文档知识管理全文(5篇)

前言：小编为你整理了5篇文档知识管理参考范文，供你参考和借鉴。希望能帮助你在写作上获得灵感，让你的文章更加丰富有深度。

第1篇：文档知识管理范文

关键词：知识管理；文件管理；档案管理；企业文档一体化

1企业文档一体化的内涵

企业文件是企业在经营管理活动过程中直接产生和使用的一切信息记录。企业档案是指企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。在企业经营管理活动中，企业档案可以分为党群管理类、行政管理类、经营管理类、科研开发类、特殊载体类等。文档一体化是把文件的形成、运转、处理、管理与档案的收集、整理、鉴定、检索、编目、利用有机地联系在一起，按照统一的规范和标准，组织成为一个科学的大系统，从整体相互联系的角度对若干子系统进行处理、统筹安排，从而达到减少或消除重复劳动，提高工作效率和工作质量的目的。企业文档一体化就是将企业文件管理与档案管理有机联系起来，从系统、集成的角度对企业文件、档案进行管理，从而发挥文件、档案的重要作用以及两者整体的最大价值，最终实现从企业现行文件到企业档案的整体优化和高效管理。企业文档一体化的具体内容包括：文件、档案生成控制的一体化，流程管理的一体化和信息利用的一体化。文件、档案生成控制的一体化是指在文件最初生成阶段，应当树立档案管理意识，确保生成文件符合档案管理功能要求；流程管理的一体化指对档案运动流程实施统筹规划、全面控制和综合管理；信息利用的一体化指对文件、档案信息进行合理协调，使文件、档案都能发挥最大的效用。

2知识管理环境下企业文档一体化的紧迫性

在知识管理环境下，企业员工同样意识到知识的重要价值，员工急需在企业中营造知识共享的良好环境。文件、档案是企业重要的知识资产，员工的日常工作离不开文件、档案的支持，员工越来越重视文件、档案的服务利用工作。因此，在知识管理环境下，员工要求档案部门提供高效的档案信息服务，要求文件管理、档案管理的整合，要求文档一体化管理，促进知识的挖掘、共享和创新。在知识经济时代，企业之间的竞争逐渐由实体竞争上升为知识竞争，知识在企业发展中的价值越来越重要，知识管理的理念与实践广泛应用到各行业各领域。在大量信息存在的“信息爆炸”时代，人类面对着各种各样的信息，信息用户需要准确、高效地查找到自己所需要的真实、准确、完整、可靠的信息。而文件、档案记载着企业经营管理活动中的重要信息，企业档案具有真实性、完整性、可靠性，企业文档价值日益突显，为信息用户提供了真实的信息保障。因此，企业文档一体化管理，开发文档信息资源是知识管理环境的客观要求。知识管理环境要求企业重视知识，充分挖掘知识价值。企业在进行知识管理的过程中，通过知识收集、整理、应用、共享、创新等环节，将企业隐性知识显性化，并科学高效地管理显性知识，使企业员工随时随地地可以找到自己需要的知识，通过企业整体的智慧不断提高企业创新能力和竞争力，促进企业的发展。因此，企业需要进行文档一体化管理，通过文档一体化管理促进企业知识管理，

3知识管理环境下企业文档一体化实现的有利因素

3.1文件连续体理论支持

在计算机数字化时代，电子文件大量产生，为了加强对电子文件的管理和控制，档案学界提出了文件连续体理论。文件连续体理论研究了文件保管形式与业务活动和业务环境的互动；将文件置于一个多元时空范围，全方位地考察文件运动过程和规律；突出文件运动的连续性和整体性，将文件视为一个无须明确分割的连续统一体。文件连续体理论告诉我们文件运动的连续性和整体性，突出了文件和档案之间的有机联系，强调了文档工作者要密切合作，要求文档工作者从整体和系统的角度，对文件、档案进行管理，从而保障规范、科学地管理文件，保障档案的真实、准确、可靠、完整，减少文档工作者的重复劳动，提高文档工作者工作效率，最终有利于促进文档资源的开发、利用和共享。因此，文件连续体理论为数字时代文档一体化奠定了理论基础。

3.2信息技术的发展

知识管理环境下，信息技术不断发展，为企业实现文档一体化提供了有力的技术支持。一方面，在计算机信息技术的支持下，大量电子文件不断产生，数字化信息应运而生，电子文件与纸质文件有着很多不同，电子文件流转于计算机虚拟环境中，通过计算机系统的支持，能够方便快捷地完成电子文件的形成、流通、在线归档等管理，因此，电子文件等数字化信息的产生有利于整合文件、档案管理，实现企业文档一体化；另一方面，信息技术保障了电子文件的安全、真实、可靠、可读。元数据技术保障了文件信息的完整，有利于保障归档文件的完整、可靠；电子签名技术保障了电子文件的真实性和法律效力；数据抽取技术、智能检索技术等有利于方便快捷地完成电子文件的编目工作，准确地查询利用文档信息；信息技术的集成管理技术能够保障文件管理系统与档案管理系统的无缝链接，有利于实现文档一体化。

