CAD文件管理中问题与对策浅析

摘要：以存储数字化、传输网络化、服务现代化为主的档案信息化管理是档案工作的发展趋势，档案工作重点也从以实体档案为主逐步向以电子文件为主的数字化管理方向转变。文章旨在探究在电子信息技术的不断成熟，CAD技术广泛应用的背景下，如何科学有序地管理数量巨大且增长迅速的CAD文件。研究发现在现在的管理实践活动中，还存在的问题即件载体分散，格式不统一，难以进行统一管理和数据共享。并且初步探究解决以上问题的对策，以期能对CAD文件管理以及电子文件管理实践活动提供方法和有益借鉴。

关键词：档案管理；文件管理；CAD文件

CAD就是计算机辅助设计（ComputerAidedDe－sign），是运用计算机及其图形设备协助设计人员进行设计工作的绘图系统，CAD技术是一项综合性、迅速发展和广泛应用的高新技术。国家标准《CAD文件管理总则（GB/T17825.1—1999）》中规定了CAD文件是在CAD过程中产生的文件，是指实现产品或项目所必须的全部设计文件和CAD图等。CAD文件管理是指在CAD过程中，对所形成的CAD文件进行科学、有序地管理。本文主要论述CAD文件管理研究的现状，对已有的相关研究进行了资料收集和数据分析。研究显示，近年来，相关主题的研究规模较小，无法形成热点，但是研究的范围比较狭小，致力于解决问题，理论研究较少。基于CAD文件管理这一课题的研究内容的变化趋势是受CAD图文档系统的应用所影响的。在CAD图文档系统刚起步和小范围推广时，学者们研究使用和管理方法；大范围广泛应用时，学者们解读政策；全社会普遍应用时，学者们致力于解决问题。可以看出这一课题是以指导实践为目的的，非常重视实用性。本文对学术研究中的问题与对策进行探讨，以期指导现实档案工作。

1CAD文件管理的现状

1.1制度现状

现行的CAD文件管理标准有《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理（GB/T17678.1—1999）》《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构（GB/T17678.2—1999）》《CAD文件管理存储与维护（GB/T17825.10—1999）》《CAD文件管理总则（GB/T17825.1—1999）》《CAD文件管理基本格式（GB/T17825.2—1999）》《CAD文件管理编号原则（GB/T17825.3—1999）》《CAD文件管理编制规则（GB/T17825.4—1999）》《CAD文件管理基本程序（GB/T17825.5—1999）》《CAD文件管理更改规则（GB/T17825.6—1999）》《CAD文件管理签署规则（GB/T17825.7—1999）》《CAD文件管理标准化审查（GB/T17825.8—1999）》《CAD文件管理完整性（GB/T17825.9—1999）》和《CAD电子文件光盘存储归档一致性测试（GB/T17679—1999）》等，从CAD文件管理的各个方面进行了规范，其中有部分是采用了国际标准，在世界范围内形成了CAD文件管理标准的统一，但全部为推荐标准，并不要求必须按标准管理CAD文件执行，所以也存在大量管理不规范的情况。另外，大部分标准为1999年修订，年限较为久远，尤其是近几年的电子文件管理方面发展迅速，过于陈旧的标准在某些实践中已不再适用。

1.2管理现状

早在CAD制图软件广泛运用之初，学界就以一定的实践经验为基础，做了相关研究，研究思路基本倾向于———现阶段，在各方面条件尚未成熟的情况下，建议CAD文件与纸质档案一起进馆保存，采用“双套制”管理模式，两种介质档案并行管理，待到时机成熟时，CAD文件逐步取代纸质图纸，实现城建档案全数字化管理。1.2.1CAD文件的种类繁多。CAD文件的种类有很多，电子文件有磁盘、磁带和光盘；纸质文件有底图、蓝图和硫酸纸；按信息的表现形式又有图样、简图、文字和表格，种类繁多，载体分散，版本各有不同。另外，CAD文件的格式种类很多，常见的类型就有*.pcb、*.cad、*.brd等20种，格式多，不统一。CAD文件的种类繁多，查看不便，管理困难，难以实现统一管理和数据共享。1.2.2管理标准不统一。对于发展初期形成的CAD文件，当时没有一套完整的管理规范，往往都是按各自的使用习惯进行管理；在CAD文件管理系列规范之后仍然存在不按照标准管理的情况，导致各处CAD文件管理不统一，对于集中统一管理造成了很大障碍。

