文档知识管理全文(5篇)
第1篇：文档知识管理范文
关键词：知识管理；文件管理；档案管理；企业文档一体化
1企业文档一体化的内涵
企业文件是企业在经营管理活动过程中直接产生和使用的一切信息记录。企业档案是指企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。在企业经营管理活动中，企业档案可以分为党群管理类、行政管理类、经营管理类、科研开发类、特殊载体类等。文档一体化是把文件的形成、运转、处理、管理与档案的收集、整理、鉴定、检索、编目、利用有机地联系在一起，按照统一的规范和标准，组织成为一个科学的大系统，从整体相互联系的角度对若干子系统进行处理、统筹安排，从而达到减少或消除重复劳动，提高工作效率和工作质量的目的。企业文档一体化就是将企业文件管理与档案管理有机联系起来，从系统、集成的角度对企业文件、档案进行管理，从而发挥文件、档案的重要作用以及两者整体的最大价值，最终实现从企业现行文件到企业档案的整体优化和高效管理。企业文档一体化的具体内容包括：文件、档案生成控制的一体化，流程管理的一体化和信息利用的一体化。文件、档案生成控制的一体化是指在文件最初生成阶段，应当树立档案管理意识，确保生成文件符合档案管理功能要求；流程管理的一体化指对档案运动流程实施统筹规划、全面控制和综合管理；信息利用的一体化指对文件、档案信息进行合理协调，使文件、档案都能发挥最大的效用。
2知识管理环境下企业文档一体化的紧迫性
在知识管理环境下，企业员工同样意识到知识的重要价值，员工急需在企业中营造知识共享的良好环境。文件、档案是企业重要的知识资产，员工的日常工作离不开文件、档案的支持，员工越来越重视文件、档案的服务利用工作。因此，在知识管理环境下，员工要求档案部门提供高效的档案信息服务，要求文件管理、档案管理的整合，要求文档一体化管理，促进知识的挖掘、共享和创新。在知识经济时代，企业之间的竞争逐渐由实体竞争上升为知识竞争，知识在企业发展中的价值越来越重要，知识管理的理念与实践广泛应用到各行业各领域。在大量信息存在的“信息爆炸”时代，人类面对着各种各样的信息，信息用户需要准确、高效地查找到自己所需要的真实、准确、完整、可靠的信息。而文件、档案记载着企业经营管理活动中的重要信息，企业档案具有真实性、完整性、可靠性，企业文档价值日益突显，为信息用户提供了真实的信息保障。因此，企业文档一体化管理，开发文档信息资源是知识管理环境的客观要求。知识管理环境要求企业重视知识，充分挖掘知识价值。企业在进行知识管理的过程中，通过知识收集、整理、应用、共享、创新等环节，将企业隐性知识显性化，并科学高效地管理显性知识，使企业员工随时随地地可以找到自己需要的知识，通过企业整体的智慧不断提高企业创新能力和竞争力，促进企业的发展。因此，企业需要进行文档一体化管理，通过文档一体化管理促进企业知识管理，
3知识管理环境下企业文档一体化实现的有利因素
3.1文件连续体理论支持
在计算机数字化时代，电子文件大量产生，为了加强对电子文件的管理和控制，档案学界提出了文件连续体理论。文件连续体理论研究了文件保管形式与业务活动和业务环境的互动；将文件置于一个多元时空范围，全方位地考察文件运动过程和规律；突出文件运动的连续性和整体性，将文件视为一个无须明确分割的连续统一体。文件连续体理论告诉我们文件运动的连续性和整体性，突出了文件和档案之间的有机联系，强调了文档工作者要密切合作，要求文档工作者从整体和系统的角度，对文件、档案进行管理，从而保障规范、科学地管理文件，保障档案的真实、准确、可靠、完整，减少文档工作者的重复劳动，提高文档工作者工作效率，最终有利于促进文档资源的开发、利用和共享。因此，文件连续体理论为数字时代文档一体化奠定了理论基础。
3.2信息技术的发展
