健全我国社会保险档案管理的新思路

摘要：我国在进行社会保险改革的过程中，应重视社会保险经办服务的工作效率，保证社会保险档案管理的质量和水平得到更好的提升，为社会保险改革奠定良好的基础。社会保险档案管理工作直接关系到民生问题，同时也是推动社会保险改革的内在力量，因此，在互联网技术高速发展的今天，应不断地使社会保险档案管理更加的规范化和信息化，从而更好地服务于社会。

关键词：社会保险；档案管理；管理机制；管理思路

一、社会保险档案管理体制建设的基本原则

要想使社会保险档案管理工作朝着信息化和规范化的趋势发展应遵循以下几点原则：首先要实现文档管理的一体化。这是社会保险档案管理信息化建设的基础和保障。文档一体化的管理方式主要是将文件向档案管理方式的转变，并要求文件的数据可以在档案归档环节中实现一体化，从而有效的实现管理规范和使用简化的过程，同时实现档案管理信息共享的目标。其次，实现档案归档双轨制。遵循这一原则的主要目的是要求社会保险单位在进行信息化管理过程中实现纸质文件和信息化文件的同步归档。由于信息化文件在法律上还不能完全取代纸质文件，并会质疑信息化文件是否被篡改等问题，因此，在进行档案归档工作中要实现纸质文档和信息化文档归档双轨制。最后，要坚持协作性原则。档案管理工作要根据基础数据入库管理的要求而提高管理的质量和效率。如针对地区社会保险档案管理工作应做好各级档案管理部门之间的沟通和配合，从而提高各级档案管理部门对工作的重视，这样才能充分的保证社会保险档案管理信息化和规范化目标的实现。

二、当前社会保险档案管理工作中存在的不足

1.社会保险档案管理存在多头管理，管理方式不统一

随着各级政府对民生问题的关注，社会保险档案管理工作也得到了相关部门应有的重视，但是由于在实际管理工作中管理方式和思想落实不到位，导致工作中存在很多问题。在诸多问题当中管理形式不统一是最突出的问题，同时还存在基础工作没有实现规范化的管理。社会保险办理和基金缴费的过程中，会产生很多的相关资料和报表，这些整理工作需要不同的部门共同参与完成，这就导致了管理任务的开展具有不统一性，资料管理由于在不同的部门完成，导致资料的可靠性和真实性也会受到质疑。这在管理上也出现了职责重叠的部分，群众如果要将社会保险资料进行调动时需要在不同的部门办理手续，这极大的降低了工作效率。并且不同的部门管理的思想和理念也存在差别，当前也并没有形成科学完整的网络查询平台，难于实现资源共享，不利于社会保险服务的有效开展。

2.没有建立科学完善的管理标准和规范

档案管理仍然使用原始的管理方式，导致纸质档案资料经过长时间的存在易破损，使资料内容缺失等现象的发生，如遇火灾等突发性事故，则会导致纸质资料的损毁。社会保险档案资料一旦损毁是无法复原。计算机网络技术在社会保险办理业务中得到了普及应用，但是在档案管理中还没得到更好的应用。在社会保险档案管理制度当中规定了档案资料的安全性应得到重视，但是并没有对管理形式作出相应规定，严重影响了档案管理形式的创新，这也是导致档案管理信息化难以实现的主要原因，社会保险的档案资料会随着保险人数的增而增加，如果不对档案归档工作进行系统化的处理和归档，那么会不断增加工作人员的工作量，提高了档案管理工作的难度。

3.社会保险档案管理水平和管理方式有待提高

档案管理工作是社会保险行业实现改革的基础和保障，但就当前档案管理工作的方式和方法来看，还存在很多的不足，管理方式和管理方法需要进行创新，这样才能适应当前社会保险改革的需要。具体包括档案室内安全设施不符合要求，室内通风条件差，空气不流通，易引发火灾和纸质档案资料发霉虫蛀等情况发生。社会保险体系在实施改革的过程中，对原始资料档案的使用频繁，当前的管理方式不利于档案资料的查找，浪费了工作人员的工作时间，导致工作效率下降，因此，应提高对档案资料的信息化建设，实现电子档案的管理方式，由此极大提高档案的使用效率，这也是社会保险档案管理方式改革的主要内容。

