文件管理制度精选(九篇)

第1篇：文件管理制度范文

2、文件的更改须填写《文件更改申请单》由负责人签字后方可更改并标识，文件更改幅度较大时，予以换版。换版文件下发后，必须将原文件由行政部收回，以保证使用有效版本。

3、文件领用者，因文件丢失或者损坏需要领用新文件时，到行政部填写《文件处理单》，经常务副总审核、批准后方可领用。

4、文件管理者、文件持有者要派专人管理文件，并保持文字清晰，外来借阅者需填写《文件借阅登记表》，经常务总经理批准后方可借阅。

5、作废文件销毁时，由该部门填写《文件处理单》，由总经理审核、批准后统一销毁。需要留用的加盖“作废留用章”后方可保留。

6、质量记录的格式和内容由使用部门设计，行政管理部门审查批准，统一编号控制。质量记录表需要更改时，仍由原审批部门审批。

7、质量记录填写：要求个部门质量记录填写人员在填写时要及时、完整、自己清楚、数据准确、使用中性笔或者圆珠笔笔填写。质量记录原则上不准更改，如有失误或者计算错误时，在改动处划改并签名。

8、质量记录的借阅：外来人员借阅质量记录经常务副总批准后办理借阅手续借阅，公司人员经行政部部长批准后，办理借阅手续。

9、质量记录的管理和保存：质量记录由本部门制定专人负责保管，注意防潮、防腐、防盗、防火、防蛀、保存期按《质量记录清单》的要求实施。

10、各类质量记录由各部门指定专人手机、整理分类并装订，行政部负责归档并规定期限保存。

11、质量记录销毁：对于超过保存期的质量记录，由行政部和使用部门负责签字，包常务副总审核批准后，进行销毁并填写《质量记录销毁清单》，需要保留的记录加盖“作废保留”章后由行政部统一保存。

12、行政部对质量记录的填写和使用情况进行检查。并留有记录，填写《监督检查记录》，发现问题及时进行纠正。

技术文件管理制度（二）

1、 技术文件包括：技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。

具体包括：

1） 开发计划阶段：方案设计、设计开发计划书、检验要求。

2） 开发设计阶段：原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序。

3） 产品调试阶段：产品调试手册、产品焊装明细表、设计评审记录表（原理图和印制板图）、产品调试记录。

4） 产品维护阶段：设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。

2、 技术文件的技术要求和数据等必须符合国家相关标准和规定要求。

3、 技术文件由技术开发部等相对应部门编制，各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。

4、 各相关负责人负责技术文件的审核和批准。

第2篇：文件管理制度范文

我国现阶段电子文件管理的基本策略主要有部际联席会议、文件中心、馆际互备、异质备份、馆室联动、统一平台等制度性要求，是我国各部门特别是各级国家档案馆管理电子文件的基本遵循。除了个别制度发端较早以外，我国现阶段电子文件管理制度基本上都是在“十一五”时期逐步建立起来的，这也从一个侧面反映了我国电子文件管理理论与实践在这一时期得到了长足发展，电子文件管理科学化、规范化、制度化建设取得了实质性进展。

部际联席会议制度

2009年12月，中央办公厅、国务院办公厅《电子文件管理暂行办法》颁布施行，标志着我国国家电子文件管理部际联席会议制度的正式确立。该《办法》第二章第四条规定：“建立国家电子文件管理部际联系会议制度，由中共中央办公厅牵头，国务院办公厅、国家发展和改革委员会、工业和信息化部、财政部、国家档案局、国家保密局、国家密码管理局、国家标准化管理委员会等相关部门为成员单位，负责组织协调全国电子文件管理工作。”国家电子文件管理部际联席会议的职责主要有五项，一是负责统筹规划和组织协调全国电子文件管理工作，二是研究制定电子文件管理方针政策；三是审定电子文件管理规章制度、重要规划、重大项目方案；四是组织起草相关标准；五是研究解决全国电子文件管理中的其他重大问题。国家电子文件管理部际联席会议日常工作由中共中央办公厅承担。同时，根据《办法》的要求，县级以上党委、政府要结合实际，明确负责电子文件管理的部门，承担本地区电子文件管理工作的组织协调和监督检查。

国家电子文件管理部际联席会议制度的确立，标志着我国电子文件管理国家战略顶层设计的初步完成，为我国电子文件管理工作的统筹规划、组织协调、政策制定等提供了强有力的组织保障，为规范电子文件管理从而促进国家历史记忆传承、促进信息资源开发利用、推动国家信息化建设健康发展，奠定了坚实基础。部际联席会议制度的建立，是我国电子文件管理工作中一个具有划时代意义的事件，是我国电子文件管理工作的一项基本制度。

电子文件中心制度

2007年4月，“全国电子文件中心建设经验交流会”提出要求，在各级国家档案馆建立电子文件中心或者备份中心。2010年10月国家档案局在沈阳召开的“档案馆电子文件备份中心建设现场会”，将“电子文件中心”调整为“电子文件备份中心，进而将这一做法作为电子文件管理的一项基本制度确立下来。

在各级国家档案馆建立电子文件中心，可以消除现行档案移交年限规定的制度障碍，有利于各级国家档案馆提前介入从而发挥档案馆的综合优势和促进规范化管理，有利于各级国家档案馆更好地履行资源整台职能，有利于各级国家档案馆《政府信息公开条例》赋予的作为“政府公开信息公开场所”的任务的贯彻落实，是“大档案观”的一项具体体现。如果作为“电子文件备份中心”进行建设，则属于后面将要讨论的备份制度的一种实现形式。

安徽省电子文件中心建设较早。该中心2005年6月启动并列人“数字安徽”建设重点调度项目，同年10月举行启动仪式，12月省长办公会确定拨付建设经费300万元，同时决定纳入安徽省“十一五”信息化专项规划。

电子文件中心建设的另一典型样本，当属浙江省推行的电子文件登记备份制度。浙江省委省政府办公厅2009年12月28日《关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》要求：在全省立即启动开展电子文件和数字档案登记备份工作，切实保障电子文件和数字档案信息安全，提高档案资源的开发利用水平，使档案工作更好地服务全省经济社会发展。该项电子文件管理工作的创举，于2011年被国家档案行政管理部门评为“全国档案管理与服务创新最佳案例”之一。

诚然，电子文件中心制度，强化了各级国家档案馆提前介入和整台档案资源的职能，但我们亦应同步推进对机关电子文件管理职能的重视和强化。电子文件的规范化、科学化管理，关键在各级机关档案部门。“只有好的输入，才能有好的输出。”因此，在继续落实好电子文件中心制度的同时，应当进一步加大力度，加快步伐，加强投入，建立和完善加强机关电子文件管理工作的相关制度性保障措施。

异地备份制度

2010年5月，“全国档案安全体系建设工作会议”要求：“原则上，无论是档案馆，还是档案室，所有应归档保存的电子文件都应至少有一套异地备份。”

电子文件异地备份制度的提出，是适应新形势发展而强调的新要求。1999年颁布的国家标准《电子文件归档与档案管理》曾要求对归档CAD电子文件“必要时，复制第三套，异地保存”。2003年国家档案局的6号令也提出对归档电子公文“一套异地保管”的要求。近年来，四川汶川地震、青海玉树地震，海南特大洪水、甘肃舟曲泥石流、云南盈江地震等特大自然灾害的密集爆发和对档案造成重大损毁的现实，是促使异地备份成为电子文件管理一项基本制度的催化剂。国内外电子文件丢失的惨痛教训，如阿波罗登月数据丢失案、莎士比亚手稿光盘数据丢失案等，也更加彰显了异地备份制度的厚重意义。与此同时，印证了箴言“不要把所有的鸡蛋放在一个篮子里”([西]塞万提斯：《堂吉诃德》)浅显但深厚的哲理。

