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财务档案管理全文(5篇)

财务档案管理

第1篇:财务档案管理范文

在信息化背景下,高校财务档案管理工作中的信息化建设能够有效提高高校财务档案管理质量与效率,但是同时,高校财务档案管理信息化建设工作作为一项具有整体性与全局性特点的工作,要求高校能够以推动高校整体发展为视角来对高校财务管理工作开展科学的统筹规划,通过构建高校财务档案管理信息化制度来为高校财务档案管理信息化建设工作的规范化发展建立前提与保障。当前众多高校在财务档案管理信息化建设工作中都存在操作有待规范以及目标有待明确的问题,针对这些问题,高校需要对财务档案管理信息化建设单位职责进行明确,并确立高校档案管理单位与财务单位在高校财务档案管理信息化建设中的地位与作用,其中高校财务管理部门需要有序的开展财务档案数据化以及电子化工作,而高校档案管理部门则有必要与财务管理部门密切配合以做好高校财务档案的网络化应用。其他相关的高校部门也应当积极参与,通过配合高校财务管理部门与档案管理部门来做好财务档案资料的归档、收集以及整理工作。另外,高校有必要在构建财务档案管理信息化建设制度的基础上通过联系实际、积极探索来对相关制度作出完善,这些需要完善的制度包括高校内部网络与外部网络的隔离制度、财务档案数据信息的备份制度、财务档案信息数据库系统的维护制度与监控制度等。

(二)高校财务档案管理信息化基础设施的完善

在信息化背景下,高校财务档案管理要实现信息化建设,就有必要对与财务档案管理信息化建设相关的基础设施做出完善,这些设施包括数据存储器、服务器、数据库管理系统、操作系统、安全系统、交换机、路由器等。只有在财务档案管理信息化建设的过程中具有一些具备较强信息处理能力、较大存储功能的存储器与服务器、配备必要的路由器与交换机、使用具有较高安全性特点的操作系统、搭建能够覆盖高校的信息网络系统,才能够让财务档案管理信息化建设工作具备硬件平台。同时,高校要重视完善安全管理系统以及数据库系统等软件平台,其中包括财务档案数据处理软件、数据存储系统、数据库管理与操作程序、计算机以及数据库监控程序、电子档案管理程序等。在硬件平台以及软件平台的搭建中,高校要重视实现财务档案管理信息化建设中软硬件的匹配,同时要以高校财务档案管理工作需求为依据来对软硬件做出不断调整以适应高校财务档案管理信息化工作的开展,这是推动财务档案管理信息化工作有序开展的基本保障。

(三)高校财务档案数据的数字化与网络化

高校财务档案信息数据要实现数字化,必须要求档案信息能够完整准确,并且在收集与归档过程中做到及时与规范。在对高校财务档案信息数据开展数字化处理的过程中,首先要对电子档案进行归类整理;其次需要对具有利用价值的纸质档案开展数字化转换。在此阶段,需要通过提高数字化转换工作质量来实现档案信息资料的规范化与标准化,在做好财务档案信息数据编研工作的基础上为档案管理工作的信息化打下良好基础。在高校财务档案管理信息化建设过程中,财务档案信息资料的网络化是十分关键的环节,同时也是实现信息数据共享的主要渠道。在此阶段,建设档案信息数据库是实现档案信息资料网络化第一步骤,这要求财务档案管理工作者将电子档案以及做好数字化转换的纸质档案录入档案数据库中,并确保其中信息数据被档案数据库识别与存储。同时有必要对高校档案管理网站做出构建与完善,发挥出档案管理网站在传递档案信息中的重要作用,以便在实现高校网站与高校财务档案管理工作结合的基础上提高高校财务档案信息数据的利用效率。也正因为如此,在高校开发财务档案数据库以及其他管理系统的过程中,需要以高校中各个单位的财务档案信息需求为依据,通过协调高校财务管理部门、职能部门以及档案管理部门来构建一种具有畅通的档案信息收集渠道、协调运转、高效服务且具备合理结构的财务档案管理模式,同时为财务档案信息需求者提供资料下载以及信息检索等服务,并利用现代通讯技术来为财务档案信息的需求者提供咨询服务,从而确保高校财务档案信息在推动高校发展与建设中作用的充分发挥。

