新时期企业办公室文秘工作者职业素养

一、引言

随着我国社会的不断发展以及全球经济一体化的逐渐深入，市场竞争愈发激烈，企业发展的外部环境日益复杂，这在提供了发展机遇的同时，也存在许多不可预见的风险。尤其是新冠疫情发生以后，世界经济的整体形势非常严峻，多个国家出现了经济大幅下滑的情况，我国虽然实现了经济上的正增长，但疫情的持续以及中小微企业的生产困难等现状使得我国经济下行的压力依旧很大。为了在这种艰难的环境中生存和发展，企业必须不断完善管理体制，尤其做好补短板、强弱项的工作，确保各项管理协调发展。企业的正常运转离不开各个部门的密切配合，而办公室作为联系企业管理层和基层的纽带，集行政、文字、公文管理、信息传递等工作于一体，被称为企业的窗日，是工作最为繁杂的部门。办公室具体工作的承担者一文秘工作人员，则需要完成办公室的各项任务，其对于办公室以及整个企业运行的作用不言而喻。然而，在许多企业，文秘工作并未受到足够的重视，其主要原因可能来自两个方面:首先，相当一部分人对文秘工作的认识不够充分，还停留在跑腿打杂、处理琐事的层面上;其次，领导对于文秘工作人员的信任度有限，仅仅将一些相对简单的任务分配给他们，没有为其提供充分发挥自身才能的空间，这也在一定程度上导致了人才资源的流失和浪费。为了改变人们对于新时期企业办公室文秘工作人员的看法，让文秘工作得到更多的重视，从文秘工作者的工作任务、特点以及所需要具备的职业素养几个方面进行分析讨论，希望人们能够对此有新的认识。

二、新时期文秘工作的任务及特点

在许多人的传统观念中，认为文秘人员的工作就是负责接打电话、收发邮件、打印文件以及处理一些办公室的杂事。然而，随着时代的发展，企业的管理体制与之前出现了很大不同，办公室的工作不仅仅局限在一些简单的事务性问题上，而是充满了综合性和挑战性的任务，这就对文秘工作人员提出了更高要求。文秘工作者是联系企业管理层与基层、单位领导与基层员工间至关重要的一环，因此文秘岗位在任何企业的运行中都占据着十分重要的地位。文秘人员的工作内容也不仅仅局限在收发文件、安排会议等基础性事务上，而是涉及了企业运行的方方面面，主要包括上传下达、辅助决策、公文写作、综合管理等。

1.上传下达。文秘人员最主要的任务是负责上传下达。文秘人员要及时、准确地向下级部门传达上级部门的决策和命令，落实相关要求，督促下级部门及时完成和执行命令，而且，还要全方位了解基层部门的完成情况，及时将其工作进度反馈给上级，实现上下级部门之间的良好沟通，从而确保企业活动的顺利开展。这项工作听上去很简单，但实际操作过程中任务量非常大，有很多细节之处需要关注，不能有丝毫的闪失，否则会对领导的决策和企业的发展造成重大影响。文秘工作的专业水平及其完成情况，将直接影响企业内部各项管理工作的推进和落实。

2.辅助决策。文秘人员要辅助领导做出正确决策。文秘人员作为联结企业上下层的桥梁和纽带，既与企业领导有密切接触，又需要深入一线，掌握企业运行的许多第一手资料。因此，其对于企业的整体运行状况以及未来发展都有较深入的认识，能够为领导的决策提供具有重要参考价值旷意见。文秘工作人员需要收集企业运营的信息并进行初步筛选、甄别和评估，将重要内容及时反馈给领导，辕助领导做出最有利于企业发展的决策。这项工作既保证了领导对企业运行的把握，又能在一定程度上减轻领导的工作量。决策的做出是为了企业更好地发展，其本质是发现企业运行过程中出现的问题并提供解决方案，在为领导决策提供建议的过程中，文秘工作人员发现问题、分析问题以及解决问题的能力也会得到长足进步。

3.公文写作。文秘人员还要完成企业各项公文的写作任务，包括但不限于会议纪要、领导发言、工作曾结、调研报告等。公文记录了企业旷商业活动、发展规划、合作伙伴等重要的商业信息，记载了企业的成立私发展过程，能够为企业的经营发展以及管理改进提供基础和依据，而这些公文从撰写、修改到后期的整理，者{要经过文秘人员之手，也是一项非常繁杂的工作。