在异地备份制度实现路径的选择上，

“馆际互备”机制当属一项创新之举。我国档案部门早些年曾有过一段建设“后库”的经历。但是，现今如果要求各地普遍建立各自的备份基地，其建设成本和管理运行成本都将居高不下，所需要的各项投资估计将会是天文数字。因此，充分发挥我国社会主义制度的优越性，从降低异地备份成本和提高异地备份制度建，设效率的角度出发，国家档案行政管理部门提出实行各档案馆之间利用冗余空间互建备份基地的新思路，要求各省级档案馆先行先试，结对开展馆际互备，并提出了适当远距离和考虑地震带、江河流域、电网布局等因素的异地备份基地选址参考原则。之后，各省级档案馆纷纷结成对子，互为电子文件异地备份基地建设工作顺利推进。

值得特别指出的是，在整个电子文件馆际互备制度建设过程中，思路清晰，要求明确具体，各省级档案馆贯彻实施工作扎实，推行迅速，成效显著。目前，馆际互备工作也已经开始在一些地区基层档案部门和相关专业档案部门逐步推开，为在电子文件长久保存过程中应对各种突发事件、确保电子文件安全，提供坚强保障。接下来要做的工作，要进一步加强研究，对档案馆异地互备工作的业务流程、技术要求等加以规范，使之在制度的约束之下逐步走上科学化、规范化的

轨道。

异质备份制度

电子文件异质备份制度大概是从“归档双轨制”发展而来的。1998年年底召开的第三次“中央和国家机关档案工作会议”提出：“在国家正式颁布有关电子文件管理的规定以前，各单位对需要作为档案保存的电子文件，一定要转化为纸质文件，与电子文件共同保存。”2001年4月，“中央和国家机关档案工作座谈会”正式提出“电子文件与纸质文件并存的原则”，明确要求“凡是实现了办公自动化的中央、国家机关，都要实行电子文件和纸质文件的归档双轨制。”电子文件归档双轨制，成为我国电子文件管理工作开展初期的一项基本制度，对于保证电子文件安全发挥了积极作用。

在此制度规定下，我国大多单位长期以“归档双轨制”应对电子文件的挑战。然而，随着时间的推移和管理实践的深入，人们逐步发现“归档双轨制”在施行过程中存在一些障碍和困难，比如：有些类型的电子文件(如音频、视频、数据库、多媒体或超媒体文件等)是无法打印成纸质文件的，而且这些类型的电子文件数量越来越多；电子邮件、电子订单等类型的电子文件即使被打印成纸质文件，也会因为原来生成于计算机系统中背景信息的丢失而丧失证据效力。与此同时，随着科技进步和电子文件立法工作的不断推进，电子文件的法律地位和证据价值越来越广泛地得到确认。继《合同法》、《电子签名法》等对电子文件法律地位的有限认定之后，2011年12月26日全国人大常委会审议《刑事诉讼法修正案草案》在原有规定物证、书证、证人证言等七种证据以外，在证据种类中增加规定电子数据等。并且规定“行政机关在行政执法过程中收集的物证、书证、视听资料、电子数据等证据材料，在刑事诉讼中可以作为证据使用。”这一修正案获得通过，进一步增强了电子文件的法律效力。将来，我们还会看到越来越多的电子文件作为呈堂证据被采信的案例。这为我们适时调整既有的电子文件归档管理策略创造了良好的法律环境，奠定了坚实的基础。

2008年12月，令计划主任《在全国档案工作座谈会上的讲话》中要求：“要加强对电子文件的归档收集，确保应归尽归，同时注意规范电子文件格式与归档标准，对重要电子档案还要及时进行异质备份，确保电子档案长期保存、安全可靠、便于共享。”同期召开的全国档案局长馆长会议也就此提出了要求。2009年，杨冬权局长在电子文件管理国家战略国际学术研讨会上发言，对此进行了深入阐述。2010年5月全国档案安全体系建设工作会议及后续的一些会议上，都一再重申和强调了上述要求。电子文件归档双轨制，发展成为重要档案异质备份制，成为我国电子文件管理中又一项至关重要的基本制度。

在具体做法上，全国档案安全体系建设工作会议要求：“凡未向电子文件中心移交电子文件的单位，要将本单位所有电子文件在异地备份一套，其中划入永久保存的，还要转换成纸质或缩微胶卷，实行异质备份，以确保电子文件安全。已建立电子文件中心的，由好文件中心统一进行电子文件的异地异质备份。原则上，无论是档案馆，还是档案室，所有应归档保存的电子文件都应至少有一套异地备份，所有划入永久保存的重要电子文件，都要尽快转换成纸质或缩微胶卷保存。”

这―制度在国外也有类似的做法，比如英国和美国2000年和200i年的人口普查数据都储存在缩微胶片上，新加坡政府已经下令，所有政府之间的重要的电子邮件都要储存到缩微胶片上，这相当于所有电子邮件的5％；在美国超过20州要求所有的重要信息都要眼睛可读复制，这必须是纸张或者缩微胶卷。

在异质备份策略的选择上，缩微胶片等模拟介质适合作为长期、有效保存的介质。在电子文件生命周期中，数字信息的调用频率随时间递减，而数字信息的维护成本却随时间递增。因此，对于具有长期保存价值但使用频率不甚高的电子档案，采用缩微技术方式进行异质备份，既可以达到电子文件资源长久保存的目的，又有利于降低档案信息资源的维护成本。

馆室联动制度

国家档案行政管理部门在地方层面推进电子文件中心建设的同时，在中央和国家机关层面，推行纸质档案及其相应的电子数据同步进馆的做法，或可称之为“同步进馆制度”或“馆室联动制度”。

该项制度的建立源于十年档案移交工作。在中央领导同志高度重视下，国家档案局中央档案馆于2001年启动了2001―2010年十年档案移交和接收活动，涉及单位100多个。十年间共有85个单位、143个全宗、62万多卷档案移交到了中央档案馆，其中，中央统战部、文化部、教育部、工商总局、旅游局、文物局、人力资源社会保障部、海关总署、气象局、中科院等36家单位移交了档案实体和数字化数据，占已移交单位总数的42％。通过档案数字化，各单位既可保留一套档案数字化数据供本单位日常利用，同时又可将档案原件移交进档案馆，减少了本单位库容和安全等方面的压力，形成了档案移交方和接收方双赢的局面，促进档案移交工作达到新水准。

2008年11月，在京召开的“中央和国家机关档案整理和数字化现场会”提出要求，各中央和国家机关在向中央档案馆移交档案时，要同步移交电子版档案数据。中央档案馆为了统一标准，有效整合各部门移交的电子版档案数据，制定了《中央档案馆电子版档案数据接收规范及要求》。会议要求今后移交进馆电子版档案数据要严格按此规范执行，以保证档案数据与档案实体的一致性，保证移交进馆的档案数据具有通用性和易迁移的特点，以便对移交的电子版档案数据进行有效整合，有利于档案信息资源的开发利用，也为各单位在中央档案馆建立了一套基础数据的备份，并可保证各单位数据的查询和迁移。

2011年3月，“中央和国家机关档案工作会议”进一步要求：要在移交前对档案进行数字化，并在移交时把档案实体与档案数字化数据一并移交。在今后十年档案移交工作中，凡是要移交的档案，首先必须数字化，只有把档案数字化了，才能在档案移交后本单位更方便地利用档案，才能提高本单位档案的利用效率，才能通过数字化利用代替原件利用来确保本单位档案原件的安全。档案数字化后，本单位留一套数据，并移交一套数据给中央档案馆作为备份而异地存放。会议强调：“各单位移交档案前首先要进行数字化，在移交档案时一并移交一套数字化数据，是今后档案移交工作的一项硬性指标。”同时要求：“档案数字化数据要符合《中央档案馆电子版档案数据接收规范及要求》”。