知识管理环境下，信息技术不断发展，为企业实现文档一体化提供了有力的技术支持。一方面，在计算机信息技术的支持下，大量电子文件不断产生，数字化信息应运而生，电子文件与纸质文件有着很多不同，电子文件流转于计算机虚拟环境中，通过计算机系统的支持，能够方便快捷地完成电子文件的形成、流通、在线归档等管理，因此，电子文件等数字化信息的产生有利于整合文件、档案管理，实现企业文档一体化；另一方面，信息技术保障了电子文件的安全、真实、可靠、可读。元数据技术保障了文件信息的完整，有利于保障归档文件的完整、可靠；电子签名技术保障了电子文件的真实性和法律效力；数据抽取技术、智能检索技术等有利于方便快捷地完成电子文件的编目工作，准确地查询利用文档信息；信息技术的集成管理技术能够保障文件管理系统与档案管理系统的无缝链接，有利于实现文档一体化。
3.3企业知识管理实践
在知识经济时代，知识成为企业竞争的重要资本。企业在知识管理过程中，通过建立知识库、知识地图以及知识专家的参与和指导，引进知识管理系统，重视知识的收集、存储、开发、共享、创新，企业文件、档案记载着企业经营管理活动的信息，文档是企业重要的知识资产，是企业的显性知识，企业知识管理的实践，有利于重视和开发企业文档价值，促进企业文件、档案的集成一体化管理。同时企业员工的工作离不开文档的支持与帮助，员工在工作过程中，注重文件、档案集成管理，注重文档信息资源的整合，总之，知识管理的实践使企业员工之间形成知识共享的广泛共识，意识到知识的重要性。知识管理的实践，为企业文档一体化管理创造了有利的实践条件和文化氛围。
4知识管理环境下实现企业文档一体化的举措
4.1建立健全一体化的管理制度
在知识管理环境下，企业进行文档一体化管理，需要从建立健全一体化的管理组织、制定一体化管理制度、进行业务标准建设等方面努力。在企业一体化的管理组织建设方面，企业可以通过建立文档一体化管理领导组织，企业领导负主要责任，全面统筹企业文档管理工作。同时将档案管理职能渗透到企业各个部门，各个部门的主要领导担当部门文档工作的主要负责人，进而使文件的形成处理、立卷归档和档案的收集、整理、鉴定、保管、利用有机联系起来。在企业制定一体化的管理制度方面，企业可以从文件、档案的生成控制一体化，文件、档案管理流程一体化，文档信息利用一体化等方面进行制度规范。在知识管理环境下，企业知识管理的制度建设主要是制定企业合理的奖惩机制和激励制度，建立系统的学习和培训制度，建立有效的企业知识传播制度，建立企业跨行业、跨部门的信息和技术交流机制和相关制度等。企业档案部门内部也需要建立奖励激励机制、学习和培训机制，在知识管理环境下还要积极建立知识共享的考评机制，以督促企业档案部门员工之间以及与其他部门员工的知识交流与共享。在企业进行业务标准化建设方面，企业可以制定文档管理的统一业务标准和规范，才能保障文件管理和档案管理的有机衔接。对文件进行分类编号时，在严格执行国家相关分类标准的同时，应参考与档案部门分类归档的一致性。对文件制定过程中，文件的格式等要充分考虑档案管理的要求，保障文件的质量，只有这样，企业才能够实现文档一体化管理。
4.2将共享、合作、协同理念纳入企业文化建设
企业的文化建设有利于企业员工之间形成共识，有利于提高企业凝聚力，促进企业发展。在知识管理环境下，将知识共享、员工之间密切合作、协同办公理念纳入企业文化建设中，有利于在企业员工之间达成知识共享、员工密切合作、协同办公的广泛共识，有利于促进企业文档一体化建设。
4.3做好文档工作者招聘、培训、考核工作，提高员工素质
知识管理环境下，知识是企业竞争的主要力量，同时人才是企业经营成败的主要影响因素，因此，知识管理环境下，企业重视人才和知识的价值，不断提高人才素质，提高企业整体竞争力。知识管理环境下企业文档一体化管理需要人才的参与和支持。企业应该做好人才建设，推动企业文档一体化管理。在档案工作者招聘过程中，要不断提高专业人才比例，提高档案工作者的专业素质，确保档案工作者不仅仅局限于档案实体保管工作，要将重点放在档案信息组织、服务利用方面上。
4.4建立健全企业文档一体化管理系统
