供应链优化下的物资公司库存预算管理

简单介绍了某铁路物资有限公司的职责，以及其所面对的库存难题，以2018、2019两年数据为主分析了以下属某储运车间为主的库发料库存周转率较低的问题，介绍了其导致的现金流占用和存在的资产减值的可能性，从外部及内部两方面探讨了可能性产生的原因，并进行了合理的推测，同时就如何加强对库存的管理、如何解决积压品、闲置品的问题，如何预防相关的资产减值几大方面提出了相应的见解和解决思路，以期提高相应的库存管理水平和降低资产风险。

一、背景研究

铁路物资有限公司作为铁路运输的辅助单位，承担铁路局内物资集中采购的合同签订、订购、催货、物资配送、供应、结算等职责。近年来，该类企业存在着库存周转较为缓慢等问题，造成了资金长期被不合理地占用，同时废旧及积压资产存在报废继而损失的潜在风险也不断加大。根据铁路局降低库存的要求，某铁路物资有限公司每年年底组织库存深入分析大清查，对物资库存加强风险控制，以突对库存资产管理的效率有进一步地提高。降低资产流、损失的风险，从而提高企业的经营效率。

二、库存现状及存在的主要问题

（一）库存均为铁路专用物资2018年末，该单位库发料库存总额为135.8万元，全部为各类专用于机务、工务、客运的等各铁路系统进行维护维修生产作业所需物资，其中非金属配件45项、73万元，其在库发料中占据较大的比例。由于铁路专用物资服务于铁路运输生产的特殊性和库存物资采购必须对专用物资进行一定储备，库存物资的支出要完全依赖于各站段生产消耗，无法通过对外销售实现资产变现。

（二）实际库存周转率不高库存周转率由物资供应总成本（站段上报物资需求计划的总额）与平均存货之间的比值，该分析指标是目前铁路物资统计除收入、成本、存货三大指标以外最主要的指标。多年来，在物资统计口径中，成本总额大约直接等于发料总额，但与站段自身材料科物资供应逻辑不同的是，站段物资是由仓库直接向车间班组发料，而物资公司在降低中转时间，减少装卸费用的同时为了提高物资供应效率，物资公司除通过下属储运车间向各站段进行物资供应以外（即库发料），其大部分物资供应为直发料，也就是厂商直接送到使用站段而不经过我公司储运车间，站段验收后再由物资公司对已接受物资进行办理物资收发及结算流程。由于该类物资实质上没有任何库存，但是财务入账时会对其做一次入库出库流程，也就是说在计算存货周转率时，该类物资也计入了物资供应总成本中，因此会导致在计算实际库存周转率时，致使其数据失真。以下是对2018、2019两年的物资供应总成本按总成本和库发料成本进行了分类，分别就着两年的库存周转率及周转天数进行计算并对比，详见表1。很显然可以看出，2018、2019两年直发料对物资供应总成本数据影响极大，按照相关财务指标计算原则来看，其所显示的总成本周转率与库发料的周转率产生了较大的差距。我们在对直发料数据进行剔除后发现，2018、2019年库发料存货周转率较低，并且还呈现显著的降低趋势。2019年库发料实际周转率为429%，也就是全年库发料周转数为4.29次。表明库发料对其所占用资金的使用成本较高、同时存在着变现困难的问题。同时，库发料由于其在库时间较长，非常容易造成破损、毁坏、或者部分不宜久放的物资出现过期的现象，存在积压物资价值降低乃至报废的问题，其资产存在一定的减值、损失问题，同时由于库发料的周转率不断降低，也会导致其风险不断增大，库发料的货物价值性及相关流转效率仍需提高。

三、库存管理中存在问题的原因分析

（一）直接原因分析我们对物资供应的整体流程进行追溯，从采购、验收及供应三大方面分析，认为库发料周转率较低及积压问题严重的原因主要有以下方面：一是机务、机辆相关的物资在完成供应任务后，存在一部分储备物资，该类物资是为原设备所配套使用，但其并未与原物资一起转运出库而造成无法消耗；二是由于科技发展导致的技术升级、产品更新换代等因素造成与原机器设备配套所使用的配件或者套件已经无法再进行使用。