通过馆室联动，方便了档案移交后本单位档案的利用，也极大地提高了中央档案馆接收进馆档案的质量和优化馆藏结构，有效地降低了重复劳动和档案信息化建设成本。

在推行这一制度的时候，应当注意的是：该项制度设计实际上是对档案管理机制的一项带有根本性质的调整。传

统管理机制下，档案实体的移交和接收是档案管理责任的分水岭；在现行制度设计下，尽管档案实体管理权限随着移交而转移，但事权并未完全转移，各机关仍然保存有完整的电子形态的档案信息，档案安全责任因而并没有随着档案实体的移交而完全让渡，馆、室双方今后都将是档案信息的长期保管者和守护者，在档案信息安全保障方面双方都负有同等重要的责任和义务。

统―支撑平台制度

为了减少重复开发，提高规范化程度，国家档案局近年启动了“国家电子文件支撑平台系统”建设项目，组织力量研制开发统一的电子文件管理支撑平台，以形成符合我国国情的、具有自主创新性与示范意义的、能够被社会所认可的、公开标准的、不断修改完善并可持续发展的国家电子文件支撑平台系统，初步实现我国对电子文件系统按统一标准规划、设计、建设、应用与管理，推动我国电子文件归档工作的标准化、国产化进程。

据了解，该项目目前已完成二期工程，重点推出了多媒体电子文件管理相关标准规范、关系型数据库长期保存整体解决方案、流式文档和版式文档的一体化解决方案等。

第3篇：文件管理制度范文

一、规范性文件的概念

规范性文件是指各级人民政府及其派出机关、县级以上人民政府所属工作部门和法律、法规授权的具有管理公共事务职能的组织，在法定职权范围内依照法定程序制定、的针对不特定的多数人和特定事项，涉及或者影响公民、法人或者其他组织权利义务，在本行政区域或其管理范围内具有普遍约束力，能够反复适用的行政措施、决定、命令或者指示等行政规范。

二、规范性文件的制定要求

(一)符合法律、法规、规章；

(二)语言准确、简明，符合国家行政机关公文格式；

(三)不得设定行政审批、行政许可、行政处罚、行政强制事项；

(四)不得设定行政性事业性收费；

(五)政府所属工作部门制定的规范性文件，标题中不得冠以行政区域名称；

(六)对社会、公民具有普遍约束力的规范性文件必须在媒体上公布。

三、规范性文件的备案审查

(一)备案审查原则

有件必备、有备必审、有错必纠。

(二)备案审查机关

政府法制工作机构负责本级人民政府和政府办公厅（室）规范性文件的备案报送和本级人民政府所属工作部门以及下级人民政府规范性文件的备案审查。

政府工作部门的法制工作机构负责本部门规范性文件的备案报送。

实行垂直领导工作部门的法制工作机构负责本部门规范性文件的备案报送和本系统下级机关规范性文件的备案审查。

几个部门联合制定的规范性文件，由主办部门负责备案报送。

(三)备案审查要求

规范性文件制定机关应在文件制发之日起*日内向备案审查机构报送规范性文件备案报告1份、正式文本2份、起草说明(内容包括：制定规范性文件的依据、必要性和过程，所要解决的主要问题，其他需要说明的问题）2份，同时报送电子文本。未经审查的规范性文化不得公布施行。

(四)备案审查内容

1、是否超越权限；

2、是否与法律、法规、规章、政策或者上级规范性文件相抵触；

3、是否与其他规范性文件对同一事项的规定相一致；

4、内容是否适当，程序是否合法；

5、其他应当审查的内容。

(五)备案审查程序

备案机关的法制工作机构对规范性文件进行审查后，根据不同情况作出如下处理：

1、规范性文件与法律、法规、规章相抵触或者不适当的，会同制定机关按规定修改。制定机关在期限内不予修改的，该件不得公布施行。

2、规范性文件之间相互有冲突的，进行协调，协调不一致的，提出处理意见报本级人民政府决定。

3、规范性文件制定程序、公布形式不规范或者存在技术性问题的，通知制定机关限期处理。

规范性文件制定机关要加强已执行规范性文件清理工作，凡与国家法律、法规、规章相抵触的，要自行修改或废止；未修改或废止的，由法制工作机构报请同级人民政府批准后，予以变更或撤销。

四、规范性文件的公布

(一)市政府、市政府办公厅及市直各部门制定的对社会具有普遍约束力的规范性文件，应当在《*日报》和政府网站上公布；

(二)县级人民政府及其所属工作部门，乡、镇人民政府和街道办事处制定的对社会具有普遍约束力的规范性文件，应当在其公告栏公布（公布时间不得少于30日），并在当地新闻媒体消息；有条件的，应当同时在本级政府网站公布。

(三)未向社会公布的规范性文件不具有普遍约束力。

第4篇：文件管理制度范文

关键词 教学管理文件框架结构文本重建规范

每所学校都有不同的教学管理文件，即学校制订的各种教学管理规章制度文件，包括各种教学管理信息及其承载的媒体，如各种教学记录、教学程序、教学图样、教学规范、教学标准等等。而由许多层次不一、类型不同的教学管理文本，按某种关系所形成的一个整体系统，统称为教学管理文件体系。重建教学管理文件系统，是一个从文件编制到文件执行的动态的过程。

一、当前教学管理文件体系存在的问题

1.教学管理文件的内容较粗糙

首先，内容不合法。按国家的法律法规来看，目前有许多学校教学管理文件与现行的法律法规不相符合。其次，内容不合理。学校管理文件内容应该从合理合情的角度建构，但现实中却存在着明显的不合理。再次，内容不确定。作为一种规则，教学管理文件的内容，必须利于操作。如果文件内容复杂、繁琐，没有各种罚则，也没有明确执行人员，或配套制度跟不上，实施细则不明等，在文件执行时，困难很大。另外，还有文件中没有设计到当事人的申辩机会等。

2.教学管理文件的表达欠规范

许多教学管理文件在表达等方面不太规范，降低了执行力度。首先，无通过日期、修改日期、施行日期、确认机构的文件较多，其效力自然低下。其次，文字的表达不太严谨和规范。

3.教学管理文件的结构较混乱

文件结构不完整的现象也较为普遍。各文件事项重叠，级别不清，胡乱汇编成册。在执行时难免出现问题。例如，某校《教学工作规程》中却编有不属于教学的“教育科研条例”，也有“教师管理文件”若干，还有职业道德规范和青年教师队伍建设规划等政策性文件。把各种文件按不同体系堆砌在一起，结构混乱，不成体系。

4.教学管理文件的信息欠透明

按常理，教学管理制度从制定初到成文后，就应该公开公布，让全体教师了解或理解。但是现实中有些教学管理文件，外人无法知晓，师生也不太清楚。有时想查一相关管理文件，却没有确切的原始文件可找到，信息不公开，加之试行后的修改方案、文件调整等也没有规定，其执行必然混乱。

二、教学管理文件体系问题成因分析

1.制订主体不明，人员不专业

首先，现行教学管理文件并没有注明或规定由哪级部门制定某个文件，因此随意性较大，制订主体不清。其次，领导层法制意识淡薄，教师参与制订的较少，也没有对文件的制订引起高度重视，导致教学管理文件脱离正常轨道，成为“人治”文件。再次，制订主体不专业。调查发现，大多数的教学管理文件并不是由专业人士制订，而是由学校领导与个别教师代替，其文件的文字表达、文件形式等问题与此关系较大。

2.文件制订流程不清，教师参与少

制订教学管理文件，包括制订主体、制订小组、起草与修改、公布等各个流程，并没有明显的规定，这些文件或缺失，或含糊不清，很多学校现存文件中，找不到当时教学管理文件制订时的流程文件或各个条款，许多教学管理文件取决于某些人或某些领导的意志，修改或审查等环节更是被忽略，教师对许多出台的教学管理文件只有默认并接受。另外，由于这些教学管理文件在制订中，并没有充分听取教师、学生甚至于学生家长的意见或建议，参与制订的教师人数也相对较少，甚至个别文件制订时没有一线教师的参与，缺乏应有的民主。这样势必造成文件信息不透明、执行力度不大。