1.3CAD系统使用现状

1.3.1CAD系统使用广泛。CAD系统在我国的使用相对于西方国家稍晚，从诞生至今只有30多年的历史，但是随着近些年CAD系统不断地开发完善，CAD系统逐渐普及，应用越来越广泛。1.3.2现有CAD系统的功能使用不便。现有的CAD系统基本能满足大部分用户的使用需求，但在使用的过程中，还存在许多不便之处。比如菜单工具栏中的功能排列，常用的工具往往不在最方便使用的位置，而那些不常用的工具常常触手可及；对于经常使用的命令组合，需要多次进行重复选择操作，降低了制图的效率；缺少标准图库和专业图库，在绘制标准件时每次都需要使用者查找绘制标准制图，无法直接调取等。

2CAD文件管理中存在的问题

2.1CAD文件的真实性无法得到保障

2.1.1CAD文件具有可编辑性，易被修改。档案的最本质特征就是其原始记录性，CAD文件也需要保障其原始记录性。但是众所周知，CAD电子文件作为一种矢量文件，可编辑性是它的特性，可被修改，容易改变。无法确保归档的CAD文件的原始性和真实性，也无法保证电子档案的信息安全性。虽然现代信息技术的发展，出现了双密钥码、数字水印、电子签名等各种防写措施和技术手段，但要想在CAD文件管理系统中达到全面使用，还尚需时日。2.1.2CAD文件具有可塑性，多次修改的痕迹无法体现。CAD文件具有可塑性，一般单位最终使用CAD文件都是使用打印后的图纸，设计者如果发现打印后图纸只是存在一些简单错误的情况下，通常不会将图纸重新打印，而是直接在打印后的图纸上进行更改，就有可能只更改了图纸而没有更改CAD电子文件的情况，于是存在保存的CAD文件不是最终版本，两种文件不相符的问题。即使同步做了更改，在CAD文件与打印后的图纸相一致的情况下，也无法查看在中间哪些部分做过更改，没有更改痕迹，只有最终结果，看不到其中的变化过程。2.1.3移交时档案的真实性档案部门在接收归档的CAD文件时，只能对文件标识和数量进行简单的核对，因为涉及了建、结、水、电、设和预概算等若干专业问题而无法检查文件的内容是否真实有效。CAD文件的质量也参差不齐，没有指定的人员进行检查，并且用审核、校对前的未定稿归档的情况也偶有发生。

2.2CAD文件的安全性无法得到保障

2.2.1CAD文件可编辑性产生的信息安全问题。CAD文件作为电子文件的一种，有很明显的电子文件特征。CAD软件可以对CAD文件进行修改、复制、删除等操作，传播方便，容易导致信息泄露，并且CAD文件的版本唯一性和权威性也无法得到保障。尤其CAD文件中包含详细的设计信息，大多属于企业或机构机密，技术资料泄密可能会造成巨大的经济损失。2.2.2档案人员的计算机水平较低。档案工作人员中大多数都不是计算机专业的，计算机水平普通，没有能够抵抗不法分子入侵的能力，市面上现有的杀毒软件也只能检查常见的木马病毒，对于有意的非法入侵依然没有抵挡能力，存档的CAD文件很容易被窃取、修改或锁定。

2.3检索不便

对于已经归档的CAD文件，利用者只能根据文件题名和地块等信息进行检索，能直接获取到都是大范围上的信息，而无法直接获取到其细节上的结构信息等，不能直接找到自己需要的CAD文件，也无法直接发现哪些CAD有值得借鉴之处。

2.4网络协同设计困难

在CAD系统的使用中，可能会出现需要协同设计的情况，也有可能需要使用跨单位、跨部门的数据信息，这些数据由于各单位的标准和使用习惯不一致，所以导致已有的一部分数据信息不能有效地加以利用，造成了信息资源的浪费。

