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利用知识管理提高科研单位的实践

利用知识管理提高科研单位的实践

摘要:对于科研单位来说,传统的档案管理模式已经无法满足现有的发展需求,需要利用知识管理展开创新实践。基于此,本文分析了知识管理的原则,说明了科研单位档案管理的重要性,重点阐述了促进档案知识资源的开发与共享、档案管理的信息化建设等基于知识管理的档案管理策略。

关键词:知识管理;科研单位;档案管理

一、知识管理的原则分析

知识管理融合了现代信息技术、知识经济理论、企业管理思想和现代管理理念,是知识经济时代涌现出来的一种新型管理思想与方法。知识管理能够在组织中构建起一个量化与质化的知识系统,让存在于组织中的知识与信息通过透过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新、创新等过程,不断的回馈到知识系统内。此时,就形成了积累个人和组织知识成为组织智慧的循环。在知识管理中,主要遵循了一下三项原则:第一,积累原则。知识的积累是实现知识的管理基础条件。对于科研单位来说,知识管理的使用就是要将知识经验、信息、程序、技巧等进行积累,避免其随着时间的推移逐渐消失。可以说,知识管理能够让科研单位对知识展开更好的积累。第二,共享原则。在知识的共享中,实现了组织内部所有的信息和知识公开,确保组织中每一名成员都能接触和使用组织的知识和信息。对于科研单位来说,知识的共享能够让所有人员接触知识,并利用其创造更多的价值。必须要建立起知识共享网络,让知识管理在科研单位中发挥出其真正的作用,提升科研单位的竞争力。第三,交流原则。对于知识管理来说,其核心就是要在组织内部建立起一个有利于交流的组织结构和文化气氛,使各个成员之间的交流毫无障碍。知识交流体现出了知识的价值,在知识管理中,交流原则处于所有原则的最高层次。知识的积累更多的是为了实际的应用,所以,必须要让其能够在组织内部循环。对于科研单位来说,要在吸收新知识的同时,不断剔除老旧的知识。

二、科研单位档案管理的重要性分析

科研档案为科学研究提供了基础条件,在科研活动中占据着重要地位。所以,档案管理对于科研单位极为重要,其推动了单位科研实力的不断提升。科研单位档案管理的作用可以概括为以下几点:第一,参考作用。在科研档案资料中,包含着大量的前期研究过程以及科研成果,为其他科研人员继续学习与深入研究提供了重要的基础资料。从这一角度来看,科研档案有着极高的参考价值,能够使后续参与科研工作的人员站在更高的起始点展开研究,真正的做到“站在巨人的肩膀上”。结合科研档案,科研人员不必重复展开实验,节省了大量的时间、人力以及物资。同时,科研档案能够为其他科研人员的工作提供参考,避免其在研究中重复劳动或是“走弯路”。第二,凭证作用。对于科研工作来说,科研档案是最真实、最初的原始凭证,是在科研过程中自然形成的。这种自然性决定了科研档案必须对实际的科研过程进行客观记录。基于此,科研档案作为科研证据的说服力更高,显示了科研档案的珍贵性与权威性。对于科研单位来说,档案中真实的记录了科研活动,推动了科研项目深入展开。第三,为考核评估提供依据。在档案中,展示了科研单位真正的科研实力,记录了大量的优秀研究理念及科研成果。从这一角度来看,科研档案为相应科研单位的考核评估提供了重要的判断依据。利用档案资料,能够准确的衡量科研单位的实力以及管理水平。结合上述分析能够看出,档案管理对科研单位来说十分重要,提升了科研单位的运行效率,为不同科研项目的展开提供了珍贵的数据资料以及经验参考。

三、基于知识管理的科研单位档案管理策略探究

1.档案管理程序的优化。在传统的科研单位档案管理中,普遍使用了纸张作为资料保存的载体。这就导致了在实际的管理过程中,包含着大量繁琐且重复性较高的劳动,浪费的大量的时间、人力与物资。现阶段,信息技术不断发展,电子文件以及无纸化办公迅速发挥,逐渐取代了传统的办公模式。相比于纸质文件来说,电子文件的载体形式、归档办法等都有明显的差异。在这样的情况下,科研单位档案管理人员必须要结合电子文件的特点,对档案管理的程度展开优化。相比较来说,电子文档的储存容量更大,但是空间更小,且有着更为简单的整理程序。所以,在管理电子文件时,要结合文件生命周期理论来完成。简单来说,就是要将文件视为不可分割的连续体。要实现文件档案一体化,将文件工作与档案工作进行统一的工作程序设计,确保设计程序涵盖文件生产、转运、归档、永久保存、销毁的全过程。这样的方式不仅能够强化档案的知识管理,对于科研单位的其他业务管理工作也提供了更好的服务,整体上提升了文档工作的效率。