3.文化氛围淡薄，服务不到位

学校作为一个小社会，其文化氛围对于教学管理制度有着密切的影响，文化氛围浓厚健康，则大家会尊重制度，反之，则形成法不责众的坏风气。而更多的学校文化氛围并不是十分浓厚，加之教学管理是为教师和学生服务的，但其中的文件中透出居高临下的姿态，令师生心中不悦。这在一定程度上影响了教学管理文件的执行力度，对文件体系的形成也有一定的负面影响。

三、教学管理文件体系的文本重新建构

1.完善文件框架结构，解决教学管理文件混乱、信息欠透明问题

完善文件的框架结构，需要仿照国家立法体系模式，完善教学管理文件体系的建构，从制定学校教育章程、规章、条例、详细规定等，进行尝试与探索，具体架构重建如下：

（1）制定学校章程

这是学校管理的纲领性文件，以“章程”命名。有了学校章程，办学有了法律依据，学校章程对学校的发展前景、办学理念及其目标、内容、方式等作了明确规定，这对于文件重建起着重要作用。例如常见的学校章程样本：第一章总则，包括章程制定的法律依据、学校的名称、性质、地址、隶属、办学理念、宗旨、发展目标、学校任务等等；第二章学校组织，包括学校各种管理机构及其权力规定，学校管理人员及其职责义务规定等；第三章教育教学科研及后勤服务，包括学校发展规模、学校教育形式规定、教育教学、科学研究、后勤保障工作等各项制定制度总要求等；第四章，教师；第五章学生；第六章教育经费；第七章奖励和处罚；第八章附则；等等。不同性质的学校，学校章程内容不一，但基本都是这个形式及内容。

（2）制定教学管理规章制度

根椐学校章程，对于教学各职能管理部门的原则、方针、职责、权限、要求等制定的具体的规章制度，并以“规章制度”的形式显示。它可以避免学校各部门内文件交叉规定的问题，例如对学校教务部门的工作范围及要求、职责及权限等作了规定，就能很好地解决教务工作没人管或多人管的局面。

（3）教学管理条例的制订

根椐“教学管理规章制度”中教务部门的制度要求，对教学工作进行细化，涉及到教学工作的方方面面，例如，教学常规要求、学科教学常规、教师、学生、评价以及教辅工作等几项，均以“规定”或“办法”或“细则”或“条例”的形式显示，各项管理文件再按大小、主次等原则加以组合排列，再加上必要的附件如公式图表等，就会形成结构清晰的完整的“教学管理文件手册”。

（4）对学校关键业务流程加以突出

例如关于教学中教师的工作就包括：备课、上课、批改作业、辅导、评价等几项关键业务流程，每一项都与教学质量关系密切，属于核心业务，因此，要制定相应的教学“管理规定”，或“管理条例”，而不是“管理办法”等，并在管理规章中明显突出每项的管理流程。

2.细化质量管理体系，解决教学管理文件体系的程序、系统等问题

所谓细化内容体系，其本质就是按“ISO9000质量管理体系”，对学校教学管理文件的思想，以文字表述方式展现，即健全学校ISO9000质量管理体系工作，解决文件程序性不强及文件系统不突出等问题，促进学校全面发展。

按“ISO9000质量管理体系”总则要求的标准，学校教学质量管理体系文件应包括文件形成的质量目标及其标准，文件质量手册，文件形成的程序，学校组织为文件形成过程的策划、运作及控制所需要的系列文件，记录等。教学质量管理体系文件的具体结构编写有如下几个层级。

（1）层级核心：教学质量方针和目标

规定学校教学质量的方向、宗旨，是教学质量管理手册的核心文件，也是考察质量管理体系文件的结构的最顶层。原则上，质量方针和目标可以单独作为教学质量管理的一项文件，但习惯上作为第二层级教学质量手册的第一部分。层级核心体现出学校办学理念思想原则。而教学目标是方针的具体化。一般用数字的形式表达，如教学达标率、教学优秀率、学生满意率等等，有的也是定性描述。

（2）次级结构：教学质量手册文件

教学质量手册属于描述教学质量管理体系的纲领性文件，例如与教学质量相关的机构；影响教学质量的管理；教学管理人员及教学人员的职责、权限等，教学质量体系的要素，质量手册的管理等等。手册的编写与修改的程序较为严格，由教学管理部门与质量管理部门双方研究，起草后交专家认证，由学校教代会讨论，通过后经实施、修改、再实施等。

（3）三级结构：教学程序文件

教学程序文件是次级结构的具体化文件，具体规定某项教学活动的途径的文件。例如文件控制，记录及内部审核，预防举措等。教学程序文件主要用来解决：是谁，何时何地，控制什么，怎么控制等等问题，如文件控制程序的内容包括：编制文件、审批权限，手续；文化分发及收集；文件编号的方式，文件更改时的审批、实施，文件编号等。

（4）四级结构：教学作业文件

教学管理文件是为保证体系的有效性运转等制定的系列文件，例如作业指导书、空白表格、教学质量计划以及各种规范等，教学作业文件比较详细地描述了作业方法，及其具体步骤的内容、操作要领等，四级结构以作业指导书为文件的主体，具有极强的可操作与检测性能。

（5）五级结构：教学质量记录文件

教学质量记录文件是具体记录或阐述教学活动结果或过程的证据的文件。上述所有程序文件或作业文件的表格有了教学活动内容后，就是质量记录文件。例如，各种计划表、各种分析建议书、各种统计调查表、各种进度表等等，这些都是教学管理文件体系的重要组成部分。

在上述五级教学质量层次结构体系的细化过程中，必须坚持ISO9000质量管理体系文件的统一性、可操作性、协调性，文件可以是纸质文件，也可以是其他媒体文件，也可以是各种媒体的组合。

四、教学管理文件体系有效运行的保障措施

1.树立科学管理的意识

在教学管理文件体系的构建与运行中，需要明确为教育教学服务的意识，让师生满意。首先要具备科学的服务观。为学校和师生提供优秀的教育教学服务，明确教学管理文体体系的构建的真正涵义。其次，让师生满意，尤其是学生满意。教学管理文件体系的构建，为教学服务，为师生服务。有服务就要让对象满意。让家长满意，让社会满意。并由此而作为评价教学管理文件体系是否健康发展的有效凭证之一。

2.强化学校领导的作用

在构建与执行教学管理文件中，领导作为一所学校的最高管理者。首先，校长要具有质量管理意识，从学校长远的发展眼光着手，制定教学管理文件的构建目标与运行保障举措，做好自己的工作，指出文件体系存在的问题及修改建设，指导或授权相关部门进行制定或修订。其次，领导要具备全面质量管理的战略和系统思考的方法。作为管理思想和管理手段，全面质量管理是较为先进的一种，对领导思想与行为帮助较大。同样，系统思考论认为，较大的问题是系统本身的缺陷造成，并非个别行为，这对于领导的的管理十分重要而必要。

3.切实提高相关部门的执行力度

领会领导的意图，完成既定目标，是教学管理各相关部门具有的行动与能力。这种执行力可以确保教学管理文件体系的正常运行。首先，各相关部门要坚持原则，创设遵守管理文件的环境与氛围，维护好正常的教学秩序。其次，各部门要注重细节管理。按照教学管理文件体系，对于教学中的细微之处，强化责任意识，从各个细节开始，对比文体体系与教学行为，发现存在的细微缺陷，及时纠正，并最终建立一套纠正教学管理文件体系质量的措施。再次，具备控制节点能力。在教学管理文件的制订与运行中，要重视节点控制，保证文件的有效运行。

4.倡导全员培训与参与

教学管理文件体系的构建与运行，在更大程度上需要全员参与、共同执行与维护。因此，全员培训与参与是基础，不可忽视。首先，全员参与。教学管理文件体系的重建，其形成的本身并不是最终目的，而在文件体系的形成过程中，有师生、家长的广泛参与才是根本。其次，全员培训。教学管理文件体系的重建，能否得到师生的认可，关键在于全体师生对管理文件体系的认同。培训内容有很多，如对教学管理制度的理解、教学规则、师生的顺应与同化能力、教育合力的形成等等。

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参考文献

[1] 程凤春.教学全面质量管理理念与操作策略.北京：教育科学出版社，2004.