（二）对库存的管理模式较为简陋1.计划上报过程的管理不到位一是自从物资系统实施集中采购、统一结算、管供分离的大模式后，各物资使用者也就是站段为有备无患，防范可能存在的缺料风险，对物资计划存在上报计划的数量较多，上报计划的时间较早等现象，以及部分关键设备所需的维护维修物资需求一直存在着动态变化，无法准确预测。以上种种原因导致了站段所上报的计划、实际所需的物资、以及计划所采购的物资三者之间出现了一定的失衡现象，及时放在一整年的时间段来开也有部分存在脱节。二是未能设定良好的物资储备定额或者其未能发挥应有的作用。储备定额是用以评价物资库存管理的一大重要指标，但是物资储备定额并未保持动态调整，同时相关核定工作也较为滞后，大部分站段并未开展针对于物资消耗的月度或季度查定工作，这就导致了各站段对自身实际消耗量、应有储备量、实际库存量的掌握不清晰，加上高铁、动车业务的迅速发展，各站段对高铁动车配件等设备的使用情况尚未掌握具体规律，这站段对研究库存的合理性也产生了一定的阻碍。三是预算的问题，现行的物资口的采购是基于成本的预算，也就是以财务成本到底支出多少为考核目标，每年年初下达任务要求，分劈到每月必须完成具体多少的采购金额，该方法从大的方向上来看在一定程度上对资源的配置起到了一优化作用，将资金具体使用的范围给限定住，控制了资金的流向，对物资口的资金进行了合理的分配。但是，在具体的实务操作中，许多一线站段只注重对于成本的管理，特别是年底时一些成本大户单位为了完成任务，12月的采购额往往是其他月平均采购额的一倍以上，采购后又难以使用，这就导致了库存积压和具体使用的失衡，导致了库存积压问题越来越严重。而同时，由于为了完成任务而增加购买额后，又使得在采购时出现了额度缺口，这又对采购运输生产安全所急需的物资的使用产生了消极的影响，只能通过应急物品采购流程，而不通过常规计划进行物资采购流程提报，这也就导致了未能物资预算来对站段的采购资金进行合理调配。所以，由于站段未能对其所提报计划进行严加审核，站段材料部门也未能对其具体的物资损耗情况和实际需求情况进行掌握，无法根据数据设立相对合理的计划，这也直接导致了采购的不合理，对解决库存资金的占用提出了挑战。

四、如何防范库存风险，以及加强相关管理

（一）加强采购管理工作1.对于库存制定相应的考核目标及方式我们可以设定一个固定的时间点为基础，例如以每年年初为例，选取每年的库存期初数，分析存货在上一年的动态以及目前积压品的构成状态，以所涉的物资分管大类将相关的考核目标分批下达，层层传递，直至具体分管业务员，以上年实际发生的库存减少量的等数据为基准进行动态分析，结合春运、防洪、暑运等相应特殊时间节点对于物资储备的临时需求，按月份对目标进行分批分解并细化，将责任下达至业务员及库管员，对于库存料品实施归口管理，并确保相应考核落实，严抓责任落实。根据运输安全稳定的原则，确定保供所需要的必须物资和常用物资，设立诸如常备库等储备结构，并根据实际情况确定相关定额，除常备库外的用料必须严加审核。1.严控库存积压再增保持需求计划、采购订单与库存的动态比对，对现有物资系统存在的无法查询库存的问题进行更新，优先利库。特别对于库发料的料品就明细项进行对比，杜绝因为物资编码不同而导致的相同品种、规格或类型的物资重复采购。