3.3企业知识管理实践

在知识经济时代，知识成为企业竞争的重要资本。企业在知识管理过程中，通过建立知识库、知识地图以及知识专家的参与和指导，引进知识管理系统，重视知识的收集、存储、开发、共享、创新，企业文件、档案记载着企业经营管理活动的信息，文档是企业重要的知识资产，是企业的显性知识，企业知识管理的实践，有利于重视和开发企业文档价值，促进企业文件、档案的集成一体化管理。同时企业员工的工作离不开文档的支持与帮助，员工在工作过程中，注重文件、档案集成管理，注重文档信息资源的整合，总之，知识管理的实践使企业员工之间形成知识共享的广泛共识，意识到知识的重要性。知识管理的实践，为企业文档一体化管理创造了有利的实践条件和文化氛围。

4知识管理环境下实现企业文档一体化的举措

4.1建立健全一体化的管理制度

在知识管理环境下，企业进行文档一体化管理，需要从建立健全一体化的管理组织、制定一体化管理制度、进行业务标准建设等方面努力。在企业一体化的管理组织建设方面，企业可以通过建立文档一体化管理领导组织，企业领导负主要责任，全面统筹企业文档管理工作。同时将档案管理职能渗透到企业各个部门，各个部门的主要领导担当部门文档工作的主要负责人，进而使文件的形成处理、立卷归档和档案的收集、整理、鉴定、保管、利用有机联系起来。在企业制定一体化的管理制度方面，企业可以从文件、档案的生成控制一体化，文件、档案管理流程一体化，文档信息利用一体化等方面进行制度规范。在知识管理环境下，企业知识管理的制度建设主要是制定企业合理的奖惩机制和激励制度，建立系统的学习和培训制度，建立有效的企业知识传播制度，建立企业跨行业、跨部门的信息和技术交流机制和相关制度等。企业档案部门内部也需要建立奖励激励机制、学习和培训机制，在知识管理环境下还要积极建立知识共享的考评机制，以督促企业档案部门员工之间以及与其他部门员工的知识交流与共享。在企业进行业务标准化建设方面，企业可以制定文档管理的统一业务标准和规范，才能保障文件管理和档案管理的有机衔接。对文件进行分类编号时，在严格执行国家相关分类标准的同时，应参考与档案部门分类归档的一致性。对文件制定过程中，文件的格式等要充分考虑档案管理的要求，保障文件的质量，只有这样，企业才能够实现文档一体化管理。

4.2将共享、合作、协同理念纳入企业文化建设

企业的文化建设有利于企业员工之间形成共识，有利于提高企业凝聚力，促进企业发展。在知识管理环境下，将知识共享、员工之间密切合作、协同办公理念纳入企业文化建设中，有利于在企业员工之间达成知识共享、员工密切合作、协同办公的广泛共识，有利于促进企业文档一体化建设。

4.3做好文档工作者招聘、培训、考核工作，提高员工素质

知识管理环境下，知识是企业竞争的主要力量，同时人才是企业经营成败的主要影响因素，因此，知识管理环境下，企业重视人才和知识的价值，不断提高人才素质，提高企业整体竞争力。知识管理环境下企业文档一体化管理需要人才的参与和支持。企业应该做好人才建设，推动企业文档一体化管理。在档案工作者招聘过程中，要不断提高专业人才比例，提高档案工作者的专业素质，确保档案工作者不仅仅局限于档案实体保管工作，要将重点放在档案信息组织、服务利用方面上。

4.4建立健全企业文档一体化管理系统

在知识管理环境下，信息系统的建设与应用为企业实现知识管理的目标提供了有力支持。企业要实现文档一体化管理，同样需要企业文档一体化管理系统的有效支持。文档一体化管理信息系统的建设与应用，为企业集成文件管理、档案管理，减少重复劳动，提高工作效率和工作质量提供了可靠保障。在知识管理环境下，企业不断引进和应用知识管理信息系统，将知识管理系统、文件管理系统、档案管理系统三者有机结合起来，更能实现企业文档一体化管理，实现知识的共享、创新，促进企业整体竞争力。综上所述，在知识经济时代，知识的重要性越来越突显，企业之间的竞争已逐渐上升到知识的竞争，所以，企业越来越重视知识管理，通过知识管理的努力和实践，实现知识的增值、共享和创新，提高企业竞争力。

参考文献

[1]王岚.文件还是档案——为records正名［J］．档案学研究，2009（5）：13－16.

[2]冯惠玲,张辑哲.档案学概论［M］．北京：中国人民大学出版社，2006.

[3]高朝霞.档案的一体化管理模式浅探［J］．科技创新导报，2011（18）：215.

[4]黄霄羽.文件、档案一体化管理的科学含义［J］．档案学通讯，2002（3）：29－32.

第2篇：文档知识管理范文

（一）知识管理定义

知识既可以指隐藏在人的大脑中的经验，也包括企业内外部研究报告、标准规范、制度文档等，是企业组织的重要资产[2]。在银行业，知识资产是指银行在长期经营过程中不断积累起来的经验和信息，包括各类业务专家经验，各类业务、交易、客户信息等结构化信息，以及各种电子文档、邮件、音视频等非结构化信息。知识资产既是银行创造价值不可缺少的特有资源，也是银行获取竞争优势的核心竞争力之一。知识管理是对知识及其产生、处理和应用进行管理的活动，主要目的是通过建立用于收集、处理和共享知识的软件系统，推动企业知识的积累与分享，提高知识资产利用水平。与传统意义上对电子文档进行存储管理不同的是，知识管理需要与业务相结合,强调知识的学习应用与创新，包括整体化的知识学习与碎片化的知识精准运用。在银行开展知识管理，通常包含三方面的内容：对显性知识资产的组织管理，比如对各类专题研究报告、制度、手册开展统一存储、搜索查询等；对隐性知识资产的提炼管理，体现为对各种评审专家、理财专家、投资专家的个人经验的总结凝练，利于上述知识的快速利用和大范围分享；对显性知识资产和隐性知识资产之间相互作用的管理，即对知识变换的管理，体现为知识的应用或创新的过程。