(四)高校财务档案管理工作队伍整体素质的提高

第2篇:财务档案管理范文

关键词:高校财务会计档案;管理问题;解决办法

伴随社会主义市场经济的不断发展,高校会计档案管理工作面临新的机遇和挑战。在这样的发展背景下,怎样管理好高校财务档案,充分发挥出高校财务会计档案在高校现代化建设中的重要作用成为相关人员需要思考和解决的问题。同时,由于这是财务管理最终环节,故常不被重视,一旦高校财务会计档案管理出现问题,那么就会直接影响高校财务管理的质量和水平,不利于促进高校财务管理发展。为此,文章结合实际对高校财务会计档案管理中存在的问题及相应解决方法进行探究。

一、高校财务会计档案管理内容

根据会计档案管理办法的规定,会计档案主要是指能够记录反映经济业务的重要史料和证据,具体包含以下几方面的内容:第一,会计凭证。高校财务会计档案凭证主要包含原始凭证、记账凭证、汇总凭证。第二,财务报告。高校财务会计档案报告包含月度报告、季度报告和年度报告。第三,高校财务会计档案其他内容。高校财务会计档案其他内容包含存储管余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算资料、会计档案移交清册等。

二、当前高校财务会计档案的薄弱之处

(一)认识不充分

高校财务档案工作上对历史,下接现实,是一项连接上下的工作。但是从发展实际情况来看,一些高校所关心的只有会计方面的业务,对于有关档案工作不重视,且未有专人对财务档案开展工作。会计工作上岗前也极少进行档案方面的培训、操作,多数由会计人员一同完成,经验不足不说,还未能根据流程、规定办事,所整理出的档案达不到标准需求。

(二)高校财务会计档案管理人员工作水平较低

现阶段,一些高校没有安排专职的财务档案管理人员,大多数是由会计人员兼管,且在具体的高校财务会计档案管理中没有对财务会计档案管理人员开展必要的培训监督,使得很多财务会计档案管理人员经验缺乏,具体工作标准模糊,分不清档案的标准、范围等,在无形中降低了高校财务档案管理质量,无法保证档案的完整性和安全性。另外,从当前发展实际情况来看,一些高校会计档案管理人员是会计兼职人员,日常工作任务量繁琐,使得一些重要的财务档案资料无法及时提交给有关部门。还有一些学校财会档案人员缺乏应有的职业道德,在财会档案管理中甚至存在违法乱纪的行为,导致财会信息档案失真。

(三)高校财务会计档案管理规范性欠缺

财务档案管理开展档案管理工作是组织上的需求,但从当前的工作情况分析,部分高校并未设置有关机构,人员混乱,财务会计档案管理分散,档案管理工作不规范、不统一,在很大程度上制约了高校财务会计档案管理成效。

(四)纸质财会档案和存储会计数据介质档案管理不同步

一些高校在财务会计档案管理时,会把信息存入至电脑、U盘等就不再管理,因此信息容易造成丢失。现代化科技的快速发展对高校财务会计档案管理提出了更高的要求,会计电算化软件更换速度较快,但是一些学校未能将会计软件进行保存,电子档有时无法被查阅。

三、高校财务会计档案管理优化策略

(一)加强对高校财务会计档案管理的科学认识,加强领导

结合《档案法实施办法》第五条的规定,高校主要领导需要加强对财务会计档案管理工作台建设的重视,在会计档案管理过程中实施一把手负责制,在财务会计档案管理过程中明确专门人员进行档案资料信息的收集、整理、归档、查询、应用。同时,学校领导需提升档案管理意识,以法律约束管理,将会计档案管理归入至日常工作中。