在知识管理环境下，信息系统的建设与应用为企业实现知识管理的目标提供了有力支持。企业要实现文档一体化管理，同样需要企业文档一体化管理系统的有效支持。文档一体化管理信息系统的建设与应用，为企业集成文件管理、档案管理，减少重复劳动，提高工作效率和工作质量提供了可靠保障。在知识管理环境下，企业不断引进和应用知识管理信息系统，将知识管理系统、文件管理系统、档案管理系统三者有机结合起来，更能实现企业文档一体化管理，实现知识的共享、创新，促进企业整体竞争力。综上所述，在知识经济时代，知识的重要性越来越突显，企业之间的竞争已逐渐上升到知识的竞争，所以，企业越来越重视知识管理，通过知识管理的努力和实践，实现知识的增值、共享和创新，提高企业竞争力。
参考文献
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第2篇：文档知识管理范文
在知识管理中，构建知识仓库是一个非常有效的工作模式。比如，在建立健全各类档案材料的过程中，在对档案资料的收集、整理、积累和录入等环节正是知识的获取、整理和保存的过程，也就是构建知识仓库的过程。在这个过程中各类档案资料的新增与变更，即是知识管理中的更新与重组；在对档案信息经过不间断地更新和重组，将有价值的资源进行整理、归纳和提升，这些有价值的档案资源在被查阅和利用的过程中，会直接促进高职院校各项工作的发展，其作用和价值是不可估量的。为了构建高水准的知识仓库，人的创新精神和集体的智慧需要不断地加强，如果在知识采集和更新的过程中任何一个环节出现小小的差错，都会给档案管理带来不可估量的损失。因而在构建现代化知识仓库的过程中，既需要有严谨科学的管理制度做保障，更需要在各级档案部门中营造一个团结协作、科学有序的工作氛围，唯如此，才能承担起构建知识仓库的重任。
二、高职院校的档案管理在知识管理中强化传递知识
在知识管理的过程中，其中知识管理活动包涵了以下几个内容：识别知识、产生（新）知识、存储知识、传递知识和应用知识。其中传递知识是档案管理领域里最有价值的工作环节。据考证，目前全国大多数高职院校虽然有局域网，但是，运用局域网传递知识实现档案信息共享方面还有许多工作要做。比如大量有价值的纸质档案如何迅速转化为电子信息档案？各种不同级别的档案如何做到适度保密而又能良性传递？这都是档案管理中急待解决的课题。事实上，构建知识仓库只是档案工作的基础工程，而促进知识的传递才是档案工作的根本命脉，实践证明一个档案部门只有加速知识的传递，才能使本院校各部门获取工作的最大效益。
三、高职院校的档案管理在知识管理中转化知识形态
在现实生活中，知识一般被划分为显性知识和隐性知识。显性知识是指存在于各类文献中的可识别的信息，比如图书、情报、档案等。其中档案管理是属于显性知识的范畴。而隐性知识，一般指的是经验或观点，它属于看不到、摸不着的知识资源，人们可以通过组织学习交流，从而把隐性知识转化为显性知识，促进知识的更新与发展。此外，促进隐性知识向显性知识的转化还表现在如何使传统的纸质知识管理逐步过渡到电子知识管理的状态。伴随信息技术的发展，各项管理工作已从单纯的手写办公到现在的电脑网络无纸化办公，尤其在现代的知识管理数据库中，除了Excel电子表格，还出现了各种管理软件。实践证明：电子文档的建立已成为当今档案管理的主要载体和手段，它不仅便于传递，而且容易识别与读取，是档案信息管理的基本形式。
四、高职院校的档案管理在知识管理中追求知识应用的价值
第3篇：文档知识管理范文
按照现在的管理模式，对于没有完结的文件以及动态的知识是不重视的，对于档案的使用范围以及实效性是有限制的，对于信息只是简单的整理信息的利用率是低下的，这些对档案的管理方式都有悖于现代开放性的知识经济环境，无法适应时代潮流，最终只能成为一个冗余的部门。
2.知识管理导向档案管理的优势
2.1利用率高