（二）国内外银行同业知识管理实践

银行业作为知识密集型行业，高度体现出以知识为基础的基本特征。越来越多的国内外银行同业意识到知识的积累与利用对提升核心竞争力的关键作用。

1.世界银行知识管理案例介绍。

世界银行作为知名的开发性金融机构，提出了“知识银行”的设想：首先满足员工便捷获取知识的需求，再将知识传播到外部客户和合作伙伴，最终将这些外部知识纳入到其自身系统中，构成一个可持续发展的知识交流中心。为收集和共享知识，世界银行定义了80个专家领域，并建立了全球化的非正式的“实践社区”，每个社区通过一个帮助台进行控制，创建专家名录，并且在全职知识经理以及业务人员的帮助下设立电子公告板，收集相关项目最佳实践以及经验教训。为营造知识分享的内部文化，世界银行在人才评价体系中通过设立知识分享奖等机制，提升全体员工提高知识分享主动性。因在知识管理领域的卓越实践，世界银行成为全球最受赞赏的知识型企业（MAKE）之一。

2.瓦乔维亚银行知识管理案例介绍。

瓦乔维亚银行是美国第四大银行。该行通过全行性知识管理平台，形成了独特的知识管理和共享模式。该模式主要分为三个阶段：第一阶段为“知识桌面”，它允许呼叫中心的员工访问部门知识库，寻求后台知识支持，从而有效减少顾客问题处理时间；第二阶段是行内各部门成立一个知识资源小组，对进入知识库的信息进行梳理、确认和，并提供检索功能，确保知识库准确性和内生增长性；第三阶段是搭建覆盖全行的知识管理平台，并推动实现纸质文档电子化和电子文档结构化，覆盖全行，实现人员和知识双循环。通过知识管理，瓦乔维亚银行打破了部门及地域壁垒，构建了丰富且高质量的知识库，不仅实现了全球员工知识资源共享，而且有效提升了客户服务质量。

3.招商银行知识管理实践。

招商银行在教育培训工作中期发展规划中，提出借助知识管理理念和先进信息技术，建成一流“招银大学”的畅想。在实际开展过程中，该行从课程体系、师资体系、组织管理体系以及远程教育体系等四大体系建设入手，不断实现全行员工“隐性”知识资源的“显性”化。通过建设知识共享与交流平台，把员工积累的宝贵经验转化为利于分享的知识信息，帮助员工快速地得到自己需要的知识；通过梳理的具有本行特色的知识业务链，提高了本行业务知识体系利用水平。

二、国开行知识管理整体策略

（一）调研与思考

与国内大型商业银行类似，在快速发展的过程中，国开行不仅建立了一只高水平专家队伍，而且在核心业务领域积累了大量的经验知识。同时，随着该行信息科技对业务支撑的不断深化，在各类系统中也积累了海量知识。据不完全统计，目前在该行已调研的15个典型系统（约占总系统数的10%）中，各类电子文档存储总量已超过32T，并且仍以每月1T的速度持续高速增长。目前，国开行大量知识仍然蕴含在的各类管理制度、操作手册、各类系统及专家个人经验中，但国开行仅对电子文档开展了统一存储管理。由于缺乏有效的知识管理机制和渠道，国开行在知识分享和利用方面面临极大挑战：第一，知识传承效率低。国开行已积累了大量隐形知识经验，大都“蕴藏”在老员工个人脑海中。这些知识目前大都通过“点对点”的传统传帮带方式进行传承，传承效率低，传承范围小，不利于形成适应机构业务特点、支撑机构健康可持续发展的专业人才培养模式。第二，电子文档信息难以有效整合。各类电子文档散落在各系统中，没有进行有效整合，形成一个个知识“孤岛”，共享与利用水平不高，无法使知识价值最大化。由此可见，国开行亟需创新思维和方式，抓紧开展知识管理。

（二）整体策略

知识管理是一项复杂的系统工程，涉及到银行本身业务和内部管理等方方面面。应在充分考虑本行实际的前提下，按照“盘存量、管增量”的原则，既全面盘活存量海量知识资产，同时也要充分管好增量知识资产。在设计国开行知识管理整体应用策略上，本文提出“三步走”的整体策略，积极稳妥有序推进全行知识管理。第一，搭台整合，初步建立知识支撑机制。首先，搭建知识管理平台，包括建设一套易用的软件平台，设计一套满足多业务领域、多类型知识库的应用架构，制定一套灵活可拓展的接口规范，支持知识互动与分享，满足复杂类型的知识管理要求，并使平台具备灵活扩展的能力。其次，开展知识体系梳理实践，选择知识点密度高、需求迫切、容易开展的业务领域，对知识进行体系化梳理，形成有特色的知识库。最后，实现知识与系统融合，通过选取有示范意义的业务场景，将体系化知识进一步结构化，通过业务术语自助化翻译、知识多维化搜索、组建可定制化的讨论圈子等手段，基本实现知识用活、用好，为后续工作开展积累宝贵经验。第二，优化推进，提升整体管理能力。在机制上，进一步推进知识管理推广、知识梳理、知识创新、激励机制等方面制度的制定与完善。在平台建设上，可向多元化管理拓展，力争操作上简洁方便快捷，在内容上因人而异，实现“让需要的人在需要的时间找到需要的知识”，从而大大降低人力时间和经历的投入成本。在交互上，逐步由单一的人找知识拓展到知识找人、知识指导人、人机互助等形式。第三，深入拓展，实现知识一体化管理。在前期开展工作的基础上，深化知识管理应用，推进知识连续性转移、相似性转移、差别性转移、专家性转换、战略性转换，真正实现全行内的知识一体化管理，满足人、知识和系统之间的高效传播。

