高。

（二）改进人事档案管理是信息技术运用的要求。

在人事档案管理中要注重信息技术的运用，建立统一信息化平台，促进管理水平的提高，将纸质档案和电子档案结合起来，通过现代信息技术的运用，实现对人事档案的有效管理，从而方便档案信息的更新、删除、查询，促进管理水平的提高。

（三）改进人事档案管理是现代用工管理的需要。

完整的人事档案资料为职工办理社会保险、工资调整、职称评定提供了可靠的凭证，切实关系到职工的个人权益，同时为单位有目的有计划地合理使用每一位员工，选调优秀人才提供了重要的参考，直接关系到选拔的正确性。因此，改进人事档案管理工作对于调动职工的积极性发挥了促进作用，有利于加快单位人事制度改革的步伐。

二、目前人事档案管理存在的问题

（一）思想重视程度不够。

很多单位将工作重心放在员工管理方面，对人事档案管理不够重视，忽视人事档案管理对全面考察和评定员工的重要作用。在对员工进行考察评价和晋升的时候，常常以调查和平时表现为依据，忽视人事档案的参考作用，制约了人事档案管理水平的提高。

（二）管理制度不完善。

缺乏健全完善的管理规章制度，对人事管理的流程、要求、工作人员职责等的规定不全面，难以有效规范管理人员的日常管理工作。管理人员的职责不明确，管理流程不规范，导致人事档案管理出现混乱的局面，影响了人事档案作用的发挥。

（三）管理模式较落后。

很多事业单位依然沿用传统管理模式，对新时期对人事档案提出的新要求认识不够，对信息技术的运用不全面，制约了管理模式的创新，影响了人事档案管理水平的提高。

（四）管理人员素质偏低。

缺乏专业的管理队伍，工作人员的素质偏低，创新意识不强，对现代信息技术在人事档案管理的运用缺乏了解，不能熟练地进行人事档案管理的各项操作。

三、新时期改进人事档案管理的措施

（一）转变思想观念，增强档案管理意识。

一方面通过各种形式加强对档案法律法规的学习，提高领导档案管理意识，使其重视和支持人事档案管理工作，在基础建设、资金投入、人员配置等方面给予大力支持；另一方面充分利用宣传展板、报刊、网络等媒介，加大落实档案法规及劳动保障法规的事迹或案例等正反两方面宣传，使单位把人事档案管理纳入重要议事日程，逐步改变人事档案松散管理的现状。

（二）完善管理制度，促进人事档案管理规范化。

人事档案管理是一项头绪众多、琐碎繁杂的工作。如果没有一定的制度来制约，就无章可循、无所适从。为此，应把当代管理学中的科学理论和方法与人事档案管理实际相结合，形成一套适合单位人事档案管理的制度。如人事档案管理组织机构及岗位职责、人事档案保管制度、档案借阅制度、档案材料的收集、鉴别、整理、归档制度，使人事档案的管理制度更加完善、严谨和行之有效。通过制定和贯彻各项标准、规范，保证人事档案管理在单位人力资源管理中取得最佳的效益。

（三）创新管理模式，注重信息技术的运用。

在加强人事档案纸质管理的同时，投入人力物力，建立现代化管理操作平台，对人事档案资料进行数字化处理，促进管理水平的提高。在实际工作中，对人事档案资料的搜集、归档、查询、转档等内容进行详细的规定，利用平台进行操作和处理，提高管理工作的实效性，不仅能够减少管理上的失误，还能够提高规范化管理水平。

（四）加强队伍建设，提高档案人员的素质。

建立一支作风正、熟悉与通透国家政策、熟悉业务、相对稳定的专业队伍，是做好人事档案管理的组织保证。要掌握管理理论和各项业务，既能掌握运用信息技术深入开发档案资源的本领，满足各层次信息需求，又要维护档案的真实性、可靠性和权威性。为此，要采用集中授课、自学、研讨会等多种方式，加大对人事档案管理人员的培训力度，使他们不断丰富专业知识、完善现代化管理手段、增强创新意识、提升自身修养，推动人事档案管理顺利开展，促进人事档案更好地发挥作用。

作者：杨冬葳 单位：哈尔滨市住房保障和房产管理局 经济技术开发区分局