(二)提升高校财务会计档案管理人员素质

高校财务会计档案管理工作的开展需要适应社会发展形势需要,为此,高校需要对财务会计管理人员开展定期培训,培训内容包含思想素质、业务素质和职业道德等,通过有效培训不断更新高校财务会计档案管理人员知识结构,增强高校财务会计档案管理人员工作责任心和工作能力。另外,在对高校财务会计管理人员开展岗上培训的同时还需要对其做好岗外后续教育,有效地防范档案管理工作中诸多问题,使得财务档案相关信息在质量上得到提高,

(三)完善高校财务会计档案管理制度

通过高校财务档案管理制度的建立实现高校档案科学化、规范化管理。在制度的约束下可以将高校财务日常工作范围内,结合实际拟定相应的目标,明确每一个部门的责任,同时在内部构建完整、有效的管理制度,保证有关工作的开展有章可循。

(四)优化高校财务会计档案管理手段

高校财务档案信息化是社会信息化发展的重要组成,为此,结合信息化时代的发展,高校财务会计档案管理也需要不断创新手段,实现高校财务会计档案管理的现代化发展。一方面,需要调动一切积极因素改善高校财务会计档案管理软硬件设施,及时添加和更新档案室的部门设备,为档案室的财务会计管理提供灭火器、打印器、扫描仪等现代化设备,通过软硬件设施的完善实现高校财务会计档案的现代化发展。另外,还需要加快高校财务会计档案管理的现代化步伐,实现对财务档案信息的计算机化存储。

四、结束语

综上所述,信息化建设是我国社会主义现代化建设的重要组成,高校财务档案管理信息化发展能够有效弥补高校传统档案管理的局限,提升高校财务会计档案管理水平。为此,在信息化时代下,需要相关人员在深刻认识高校财务会计档案管理存在问题的基础上,从思想意识提升、管理制度完善、软硬件设备更新、人员组织培训等方面思考怎样优化高校财务会计档案管理,旨在能够更好的促进高校财务档案管理应用。

参考文献:

[1]熊英.高校财务会计档案管理中存在的问题及解决办法探析[J].科学与财富,2017(13):40-40.

[2]吴士英.高校财务会计档案管理中存在的问题及解决办法[J].企业导报,2016(17):40-41.

[3]邢芳.高校财务会计档案管理中存在的问题及解决办法[J].科技风,2016(24):175-175.

第3篇:财务档案管理范文

 关键词:财务档案;管理;问题;对策与分析

一、引言

当前,许多机关单位对自身财务档案工作重视程度不够, 不仅会影响档案管理的正常进行,还会对阻碍机关的长远发 展。针对这种情况,机关单位应该制定有效的对策来解决财务 管理中出现的问题,以便提升机关单位的财务管理水平。

二、当前机关单位财务管理中存在的不足

(一)尚未形成档案管理重要意识

近年来,随着社会与科技的不断发展,机关单位各项工 作也在不断进步,在财务档案管理的实际过程中,虽然在管 理方式与管理目标上都已经得到了巨大的提升,但是由于机 关单位管理者对财务管理工作的重视程度不足,也对财务管 理工作的正常运行设置了障碍。在许多传统机关单位的运行 中,通常认为财务档案管理工作并不是整个机关工作的核 心,没有投入大量的人力、物力去专门完成这一工作;但是对 于机关单位来说,财务管理档案可以有效地反映该单位的具 体活动表现,是向外界公布单位运行信息的主要体现,也可 以为国家管理部门进行检查时提供有效的信息,都证明了财 务档案管理工作的重要意义 [1] 。

(二)财务档案管理工作尚未形成统一标准

 在财务档案管理工作中,另外一个主要问题就是没有 形成一个统一的管理标准,这就导致财务档案管理工作的 不统一。对于现在的财务档案管理工作来说,应该结合先进 的数字化技术,但是在绝大部分的机关单位中,许多财务管 理工作采取传统手段进行工作,导致各部门数据不能及时分 享,这不仅会会档案管理工作发展的造成障碍,还会使机关 单位的正常工作受到影响。要想保证财务档案工作的正常运 行,必须制定完善的规章制度,由于当前机关单位自身发展 不足,制约了财务档案管理工作,传统财务档案纸质版,不能 够长时间进行保存与管理,造成档案缺失,影响财务档案正 常建设,也影响财务管理档案工作的正常运行。

