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探讨建筑企业内部控制问题

摘要:随着社会不断的发展进步,新技术应用日新月异,国家建设正步入规范化、标准化、现代化、信息化阶段。建筑业随着房地产业和制造业的巨大投入得到了蓬勃的发展,在管理过程中逐步成熟、规范,但是同样面临着很大的挑战,特别是其内部控制存在着需要改进的地方。企业只有加强内部控制,在为社会提供优质建筑产品的同时产生良好的经济效益,才能在激烈的市场竞争中不断的发展壮大。本文就建筑企业内部控制管理中存在的问题进行探讨,并提出了改进建议。

关键词:建筑企业;内部控制

一、建筑企业加强内部控制的重要性

作为建筑企业管理工作中的重要组成部分,内部控制起着不可替代的作用。目前,部分建筑企业仅简单地进行传统的内部控制,已经不能适应社会的快速发展,因此,其必须吸收国际上同行业先进的管理方法,有针对性的采取有效的内部控制措施,改进管理方法以不被市场淘汰。

(一)加强内部控制是建筑企业资产安全的重要保证。建筑企业不同于制造企业,由于受到施工现场的制约,很多物资材料难以做到整齐存放、有效管理,在遭受自然灾害时很容易遭受巨大损失。工程项目投放资金金额较大,如果没有做好有效的资金使用规划,容易造成资金的浪费,导致舞弊现象的发生。如果没有精细的施工方案,则易造成大量劳动力窝工的现象。建筑企业加强内部控制,可以有效地杜绝以上现象的发生。加强内部控制可以对建筑企业管理过程中发生的经济业务以及经济业务过程中各个层面可能存在的问题和风险通过设计关键控制点进行风险防范和实施控制,并定期对内部控制运行的有效性进行评价,以达到防错纠弊、杜绝不利因素现象发生的目的,为企业实现最终目标提供保证。

(二)是建筑企业提高经营效率和经营成果的重要手段。先进的内部控制制度对企业规范管理起着重要的作用,具有程序化、规范化的特点,而且要求全体员工参与。通过加强内部控制,员工在实际生产经营中遇到的问题能够及时得到解决,设备的运转和人员的调配可以得到有效的协同,资金调拨在制度控制下得以良性循环,使企业的经营目标有了重要的保证,大大提高了经营效益。

(三)对企业实现长期、稳定、健康的发展目标具有重要意义。在激烈的市场竞争中,良好的内部控制制度很好地规范了企业的行为,使企业可以更好的适应外部和内部环境的不断变化,能够合理有效地为企业规避风险并进行评估和管理,为企业实现长远目标奠定重要的基础。

二、建筑企业内部控制制度中存在的问题

对于不同企业,内部控制制度具有不同的侧重点及需要优化的地方,企业需要全面了解内部控制制度的特点,认识内部控制制度的运行过程,才能提高企业的经济效益。

(一)企业对内部控制的认识停留在制度表面。在企业发展过程中,随着专业化的细分,需要对企业内部控制加深认识。企业内部控制不仅仅是部门或专业范围的控制,更是涉及到企业所有的业务范围,由所有员工参与的控制,因此,企业领导层对内部控制制度的深刻了解有助于企业内部制度的贯彻执行。目前,部分企业管理层往往仅关注自己岗位任务的完成情况,忽略了内部控制管理。在施工过程中,部分分管生产部门的领导只是从本部门管理出发,没有按照施工计划、采购计划以及人力调配计划的要求向有关部门传达任务,这样很容易忽略了资金使用和人力资源使用方面的控制,造成不必要的资金和人力资源浪费。当工程出现抢修时,采购部门往往临时采购质次价高的物资,造成安全隐患和质量返工现象的发生。个别企业的采购部门没有根据质量控制制度要求,存在着为了节省资金而采购低质低价生产原料的现象,给企业形象造成不利影响。

(二)内部控制的执行力度较差。建筑企业员工普遍认为执行内部控制制度会增加工作难度和增加更多的工作环节,甚至认为内部控制制度是对员工的制约,因此存在抵触情绪,给管理上带来很大的困难。有的企业为了维持工程进度,存在脱离内部控制制度规范的现象。

(三)没有遵循内部控制的成本效益原则。大部分建筑企业的施工现场远离公司总部,甚至异地施工,因此,如何严格遵守企业的内部控制制度,又可以遵循成本效益原则成为企业管理亟需解决的问题。根据内部控制制度要求,职务不相容的岗位不能由一人同时兼任,但出于成本效益的考虑,建筑企业往往无法做到,而是采用替代措施的检测手段。但异地施工项目的替代检测手段也需要增加专业的审计人员和成本,导致企业成本上升。

(四)内部控制手段不能与时俱进。部分建筑企业仍然采用传统的内部控制方法,由于受到各种条件的制约,其内部控制手段也受到限制。随着信息技术的高速发展,内部控制手段与先进的管理要求之间存在着一定的差距。

(五)缺乏专门的内部控制机构和专业人员。建筑企业由于工程项目的流动性,容易造成人员流动的频繁发生,特别是异地施工的企业,其施工管理人员的流动给企业内部控制造成很大的困扰。工程项目部是建筑企业内计中国乡镇企业部控制的重点,因此,企业总部和工程项目部需要配备相关专业人才。实际上,大部分建筑企业为了节省管理成本往往忽略了必要的专业机构和人员的配置。

