干部人事档案专项审核工作实操要点

摘要:结合W公司的两次专审工作实践，总结干部人事档案专项审核工作九大模块的具体实操要点和相关注意事项。针对专审过程中出现的比较集中和突出的问题，提出将档案专审与人力资源信息管理工作相结合，及时准确更新干部人事信息，对专审工作实施全流程闭环管理，关注问题点的解决处理，充分挖掘专审信息价值，为企业人力资源管理与开发提供重要支撑。

关键词:人事档案;专项审核;人力资源管理

一、专审各栏目实操要点

专审的重点是“三龄两历一身份”，此外，还包括家庭主要成员及重要社会关系、专业技术职务(职称)、学术评鉴、奖惩等基本信息。《干部人事档案专项审核情况登记表》中共设置九个栏目。专审的内容覆盖整本档案，一般而言，应结合整本档案的全部内容进行综合分析。但是在实操过程中，每项内容需查阅的资料通常相对固定，如果能够熟悉相关资料的位置和内容、优化审核流程，可以极大地提高专审工作效率，同时降低差错几率，确保专审质量。

(一)出生时间

出生时间几乎在人事档案中的每份材料中都有记载。按照档案专审工作要求，一般来说，无须逐份比对，主要看最早材料与最新《任免表》记载是否一致。从形成时间来看，《入团志愿书》通常产生于初中时期，常常是整本档案的最早材料。如没有《入团志愿书》，则最早材料通常为高中/中专毕业时的登记表、政审材料、体检材料等，或是《应征入伍登记表》《招工审批表》等。审核时，可快速浏览档案目录，比较每一类的最早材料，从而迅速定位整本档案的最早材料。出生时间的认定是档案专审中最审慎也最为复杂的环节。在具体实践中，可能会遇到各种情况:(1)如果档案中除最早材料以外，其他材料及最新《任免表》记载的出生时间均一致，是否仍然按照最早材料记载认定出生时间?只要档案中的最早材料不存在涂改、造假的情况，就必须遵循“最早最先”原则，根据最早材料记载认定出生时间。如果最早材料真实性存疑，则需结合整本档案综合分析，并设法联系公安机关、户籍管理机构、早期学校等，充分调取资料，对此人的出生时间进行综合研判并严格按照规定的流程给出组织认定。(2)档案中出生日期按农历填写的，如何认定?只有当档案中的最早材料在出生时间栏明确标注了农历、阴历等字样的，才可认定为农历记载，并查阅日历换算为对应的公历日期。如无农历、阴历等字样，本人口述当时填写的是农历、阴历的，不予认定。(3)因考学、入党、入伍、招工等原因，故意在相关材料中将年龄填大，后续又根据档案最早记载将年龄改小的，是否仍然按照最早材料记载认定出生时间?为避免重复得利，须认定为填大的年龄。(4)如何判断出生日期是否涉嫌造假?主要通过推断整本档案的逻辑性来进行分析，如入学、工作、入伍、入团入党等重要事件的年龄是否符合相关要求和基本逻辑，档案前后记载是否一致，如按照《党章》规定，入党时要年满18周岁。还可根据档案中记载的家庭成员年龄推算其年龄是否合理。

(二)参加工作时间

参加工作时间通常以档案中的参加工作材料记载为准，参加工作材料具体见表1。表1参加工作材料一览表人员类别参加工作材料高校毕业生《报到证》《毕业生转正定级审批表》工人《招工审批表》《报到证》《全民所有制合同制在籍工人登记表》入伍人员《应征入伍登记表》知青《上山下乡定向归口表》其他《录(聘)用审批(备案)表》如档案中未发现上述材料，则可参考经过组织部门认定并盖有公章的《干部履历表》、《员工登记表》等材料判断参加工作时间。

(三)入党时间及入党材料

入党时间应以第六类的《入党志愿书》记载为准。在审核登记入党时间的同时，还需审查入党材料是否完整。按照人事档案整理规范，应将《入党申请书》《积极分子登记表》《预备党员考察表》《转正申请书》等材料放入档案并归入第六类。如上述材料不完整，则需联系相关党组织查找补充。

(四)学历学位

学历学位审核的关键在于材料的完整性。对应学习经历能够在档案中展现出完整的入学、学习过程成绩及毕业等全流程，审核人员才能对学历学位情况进行准确认定。不同学历对应的材料有所不同，笔者在实践过程中，总结出“3456”快速记忆法，能有效帮助审核人员快速记忆并应用，除此之外，党校学历应有学历证明;在国(境)外取得的学历学位应有国家学历学位认证机构出具的相关认证材料(中文)。上述材料不完整的，应设法联系学校或相关机构补充完整并进行认定。认定途径包括直接向发证学校/教育部留学服务中心查证、学信网查询等。