第5篇：文件管理制度范文

关键词:内控制度;风险管理;制度体系框架;体系建设;持续改进

《中央企业全面风险管理指引》实施以来,越来越多的企业建立了内控制度及风险管理体系,在企业发展过程中起到了完善内部控制流程、风险防范的作用。在内控制度体系建立过程中,大、中、小型企业,以及不同类别的企业有着自身特点,如何建立、并完善有效的组织职能管理体系,实现内控及风险管理的总体目标,在实践过程中总结了一些经验,并浅谈一点看法。构建适合企业经营管理的内部控制体系,要围绕企业目标,对初期风险管理信息进行收集、汇总。在梳理各项业务流程及其重要管理目标的过程中,发现并从现有的制度体系中搜寻具有企业特点的风险,按照风险管理的工作流程,制定有效的预防及控制措施,并使措施得到可靠、有效执行。

1建立内控制度体系制度文件

企业在建立风险管理及内部控制体系之前,顶层设计是必不可少的环节。在集团公司风险管理体系中,一般情况下是自上而下确立制度体系的框架,逐步向分、子公司延伸,以具有可操作性的纲领性制度文件为基础建立内控制度体系。制度建设是长期的、动态的过程,相对来讲制度越少,目标越明确。不少企业在制度制定过程中,追求大而全,造成制度泛滥,制度之间不可避免存在冲突,造成编制及执行过程中的人力资源浪费。因此在确立顶层设计的基础上,深入完善可操作性的制度文件,避免下游企业重复建设是需要注意的一项重点内容。集团公司制度文件建立完成后,分、子公司可直接引入执行,一方面减少文件数量,避免执行过程中的冲突,并且在后续的修订过程中能够做到统一实施,为集团公司总体目标的实现,减少分、子公司编制工作量,统一实施方向和方法具有重要意义。不同类型公司的风险管理体系具有不同特点,例如生产研发、金融管理或加工制造企业,分属不同的管理策略和目标,在进行风险评估、制定风险策略的重点当然不一致,这就要求侧重有所不同,引用不同的规章制度。建立一套相对完整的管理制度并非易事,从现实出发,有必要参照以下内容:首先集团公司建立以部门管理为主线的内控制度体系。实际工作中,可以借鉴同类型企业的管理制度,并将现有的规章制度梳理、汇总、整理,按照部门职责及管理要求形成相对完善的制度体系框架。其次分、子公司的制度建设,在以上级部门管理制度体系的基础上,要以细则、流程管理为重点。在执行过程中,一部分具有普遍适应性的细则、流程体系文件,在审查以后,可以单独形成集团公司统一的制度。通过修订制度文件来适应管理的需求,是建立内控制度体系文件的基本要求。建立内控制度体系文件,应将其它管理体系整合,纳入到内控管理的过程中来,避免管理体系之间的不相容和执行过程中的混乱。要将涉及业务流程的行政文件纳入到内控管理的过程中来,避免在行文过程中与制度文件相冲突。要将党建引领下的重大决策纳入到管理体系中来,并形成行之有效的风险管理流程。

2完善内控制度体系风险管理解决方案

首先需要明确制度体系建设的管理部门。一个有影响力的部门或组织者,往往对于繁琐的组织程序,可以达到事半功倍的效果。企业不同,制度体系的组织部门也可不同,一般来讲,负有战略计划的部门适合作为体系建设的组织部门,审计或其它预算监督部门作为协助部门相对比较合适,另外质量体系的负责人、人力资源等往往要参与制度体系建设的组织。把公司制度文件进行剖析,落实职责及工作流程,是建立内控制度体系的基础性工作。建立内控制度体系风险管理解决方案,要做好文件的梳理。此项工作的细化程度决定着内控制度体系的可执行度,包括制度文件的框架结构、制度模块的纵向延伸、编号规则等基础性文件的建立,是整个风险管理体系的基础。解决好质量、环境、测量等管理体系与内控体系建设的关系,是将各个分散的体系、文件的融合过程。各个体系既要独立发挥作用,又要相互协调,顾及各项职责的侧重并避免互相矛盾。因此各方参与,自上而下有所引领,自下而上汇总集中,是编制框架制度文件的基本要领。制度文件中相互重复的内容要进行删减,具体业务管理内容在上一级制度文件中已有的,下一级制度文件中不再规定;同一业务在不同制度文件中不能互相冲突,原则上同一内容只在一项制度中规定,其他制度文件进行条款引用,避免内容重复及冗余问题。另外要根据行业特点,引用的法律、法规,建立目录作为指引,并在应用条件发生变化时,适时对制度文件进行调整。在内控制度体系文件管理过程中,制度的实行集中管理,按照办公行文规则及流程,应用信息化的手段,实施网络会签及修订、废止等管理措施,可以保证文件的及时性、有效性,便于查阅和实施动态化管理,提高效率。行政部门要参与到制度体系建设中,“三重一大”决策机制是内控管理的重要组成部分,因此内控制度要全面贯彻落实党组织研究决定事项,企业要把党的领导融入公司治理各环节,实现制度化、规范化、程序化。各项业务流程和制度文件并非永久不变的。将日常改进措施充分引入,发挥PDCA控制过程的作用,可以形成系统的良性循环。日常的纠正与预防措施的实施,配合适当的内控评价及审计工作,为风险管理进行督促和纠偏,从而保证内控及风险管理的持续改进和提升。

3实施风险目标管理

制度建设是手段,风险管理是目标。企业针对重点风险,有必要建立针对各项重大风险发生后的应急预案,坚持目标和问题导向,有的放矢。在风险管理实施过程中,根据企业管理的需要,针对所有业务流程开展内部控制,特别是控制安全风险、环境风险、在重要经营活动中的投资和融资风险、财务风险、运营风险、法律风险、市场风险,进行内部监督控制审计,通过揭示内部控制缺陷,优化内部控制制度,确保各项业务的合法合规性,依法依规稳健运营。风险无处不在,重要的是发现、规避风险,以至将不可控风险降低到可接受范围。在实施过程中,一般需要将风险类型进行分级、分类,对重要风险领域以及关键业务流程的风险识别、评估及应对。在风险的指标上,能量化的可以量化,或者使用统计方法进行,例如生产成本的影响、对销售收入的影响、对声誉的影响等。在风险识别过程中,可能存在识别的风险不全面,未识别出业务活动的主要风险,有漏项或者识别的风险事项不符合实际。有了量化指标即可对风险进行评估,并对照指标内容确定风险等级。在风险应对规避方面,根据风险事项的内容及性质,考虑企业面临的实际情况,采取风险规避、风险降低、风险分担以及风险接受等应对风险的方法和策略。企业要以重大风险、重大决策以及重要业务流程为重点进行风险评估工作。风险评估可由企业组织职能部门组织,也可聘请中介机构实施。开展全面风险管理工作应与其他管理工作紧密结合,形成风险管理信息的收集、梳理、实施方案及监督改进的闭环管理、集中管理。在风险管理实施过程中,要把风险管理的各项要求融入企业管理和业务流程中,可以与制度体系的建设同步进行,但后期在形成流程化管理以后,风险管理宜与制度体系建设分离,形成信息传递的路径后,真正将风险置于公司决策层,起到控制风险的作用。

4以人为本,增强持续改进的能力

企业完善内控制度体系建设,使各项业务流程适合于现代企业制度的要求,需要以人为本,增强持续改进的能力。风险管理的核心,一是制度,二是人。在制定了相应的制度文件之后,关键还是在于执行。因此,除了加强业务能力培训,提高员工风险管理意识以外,要充分认识加强内部审计工作的重要性,要做到持续检查、改进不足之处,并将改进的效果加以保持,形成良性循环,增强持续改进的能力。充分认识内部审计工作的重要性,要严格遵循现代企业制度管理的要求,将专业能力较强、职业道德素质较好的优秀人才充实到内控管理工作中,对不相容职务的岗位进行分离,对未分离的岗位进行定期的评估和监督,形成制度与业务之间的缓慢融合,做到事事有章可循,人人能够习惯于按照制度办事,在动态过程中提高可执行力和员工的整体素质,巩固已有成果。企业要得到良好的发展,一方面受外部环境的影响,另一方面要优化内部经营环境,逐渐形成具有企业特色的具有风险意识的企业文化。以人为本,打造一支有凝聚力、素质高、执行力强的经营团队,树立正确的风险管理理念,将风险意识融入到企业文化建设过程中,方能在优胜劣汰的市场环境中立于不败之地,保障企业管理目标实现。

参考文献

[1]国务院国有资产监督管理委员会.中央企业全面风险管理指引(国资发改革[2006]108号)[S].