首先，知识管理下的档案管理人员素质提高。知识管理以原有的档案信息管理平台作为跳板，强化了员工的数据分析能力和思维能力，提高了管理人员计算机操作、网络及数据通讯技术水平，把档案管理人员从一个“看门者”变成了“信息中介”，懂得在最适当的时机与上级沟通，在需要分工合作的时候与其他部门通力完成，最终实现知识共享。其次，档案资源结构多样化。档案不再局限于纸质稿。随着软盘档案、多媒体档案、声像档案等档案的形式多样化后，单位的各个部门可从这个开放性的电子资源直接搜索关键字，即可获得档案资源，而且电子档案可重复利用，加快了档案重保存向重利用的发展脚步，大大提高了档案的利用率。
2.2易激发潜在知识
一个档案库就像一个知识库，知识库强调的是开放性、交互性，但是除了教导档案管理人员手中的显性资料，还有在其他工作人员中巨大的隐性资料，表现为工作经验教训等，正像库珀说过员工的重要性就体现在工作人员之间用一些秘密的知识合作，共享知识，孕育出新的知识。知识管理下的档案管理可以通过实名制贡献资料获得内部工作者的认同赞扬来激发员工为单位奉献潜在知识，也可通过外在奖励，如红包、奖金、员工股份等获得潜在知识，只有让知识库变成一个有活力的河流，才能促进发展、不断进步。
3.知识管理导向档案管理注意点
3.1提高安全性、技术性
电子当然虽然快捷方便，循环使用能力强，但信息储存实体和信息使用流程也存在危险性。档案人员应做好库房安全措施，密切注意档案安全和保密性。很多档案的建立是为了业务的处理，业务档案有客户需求、满意度和与之相关的内部机密。对于档案管理人员，应该明确职责与纪律，做到工作有力，程序严谨、运转灵活。同时，也应当加强档案行政部门业务指导、后续监督等，重视对档案管理人员的技术培训，定期训练其科技知识学习、逻辑思维能力、强大的学科背景，不仅能提取档案中有效信息，还能聚变爆发新知识，产生新思维。
3.2加强知识产权保护
在知识经济时代，最重要的无疑是智力财产。首先，领导人要看到隐性知识的重要性，没有隐性知识的利用，生产活动就没有创新。其次，如何保护知识产权和档案管理创新是相互影响的，单位可制定行政措施、惩戒手段来激发员工知识创新，风险隐性资源实现知识共享。而资源共享也正是知识管理的最终目标。
4.知识管理导向档案管理意义
档案管理对于任何单位来说都是重要的，是单位健康发展的必要条件，是激发员工积极性，提高员工工作质量的源泉。知识管理是档案信息管理的高级阶段，它不是简单地继承传统史料档案管理法，而是以人为本，对其进行科学分析、系统提取重要信息，增加新的信息储存，提高档案利用价值，为单位发展走向提供参考。它是一种智能化管理，能够实现档案的现代化，满足时展需要。
5.结束语
第4篇：文档知识管理范文
1.1从档案信息属性出发
档案经历了数千年的历史，其中记录了大量的文献资料，可以说，档案承载了人类历史文化发展的一切信息资源，这些资源都是可以直接借鉴和利用的，一般可以将这些可见的信息资源称之为显性知识。这些显性知识是人类在历史发展的长河中，一切劳动以及智慧的结晶，是社会发展的重要参考依据。在档案事业中，档案信息管理与知识管理的信息资源基础是相同的，而且知识管理主要对象是显性知识，其主要是针对档案信息资源进行有效管理的一种知识系统。由于知识管理与档案信息管理在属性上具有一定的共性，因此，在融合上也具有一定的可行性。
1.2从知识管理时的研究成果出发
就目前的社会发展状况而言，知识管理为了迎合社会的发展，不断进行着自我的改进，已经逐渐形成了一套自我管理理论，虽然这些理论尚处于发展和完备的阶段，其中还存在一定的不足，但是其由社会发展所衍生，在某种程度上来说，能够满足知识管理发展的需要，对社会的发展有着一定意义上的促进作用。在将知识管理与档案信息管理相融合时，要对档案信息管理与知识管理所需要的条件进行综合的考虑，不断的对管理理论进行优化，将先进的科学技术引进档案信息管理与知识管理中，从而推动两者的融合。
1.3从档案信息管理存在的问题出发
在现代化社会发展中，由于许多人们还没有认识到档案管理工作的重要性，没有将各种先进的科学技术、管理理念应用在其中，导致档案管理工作的质量与效率无法提高，知识资源无法中分发挥作用，阻碍了档案事业的健康发展。此时，有些部门为了解决上述问题，引进了大量的档案管理设备，加强了对工作人员的培训工作，但是仍然没有达到理想的效果，这就要求我们不断探索，将档案信息管理与知识管理融合起来，促进档案信息事业的健康发展。