(三)管理制度存在漏洞

在当前的机关单位财务管理制度过程中,存在许多不足与 漏洞,有相当多的机关单位并没有设立专门的部分与人员进行 档案管理,同时也缺乏相关档案管理设施,档案管理人员意识 不到位与管理制度不落实现象比比皆是,还有许多机关单位不 能将自身实际情况与档案工作相结合,造成财务档案管理工作 效率低下,工作秩序混乱,以至于财务档案工作也有可能遗失。

三、机关单位中财务档案管理工作的必要性

 机关单位中财务档案管理工作的主要内容是由财务部 门的工作人员对单位的财务情况与经济相关合同进行管理 工作。有效的财务档案管理工作可以向外界展示机关单位正 常的运行状态,对机关单位的正常发展起到积极推进的作 用。随着数字化技术的不断发展,各个国家与部门都已经意 识到数字化的重要性,而财务档案作为反应事业单位运行状 况的重要载体,各单位必须重视财务档案管理工作的重要作 用,以保证事业单位可以健康发展。

 四、完善财务档案管理工作的建议

(一)加强对财务管理工作的重视程度

针对当前机关单位财务档案工作出现的问题,管理层 应该加强自身意识,设置专门部门以及专门人员进行档案管 理工作,并对工作人员有针对性地进行培训,帮助树立正确 财务档案管理认识,以营造良好的管理工作氛围;此外,机关 单位还应该对工作人员进行工作考核,帮助审核工作人员的 专业知识掌握程度,针对工作考核成绩差的人员应该定期组 织相关培训工作,增强他们的专业基础知识。此外,机关单位 也可以举办相关培训工作,使工作人员可以学习世界先进管 理技术,实现有效的财务档案管理工作。

(二)建立健全完善的档案管理制度

 保证事业单位财务档案管理工作的正常进行,事业单位应 该建立健全完善的档案管理工作制度。首先,事业单位应该参考 相关法律法规,并结合自身实际情况,制定管理框架,还应该为 档案管理部门配置基础设施并设置专门部门与人员进行管理, 保证档案管理工作可以进行,为档案管理工作提供参考依据 [2] 。

(三)提高财务管理工作人员的整体素质

 对于事业单位的财务管理工作而言,提高财务档案管 理工作的根本就是提高档案管理人员的整体素质。首先机关 单位可以举办不同的讲座活动,提升工作人员的综合素质和 管理水平。除此之外,工作人员还应该不断进行学习,增加自 身的知识储备。最后,还应该鼓励工作人员积极与世界新技 术接轨,不仅可以提升整体财务档案管理水平,还可以推进 事业单位的整体发展。

五、结束语

目前在机关单位中,财务档案管理工作仍存在许多不 足,我们应该根据自身机关单位的实际情况,并结合加强对 财务管理工作的重视程度、建立健全完善的档案管理制度以 及提高财务管理工作人员的整体素质等相关措施,保证档案 管理工作的科学规范,为机关单位的有效运转提供保障。

参考文献:

第4篇:财务档案管理范文

在改革发展的新时期,高校内外部环境发生巨大变化,院校合并、校园规模扩张、设施更新、人数增多,随之而来的经济活动复杂繁多,高校在财务管理方面做了很多工作,而财务档案正是记录和反映这些经济活动、财务工作的重要史料和证据,对高校领导决策起着重要作用。因此,保管好、利用好财务档案,将有效促进高校健康有序发展。

关键词:高校财务 档案管理 内容 特点 存在问题 建议

一、高校财务档案管理的内容

高校财务档案是高校在从事教学、科研、后勤等财务工作中形成的具有保存价值的文字材料、会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料。根据《会计档案管理办法》,高校财务档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,具体包括:会计凭证、会计账簿、财务报告、银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、电算化会计档案以及其他应当保存的会计核算专业资料。