4.综合管理。除上述内容之外，文秘工作者还要协助做好公司综合管理和后勤服务的许多工作，L匕如会议筹备、会议服务以及会后的整理工作、业务招待、组织企业间技术交流以及办公室的其他日常事务。从以上文秘人员的工作任务，结合新时代企业发展的方向，可以看出，文秘工作具有综合性、服务性以及创新性的特点。首先是综合性。文秘工作内容繁杂，既需要做好上下级之间的联动，辅助领导做出决策，整理撰写公文，还需要参与其他各项日常事务，比如对外沟通、后勤保障等，是一项综合性非常强的工作。其次是服务性。文秘工作者虽然与领导接触较多，但其服务对象不仅限于领导个人，而要从企业全局出发，协调好企业上下级以及各个部门之间的关系，既服务好领导，做领导的好参谋、好助手，又处理好与其他员工之间的关系，化解企业内部矛盾，为企业发展提供良好的工作氛围。最后是创新性。当今时代科学技术的发展日新月异，企业要想在激烈的竞争中脱颖而出，不仅要进行技术的创新，还要进行管理制度的创新。这就要求企业摒弃传统的思维方式，充分发挥每一位员工的创新创造能力。文秘人员除了常规事务性工作的处理之外，也要积极配合领导拓宽发展思路，激发创新思维，以做出更有利于企业发展的决策。由此可以看出，新时期的文秘工作对从业人员提出了更高要求，只有具备强大综合素质的人才能够更好地胜任这份工作。

三、新时期文秘工作者需要的职业素养

职业素养是指个体在职场上所需要遵守的行为规范，个人行为的总和构成了自身的职业素养，具体包括职业信念、职业知识技能和职业行为习J惯。为了更好地适应新时期企业发展的要求，文秘工作者需要不断提升自己的综合能力，完善自己的职业素养，主要包括以下几点。

1.坚定的政治品格。企业，尤其是大型国有企业的发展离不开国家政策的支持和引导。企业领导，特别是国有企业的领导，一般都具有坚定的政治立场和政治敏感性。办公室的文秘工作者，是离领导最近的人群，需要向领导看齐，具备较强的政治意识和大局意识。国家政策往往对行业发展起到决定性作用，从而深刻地改变企业的发展轨迹。例如近些年，由于国家对环境保护的重视以及“双碳”目标的提出，新能源企业取得了前所未有的巨大发展机遇。具备坚定的政治品格能够更好地理解和把握国家的大政方针，从而可以在做判断的时候，根据政策导向提出更好意见和建议，从而为企业发展贡献自己的力量。

2.良好的理解能力。良好的理解能力是文秘工作中不可或缺的重要素质。文秘工作主要是将上级领导的决策传递给下级部门和员工，之后再将指令的落实情况准确及时地反馈给领导，这中间就涉及对于信息的理解和消化。企业领导往往关注宏观的企业发展战略问题，因而其做出的决定有时并不够具体，下级部门在执行时就会存在“好心办坏事”的可能。这时就需要文秘工作人员对信息进行适度加工，既要做到充分理解领导的意图，明自领导安排的工作，又能准确地传达给下级部门。此外，还要对下级部门的落实情况了如指掌，以便如实将工作进展回馈给领导，从而方便下一步计划的制订。有时候工作内容过多、难以一一汇报时，如何选择领导最关注的核心问题，急领导所急，想领导所想，也是文秘工作者需要具备的职业素养。因此文秘人员自身的理解能力将直接影响到工作的实际效果，良好的理解能力可以有效促进信息在企业间的正常流动，提高企业的工作效率;相反，如果不能准确理解和把握领导的思想，则可能会错误传达相关指示，阻碍企业的发展。

3.扎实的写作功底。扎实的写作功底是文秘工作者最基本的技能要求。写作能力是职场中的一项极其重要的能力，这种能力虽然存在自然享赋的差异，但更多的来自于后天的磨砺，是一项可以习得的技能，只要肯下功夫、脚踏实地地钻研和练习，写作能力可以得到显著提高。企业的日常工作离不开各式各样的公文，这些内容记录了企业的活动轨迹，也为企业未来的发展提供了可以参考的依据。如何准确、完整地记录这些信息是文秘工作人员的重要职责。文秘人员需要撰写工作总结、会议纪要以及各种报告等材料，而这些东西没有平时的积累和钻研是很难完成的。因此，文秘工作者要打好基础，脚踏实地夯实写作功底，平时在工作中潜心钻研，留意国家的大政方针，领会其中包含的精神;多多关注行业的最新动态、企业的业务概况和领导训话，思考不同因素在企业发展中的影响，形成自己独到的见解;此外，充分利用自己可以接触到的第一手文件材料，通过反复阅读和思考，丰富自己的知识储备，不断提升自己的写作水平。