三、总结

第3篇：文档知识管理范文

1可行性：档案管理具有先天的显性知识资源服务属性

档案是显性知识的典型代表档案是社会组织或个人在其社会活动过程中形成的有保存价值的历史记录，是固化的历史经验和历史记忆。因此，几乎没有人会否认，存储着知识资源的档案无疑是最重要的显性知识。笔者认为，“档案”意味着它是最具有长远历史价值的显性知识。关系如下图1。事实上，人们寻找历史经验最重要的途径就是从档案中获取知识。自人类发明文字以来，固化的记录就代替了口耳相传，成为人类文明延续的主要方式。虽然知识管理学者普遍认为，隐性知识是知识管理的核心，但是值得指出的是，隐性知识最终还是要依靠显性化技术成为文档，才能得到最大限度的传播和延续。单纯的隐性知识传播和延续非常有限，因此我们常常采取纸质的或数字的方式将那些濒危的非物质文化遗产以记录的形式保存下来。因此，从这个意义上说，文档在知识管理体系中占有举足轻重的地位，具有不可替代性。我们也不难发现，许多单位，如中国联想集团、海尔集团等，都会通过公司规章要求员工外出考察、培训、参会、研讨活动之后以及离退职之前，把相应的文档材料上交或做出总结报告。更为严格的某些公司（如IBM公司），会为每个人专门发放文档资料整理袋，用于放置所有相关工作资料，并由专人定期回收。这些方式都体现了通过文档控制企业知识财富的理念，以及文档资源的极端重要性。正如全球著名的IBMLotus公司在其企业知识管理软件产品白皮书中也说道：“文档是知识容器，是已经物化的显性知识，其中蕴涵了大量本企业的知识财产。适时地、不受地域和组织形式的限制获得基于文档内容的知识，正是知识管理的一个主要目标。”[1]除了在实践领域常常以文档记录方式传播延续人类知识财富以外，在知识管理界、档案界和企业界，档案管理与知识管理的密切关系常常引起诸位学者的研究和关注。如彭明彧认为，“文档管理系统是知识管理系统的重要基础”，“档案管理与知识管理终极目标具有平行性”，“知识管理与档案管理的运行方式具有并行性”，“知识管理和档案管理原则具有部分兼容性[2]。张斌认为，“企业档案是企业重要的知识资源，企业档案管理是企业知识管理的重要内容[3]。徐拥军认为，档案管理与知识管理在管理对象、管理目的、管理流程、管理技术等方面相近相通，二者可以相辅相成[4]。

2必然性：档案管理的终极追求与知识服务理念相契合

作为一种历史较为悠久的管理活动，档案管理的追求经历了一个与时俱进的变迁过程。通过开展档案编纂或研究，封建时期，以服务王权为取向，近代时期，以服务社会为目标。但无论如何，基于档案内容而“提供服务”这一本质似乎从未改变。在20世纪90年代，顺应新的时代需求，档案学提出了“后保管范式”，主张档案管理由载体保管向信息管理转变，“档案工作者由实体保管者向信息和知识的提供者转变”[5]。档案后保管范式本质上是“一种以来源为中心,以知识为中心的管理”[6]，其目的和核心就是实现“知识服务”。这种追求体现了档案管理更加关注其信息资源价值，重视并强调应用档案显性知识提供知识服务的理念。这不也正是知识管理的核心价值观吗？值得注意的是，在实践层面，档案管理的知识服务理念也正在悄然兴起。如数字档案馆（室）的建设、电子文件中心建设。数字档案馆（室）的本质就是利用信息技术搭建起来的一站式档案知识服务平台，其以扩大开放、便于利用、最大限度挖掘档案价值、以多元手段服务用户为重要特征，经常采用的专题纪录片、专题展览、专题推送、在线参观、在线利用等服务形式，实质体现了知识服务的价值追求。又如，田湾核电档案的知识服务思路。田湾核电站是中国著名的三大核电基地之一，其将核电档案与设备、人员一起并列为公司工程建设和安全运营的三大支柱。田湾核电档案注重围绕档案承载核心资源、展现技术特色、控制工程质量、实现精细化管理进行全方位管理、开发、利用，注重应用信息技术和网络技术提高文档知识资源开发和深度利用，如建立了合理化建议库、技术专利库、科技论文库、项目案例库、经验总结库等各类型的直接服务于企业的知识库。通过实施ECM，成功建设了企业级内容中心和知识服务中心，致力于为公司管理创新、经营效益和可持续发展提供全方位的知识服务。可以说，田湾核电档案管理理念是一种实实在在的、紧密结合实际的、为企业带来巨大收益的知识服务典型。美国马里兰大学教授布鲁斯•W•德尔斯泰恩（BruceW.Dearstyne）可谓一针见血：“文件管理的目标在许多方面都与知识管理非常相似———都是在需要的时候让人们能够得到所需的有关信息。这一共性意味着两者具有合作的基础。”[7]