二、高校财务档案管理的特点

高校财务档案既是高校财务工作的重要史料和证据,也是高校档案的重要组成部分,具体有以下几点特性:

1.关联性。

高校实行的是“统一领导、集中管理”或“统一领导,分级管理”的财务管理体制,根据学校发展的需要统筹安排和使用学校的各项经费和资源,各部门、单位是统一的有机整体,在经济活动中共同厉行节约、增收节支,形成联系性较强的财务档案,不可分割,有效体现了高校整体财务情况。同时,财务档案也可为预算等提供依据,关联性较强。

2.多样性。

随着电算化的普及,财务档案管理模式发展为纸质档案和电子媒介档案共存,既保存了传统的会计凭证、账册、销毁册和报表等纸质会计资料,也保留了存储在电脑硬盘、光盘等存储媒介中的财务资料、软件数据等。存储的方式、类型多样化。

3.规律性。

高校财务工作较为繁琐,工作量大,但是每一会计年度从开始到结束,产生的财务档案类型相对规律,主要包括两大类:一是会计核算的专业材料,例如会计凭证、账簿、财务报告等;二是收入票据类,例如服务业统一收据、行政事业单位的非税统一收入票据、往来款票据、校内业务收据等。这两大类财务档案完整反映了高校日常经济业务的收支情况。

4.易破坏性。

主要体现在两方面,一是人为破坏,例如出于某些原因,如果管理人员素质不高或疏于管理让一些另有所图的查阅人有机可乘,可能会出现财务档案被篡改、丢失、损毁、系统紊乱等情况;二是自然破坏,由于自然灾害等原因导致破坏,例如地震、火灾等,也有可能档案存储本身材质发生老化,使得财务档案受到不同程度的破坏。

三、高校财务档案管理工作中存在的问题

1.财务档案管理模式落后,档案利用率低。

目前高校主要保存的是纸质财务档案,只重数量不重质量,工作量大时,有些管理人员未必能做到严格按照规范认真审核装订凭证及归档,还有可能存在归档不及时的情况。因此,使用最原始的方法对大量财务档案进行归档、检索,直接导致管理效率和使用效率低下。

2.财务档案管理制度不完善,销毁工作滞后。

财政部、国家档案局颁布了《会计档案管理办法》,但是在实际工作中关于财务档案管理的制度并不完善,缺乏统一性和标准性,存在以下问题。一是很多高校不重视财务档案管理工作,没有设置专门的财务档案管理岗位和档案存放空间及设施,让财务部门自己查阅财务档案,保存地点分散,极易出现存放混乱、丢失情况。二是管理工作的相关制度不够完善,没有制定专门的财务档案查阅和使用制度,存在有章不循、有章难循、随意查阅复制的情况。三是大多数高校的财务档案销毁工作普遍滞后,大量超期存放的财务档案占用了档案库房,加大了档案管理部门的工作量,严重影响档案管理和利用效率。随着财务工作量的庞杂,这些问题更加凸显。

3.财务档案管理队伍专业性差,缺乏专门硬件设施。

目前,大多数高校财务档案先由财务部门暂存,达到一定期限后才会移交学校档案管理部门。在财务部门暂存档案期间,没有设置专门的管理人员,多由财务人员兼职,在财务工作量大、繁杂的情况下分工不明确,财务档案的收集、整理工作往往被忽视。学校档案部门工作人员也并未全都受过专业培训,做不到利用先进方法管理档案,与信息时代高科技发展脱节。有的财务部门办公条件有限,没有专门的库房,把档案堆放在办公室,可随意翻阅,达不到档案存放的安全性要求,不能确保档案的真实性和完整性。同时,普通办公室的存储条件在防水、防火、防光、防潮、防蛀等方面难以满足档案资料的保存要求。

4.财务档案电子化管理起步晚,信息化建设水平低。

受经费所限和重视程度影响,目前我国大多数高校未实现财务档案电子化,与银行等部门的财务档案信息化建设水平相距甚远。虽然有些高校已经建立了电子账务系统,但这些信息化工作主要集中在财务软件上,忽略了将纸质档案影像化储存。并且财务软件仅限财务部门使用,学校其他部门人员无法及时查询相关数据,这无疑又加大对纸质财务档案的查阅频率,增加财务档案管理人员的工作量。