三、优化和健全社会保险档案管理工作的新思路

1.提高投保人和工作人员的档案管理意识

要想有效的提高档案管理工作的效率，首先要做到的是提高投保人的档案管理意识，让其充分的认识到档案管理在社会保险工作中的重要性，从而更加积极主动的配合工作人员完善档案资料信息，并配合工作人员开展工作，从而有效的提高档案管理工作的工作效率。档案管理工作中一旦出现任何问题和差错，工作人员要及时的开展档案资料信息的核对，这样才能保证档案资料的信息不会出现严重的漏洞。此外，还要不断地提高档案管理工作人员的职业技能和岗位综合素质，并定期举行学习和培训活动，对当前档案管理工作的要求和实现的目标进行传达，同时要制定不同的激励政策，不断的提高工作人员的工作积极性和主动性。档案管理工作应从基础设施建设抓起，并通过安全和高效的工作原则，来实现档案基础工作管理的规范性。

2.利用计算机网络技术，实现档案管理的信息化

随着网络和计算机技术的不断创新和发展，在不同的行业和领域中应用都促进了其快速的发展。由此在社会保险档案管理工作中也应充分的引用计算机网络技术，不断的实现管理的信息化，提高工作效率和水平。更重要的是通过信息化的管理能够避免出现差错，如果一直使用纸质档案资料的管理方式，不利于档案查找工作的开展，如果利用网络信息化将纸质档案进行电子归档，那么能够极大的提高工作效率，同时对于社会保险改革也具有重要的意义。一方面能够健全和完善档案管理信息数据库，将纸质档案转换为电子档案进行归档，有利于档案查找，同时也利于档案资料的长时间保存，不受保存环境的影响，实现档案资料的部门各级部门之间的共享。另一方面，提高了档案资料管理数据的安全性。将纸质档案转换为电子档案也存在一定的安全隐患，因此要加大对电子档案安全性管理的重视，加强对病毒和黑客对计算机的侵入，防止电子档案信息丢失和被窃取，因此应在电子档案计算机中安装有效的杀毒软件，并定期由专业技术人员对计算机的安全性进行维护，确保档案信息数据的安全性。

3.提高社会保险档案管理工作人员职业技能和综合素质

新时期要想确保社会保险档案管理工作更好的开展，最主要的是要提高档案管理工作人员的职业技能和管理理念，不断的通过组织学习和培训等提高管理人员的管理意识和岗位工作能力。针对培训的主要内容应重视工作人员的岗位工作能力的提高，为提高档案管理工作的质量和效率奠定良好的基础。档案管理工作人员的岗位能力和综合素质对档案管理工作的整体水平也产生重要的影响，因此，在社会保险体系内应建立起高素质和高水平的人才队伍。包括定期组织学习和技能培训。针对社会保险档案管理的相关原则和管理体系等进行培训，并指导工作人员将当前先进的科学成果和工作理念投入到工作中，不断的提高自身的岗位工作能力。另外，还要对工作人员进行计算机网络课程的培训，提高工作人员对网络计算机使用的技能，从而更好的应用在工作中，避免出现差错和失误的情况，从而提高档案管理工作的质量和效率。

四、结语

社会保险涉及到民生问题，只有有效的提高社会保险档案管理工作的质量和效率才能更好促进社会的和谐发展。社会保险档案管理工作应适应时代的发展，充分的利用现代化的网络科学技术，不断的规范档案管理的流程和工作环节，实现档案资料管理的信息化，同时提高工作人员的职业技能和综合素质，不断的优化和健全社会保险档案管理工作的管理体制，这样才能为社会保险改革提供坚实的基础，促进我国社会保险事业的进一步发展。

参考文献：

[1]王彦英.浅谈社会保险档案管理存在的问题及其解决方法[J].现代商业,2012(32):72.

[2]孙艳梅.浅析如何做好社会保险业务档案管理工作[J].办公室业务,2013(11):161-162.

[3]钱均.社会保险档案管理存在的问题及其解决方法研究[J].办公室业务,2013(13):180-181.

作者：王丽杰 单位：河津市人力资源和社会保障局