第6篇：文件管理制度范文

切合公司实际，根据不同的制度内容编写相应的规范化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的办公事务有效开展。

第一章 总则

一、 为了加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情况，特制订本制度。

二、 本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。

三、 切合公司实际，根据不同的制度内容编写相应的规范化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的办公事务有效开展。

四、 办公室人员应明确各项工作职责，简化办理流程，做到每周有计划、每月有总结的工作目标。

第二章 职责范围

一、 办公室管理人员直接受行政人事主管领导，在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。

二、 负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。

三、 负责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作，保证各项事务有序开展。

四、 协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展提供相应的服务。

五、 负责公司对内、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。

六、 收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时做出整理，当好领导参谋。

七、 协助其他部门工作，完成上级交代的其他工作，如：名片印制、收发传真等。

第三章 工作规范

一、 办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范，相关规定按照员工守则细则执行。

二、 办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。

第四章 办公室事务管理

一、 文书管理制度

文件是文书的重要组成部分，文件是各部门根据自己的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。本制度中，文件特指公司内外部发文文件;而文书特指内部一般性传阅资料。档案是文书基础上形成的，档案是文书的延续。现把文件、文书、档案统归于文书管理，并对文书管理制度做以下规定。

(一) 文件管理制度

第一条 管理要点

1、 为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。

2、 文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。

3、 制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质;正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息;措辞规范，表达无歧义。

4、 根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。

第二条 制度规范

1、 文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。

2、 公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

3、 公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发;各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。

4、 凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。

5、 机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。

6、 各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。

7、 办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。

8、 按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。

9、 根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。

第三条 文件管理流程设计

1、 内部文件管理流程：起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档

2、 外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁

3、 借阅流程：提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁

(二) 文书管理制度

第一条 管理要点

1、 为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行，保证公司内部资料的安全性、完整性，促进与提高组织管理工作的效率，充分发挥文书在各项工作中的指导作用。

2、 文书管理范围包括：一般性文书(通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编)、行政人事部发文文书(学习资料、各类简报)、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。

3、 除通知外，一般性文书没有固定的格式，但必须标有页眉页脚，文本内容可根据文书具体内容进行调整。

4、 根据文书性质进行编号整理，定期对文书进行归档整理，保持纸质文档与电子文档的同步更新。

第二条 制度规范

1、 根据公司实际需要及上级安排，起草编写内部公开文书，张贴公示学习。

2、 按照文书管理范围，行政人事部的发文根据需要填写《发文簿》，所有文书原稿均由行政人事部分类存档备查。

3、 行政办公室发出的学习文书，需附上学习进度表;阅读者需认真学习并签名备注。

4、 按时间、内容等降序排列，整理归档，坚持平时归档与年终归档相结合，对照编号列出整理清单。

5、 根据文书的时效性和保存的价值性，对文书进行整理销毁;须上级审批同意，方可销毁。

6、 办公室负责人为第一责任人，若发现文书丢失，办公室人员必须查明原因，如实向主管部门报告，若未查明原因，则由办公室负责承担。

7、 违反以上规定者按照相关规定予以惩处。

第三条 流程设计

起草文书→填写《发文簿》(需要时)→张贴→存档→更新目录(纸质档与电子档)→借阅→清退→审批→销毁

(三) 档案管理制度

第一条 管理要点

1、 为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业，及时分类、整理、编辑、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。

2、 档案管理范围：公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。

3、 根据文书整理和文件整理编号，对对应资料进行相应的归档、整理、备注，并存入专门的档案文件柜保管。

第二条 制度规范

1、 应归档的文件、材料由办公室人员负责收集，份数齐全，包括附件、批复、定稿等。

2、 所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。

3、 坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。

4、 各部门需借阅相关档案，须由行政人事部主管签字，审核通过后方可借阅，不得抄录、复制或借出。

5、 档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特别是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。

6、 档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。

第三条 流程设计

根据文件、文书目录整理需要归档的档案→排序整理，编制编目→存档→借阅→清退

二、 办公用品管理制度

第一条 管理要点

1、 为了加强办公用品管理，规范办公用品管理各项程序，节约办公经费，提高利用效率。

2、 办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作，权责一致严格要求，无私自挪用现象。

3、 办公用品保管实行“日清月结，出入库等量、年终查存统计”原则。

4、 办公用品的采购，应进行多方比较，保证性价比和质量，择优选用，合理开支。

第二条 制度规范

1、 公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由行政办公室全权负责。

2、 办公用品购置应遵循以下程序：每月27号之前各部门将所需办公用品报至办公室，行政办公室根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量，做出采购计划，经部门主管批准，财务部签字后方可采购。对急用品的采购，可根据具体实际进行灵活处理，但必须经部门主管批准。

3、 根据物品所属类别，对办公用品进行及时出入库登记，注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等，做到账物相符。

4、 各部门申领的办公用品需及时发放，并做好填表记录;因特殊情况急需领用未填表登记，事后须及时补填。

5、 任何人未经允许不得进入办公用品管理室，不得私自挪用办公用品。

6、 办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品。

7、 办公室建立公司固定资产总账，每年进行一次汇总普查。

8、 管理员定期对办公用品进行盘查，核实库存，保证出入库等量。

第三条 管理流程设计

编制《需求计划表》 审批 采购 入库登记 发放

第7篇：文件管理制度范文

1 工业园区档案管理的重要性

档案管理水平的高低是衡量一个工业园区的建设与管理水平的重要内容，而档案特有属性则决定了档案管理对各项经济社会事业的发展起着关键的推动作用[1]。各地工业园区是发展当地经济的重要支撑，不断深化对工业园区档案管理的研究，细致分析工业园区档案管理存在的问题，提出有针对性的措施建议，这是工业园区档案管理的当务之急，做好档案管理工作至关重要。

2 工业园区档案管理存在的问题

工业园区档案管理面临的最显著、最普遍的一个问题就是无专人、无专地，园区基础建设档案、拆迁安置档案、日常文件档案等由各部门、各股室自主管理，严重制约档案管理水平的提升。工业园区档案管理存在的问题主要就体现在基础建设档案管理之后、忽视拆迁安置档案管理及日常文件管理、忽略对企业开展档案管理工作的指导等，档案保管条件较差，存在突出的安全隐患，导致园区内很多档案的作用发挥不出来，价值也得不到及时的体现，亟待解决。

3 做好工业园区档案管理的措施

3.1 加强园区基础建设档案管理

一是增强园区基础建设档案管理者的档案意识，完善管理体制。园区要加强对档案管理人员的宣传、教育，增强其建档、归档、管档等意识，从而使其树立正确的基础建设档案服务观，加深他们对依法治档的认识，保证工业园区基础建设档案的质量，提高相关人员遵纪守法的自觉性。二是集中、统一管理整个工业园区的基础建设档案。园区须依据《档案法》以及档案管理的相关规定，对全园区的企业、产品、工艺、设备、基础建设、经营等档案实行统一集中管理，并设立基础建设档案分室[2]。相关人员要大力宣传《档案法》，通过提供复制件、延长办理借阅手续等手段逐步做到工业园区基础建设档案归档案卷的完整和齐全。三是工业园区建设系统的各个行业行政主管部门必须明确职责，加强各个单位、股室之间的配合、协作，基于园区实际建立基础建设档案的管理制度和统一规范，从而将基础建设档案管理工作纳入园区建设行政管理的各个环节，尤其是在规划许可及施工许可、工程验收及备案、登记房地产权属等方面，保证工业园区基础建设档案能够及时、准?_、安全、完整、系统地报送到档案机构。且档案机构要建立严格的责任追究制度，加强执法监督，保证工业园区基础建设档案质量。