四、提高高校财务档案管理工作水平的建议

1.重视财务档案管理工作,改善提升硬件设施。

高校应加强对财务档案管理工作的重视,保证管理工作需要的人力和物力。应设置财务档案管理岗位,培养既有职业道德又有档案管理经验的高素质管理队伍,通过多种方式调动管理人员的积极性,经常开展职业道德、业务素质等方面的交流和培训。为了财务档案保管的安全性、规范性和保密性,高校应提供合适的空间和档案柜架等设施存放档案,配备空调,使库房内温度保持在15~30℃,重视防水、防磁、防蛀、防虫、防潮、防盗、防晒、防火等工作。

2.完善财务档案管理制度,加强制度化建设。

高校财务档案管理工作的有序开展有赖于完善的管理制度。首先应建立财务档案日常管理制度、借阅制度以及档案销毁制度,明确管理人员的工作职责,理清管理工作流程,严禁随意丢放、复制、损毁财务档案,定期监督检查档案存放情况;建立内控制度,杜绝财务档案工作的违规违纪行为;对损毁破坏、复制财务档案、泄露档案信息等行为实行责任追究制,严惩不怠。

3.选用高素质财务管理人员,提高管理规范性。

随着高校财务工作量的日益庞大,财务档案资料日益增多。财务档案的特点要求应由职业道德高、专业素质过硬的工作人员专职管理。在职业道德方面,财务档案管理人员必须严谨、敬业,既要有原则性,也有较好的人际交往能力;在专业素质方面,不仅要了解财务部门的工作情况,及时采用科学方法分类整理档案材料,还应掌握财务软件的相关功能操作,保存、备份好电算化财务档案,保证财务档案的完整性。要采取多种方式、途径提高管理人员的综合素质,例如举办业务培训、校际交流工作经验等。

4.加强财务档案信息化建设,提高档案利用率。

财务工作的信息化为财务档案管理奠定了基础,为了能够提高财务档案的利用率,提供更好的档案服务,高校应重视财务档案管理信息化建设,加强财务档案管理软件的开发,使得档案管理工作整个流程能够通过信息化平台实现。例如开发附有财务档案管理的财务软件,能够使财务人员在做账时对财务资料影像化保存,上传至软件中,自动生成账务附件,档案管理人员可通过搜索凭证编号、项目名称、经手人等信息得到相关财务资料,提供给查询人员,也可根据实际情况授权给部门负责人、经费负责人等,创建财务资源信息平台,实现财务档案数字化共享。总之,高校财务档案反映了高校的经济活动,体现了高校整体发展情况,为领导层做出决策提供了基础信息。应加强财务档案管理工作的制度建设,提高财务档案管理人员的综合素质,改善管理环境和硬件设施,采用现代化技术和科学的管理方法,实现财务档案管理信息化,提高财务档案利用率,更好地服务于高校发展。

参考文献:

[1]孙敏.浅谈对高校会计档案几点建议[J].中小企业管理与科技,2014(21)

[2]财政部教科文司、教育部财务司.高等学校财务制度解读[M].经济科学出版社,2014.9

[3]谭鲜梅.完善高校会计档案管理措施探讨[J].求知导刊,2015(11)

[4]尹允.如何提高高校会计档案的利用效率[J].中国管理信息化,2015(5)

[5]王文杰.提高高校财务档案管理人员业务能力的几点思考[J].潍坊学院学报,2014(5)