(五)工作经历

档案中反映干部工作经历的材料主要包括第一类的各种履历表、登记表和第九类的《干部任免审批表》、工资材料等。在审核干部工作经历时，应将最新《干部任免审批表》中记载的工作经历与其他各类材料一一印证。如出现不一致情况，除明显错误外，一般应以组织依据为准。

(六)干部身份

档案中反映干部身份的材料一般是第九类的转正定级、录干、聘干或转干等材料。干部身份一般通过以下途径获得，每一种途径应具有相应的材料。(1)直接就业:《报到(派遣)证》《吸收录用干部审批表》《转正定级审批表》(2)工转干:《转干审批表》(3)军转干:《转业审批表》(七)奖惩情况档案中记载奖惩情况的材料主要包括第七类的奖励材料和第八类的处分材料。审核时主要考察《任免表》中是否如实填写了受处分情况，以及受处分相关资料是否根据要求及时入档。(八)家庭主要成员及重要社会关系这一部分主要看家庭成员信息是否填写完整并及时更新，以及档案中前后记载是否一致。

二、专审工作优化措施

(一)将专审与人力资源信息管理工作相结合，及时准确更新干部人事信息

整个专审工作的信息审核，都需要以档案中的最新《任免表》为依据，比对最新《任免表》与其他档案材料记载的信息是否一致。由此带来一个问题，就是并非所有干部都有《任免表》，特别是近些年来招录的大学生，毕业后来到企业就具有干部身份，如果尚未提拔到更高级别岗位，档案中往往连一份《任免表》都没有，这就给专审工作造成了困扰。W公司结合实际，针对这部分没有《任免表》的档案，提出以本单位人力资源信息系统中的对应信息替代《任免表》信息，进行审核比对。专审工作完成后，再根据专审结果对人力资源信息系统进行及时更新，确保相关信息准确有效。

(二)对专审工作实施全流程闭环管理，关注问题点的解决处理

对干部人事档案本身的审核登记只是专审工作的第一步，后续流程还包括汇总分析、调查核实、材料补充、审核认定、材料归档等重要步骤，要切忌“头重脚轻”，只关注发现问题，而忽视解决问题。对于档案专审过程中查找出的问题点，要根据不同的情况分别进行处理:(1)对于材料不完整的，要及时联系相关部门查找补充，归入档案并做好登记;对于材料不规范的，如缺少公章，在核实材料真实性后，按规定流程进行补章。(2)对于档案中的重要信息前后记载不一致的，组织部门应按规程进行审核确认，使干部相关信息清楚明确，不留问题点。(3)明确档案造假的，要按规定进行党纪政纪处理。(4)详细记录各问题点的处理过程及结果，并按照档案管理要求将应归入档案的材料及时入档，这样后续因其他需要(如任前审核)再次查阅档案时，可直接运用专审成果，避免围绕相同问题点重复工作、反复查阅，既浪费人力，也不利于档案的保存。此外，在材料补充环节需要注意的是，入档材料与本人持有的相关证书是互为呼应、相辅相成的，例如大学期间的入档材料，展现的是从入学到毕业的完整过程，学历学位证书则强调展示了顺利完成该段学习经历后获得的受到社会广泛认可的结果，因此，不能简单以证书复印件作为补充材料归档，可尝试联系学校，设法查找学校档案馆或教务部门留存的资料。在实操过程中，我们也有成功补充到相关原件入档的，虽然比较困难，但是材料的真实性和可信度会更高。

(三)充分挖掘专审信息价值，为企业人力资源工作提供重要支撑

档案专审的结果性材料———《干部人事档案专项审核情况登记表》具有统一的标准格式，可在此基础上开发信息系统，统一抓取数据并进行汇总分析，能够极大地提高专审工作效率。如果企业具备相关条件，甚至可以进一步利用大数据、云计算等技术，对专审信息进行深度分析，使专审成果能够充分运用于其他组织人事决策，发挥其最大价值和效用，为企业的人才选拔和管理工作奠定坚实基础。

三、结语

干部人事档案专项审核工作，是落实从严治党与从严治吏现实需求，是选用好干部、提升干部工作公信力的重要保障，是进一步规范档案管理工作的迫切需求。做好专审工作，要严肃组织纪律，熟练掌握方法，并以此为契机，进一步健全和完善干部人事档案管理机制，从而充分发挥干部人事档案在人力资源开发利用中的作用，不断激发档案工作活力。

参考文献:

［1］秦伟．新时期做好干部人事档案专项审核工作的思考［J］．办公室业务，2022(4):147－148．

［2］杨茗焱．如何做好干部人事档案专项审核工作［J］．陕西档案，2017(6):43－44．

［3］马慧琴．事业单位人事档案“三龄两历一身份”的认定［J］．中外企业家，2017(2):240．

［4］王午．干部人事档案在选人用人工作中的实际运用［J］．兰台内外，2020(3):62－63．

［5］韩一红．人事档案审核中的问题与探析［J］．档案天地，2017(3):50－52．

作者：袁小燕 单位：宝钢股份武汉钢铁有限公司