教育类档案管理问题及应对措施分析

摘要：在学校文化建设中，档案管理工作是重要的构成内容，它关系到学校的未来发展，学校的成立情况和发展过程都体现在档案资料中。教育单位需要做好档案资料管理工作，发挥档案资料的重要价值。本文主要分析教育类档案管理中出现的问题，并总结了相关的解决对策。

关键词：档案管理；存在问题；解决对策

教育单位的建设情况、教学情况、管理工作和发展过程等都记录在教育单位档案中。做好教育类档案管理工作，能够对教育单位管理建设工作、发展工作的原始情况做好妥善保存，还能对教育单位领导部门起到指导作用。因此，教育类档案管理是一个非常重要的工作，是评价学校教学管理水平的重要内容。做好教育类档案管理工作，符合目前的发展形势，需要引起足够重视。本文深入探讨了教育类档案管理工作中的主要问题，希望起到参考价值。

一、做好教育类档案管理的重要意义

档案管理可以把学校从建立到发展的整个过程通过文字的形式记录下来，随着技术的进步，计算机技术和多媒体技术也普遍用于档案管理，使档案具备了声音和影像功能，能够对学校的历史面貌生动的展现出来。做好学校档案管理是非常重要的，第一，可以起到参考作用。由于学校在不断发展，各项管理工作、科研工作、教学工作都在随时更新发展，通过查阅档案，可以起到指导借鉴作用，从而避免出现错误。学校历史对于学校进一步的发展具有重要的参考价值，它详细具体的记录了学校历史过程，对于学校未来的方向有很好的借鉴意义，能够方便学校领导进行查阅。第二，保存学校的原始证据。因为学校档案资料特别丰富，涉及到学校每个环节，而且记录非常清楚，存放着很多原始证据，比如规章制度、人员名单、活动的影像等，都能起到证明和说服效果，只有对原始证据进行保存，才能有效解决历史遗留问题。第三，为地方历史志的编辑提供资料。目前，各种地方志的编辑出版越来越多，而且教育志的编辑要求查阅学校的档案资料。如果缺少教育类档案资料，那么就不能编写地方志关于教育部分的内容，所以，建设好学校档案室，整理好各种资料，具有重要的历史价值。

二、教育类档案管理工作中出现的主要问题

当前，大部分教育单位对于档案管理工作不够重视，由于外界因素影响出现了各种问题，主要包括下面几点：

（1）很多教育单位的校领导没有认识到档案管理工作的重要性，他们认为档案管理工作对教育单位的教学和管理起不到任何效果，因此没有把档案管理工作当成重要的学校工作日常。

（2）档案管理条件需要提升。很多教育单位没有设置专门的档案室和档案柜，而且档案保存需要的环境条件都不能满足，比如通风、防潮湿、防火和防盗等，档案材料随意乱放，没有完善的保管设备，对于教育单位档案保存和管理都有不利的影响。

（3）档案资料不全。很多教育类档案资料都不完整，经常出现多个地点存放、多个部门管理、收集资料不及时、档案出现流失。学校的教务档案、人事档案、德育档案等都是多个部门存放，比如教务部门、人事部门、德育部门等，没有及时进行归档。因为档案归类、保存、借阅、保密等没有根据要求执行，很多档案资料都出现丢失。

（4）档案管理工作没有引入信息化技术。受学校条件、相关设备、档案管理人员信息技术水平的影响，很多教育单位的原始档案仍然是纸质的档案，一部分是打印，还有的是人工抄录，而且案卷的页面也不统一，档案的电子化程度比较低，也没有积极引入计算机设备、网络技术和多媒体技术，管理方法比较落后。

（5）档案管理人员自身素质需要提升。调查发现，大部分教育单位都没有安排专门的档案管理人员，许多档案管理人员都是兼职，没有开展过专业的培训，业务水平和综合素质比较低。

三、改进教育类档案管理工作的对策

做好教育类档案管理工作，对教育类档案进行完善和整理，能够准确评价教育单位的各种工作内容，而且方便对历史资料进行查询，从而更科学高效的管理教育单位。越来越多的人发现，必须重视教育类档案管理工作，才能使教育类档案起到应有的作用。

（1）领导要引起足够重视，把档案管理工作当成重要的工作日常。校领导要定期组织教职工对《档案法》等法律条文进行深入学习，对于档案法律知识展开学习并加强宣传，从而让领导人员和师生重视教育单位档案工作，不能让档案工作流于形式，必须真正落实好档案管理。教育单位领导干部需要把档案管理工作当作重点内容加以关注，而且校长也是学校档案的首要负责人，必须找出一名领导干部负责档案管理，从而真正做好档案管理工作。