3优越性：档案管理具有成熟的显性知识服务处理技术与流程

根据知识管理理论研究及其相关的主要实践活动，有学者将知识管理分为行为学派、技术学派，经济学派和战略学派四个主要流派，并进一步指出，行为学派主要侧重对隐含知识的学习、创造和灵活应用。技术学派主要侧重对显性知识的积累、传递和方便提供。经济学派主要侧重对显性和隐含两种知识的积累、学习并最终完成价值发现。战略学派主要侧重对显性和隐含两种知识的积累、转化并最终完成包括价值发现在内的各种战略目标。[8]显然，档案管理与上述技术学派非常相似。从具体处理技术来看，档案管理作为一种信息资源管理活动，在其悠久的历史发展中积累了丰富的经验，对知识管理中的显性知识处理技术有重要的参考和借鉴意义，如重视基于历史主义的来源原则、全宗思想、成熟的档案实体分类和档案内容分类技术、编码技术、检索技术等等。另外，档案管理注重“保存”的意识，也有利于知识的沉淀、积累以及后期的二次开发和利用。从具体处理流程来看，对比发现，知识管理（显性知识）的一般流程与档案管理的一般流程有较大的吻合度,阶段相似度非常明显。二者极其相似的环路闭合处理流程，并非巧合，而是基于共同的信息资源管理本质，基于共同的对知识（信息）的整合、创新和利用的管理目标。如上所述，知识管理的实施，必然涉及知识的产生/收集、加工、整理、存储、评价和利用等环节，这些具体的处理环节在档案管理领域已经发展了上千年之久。如何更好地收集信息源，如何更快速地处理信息，如何更准确地检索与利用信息，以及如何更长久地积累信息，档案管理的经验不可谓不多。正如塞里•休斯指出的：“文件管理者能清楚地理解组织的知识基础，而且长期涉及组织知识，他们可能比任何人更接近组织的智力资本。他们了解正在构建的信息、正在使用的信息、静止或休止的信息。他们明白组织中哪些信息是当前的，哪些信息是至关重要的、重要的或不重要的。”[9]如非物质文化遗产保护工作、城市记忆工程、口述历史等，这些工作中最重要的一部分就是需要对历史中珍贵的隐性知识进行显性化，以实现永久流传。在此，档案表现出来的优势已经相当明显。而且，档案管理在知识（信息）流程化处理过程中表现出来的先天优势，可以让档案工作者在面对知识的任何时候想到的都是整个生命周期内的知识处理与创新，而不是局部的单个的知识单元。在大数据时代，面对海量的信息，这种整体相关思想对知识创新和利用更是至关重要的。

4艰巨性：知识服务要求先进的技术与高素质的人才队伍

档案管理与知识管理在管理理念、管理对象本质、管理技术、管理流程、管理目标等方面虽有很强的相似性，并在显性知识处理技术和流程化知识加工管理方法等方面为知识管理积累了可资借鉴的经验。但与此同时，由于二者产生的源流和时代背景差异巨大，知识管理仍然具有知识时代所赋予的诸多特色。就目前而言，档案管理真正走向知识管理还面临诸多挑战，其中最为鲜明最为重要的无疑是技术与人才两大因素。知识管理产生于信息技术飞速发展的信息时代，知识管理的实现建立于高度发达的计算机技术、数字技术、网络技术等的应用，并以其为重要特征，如元数据、数据库、文本挖掘、云计算、搜索引擎、信息安全、信息、信息推送等等。利用它们，从海量的信息中提取有价值知识，或主动提供多元化综合知识服务，常常是知识管理的重要手段。然而这些新技术在目前档案部门较少得到实际应用。事实上，目前档案领域的计算机应用水平令人担忧。仅以电子文件为例，档案管理领域的计算机应用尚不能保证其完整性、准确性、有效性。现实状况与理想需求之间差距不小。据2007年中国人民大学信息资源管理学院的调查，目前在文件形成机构的调查中，已经使用电子文件管理系统的机构占79.6%，然而，只有2%的机构电子文件管理系统（或模块）具有元数据捕获和对电子文件真实性的认证功能[10]。且不说这些档案信息化系统五花八门、水平参差不齐，电子文件的凭证价值尚难保证，何谈知识服务呢？档案管理人员的素质也一直是档案管理水平的重要制约因素。目前我国档案职业的总体情况堪忧。与西方国家要求档案职业人员具有扎实的专业背景与丰富的实践经验相比，我国档案从业人员包含了大量的兼职人员，且无任何专业资格认证或准入制度，导致“档案从业人员的素质整体偏低，非专业化、非职业化现象普遍存在。大多数单位档案工作兼职人员大量存在，从业者整体素质不理想，文化水平较低；在部分单位，中专、高中以及以下文化水平的档案人员占有相当比例”。[11]这样的职业群体显然与提供知识服务的人才队伍要求相差甚远。

5小结

第4篇：文档知识管理范文

1.1图书馆知识管理的含义

知识管理最初是在西方发达国家企业管理中应用，是为了能够使显性知识得到充分的发挥和挖掘隐性知识。知识管理有广义和狭义的概念，狭义的是信息管理的高级阶段，是运用先进的技术和工具来进行管理。广义的则包括以知识库和知识流为对象的图书馆业务管理、人力资源管理、知识资源管理、个性化知识服务、学习型图书馆环境等。