第5篇:财务档案管理范文

关键词:行政事业单位;财务档案管理;创新模式

一、加强新时期行政事业单位财务档案管理的重要性分析

行政事业单位财务管理工作主要是根据国家相关法规、政策以及财务制度等方面的规定,而制定出的一种有计划的编制单位预算体系,其可以科学合理的运用资金与使用来核算与控制自身单位的经济活动,从而确保行政事业单位内部的各项工作可以顺利运转。与此同时,做好行政事业单位的财务管理工作的主要理念就是,尽可能以最小的资金成本为现代社会与人民提供更多的切实服务项目与利益。而财务档案管理工作是确保财务管理工作可以顺利开展的主要因素,所以做好财务档案管理工作,才可以有效推动我国各项事业的安全发展,而且还可以有效节约“三公经费”,为国家的财产安全提供良好的基础保障。除此之外,不断完善与创新管理模式同时不断促进与完善行政事业单位的经营体制,可以有效提高行政事业单位的工作效率,使行政事业单位可以为现代社会与人民提供更多更好的公共服务,切实以民众民生为理念,全面抓好以为民生谋取更多福祉,从而推动现代社会与国民经济的双向发展。

二、新时期行政事业单位财务档案管理中存在的问题

1.财务档案管理人员的意识不足

在行政事业单位内部的财务档案管理部门中,无论是管理人员还是工作人员没有充分理解财务档案管理的重要性,从行政事业单位领导的角度而言,在财务部门的工作人员所考虑的主要是铁路督察各管一段的工作理念,虽然知道财务档案的管理非常重要,但却认为那是财务档案管理人员的工作,而财务档案的管理人员所考虑的主要是在所有财务档案中,都会有相应的环节负责人与审核员,自己只需要做好财务档案的保管与销毁工作就可以。从财务档案管理人员的角度而言,行政事业单位对于财务部门的资金核算等管理工作较为重视,但是对于财务档案的管理工作内容并不是非常重视,甚至是经常被忽略掉。而且在工作人员需要财务档案的时候才会对其有所重视,但在重视的同时也会感觉使用财务档案的相关手续较为烦琐。

2.财务档案管理工作的经费不足

在财务档案的管理工作中经费不足主要体现在以下两点:第一点,虽然在行政事业单位中财务档案部门是其中的一部分,但对于财务部门与档案管理部门都没有明确的实际经费,在部门中的员工、场地、设施等多方面产生的实际经费,通常都是由行政事业单位提供,这样在部门日常运转过程中就没有可以预算的经费,最终导致财务档案的管理工作缺少经费方面的保障。第二点,在大部分行政事业单位中对于财务档案的管理工作的认知较为不足,对于财务档案的存放环境、设施、时间与空间等都不够重视,通常都会认为只要财务档案没有丢失就好,所以就不会在财务档案的管理部门中投入过多的经费。

3.财务档案管理的工作不够规范

目前,在很多行政事业单位中针对财务档案管理的立卷、保管、销毁等工作,并没有相关规范可以遵守,在财务档案的立卷与归档工作中,并没有构建设立案卷的相关制度,最终就会导致在财务档案的立卷、分类与归档工作中较为混乱。在财务档案的保管工作中,也缺少定期入库与归档的验收制度,最终导致财务档案管理部门所保管的采集档案,无法得到及时整理与入库,甚至有很多财务档案的装订与签章都不够规范。在财务档案的查阅与销毁工作中,也因为交接不明、手续不全、程序不清等问题,最终导致查询财务档案时非常困难,而且由于积累案卷太多无法及时展开销毁工作。

三、新时期行政事业单位财务档案管理的创新模式

1.提高财务档案管理人员的意识

在行政事业单位中出现财务档案管理人员的意识较为不足的问题时,可以通过提高财务档案管理人员意识的创新模式,来合理、有效地解决这种问题。第一,需要针对财务部门的所有员工展开财务档案管理工作的知识培训,还可以将财务档案的管理内容与操作过程等加入财务人员的岗前培训中,或者是纳入继续教育的培训过程中,从而使财务部门的工作人员可以了解财务档案管理工作的重要性,并学会财务档案的基础整理知识、业务与操作等,从根源上展开财务档案的管理工作。第二,在财务档案的管理部门中管理人员,需要找好自己对于管理工作的理解,并规范自身在财务档案所有环节中的管理工作,从而有效提升自身的管理水平。第三,在行政事业单位中财务部门的员工之间需要不断完善传、带、帮的工作,将自身所拥有的工作意识、技术经验与其他员工之间交流,争取从其他员工身上学到长处,并将自身的长处传授其他员工,从而确保更好地展开财务档案的管理工作。