2.促进档案知识资源的开发与共享。对于科研单位来说,利用知识管理展开档案管理并不仅仅局限于档案编研,而是要让使用者能够在大量的档案信息中快速、准确、全面的找出相应的科研档案,为使用者提供需要的信息。利用科研档案资源的采集、存储、揭示、分析、归纳以及综合加工,能够最大程度的发挥出科研档案的价值。基于此,管理人员要形成主动服务意识,关注科研单位内外各方面的信息需求,结合现有的档案资源,对档案中包含着的隐藏知识展开深度挖掘。要在保证科研档案的保密性与安全性的基础上,编制科研档案的目录、索引以及摘要等信息,构建起具体专题特色的档案信息数据库,满足使用者的需求。同时,也可以建立起档案信息咨询的线上服务平台,为科研单位中的工作人员提供定向与定期的交互信息咨询以及知识共享的服务,最大程度的发挥出科研档案信息共享的使用价值。

3.科研单位人员综合素养的提升(1)档案管理人员素质的提升。对于科研单位来说,可以积极引进专业性技术人才,或者也可以对现有的档案管理人员展开培训。在培训中,要确保管理人员学习并掌握档案法规。同时,也要定期的组织档案管理业务知识与计算机技能的培训,提升其对新设备、新技术以及新方法的接受程度,实现熟悉档案管理制度与办法的复合型人才的培养。同时,要对科研档案的形成与积累展开制约,形成“三纳入”制度,即将科研档案管理纳入科研工作流程、纳入科研人员的工作计划、纳入科研人员承担的岗位职责中,确保科研档案的安全与完整。(2)科研人员档案意识的提升。科研人员是科研档案形成的主体,其在科研档案管理工作中也发挥着重要的作用。所以,除了要对管理人员的专业素养进行提升外,还要加强科研人员的档案意识。科研单位或是管理人员要定期向科研人员宣传的档案的价值以及重要作用,使其形成管理以及利用科研档案的意识,调动科研人员收集、转移科研档案的积极性与主动性。同时,管理人员要对使用者的档案利用需求进行分析,满足不同科研人员的资料需要,发挥出科研档案的多种效益。(3)管理职能分配的优化。在传统的科研档案管理中,主要使用了重保存、轻利用的模式。而在知识管理的指导下,在档案管理工作中要将科研档案视为动态的知识,实现将传统的档案实体管理转变为内在知识的管理。在科研档案管理中融入知识管理,需要管理职能的分配进行优化与协调。对于科研单位来说,可以从以下五个方面完成职能分配:第一,从科研单位的层面上来说,要明确业务主管部门与档案管理部门对科研档案管理的总体责任,制定出相应的管理要求。第二,从部门的层面上来说,要确定科研档案管理的监督与检查责任。第三,业务部门的档案管理负责人要对科研档案的管理提供指导与服务。第四,科研项目组要承担档案整理与保管责任。第五,所以科研人员都具有文件材料的形成与积累责任。

4.档案管理的信息化建设。现阶段,信息技术迅速发展,科研单位档案管理工作要充分利用信息技术的优势,推动档案管理信息化建设。要设计、开发与利用先进的档案管理系统,加快科研档案数据库建设的速度。其中,要重点展开电子文件全文数据库的建设,对多种索引工具进行逐步完善,实现科研档案信息的最大程度揭示。要将科研档案中包含的重要科研资料与成果全部完成数字化转化,利用档案网站的作用,结合不同的权限完成相关科研资料的调阅。综上所述,知识管理对科研单位档案管理工作的升级提供了更好的指导,转变了其工作模式。通过档案管理程序的优化、促进档案知识资源的开发与共享、科研单位人员综合素养的提升、档案管理的信息化建设,实现了将传统的档案实体管理转变为内在知识的管理,提升了科研档案资源的利用率,提高了科研单位的科研能力以及竞争力。

参考文献:

[1]张海韵.基于知识管理的企业科技档案信息资源开发利用研究[D].广西民族大学,2015.

[2]陈伟斌.高校科研课题档案的知识管理策略研究[J].城建档案,2015(01):44-47.

作者:张云倩 单位:云南省农业科学院质量标准与检测技术研究所

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