4.高度的责任意识。文秘工作看似琐碎繁杂，实则对企业的运行和发展具有重要影响，需要工作人员具有高度的责任感和主人翁意识才能完成。例如办公室经常会有临时的加班写稿改稿、准备会议以及业务招待等事务工作，没有耐心和任劳任怨的态度是很难处理这些事情的。此外，文秘工作还会涉及到企业的许多重要决策，这就需要文秘人员具有高度的责任意识，做好相关保密工作，保障各项工作的顺利开展和实施。这种责任意识更多来源于内心的自我驱动，是甘于奉献、吃苦耐劳的良好品格在工作岗位上的体现，而非外部条件的约束。责任意识能够持续提醒员工尽心尽力地完成领导安排的任务，并从企业发展的角度出发，为领导提出合理意见和建议。如果缺乏责任意识，则会在繁杂的日常事务中丧失工作热情，对待工作流于机械化和程序化，加重职业倦怠。因此，无论从企业角度，还是从个人发展角度，责任意识都是不可或缺的。

5.有效的换位思考能力。企业中的任何工作都不是凭借一人之力完成的，而是同事们合作的成果，有事甚至需要几个部门之间协作完成。身处不同位置的人从不同的角度出发，往往会产生不同的行为方式，而文秘工作人员在与各类人群接触的过程中，只有具备换位思考的能力才能够实现有效沟通。在与领导的接触过程中，受到批评时不要急于解释，而是从领导的角度出发思考受评批的原因，进而改进自己的工作方式;在进行训话稿等公文写作时，站在领导的位置上，从行业、企业以及部门等角度全面考虑工作进展，这样更容易与领导的想法不谋而合。在与同事交流时，能够站在不同部门以及个人的角度上，分析他们行为的出发点以及观点中的可取之处，可以有效化解矛盾，并提升工作效率。

6.良好的人际沟通能力。作为联系企业领导和基层员工之间的纽带，文秘工作人员每天需要与不同的人打交道，这就需要其具备良好的人际沟通能力。在与领导的沟通过程中，应根据不同领导的性格和工作方式适时调整自己的行为，做到有效针对性沟通，既能够充分理解并传达领导的意图，又做到不过度干涉领导的私生活，避免擅自处理超出自己职责范围的事情，最大限度地提升工作效率。在与同事沟通的过程中，做好自身的合理定位，不要有优越感，而是抱着平等的心态进行信息传递以及工作交流，这样才能与员工建立良好的人际关系，也更容易被信赖。当企业领导、员工之间存在矛盾时，文秘工作人员也要积极地进行调解，通过真心沟通和交流消除误会、化解矛盾，使企业内部上下一心，更加团结。

7.强烈的学习意识。学习使人进步，无论身处什么行业和领域，只有不断学习才能跟上时代的步伐，尤其是当今科技飞速发展的信息时代，技术迭代越来越快，一项新技术可能还没有得到推]’一就被更新的技术取代。在这种情况下，不努力提升自己的学习能力，掌握行业的前沿信息和动态，是难以跟上领导思路、辅助领导做出正确决策的。领导的许多重要决策深刻地影响着企业的发展方向，如果没有深厚的知识积累和]’一阔的看待问题的视野，是很难提出有效建议的。因此，文秘工作者在平时要通过网络、书籍、杂志以及报刊等渠道深入厂解行业政策以及法规，对本行业的发展形成自己独到的见解，除关注企业技术以及行业动态之外，还要学习管理、财务以及法律等方面的知识，从不同角度综合考虑企业发展中遇到的问题，这样才能为领导的决策提供合理有效建议。此外，企业的管理体制等也处在动态变化过程中，不积极学习最新的制度体系和文化体系等内容，便无法提高在部门中的工作效率，从而影响自己在职业生涯中的进步。

8.坚决的执行能力。由于办公室在企业中起着联系基层和管理层的桥梁作用，因而办公室的工作效率往往决定厂企业整体的运行效率。文秘人员需要具备快速坚决的执行能力，在接到领导的任务后及时准确地传达到下级部门，下级部门在执行过程中有了进展或出现了问题也要及时反应给领导，做好上下级之间的沟通与协调。工作中积极主动，凡事往前赶，而不是等领导催促了再去做，转变传统的工作理念，由被动接受工作安排转为主动提出协助领导完成工作任务。多经历、多试错，在做事中不断提高自己的执行能力和办事能力。此外，还要遵循重大问题按原则办、日常工作按制度办、综合工作按分工办、请示报告按程序办的基本办事规则，坚持原则性与灵活性相统一，认真把份内的工作、领导交办的任务完成好。

四、总结

在新的经济发展模式下，企业办公室文秘工作者的作用更加凸显，其对于企业的运行效率和发展稳定具有重要意义。而文秘工作又具有综合性、服务性以及创新性等特点，因此，对文秘工作者的职业素养也提出了较高要求。文秘人员需要不断提高自己的政治品格、理解能力、写作功底、换位思考能力、沟通能力以及执行能力，精进自己的责任意识和学习意识，才能够更好地胜任自己的工作。

作者:徐又同 单位:中交资本控股有限公司