3.2 加强园区拆迁安置档案管理

一是分类整理拆迁安置文件，具体可以户为单位、以村民小组为类别进行。从整体的实施情况来看，工业园区的拆迁安置工作以村民小组为单位，但实际操作时必须落实到每一家、每一户，以户为单位开展丈量、测算、签约及结算等工作，所以在分类、整理拆迁安置档案时也要以村民小组为类别、以户为单位统一组卷，将每一户的全部文件材料作为一个文件，再以户号排列文件，把若干户文件组成案卷。二是统一拆迁安置档案的编目要求及案卷格式，因为工业园区的拆迁安置文件是以文字材料为主的，因而案卷格式须选择国家统一的文书档案格式，编号也要选择三段式结构编号，即年度-类别号-案卷号。其中，年度指的是进行拆迁安置的年度；类别号则是指以村民小组为单位进行档案编制，并在每一个年度里通过拆迁安置顺序合理编制类别号；在村民小组中，则要依据组卷的自然顺序将案卷排列起来，编写好案卷号。在编制卷内文件的目录时，每一户是一个文件条目，要编制相应的顺序号、文件题名、文件页数以及责任者等[3]。三是统一归档拆迁安置档案的时间，每一个园区拆迁安置户自开始丈量房屋到重新安置都是完整的过程，只要完成安置工作，所有的文件材料形成也就随之结束，所以拆迁安置文件需在全部结束一个村民小组的拆迁安置工作后立即整理、归档，由档案部门集中统一保管。

3.3 加强工业园区日常文件管理

一是规范日常文件的立卷工作，即档案人员要依据文件档案立卷时限落实日常文件的归档工作，完整收集文件材料，并遵循形成文件材料的基本规律整理归档文件，区分文件材料的价值、保持有机联系，方便文件档案保管与利用。二是规范日常文件的借阅工作，因为工业园区保存的日常文件主要是供相关人员利用，一般要求在规定地点查阅，如确因工作要求需外借日常文件档案，则必须把借阅手续办好，在期限内归还；查阅文件档案时还要遵守保密规定，严禁直接在文件上涂改、批注等，如有损坏要进行适当的处罚。三是规范日常文件的销毁工作，即相关人员要按照保管日常文件档案的期限合理编制销毁计划、清单，经过领导审批同意之后销毁无保存价值的、超过保管期限的文件档案，同时指派监销人员监督销毁文件档案的整个过程，最后签字确认，妥善保管文件销毁清册，注销已销毁文件，提高工业园区日常文件管理水平。

3.4 指导园区企业进行档案管理

一是档案行政部门要对工业园区内企业的档案管理给予指导，坚持因企制宜、自主管理的基本原则，启发企业对档案管理的内在需求，对园区内规模不同、行业不同的企业档案管理实施分类指导。换言之，要对工业园区里规模不同、类型不同、发展水平不同、贡献率不同的企业采取不同的档案管理指导方式，将帮扶重点企业作为工作重心。由于企业档案的范围广、数量大、门类多，管理档案的难度较大，所以档案行政部门要依据自愿、服务、扶持的方针，选择针对性强的、有一定生产规模的、管理基础较好的、有规范管理档案的愿望的企业作为试点进行重点的指导、培训，树立榜样、抓大扶强，达到以点带面、典型引路、共同提高的目标，促进园区企业更广泛、更深入地开展档案管理工作。二是档案行政部门要结合园区企业实际，派专人帮助其完善建操作性强的、符合档案工作实际的档案材料收集制度、整理制度、借阅制度、转递制度、归档制度等，包括《档案人员工作职责》、《档案归档管理办法》、《档案安全保密制度》、《档案查阅利用制度》、《档案销毁鉴定制度》等，促使企业档案管理工作有章可循、有法可依。三是对企业实行面对面的档案业务指导培训，根据工业园区企业运作规律，依据《企业档案管理规定》以及《归档文件整理规则》的要求，指导企业做好档案的收集、整理、鉴定、保管以及编研、利用等业务工作，并采取监督检查手段、考核手段，加强对企业文件材料及档案管理工作的监管，严格实行问责制，提高工业园区企业档案管理质量。

第8篇：文件管理制度范文

一、管理体系文件的主要内容

1.组织管理手册和权责手册

组织管理手册是公司的纲领性文件，通过组织管理手册确认公司的组织架构及各部门的主要职责；权责手册主要是明确公司各部门及相关领导的审批权限，是管理制度的骨架和脊梁。组织管理手册和权责手册构成了一个“大鸟笼”，保证公司在经营活动中不偏离方向。

2.管理流程及指引、标准作业流程、产品标准

管理流程及指引是在组织管理手册和权责手册的基础上，明确企业经营活动各个阶段的管控目标、主要职责及工作程序，是管理制度的肌肉。其中，管理指引是对某项具体工作进行规范的文件；标准作业流程是对管理流程及指引的有益补充。通过对某项工作从头至尾的描述，并附加上相关的文件、表格，保证每项工作的规范性；产品标准是指企业从设计方面对自己的产品逐步实现标准化。如万科、万达等大型房地产公司均形成了自己的产品标准。通过产品标准化工作，可以降低运营成本，迅速提高工作效率。管理流程、指引、标准作业流程及产品标准明确了企业经营活动各个阶段的管控目标、主要职责及工作程序，构成了一个“中鸟笼”，保证每项工作的规范性，有利于降低成本，提高工作效率。

3.职位说明书

职位说明书主要明确了岗位的职责、指挥关系及任职条件等。通过职位说明书可以保证各岗位职责明确，任务明了，使各项工作达到“表格化、数字化、流程化和模板化”的标准要求，是整个管理体系文件的汇总。从员工角度来说，职位说明书是也是一个“鸟笼”，通过职位说明书，明确规定每个岗位的工作职责、关键权限、评判标准及奖惩细则，并将工作中涉及到的管理流程、指引、标准作业流程链接到职位说明书中，员工可以据此自动自发地开展工作和评判工作。

二、管理体系文件的制订方法

1.准备工作

首先要组成由企业高管挂帅的编制小组，讨论并确定企业的发展战略及管控模式，明确管理体系文件需要控制的关键节点，梳理企业运营管理的关键流程，为管理体系文件的编制奠定基础。其次要制定合理的编制计划，明确编制时间、编制内容及责任部门，保证管理体系文件能够在规定时间内完成。

2.分阶段进行编制工作

管理体系文件编制可分为以下5个阶段：分别为组织管理手册及权责手册编制阶段，管理流程及指引编制阶段，标准作业流程编制阶段，职位说明书编制阶段及产品标准编制阶段。其中，组织管理手册、权责手册、管理流程及指引应该首先进行编制，其余几个阶段可以视企业发展情况逐步进行。第一，组织管理手册及权责手册编制阶段。是管理体系文件编制的最重要的阶段。在这个阶段内，应该着重梳理好各部门内部，各部门之间，集团总部与所属公司之间的工作职责。编制期间应多次组织跨部门参与的讨论会，对各关键权责，尤其是跨部门、跨公司的关键权责进行讨论，确保公司运营整个过程的关键职责都能体现。第二，管理流程及指引编制阶段。管理流程、指引一般包括流程概况、流程图、工作职责、工作程序、支持性文件及相关记录6个部分。本阶段编制过程中首先要根据组织管理手册和权责手册内容，制定包括名称、所属模块、文件编号等内容的编制提纲，避免编制过程中漏项；其次，要在管理流程、指引中明确上、下游流程，使整个流程、指引连续贯穿公司整个运营流程；再次，要高度重视流程、指引中流程图的绘制工作，通过图表形式描述整个工作程序；最后，要详细填写流程及指引中的支持性文件及相关表单。第三，标准作业流程是对管理流程、指引有益的补充，通过对作业流程的详细描述，规定每一步的操作流程，可能使用的文件、表单、对接部门等，用来指导和规范日常工作。第四，职位说明书编制阶段。职位说明书应包括基本资料、职位目标、工作联系、职责权限、任职要求、其它六个部分。其中职责权限是职位说明书编制过程中的重中之重。首先要根据岗位职责，确定工作职责及权重，在此基础上，要对工作职责进行描述，最后，要明确每项工作描述需要的支持性文件，包括管理制度、关键权责、标准作业流程、评判标准及奖惩细则。在编制完成后，可以讲上述文件嵌入到职位说明书中。新员工在拿到职位说明书以后，可以迅速按标准开展工作，提高工作效率。第五，产品标准编制阶段。可根据企业的经营范围及产品形式，制定相关标准，最终达到降低管理难度和成本，缩短产品开发周期，提高投资回报率的目的。