（二）实时做好库中监控问题1.强化物资验收体系，完善保养制度就整个供应链体系来看，验收是供应的第一道关口，所以应强化物资验收体系的建设。物资公司作为集团唯一供应单位，业务员、库管员要根据采购提报单位的采购清单，以及供应商所回馈的信息，将所有已经到库物资的信息核实检查清楚，包括单号、数量、以及目前状况、可否立即使用等信息，及时办理入库手续，并组织人员力量迅速配送。在配送后，业务员要与站段材料科做好相关的再检查和再核查工作，确定验收程序的及时有效。如果存在一定的质量问题等，要迅速与供应商联系，处理退换货事宜，防止因为时间问题导致期限过长无法办理退换货手续。加强对现有保管、保养条例的更新，由于随着科技发展，各种新生产品层出不穷，也有许多电子类产品在生产中大放异彩，许多产品必须保持恒温恒湿状态，但是现有的保管体系难以维持相关产品的保养，因为必须保持对其的动态更新，建立相应的产品档案，并且严格执行，防止出现相应的损坏和减值。2.进行多维度动态检查每季度分析当前库存状况，以及季度库发料的收入、成本情况，对库发料所导致的现金流占用情况及库发料所的数量变化进行比对，运用相关考核指标，对发现的问题做到发现后立即采取措施。同时除了季度分析意外，还需就整年的跨度下做到动态分析和盘点工作，将相应的资金和储存风险大大降低。

五、存在问题及今后工作打算

目前我公司依旧存在着库发料积压品与常用品结构不合理的问题，随着时间的推移，相应的资产减值风险也在加大。在除却以“零库存”为追求目标以外，还可以开设物资调剂平台以及继续推进电商直购平台和配件超市等项目，对库存增加的源头进行管控。可以在集团内部设立专门的调剂平台用以对相关资产进行盘活，减少其带来的成本负担，对积压库存的周转率有有效地改善，减少积压品的产生。通过专用的物资调剂平台，站段可以对站段现有的库存物资信息进行录入和更新，然后集团物资处和物资公司可以通过平台对所有的物资信息进行监控，对各站段分享相关数据，以关联的信息对库存数据进行动态分析，对库存的结果进行合理规划，尽量消除对同一物资的重复储备。同时还可以对积压品进行有效调剂，将现有的各站段静态的单一的物资管理模式和储存模式转变为集团层面的“大库存、大储备”。还可以通过设立专门的物资储藏柜，并且与移动物联网平台挂钩，例如设置类似集装箱的同一尺寸储藏柜，在各大车间设置，并放置常备料品，车间班组通过扫描二维码进行领料，物资处及物资公司可以实时查看每一个储藏柜的料品和该区域物资具体情况，在储藏柜的某种物资下降控制线以下时，平台自动预警提报所处站段的材料科，材料科通过平台实时查看站段其他的储藏柜是否还有相应料品，进行站段内部调剂。当站段的所有储藏柜的物资都已经达到控制线下后，系统自动提报材料科、物资处和物资公司，通过整体平台，分析是否有临近站段有相应库存可以使用，直接在站段间进行货品调剂，当某个大区域的物资都处于管控线以下时，平台自动预警提报相应站段的材料科，材料科进行核查确认后，提报物资处和物资公司再进行相应的采购流程。现在所推行的配件超市就是将供应商的理念借鉴了过来，也同时发挥其在保供方面的优势，对其库存及现场化代储功能的利用，将库存物资彻底实现优化。在与供应商协商的基础上，将由供应商直接对料品进行储存及配送，再通过直接在站段附近建立各类设施进行仓储，做到储存、保管、养护三位一体，不仅是对供应商自由物资资源的充分利用，还可以不对部分占用现金流较大且消耗规律不稳定的物资进行库存，根据站段提报的计划适时采购，现场发料，减少相应的风险，既缓解了资金压力，又保证了供应的稳定。同时还需要对采购方式有所改进，做到“保供第一、储之必用”。除了必须保证运输安全稳定所必须物资，还需要结合现金流的使用情况以及科技发展带来的技术革新。通过各种方式加强对积压货物的处置力度，防范相关风险。

作者：李彦君 单位：广州铁路物资有限公司