1.2图书馆服务知识管理的内容

（1）知识资产管理是指其所拥有的显性知识和隐性知识的总和。其最重要的一个方面是采用有效的措施将隐性知识转化为可管理的显性知识，并使之为图书馆工作服务。

（2）人力资源管理是知识管理的核心，通过知识管理，创造一种奋进的学习氛围，建立有效的激励机制，充分发挥图书馆每一个部门和员工的能动性与创造性。

（3）知识组织管理是把知识客体中的知识因子和知识关联表示出来，以便人们识别和理解知识。其主要任务是在信息获取和信息预处理的基础上，通过知识挖掘，对信息进行精简、提取，发现隐含在信息中的有用信息知识单元并对其进行组织。

（4）知识创新管理包括理论创新管理、技术创新管理和组织创新管理三个方面。理论创新是指深化、丰富和拓展图书馆学的研究内容；技术创新是指有计划、有目的地在图书馆业数字图书馆的知识管理常广炎辽宁行政学院信息技术系辽宁沈阳110161务中运用现代信息技术，提高工作效率；组织创新是指优化图书馆的职能部门与工作流程，建立有效的组织管理体系。

2数字图书馆知识管理技术

2.1知识发现与采集技术包括知识发现技术和文档管理技术

知识发现是从数据集中识别出有效的、新颖的、有用的及最终可理解的模式的过程。应用知识发现技术，是为了将图书馆业务系统中沉淀的知识和图书馆文档系统中沉淀的知识总结和发现出来，为图书馆决策提供科学基础，为管理人员提供工作上的业务支持。文档管理技术包括分类归档、外部特征管理、关键词管理等。其最重要的价值在于将原先由不同系统处理的各类文档集中在一个平台下统一管理。主要作用是图书馆员对个人知识、经验等隐性知识的显性化支持。知识的组织是指对知识客体进行搜集、整理、加工、控制等一系列组织化过程及方法，它包括主观知识的组织和客观知识的组织，技术上分为手工技术和自动化技术两种。

2.2知识存储技术

知识存储技术主要依赖知识库技术。知识库是利用现代数字技术构成的大规模、可扩展、可互操作的知识集。建立知识库的目的是将知识转化成有形的符号，并进行结构化，建立易于操作的索引系统，以便查询。知识库管理从知识类型上分为三类，即基于受控的分类知识库管理、开放互动知识库管理和项目知识库管理。基于受控的分类知识库管理是对知识文档进行管理，如论文、政策、说明书等；开放互动知识库管理重在知识积累和挖掘。通过投票、评分、讨论、相互启发来产生知识；项目知识库管理重在协同工作，对权限设置有比较高的要求。

2.3交流、合作、使用与学习技术

图书馆的交流主要表现为公共交流和私人交流，如图书馆员之间的交流、图书馆员与专家的交流、图书馆员与领导的交流等。图书馆范围内的合作表现为三个方面：一是项目合作，二是部门内的合作，三是部门之间的合作。不同的交流与合作的方式具有不同的工作流，需要不同的交流工具支持。图书馆组织知识的使用方式包括检索和浏览。知识检索是综合应用信息管理、人工智能、认知科学、语言学等多学科理论与技术，从文章的语义、概念出发，揭示文章的内在含义，做到了语义和概念层次上的标引工作。知识检索提高了查全率和查准率，降低了用户的负担。学习技术E-Learning，是一种支持网络在线学习的技术，通过应用信息科技和互联网技术进行内容传播和快速学习的方法，它强调的是数字技术，强调用技术来改造和引导教育。

3数字图书馆知识管理系统

在知识经济与网络化环境下，数字图书馆应充分利用信息技术，合理开发网络信息资源，建立和完善知识管理系统，进一步发挥知识中介的作用。数字图书馆知识管理系统是图书馆知识管理的重要工具，是一个集成多功能、多领域交叉形成的综合系统，能够支持主要的知识管理活动。具有以下四项基础功能：

3.1知识发现

是指从外部信息源获取知识，并按照分类的基本框架将其组织起来。利用知识发现技术对存储的信息进行分类，并在不同的信息源中找出相似点。

3.2显性知识交流

是试图找出与用户的某个特定需求有关的知识群体。利用显性知识交流能够从外部的信息源中提取知识，经过滤后找到与信息需求有关的知识，重新编排后，以最合适的方式提供给用户。

3.3隐性知识交流

是对默认的知识进行中介。它将用户与最佳的资源匹配起来，通过跟踪个人的经历和兴趣，把需要研究某些题目的人与看起来在这些领域拥有知识的人联系起来，以引导用户获取其所需要信息，促进知识的交流与共享。

3.4知识应用

是对以上三种知识的应用，是知识管理的最终目标。知识应用的自动化技术具有专家系统或人工智能的成分，依靠系统本身自行决策。

4结论

第5篇：文档知识管理范文

关键词：中小型企业；知识型企业；协同办公；知识管理

知识管理是对知识获取、整合、共享、应用、创新与保护的全过程的管理。现代管理学学者彼得•德鲁克认为：管理从本质上是用智慧代替鲁莽、用知识代替习惯、用合作代替强制，并预测大约在2030年左右，人们将逐渐进入“知识社会”。他认为知识管理中的复杂问题需要用协同的思想来解决，即通过协同知识管理（CollaborativeKnowledgeManagement，CKM），帮助企业传递工作经验，降低人才流失成本，防止出现人才断档，最终实现对企业运作成本的控制。知识管理软件系统是企业实现有效知识管理的重要技术手段与强有力的支撑，使用知识管理软件系统管理知识，会要求人们按照规定的管理方法和管理流程管理知识和获取知识，促进企业更加科学化、流程化地对知识进行管理1，从而降低企业内部项目工作成本，加快企业对外界需求变化的反应速度，并提升企业创新能力与竞争力。