（2）增加资金投入，提高档案管理的效果。教育主管单位以及教育单位都要增加对档案管理场所和设备的投入。要将档案室建设作为学校的总体建设规划，设置相应的档案库房，安放专业的档案柜。档案室需要满足通风、防潮湿、防毒、防火的基本要求，还要配置空调、抽湿机，做好防虫、防鼠工作。针对使用影像资料、电子文档等进行保存的档案资料，要根据特殊档案保管要求设置专门的档案室，并使用专业的管理设备。档案管理的基础设备包括扫描仪、打印机、计算机，使用现代化设备提高档案管理的水平。

（3）做好档案资料收集，保证档案资料的完整。教育单位要制定有效的档案收集制度，这样才能更好地做好档案管理工作。因为教育类档案管理工作涉及到多个方面，因此需要完善档案收集制度，并确保教育类档案完整。教育单位首先要根据要求确定合理的档案收集制度，并积极落实档案整理工作，要及时有效的收集教育单位档案，并做好归档。

（4）使用先进技术，提升教育类档案管理的信息化程度。教育类档案管理只有实现信息化，才能真正做到现代化管理，这是教育类档案管理工作的重要内容。教育类档案管理中，第一，先要引入先进技术，在档案管理中使用计算机、摄像机、相机、扫描仪等设备，实现信息收集整理更加快速，提升档案使用效果。第二，档案管理人员需要提升自己的计算机操作水平。学校要定期组织档案管理人员开展培训、交流和观摩等，提升档案管理工作的技术水平。第三，要确定教育类档案管理的信息化要求，这样开展信息化工作才能有很好的依据，才具有针对性。

（5）加强档案管理队伍建设，提升档案管理人员的素质。只有管理人员自身素质提升，才能确保档案工作更好地开展。教育类档案管理工作包括学校的各个环节，需要配置专门的档案管理人员，并且要提升档案管理人员的思想认识，加强业务培训，从而提升档案管理工作水平。档案管理人员要求思想素质过硬、责任意识强、对教育单位工作熟悉，喜欢计算机并做好档案管理工作，只有这样的人员才能真正做好档案管理。教育单位行政人员需要对学校档案管理人员开展职业道德教育，并加强岗位培训，要求持证上岗，要使档案管理人员变得专业化、规范化，只有这样才能确保档案管理工作更好地开展，才能确保发挥档案管理工作的价值。

（6）对档案管理工作进行规范。教育单位要想提高档案工作水平，必须认真对待，做好深入研究，要想整理完善好档案资料，不能只靠一时的热情就可以，是需要长时间认真工作才能完成的。档案管理人员要想取得好的工作成果，需要耐得住寂寞，不求名利，认真做好资料整理收集工作，对于要求特殊保管的资料，需要根据特殊要求做好管理。要分清楚长时间保存的文件和临时保存文件，分别进行建档，并做好目录编排。要积极配备计算机设备，使档案查询更加方便。档案管理人员还需要对学校历史资料进行深入挖掘，可以找老校友写关于学校的回忆录，并寻找证据资料，对档案内容进行丰富。在档案资料的查阅过程中，能够看出手工整理的档案有很多不足的地方，它不能够准确反映信息原来的内容，而且还会和事实发生偏差，还有的资料需要聘请专家做好鉴别以及判断，这样就导致档案资料的使用功能受到很大影响。因此要求教育类档案管理必须做到与时俱进，积极引入各种先进技术，让档案管理以及资料整理更加规范，提高资料的使用效率，让档案资料起到指导学校工作的作用。

四、结语

在教育单位文化管理中，档案管理是一个重要的内容，它记录了学校成立和发展的过程。档案管理指的是对学校资料进行相应的收集、管理和分类，从而保存学校的原始数据，对领导人员和师生起到参考和指导作用，是学校历史的重要见证。本文分析了教育类档案管理工作中存在的问题，并指出了相应的解决对策，希望能够促进教育类档案管理工作更好地提升。

参考文献：

[1]徐霞霞.中小学档案管理工作存在的问题及应对措施[J].课程教育研究,2016,16(014):28.

[2]赵明彤.中小学档案管理信息化建设中存在的问题及对策[J].新校园旬刊,2012,22(5):219-219.

作者：房祥伟 单位：山东省邹城市学生资助管理中心