(六)缺乏风险控制意识。现代企业应控制、规避风险,企业只有将风险控制在企业可承受的范围之内,才能实现企业发展的长远目标。传统的建筑企业重视生产和质量管理以及资金的使用,但是忽略了企业的风险控制。

三、解决对策和建议

(一)认真学习、全面掌握内部控制制度。企业管理层需要加强内部控制制度的学习,深入了解内部控制的含义,在企业文化中嵌入内部控制制度,加大宣传力度,使内部控制成为全体员工普遍遵守的一项行为规范,财务部门需要积极地与领导层和普通员工沟通,推动企业内部控制高效率地运作。

(二)由公司董事会授权设置专门的审计机构,配备专业审计人才。针对异地施工的工程项目,审计部门应根据该项目的实际业务情况采取定期或不定期检查制度,核查企业内部控制执行力度,检查工程项目在管理过程中是否存在舞弊现象,在保证内部控制有效性的前提下,尽量采取替代检测手段,减轻企业管理成本的负担,并对工程项目内控制度的有效性进行评估。审计机构应在工程管理部对项目的综合考评的基础上,定期书写审计报告上报董事会。

(三)重视和强化风险管理制度。建筑企业应充分了解和掌握风险管理制度,建立风险机制,对企业在管理过程中潜在的风险进行跟踪控制。建筑企业应着重对重大资金管理建立更加严格的内部控制风险制度、合同风险预防制度,重视工程预算、决算以及竣工验收的风险管理,针对自身薄弱环节设定相应的风险控制,做到全面性和重点性相结合。如建筑企业的施工现场在收发建筑大宗材料时,要根据内部控制制度要求,在材料入库之前必须核对数量、质量并经采购员核实、仓管员验收后方可入库,做到规范、有序的堆放,易于盘点、抽查。重要建材由专人保管,贵重物资禁止无关人员靠近。“三重一大”的决策必须经过董事会集体联名签字批准,大规模调动资金必须经过集体决策后由董事长批示,提前根据资金使用计划做好资金筹集工作,详细制定采购计划,拟定采购合同,同时避免不必要的资金占用。对计划外的物资采购必须严格审查,防止建材重复购入和质次价高的现象发生。在人力资源管理方面,人力资源管理部门必须配合好项目经理根据工程施工计划,结合施工现场条件制定出详细、可操作性强的劳动力调配计划。项目经理根据施工计划下达施工任务,施工员根据施工任务调动专业施工班组,同时密切关注施工人员流动情况,防止大规模窝工现象发生。此外,还要重视企业内部审计工作。随着社会的发展,内部审计在企业管理过程中起着越来越重要的作用,每项重大的经济业务的事前、事中、事后都需要内部审计人员的评估、跟踪、监督。在企业决定对某个建筑工程做重大投入之前,审计必须提前介入,特别是对被投资对象的风险应进行全面评估,在工程施工过程中对业务过程进行监督,并在竣工后得出审计结论,形成书面审计报告并提交公司董事会审议。

(四)建立绩效考核制度,落实岗位问责制度。为了保障内部控制制度的贯彻实施,企业应将企业效益与每个员工岗位实际工作效率及员工报酬挂钩,企业每个月根据生产进度、员工在实际工作中解决问题的能力、每个岗位工作量的大小设定岗位工资和风险工资,并根据员工执行企业内部控制制度的实际情况进行奖惩。对遵守企业内部控制制度的员工应给予相应的奖励,对执行不力的岗位,追究相关人员责任并给予相应的处罚。

(五)建立人才储备制度。提高企业内部控制水平,首先要提高管理人员素质,建立人才储备库。应深挖人才潜力,培养企业管理人才,注重审计人员的培养,支持员工参加会计知识培训和相应的职称考试,努力提高业务水平。建立人才交流制度,积极学习同行业的先进管理经验。

(六)运用计算机信息系统建立完善的信息化沟通制度。内部控制制度要求在传递企业信息的过程中必须高效,企业在生产管理过程中出现的新问题需要及时有效地得到解决。因此建立信息化沟通制度对企业十分重要,应使关键岗位的管理者及时得到有效的信息,迅速反馈到下一个控制节点并得到快速的判断,最终汇总到最高领导层做出最后的决策。企业可以根据自身业务发展情况,邀请专业的信息管理企业建立适合自身管理要求的计算机信息管理系统,有效的信息系统应该具备权限授权系统、业务办理时间限制系统、风险控制系统、风险报警系统、信息保密系统等等,企业可以根据自身业务发展情况设置不同模块,由不同部门牵头管理不同业务。有条件的企业可以使用计算机OA系统,并与个人手机绑定,以随时随地跟踪业务的进展情况,迅速将信息传递给最高领导层并做出判断。

四、结束语

目前,建筑市场的竞争越来越激烈,因此,有必要加强企业内部控制,充分认识内部控制的重要性。内部控制覆盖企业所有业务,因此,要求全体员工参与并且和企业文化密切联系。随着科学技术的广泛运用,内部控制管理也必须充分利用先进的科学管理方法,掌握先进的信息化管理技术,以不断完善内部控制制度,全面提高企业经济效益,增强企业竞争力。

参考文献:

[1]徐明智.如何有效加强建筑施工企业内部控制体系建设[J].时代金融,2018(27):271+278.

[2]胡智敏.如何有效加强建筑施工企业内部控制体系建设[J].财会学习,2017(29):229+231.

作者:肖鹤清 单位:福州建工(集团)总公司

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