一、协同知识管理产品现状分析

现有协同知识管理软件主要分为：针对大型企业的IaaS产品与针对小型组织的SaaS产品，两类产品在知识管理方式、产品功能架构以及适用场景方面具有显著区别。（一）IaaS企业协同产品的特点及优劣势。目前主流的IaaS（InfrastructureasaService，基础设施即服务）企业协同产品有蓝凌、泛微、金和、点击科技等，此类产品的功能包括知识管理、项目管理、工作流程管理、协同工作、信息管理等十余种，一般适用于中型或大型企业，其优点包括可根据不同企业具体需求开发，软硬件私有部署，安全性高，功能丰富，能满足企业各类工作场景需求。但目前市场上的协同产品更注重协同与办公自动化，对于知识管理的重视程度不足，只作为产品中的一个子功能模块进行开发。此类产品的知识管理方式有建立知识库、进行档案管理、数据中心、考试管理、知识排名等。虽然此类产品设置了知识管理功能模块，但在实际操作中该模块利用率较低，主要问题表现在：1.功能庞杂、用户体验差。系统功能复杂冗余，在界面和交互上缺乏吸引力，导致除了必要的工作流程外，用户并不愿意主动尝试其余模块；2.激励性不高、使用被动。系统没有设置相应的奖励机制或其他促进员工进行知识管理与共享的措施，导致用户之间互动性差；3.智能化管理程度低。企业信息与知识的管理局限于单纯存储与简单分类排序，知识内容难以被再次利用，用户需要搜索大量文件，并且逐一挑选，管理系统智能化不足，知识再利用效率低下；4.投资大、见效慢且定制化成本高。企业建设此类知识管理系统，需要从采集、整理知识开始，建立完备的知识管理平台周期长，成本高。（二）SaaS企业协同产品特点及优劣势。主流的SaaS（SoftwareasaService，软件即服务）产品有印象笔记企业版、Thoughs、语雀、石墨文档、有道云笔记等，其产品的主要特点是以数据资料的记录为主，只提供软件服务。且产品量级较轻、购买成本低、操作简单，但同样存在以下缺陷：1.知识管理与协同工作分裂。上述产品需要与多家三方软件进行联动，以达到协同工作与知识管理的衔接；2.功能较为局限。产品功能以文档的编辑与管理、共享为主，知识管理的功能模块不深入，使用范围受限；3.此类产品比较适合小型组织使用，随着企业规模扩大，知识管理和任务流程的日渐复杂，其管理的效率与有效性也将降低。同时，公有云端存储的方式也存在安全隐患。综合两类产品，发现IaaS产品主打软硬件一体，多为大型企业定制化开发，其较高的经济成本投入与较长的开发周期，都不适用于中小知识型企业灵活多变、资本有限的特点。而SaaS产品，虽然体量轻，功能精简，但对于知识管理的专业性不足，管理流程不完善，不足以支撑中小知识型企业的管理需求。

二、中小知识型企业的知识管理问题与需求

知识型企业是指以知识或知识型员工的智力资本为输入，以知识加工、知识创新和知识传播为主要活动，通过提供知识产品或知识服务来满足顾客的需求，进而实现知识价值最大化和追求可持续发展的有机体2。获取知识、降低知识管理成本、实现知识整合的标准化是影响此类企业发展的重要因素。（一）中小知识型企业知识管理问题。从客观角度来讲，中小知识型企业自身规模较小、人员较少、资源有限。而知识管理工作需要投入大量时间、人力与物力成本，且短时内收益不显著，企业难以认识到知识管理工作对于企业发展的重要性，或者即便认识到了，市面上现有产品也很难满足此类企业的特殊需求，从而导致企业内部知识财产分布散乱、管理工作无系统性以及知识再利用效率低等问题。从主观角度讲，由于企业在知识管理方面的认知局限，企业内的知识管理工作与项目工作分离。常表现为企业在某特定时间段内，对前期项目工作进行集中整理，容易因为结果导向的思维，出现项目工作细节的丢失的问题。因此在后续知识再利用环节，回溯过程困难，经验性的知识难以被标准化地利用。另一方面，企业内部的业务竞争与利己主义，也是知识共享难以实行的一大重要原因。在知识经济时代，企业的兴衰已不再单纯取决于其拥有的物质资本，还在于对知识和有效信息的积累和运用3。因此，开发一款面向中小知识型企业，且能为此提供轻量、专业、系统、平价、有针对性的协同知识管理产品成为迫切需求。（二）中小知识型企业知识管理需求分析。根据中小知识型企业相关的文献研究，选取中小知识型企业中具有代表性的三类进行研究，分别是设计创意类企业、教育培训企业、咨询服务企业。笔者对三类企业高层、中层、基层人员进行实地观察、问卷与访谈，总结得到以下共性需求：1.组织架构权限需求。根据企业内部组织架构特点，对不同层级成员进行相应的权限设置，以便于不同成员获取相应的知识内容；2.人力资源管理需求。包括成员能力水平评估，成员工作时间统计等，便于管理者快速调动人力，提升管理效率；3.工作进程与内容协同管理的需求。成员之间通过协同系统进行经验交流，并在规范化工作流程中实时对项目知识进行管理；4.精细化知识管理的需求。知识管理应从不同维度进行分类，达到精细化管理。一是对“人”，知识输入者、管理者、分享者等多种角色的精细化分；二是对“内容”，包含专业知识、经验、案例、外部资料等具体内容进行分类整理，从而形成一个多方参与、实时互动、结构清晰、形式灵活的知识管理体系；5.知识存储与智能化管理的需求。搭建企业专有知识库，知识库根据企业规模、业务特点、人员结构进行组建，一般由高层管理者进行构想与审核，由中层管理者进行落实，由员工层进行完善。最后形成专属于企业自身的知识库。