3产生问题的原因

3.1制度不够完善

我国相较于其他国家来说，CAD使用的起步较晚，发展完善的时间较短，还没有建立起全面完善的制度和标准。已有的相关标准版本老旧，并且不要求强制执行，所以CAD文件的管理仍然五花八门，不能统一。

3.2人员的档案意识不强

无论是档案的形成者和利用者，基本上都不是档案工作者，只关心自己使用方便而不考虑档案的归档和管理，格式不规范、修改时只做纸质打印版的标注甚至不移交归档的情况屡见不鲜。没有形成强烈的档案意识，没有从长远的角度考虑CAD文件的利用，才最终导致出现档案丢失、版本不统一、不是最终版本等许多问题。

3.3信息化水平较低

没有真正形成一套可以管理CAD文件的信息系统，没有形成一套鉴定电子文件真实性的方法，我国计算机行业起步相对较晚，计算机应用方面还存在许多问题，导致CAD文件的安全性和真实性无法得到保障。

4解决问题的对策

4.1保障CAD文件的真实性

提高CAD文件形成者的档案意识，真正做到每次修改都在CAD版本中完成，并且做到及时归档。还应设立专员检查归档的CAD文件，佐以密钥码和电子签章共同使用，保障CAD文件内容真实有效。

4.2保障CAD文件的安全性

建立健全保护信息安全的法律法规，机构和企业内部也要与员工签订保密协议，加强管理，保障信息安全，防止CAD文件的外泄，用制度和法律进行约束。也可以培训档案工作人员的计算机应用水平，提高自身的信息化能力，无论是对于维护CAD文件信息安全还是日常档案管理都大有脾益。

4.3解决检索和网络协同设计问题

4.3.1建设并完善CAD管理系统。最直接的方法就是扩大现有CAD系统的应用范围，在整个机构内部建设局域网络，对网络内部上传或下载CAD文件作出统一格式的规范，同时部署相应的CAD软件，相关人员就能直接检索和利用设计和技术部门提供的产品CAD文件。但这种方法也存在很高的信息泄露风险。4.3.2将CAD文件转换格式。可以将CAD文件进行文件转换后共享，可选择将CAD文件转换为“位图文件格式（*.bmp）”或“32位增强型图元文件（*.wmf）”。这样，CAD文件就转换成了可直接利用通用的看图软件查看的格式。虽然还存在清晰度较差、文件较大且有尺寸限制，但仍然已经在技术人员与外部交流中有所使用。也可将CAD文件转换为通用的（*.pdf）格式文件，就没有以上缺点。

5结束语

CAD文件管理中还存在许多问题需要被优化和解决，这也说明了CAD文件的广泛应用以及CAD文件管理的规范程度需不断加深。本文主要探讨了CAD文件管理中存在的问题，包括真实性、安全性、检索以及协同设计四个方面，探讨了这些问题出现的原因，也寻求了解决问题的办法。本文对CAD文件管理研究的现状作了讨论，发现其中一大部分时间较早，年代久远，研究中的问题也随着我国信息化发展水平的不断加深而迎刃而解。比如说CAD文件的“双套制”保存问题，2018年中国人民大学电子文件管理研究中心在北京主办了第九届中国电子文件管理论坛，围绕电子文件单轨制转型进行了讨论。国务院学科评议组图书情报与档案管理学科召集人冯惠玲教授梳理了单轨制政策在实践上的成果和学术研究的现状，认为推行单轨制是实现电子文件管理目标、助力信息化效能和降低成本的保障，从纸质管理平台转移到数字平台需要法律、政策和管理三大支点。目前我国亟需制定宏观政策与战略框架，全面部署电子文件管理与长期保存系统，培育理论、技术、方法和专业人才，最重要的是观念转换。单轨制的电子文件在学界得到了越来越广泛的认同。笔者认为随着CAD图文档系统在企业的普及，会需要更多具备档案学和计算机学双重知识的人才，对于CAD文件管理这类具有综合性又属于档案工作需要解决的问题，更需要档案工作者和档案学者肩负起更多的责任，多多关注档案管理实践中亟待解决的问题。

作者:方擎 单位:黑龙江省哈尔滨市平房区退役军人事务局