2知识管理对档案信息管理的创新
2.1通过知识管理可以进一步完善档案信息管理的职能
在档案信息管理中引入知识管理，可以使得档案信息管理的职能进行进一步的优化，从而对档案信息管理中的管理模式、业务流程以及人力资源管理等内容进行更为精细的管理，使得档案信息管理的作用得到更有效的发挥。如今，在档案管理中，逐渐引入了大量的先进信息技术以及计算机技术，档案管理的职能出现了极大的转变，使得档案信息管理在时代的发展中，不致落后于时展的脚步，能够迎合时展的要求，从而推动档案事业的稳步发展。而造成档案信息职能出现的原因包含了各个方面，而主要的原因在于：
①管理形式的变化，从实体管理转变为知识管理；
②管理人员思想观念的转变。由于上述两方面原因的影响，使得档案知识信息的开发和利用逐渐加强，档案管理由传统的管理模式转变为更适应当今社会发展需求的智能化管理模式以及信息化管理模式，从而实现了资源的高效共享。在档案信息管理职能发生变化的同时，档案管理人员的工作内容也在发生着转变，如今的实体管理与知识管理的管理人员在工作内容上都与传统的工作内容有着明显的不同，这都是由于当那信息管理发生了转变的缘故。
2.2知识管理可以实现档案管理业务流程再造
业务流程再造，是对组织中及组织间的工作流程与程序进行的分析和再设计，其既是知识管理的要求，也是实现知识管理的重要手段。在知识经济时代，组织的结构将从传统的直线型向扁平式转变，管理的中间层次将逐渐减少并最终消失，将形成一个由中心的管理者统一领导和指挥的组织。同时，对信息技术高度依赖和应用将产生大量的电子文件，电子文件与传统纸质文件存在着较大的差异，对电子文件的管理推动了档案管理业务流程再造。
2.3知识管理可以丰富和拓展档案管理技术
随着信息化程度的提高，组织的生产、经营方式正逐渐走向自动化、智能化等现代信息技术的在组织活动中的应用，导致了大量电子化、数字化文件的出现，这对传统的档案管理提出了新的挑战。传统的纸质档案管理主要是针对档案的实体化管理，所以很难适应知识管理及信息化带来的挑战。但是，信息技术在组织生产、管理中的大量应用，又为档案管理提供了一个很好的转变契机，促使档案管理从传统的实体管理向运用信息技术、积极开发档案信息资源、挖掘档案中蕴涵知识的方向转变。
3结语
第5篇：文档知识管理范文
人事档案管理工作质量偏低的根本原因在于制度落后，管理理念落后，导致人事档案存储数量偏低，入库人事档案整理工作粗糙。人事档案管理过程中会有定期整理和清理工作，但是这并不能从根本上解决人事档案管理过程中的存储问题和档案整理质量。陈旧的人事档案管理模式已经无法适应新经济时代下的要求，因此，需要注入新的管理理念，更新原有的管理模式。新的管理制度可以保持制度本身的整体性和配套设施的落实程度。实践是检验真理的唯一标准，在实际工作中不断检验新制度的使用价值，不断完善改进以求符合社会发展要求。
二、人事档案管理机制创新策略
1、强化人事档案管理意识
人事档案作为人事管理机制中的特色管理内容，是个人身份、学历、政治面貌、思想品德的凭证，在企业单位用人方面人事档案作用不可忽视。人事档案事记录人一生生活工作轨迹的具有法律效益的重要文件，其重要性不言而喻。部分人事档案管理部门管理意识模糊造成档案流失或严重损坏等现象屡屡发生，因此强化人事档案管理意识迫在眉睫。面对人事档案管理过程中出现的问题及时解决，各级领导和工作人员要审时度势，明确工作内容，尤其是档案管理人员要不断提高业务水平，为单位营造好的人事档案管理机制创新出一份力。
2、完善人事档案管理机制
人事档案作为国家机关和公司单位的重要文件，需要严密的档案管理机制，《档案法》明确要求档案的分类归档要做到有章可循，管理体制要有法可依。人事档案管理部门要在辨明档案真实性上严格把关，更要做好档案保密工作。完善的人事档案管理机制创新可以更好的促进各种实际问题的高效解决。
3、实现人事档案管理信息化