3.编制过程中需要注意的问题

第一，管理体系文件的编制绝不是组成一个编写小组就能完成的工作，公司职能部门要全程参与编制工作。这样才能保证管理体系文件符合企业经营活动的实际情况，便于管理体系文件的落地。第二，处理好管理体系文件中的逻辑关系。在编制过程中，要认真梳理各职能部门之间的业务联系，哪些是需要分工合作的，哪些是需要互相制衡的，这样才能保证管理体系文件是一个整体。

三、如何保证管理体系文件的执行

当然，仅有科学规范的管理体系文件是不够的，必须采取有效措施保证其真正落到实处，真正起到“鸟笼”的作用。主要包括以下四个方面：

1.领导支持

新管理体系文件的推行，必将遇到重重阻力，如果没有公司领导，尤其是一把手的支持，制度只能成为一纸空文，因此企业的核心团队必须高度重视，大力支持管理体系文件的推行工作。

2.加强培训

要采取多种措施开展管理体系文件的培训工作，尤其多开展跨部门、跨专业的培训，使每个员工都能了解各自岗位及上、下游岗位的职责、流程及评判标准。

3.固化文件

通过OA或ERP系统，将管理体系文件，尤其是审批流程固化在系统内。并且在企业内部宣布，不再进行纸质审批，强制员工使用。管理体系文件的固话是管理体系文件推行的关键环节，虽然需要投入一定的资金，但将起到事半功倍的效果。

4.做好检查

第9篇：文件管理制度范文

关键词：工程设备；竣工文件；管理

中图分类号：F253.2 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2015）005-000-01

引言

在工程建设过程中，竣工文件的编制是一项庞大的系统工程，其形成过程涉及到建设单位、总承包单位、供应商、分包商等多家单位管理，其管理有工作量大，接口复杂、管理流程冗长等特点，经常发生竣工文件不能够按质、按量、按时编制提交、归档，从而影响工程现场安装调试使用、移交、存档。

为保证工程设备安装、调试、运行工作顺利开展进行及竣工文件及时归档，同时也避免大量竣工文件检查、验收工作重复发生，浪费大量的人力、物力，必须保证设备竣工文件管理工作全面、统一、规范。

为此，本文结合工程设备制造竣工资料编制、提交归档实际情况，总结竣工文件的管理过程，对其中存在的问题进行分析，并总结了一些管理措施用以提高竣工资料的管理和控制。

一、设备竣工文件存在的主要问题

竣工文件问题主要存在3大类：

1.质量问题：主要包括文件的规范性、有效性、完整性、正确性，如文件编码有误，缺少公章，文件不清晰、装订不规范、缺页，竣工资料中人员签字不完善，资料内容不完整、不真实等等一系列问题；

2.时间问题：不能够按时提交，不能够随设备一起提交，影响工程现场开箱验收、安装、调试使用；

3.整改问题：主要是竣工文件的整改流程过长，涉及工程建设各方审查，接口多，审查、验收环节冗长繁复且无统一验收标准、规范，致使竣工资料整改反复，整改遥遥无期，影响工程建设使用，浪费资源。

二、设备竣工文件问题原因分析

造成设备竣工文件失控的主要原因有以下几点：

1.设备竣工文件管理标准不统一、不规范，工程设备竣工文件涉及的管理方有建设单位、总承包单位、供应商、分包商，每一管理方有各自的管理规范、程序，却不尽相同、一致；

2.建设单位、总承包单位竣工文件档案意识淡薄，在工程建设过程中存在重建设，轻档案的现象；

3.建设单位/总包单位在与供应商签订设备供货合同时对竣工资料的整编责任、内容、深度规定不明确，不具体，不细化；

4.管理机制不健全，没有专门针对竣工文件编制、移交归档的规章制度及管理办法或没有执行落实，职责不清，管理上存在漏洞

5.各单位对竣工文件重视程度不够，缺乏有效控制竣工文件质量的具体措施和管理体制

6.制造厂/供应商竣工管理人员缺乏，人手不够，经常更换、抽调管理人员流动性大，交接人员交接不清，管理人员责任心不强，质量意识不够，疏忽大意，不能够严格执行标准、规范，同时竣工资料管理人员中多数未参加过正规培训，管理意思薄弱，把关不严。

7.竣工资料多方审查、验收，造成竣工资料整改频繁，遥遥无期。

三、设备竣工文件管理的几点措施

工程设备竣工文件管理应从以下几个方面入手，加强控制，规范管理：

1.建立健全设备竣工资料管理制度，统一工程建设各方的竣工文件管理程序，达成一致，且符合工程竣工文件国家标准、规范要求，同时在竣工文件的制作、检查、验收、归档环节进行规范、统一，为竣工文件管理创建统一的管理要求；

2.重视竣工文件知识宣传教育，在工程项目开工时，各管理单位就应高度重视和加强竣工资料档案法规及企业基本知识的宣传和教育，有计划，有措施，分期分批对工程管理人员，监理人员、工厂制造人员开展竣工档案资料业务知识培训，详细介绍竣工资料标准规定，将竣工文件管理规范、标准、要求贯彻到基层人员，使得每一位管理人员清楚熟悉掌握竣工文件管理要求，做到每个管理者心中有规范，统一的规范，同时应形成一定的考核、奖惩机制来调动竣工管理人员的积极性，使得每位文件管理人员能够严格执行标准要求，杜绝施工过程中出现不规范的原始资料和文件，确保工程文件准确、规范。

3.竣工文件管理程序是竣工文件管理的统一要求、标准规范，是竣工文件管理人员执行的竣工文件管理工作的依据，其编制应全面考虑工程建设特点并且符合国家标准、规范，做好程序的完整性、准确性、适用性，避免因程序编制不完善，适用性差、不符合国家标准、规范等自身因素频繁升版，为竣工文件管理带来一定的难度；

4.简化竣工文件验收环节，必要时统一验收（建设单位、总承包单位、监理单位视情形而定）避免多环节、多接口，无统一标准、要求验收，造成竣工文件无限制整改、无限期的整改。

5.各工程管理方在制定各自的工程进度计划时，应将竣工文件的编制提交作为重要节点来进行控制，同时应提前做好收集工作，尽量做到工程设备制造一部分，做好一部分竣工文件，严格按照程序要求执行及时收集、整理制造竣工文件，避免因时间过长资料丢失等原因造成竣工文件整理困难，从而导致竣工文件随意性及不真实性。

6.推动竣工文件电子化，减少文件印刷、审查过程，提高文件传递效率，电子文件的快捷性与便携性有利于提高文件的使用率和及时性。

四、结束语

建设单位、总承包单位、供应商、分包商只要能够结合工程建设实际特点，针对竣工资料管理中普遍存在的问题分析原因，采取合理的、适当的措施，加强过程控制与管理，建立竣工资料管理机制并给予高度的重视，并力求实践执行，就能够及时、准确完成竣工资料整理、移交、归档，从而缩短竣工文件验收、整改时间，为工程建设顺利进行节约成本，节约资源。