2.增加财务档案管理部门的经费

首先,需要对财务档案的管理部门的硬件方面的所有设施,加大投入的实际经费,例如财务档案的相关设备与场所等,从而确保财务档案管理部门中,所有硬件都可以达到相关标准规定的实际要求。其次,需要明确财务档案的管理体制,并严格遵守相关部门的标准规定,提前明确财务档案的保管责任,然后交由行政事业单位中的财务部门,将财务档案的管理部门所需经费纳入本年度的总经费预算中,从而使财务档案的管理部门可以用来预算的经费有所保障。最后,无论行政事业单位的整体规模大小,都需要着重关注财务档案管理部门的经费问题,并为财务档案的管理工作配备相应的场所,在更换财务档案的管理人员时,一定要重视财务档案是否是完整的保管与交接,而且还需要为财务档案的管理部门配置保管方面的设备,从而确保在行政事业单位中的财务档案不会出现任何丢失的现象。

3.规范财务档案管理的工作内容

在规范财务档案管理的工作内容时,需要根据管理工作的实际内容来展开。在针对财务档案的立卷与归档工作时,就需要将行政事业单位的财务业务与财务档案的实际数量相互结合,从而制定出较为合理、科学的方案来提前做好案卷的预设工作,而且还需要针对财务档案定期展开整理规范,将行政事业单位在日常产生的所有财务凭证,展开规范整理的同时统一进行装订、封粘与签章流程,在经过详细的检查后确定所有环节结束后统一展开装订,在装订工作结束后将所有财务档案按照顺序放置在档案盒中,从而确保在其中不会出现蒙混过关的财务档案。另外在财务档案的管理工作中,如果是采用的手工记账,就需要在账簿活页的空白处,按照顺序将档案的账页编号写下目录,而且在展开装订工作的过程中需要在封粘处标出签章,如果是采用电算化记账,就需要打印出所有类型的会计账页,并对其展开规范整理再根据时间按照顺序打出序号,根据序号来编出目录再装订封粘,这样在日后查询与销毁财务档案时,就可以根据装订出所贴的签章来找出所需档案,也不会积压案卷导致无法及时销毁,从而规范整个财务档案的管理工作。

4.合理运用安全防范技术

在创新行政事业单位财务档案管理模式的过程中,可以通过为其建立相应的数据库来实现对财务档案的管理工作,同时将互联网融合进实际财务档案管理模式当中,使得相关管理人员可以通过数据库管理的方式来降低自身的工作压力,同时还可以有效避免档案出现丢失或被盗的情况,从而为行政事业单位的财务管理工作提供良好的基础保障。除此之外,在建立数据库之后需要合理运用安全防范技术来实现对数据库安全管理的工作目标,将较为有效的安全防范技术实际应用到数据库安全管理工作中时,其可以有效规避互联网中的不稳定因素与网络病毒,而且还可以为促进财务档案管理工作提供良好的保障,通常情况下,可以将访问控制技术、身份识别技术、存取控制技术等技术合理的运用到行政事业单位行政档案管理工作中,从根本上进一步提高工作效率,为财务档案管理工作的顺利开展提供良好的基础保障。综上所述,行政事业单位内部的财务档案管理工作存在较多的问题,例如财务档案管理人员的意识不足、工作内容不够规范等,这不仅会影响财务档案的正常管理,也会影响整个行政事业单位的管理工作。因此,一定要针对财务档案的管理工作中存在的问题展开详细分析,进而提出新时期行政事业单位财务档案管理工作的创新模式,促进财务档案管理工作更加规范。

参考文献

1.岳畅.信息化背景下行政事业单位档案管理工作创新研究.兰台世界,2017(A01).

2.李耀华,郭玉红.新常态下行政事业单位财务档案管理探析.办公室业务,2016(10).