三、协同知识管理系统设计策略

（一）通过模块化功能架构，实现共性需求基础上的个性化方案。进行系统设计时，在架构层面打造具有共性的内核结构，并根据企业业务特点，提供个性化、模块化选项，实现产品低成本，短周期的适应性调整，以更加灵活的产品组合方式满足不同的细分需求。例如针对以项目制为主要管理方式的设计创意类企业，可添加项目组管理模块；针对业务渠道分散的教育培训类企业可提供层级清晰的课程管理模块；而对于隐性知识密集的咨询服务类企业可以添加知识交流共享版块，将个人隐性的、经验性的知识转化为公共性的、显性的知识。（二）在管理系统内建立线上事业组，实现知识管理与协。同工作的同步结合协同管理平台可以为知识管理系统构建一个良好的实施平台环境，可以整合数据、流程、人员等信息，结合结构化数据与非结构化数据，让知识管理系统可以在这个平台更好的获得相关信息。因此在设计系统时需要从协同与知识管理结合的角度出发，将企业知识管理与协同工作中的工作流相联系，以协同为手段，在协同过程中实现知识管理功能，减少额外的人力管理成本。最终达到知识管理过程与协同工作业务紧密结合，在协同工作中进行知识的获取、存储、共享、应用、创新。（三）树立知识共创原则，系统依靠自治监督机制引导作者与读者参与知识创新。在知识获取与存储阶段，原作者将知识成果书面化并共享，读者根据自身经验或项目获得的新认知，对原文内容进行修改、补充。修改内容以文字、图片、视频等形式上传。原作者对上传内容进行审核，审核通过的内容将依据准确性，以内容替换、修改或补充等形式直接更新至文档，形成多人共创的知识文档，为之后的知识应用提供全面性参考。共同创造的途径区别于以个人为中心的创作方式，起到激发用户参与度，促进知识交流、知识创新的积极作用。例如，Wiki系统就采用面向社群的协作式写作方式，社群内成员皆对Wiki文本进行浏览、创建及更改，这种方式调动了广大网民参与网络创造和互动的积极性，发挥了群体智慧。（四）将知识与人才标签化，通过智能分类与追踪进行匹配将工作时形成的经验与知识进行标签化分类，标签维度包括知识维度属性、权限属性、用户属性等，并纳入系统，形成知识图谱。在相关项目的实行中，系统能够实时智能匹配，在权限范围内根据用户需要的内容，给出相关知识、准则、经验、技巧、案例，并可在层级上向上、向下进行查询，获得较为全面而非单一的知识。例如张立雷指出，嵌入知识管理的业务系统能够基于科学知识和实践经验，来辅助用户的思维，即提示和帮助人们进行分析、思考、判断、决策等5。对于员工，可根据员工的技能特长、参与项目、取得成果进行标签化标注。在项目成立之初，系统可快速匹配成员，从而降低人才管理成本。（五）通过团队贡献值可视化的方式，促进用户间的相互激励。在鼓励员工参与知识交流与共享、营造崇尚创新的企业文化氛围方面，企业应采取相对灵活的方法，通过强调团队绩效而非个人绩效。对分享工作经验方法、参与知识交流、促进知识创新的团队进行记录，系统对知识管理参与度与贡献度进行可视化反馈。例如通过颜色、图形、级别数字对知识内容有效性、团队成果贡献性进行标注，并将此作为贡献激励的参考标准，从而提高员工对于知识管理的积极性与参与感。（六）系统运用参与式设计方法，引导多层次用户培养企业内知识管理形态。从高层管理者、中层管理者、基层人员三类不同需求的用户出发，结合管理方、执行方等多方需求进行系统设计。高层管理者应重点参与系统整体架构的设计以把控系统侧重点，中层管理者应重点参与系统管理与审批管理的设计，如角色管理、知识目录管理，而基层人员，则应重点参与知识门户的设计，如个人知识管理、知识搜索、知识交流等，来打造更符合用户体验的产品。考虑不同类型用户在不同知识管理流程发挥的作用，区别于市场上现有的重管理逻辑，轻用户体验的IssA产类产品，同时也能与重文档存储与共享，轻协同与知识再利用的SaaS类产品形成市场差异化，形成自己的特色。

四、总结

本文对目前市场上的协同知识管理产品进行了分析，主要分析了IaaS类产品与SaaS类产品，并总结了两者的特点及优劣势。在对三类典型中小知识型企业问题及需求分析的基础上，根据企业知识获取、存储、共享、应用与创新五个阶段，从模块化产品架构、同步式协同管理机制、共创性知识建立原则、智能化信息匹配手段、可视化的团队激励方法以及参与式设计方法六个角度，提出了针对中小知识型企业协同知识管理系统的设计策略。

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