文档系统管理全文(5篇)

第1篇：文档系统管理范文

1电子文件与电子档案的概念区分

在我国电子档案管理的理论研究与实践工作中，普遍存在名词术语概念模糊、使用混乱的现象。术语使用的不统一、不规范严重影响我国档案管理的理论研究、实践工作以及国际交流的有效开展。其中最核心的概念———电子文件与电子档案，迄今没有明确、统一的概念区分。在理论研究中较多采用“大文件观”，将两者统称为“电子文件”而不作细分；在特定的情况下，尤其是在实际工作中，则往往根据需要自行命名与区分，存在较大的随意性。业界早已明确界定并达成共识的、最基本、最常用的“文件”与“档案”概念，在信息时代却遭遇随意使用与模糊处理，并因此而衍生出“文档”、“资料”、“记录”等概念，以便在需要时备选和使用，把原本简单明了的事情推向复杂含混的泥潭。

1.1概念区分的必要性

1.1.1理论研究的需要

统一讨论的焦点，这是顺利开展理论研究的重要前提。国际上，文件和档案在不同阶段对应的术语主要有documents、records、archives。这三个术语应该如何翻译，我国档案界也尚未统一意见，其中最大的问题在于对records的翻译。主流的观点认为应该将records翻译为“文件”，但也有学者提出应该翻译为“档案”［2］，更有学者提出应该翻译成其他的术语，如“记录”［3］。事实上，records一词应该如何翻译，并不仅仅是文字使用上的差别，而是折射出我国电子档案管理理论中术语概念的模糊与混乱。正是因为我国尚未明确电子文件、电子档案的概念及其实质内涵，才导致翻译时的混乱。在我国，对于电子环境中的文件和档案，人们普遍称之为称为“电子文件”，其理由是两者的界限并不像纸质文件与档案那样清楚。［4］这种说法并不完全符合实际。尽管电子档案是由电子文件转换而来的，但是两者的内涵与外延并不相同。倘若都统称为“电子文件”，则是忽略了电子档案特有的价值形态与本质特征，不利于正确认识处于生命周期不同阶段的电子文件和电子档案的不同内涵与特征；更重要的是，将电子文件与电子档案统称为“电子文件”，在学术交流与讨论中往往会出现混乱局面，不同的研究者所讲的“电子文件”，可以根据各自的理解与需要任意指代整个生命周期的不同阶段而不作明确的区分。从理论研究的角度出发，明确区分电子文件与电子档案的概念已势在必行。只有明晰这两个基本概念及其内涵，才能统一学术研究与讨论的焦点，为理论研究和发展打下良好的基础：一方面，这有利于准确地翻译与引进国外的相关理论，更好地进行国际交流与合作，为我国的理论研究提供准确而有用的参考材料；另一方面，也有利于理清全生命周期中电子文件阶段与电子档案阶段的研究重点与相关理论，明确档案学界的研究对象与研究领域，真正建立起电子档案管理的理论体系。

1.1.2实践工作的需要

明确管理边界，这是顺利开展档案工作的重要前提。处于整个生命周期连续管理过程中不同阶段的文件和档案，其管理对象、方法及过程均有所不同。但目前我国档案界的主流思想仍持只有“电子文件”、没有“电子档案”的观念。倘若统称为“电子文件”，那么我国档案部门的工作范围与管理权限就变得模糊不清，反而给档案工作自身的发展设置了思想、观念以及行动上的障碍。从实践工作的角度出发，亟需区分电子文件与电子档案的概念。这一方面有利于档案部门在分清处于不同阶段的电子文件与电子档案的内涵、管理边界、管理方法、管理系统功能要求的情况下，更好地开展核心业务；另一方面也有利于明确档案部门拓展业务边界的努力方向。档案部门针对纸质载体开展现行文件利用的成绩和事实证明，我们的确不需要通过模糊文件与档案的概念来为拓展业务提供理论支持，因为含混的逻辑永远支持不了清晰的主张。

1.2概念明晰

尽管纸质档案与电子档案的管理大不相同，但其生命周期的特征却是相似的。因此，可以参照纸质档案管理的相关概念，对不同阶段所对应的术语进行明确区分：EDMS中流通的是电子文件，其对应的英文术语为electronicdocuments，而ERMS和数字档案馆中的均为电子档案，其对应的英文术语为electronicrecords。

2电子档案管理的逻辑起点

前端控制、全程管理的管理原则主张将档案管理的工作起点尽可能地向前延伸，从“文件形成”、“系统设计”开始，把需要和可能在“文件形成阶段”实现的要求尽量在“文件形成阶段”实现，并对“文件”的整个形成过程实行管理控制。然而在实际工作中，档案部门没办法将档案管理工作延伸到“文件形成阶段”，毕竟文件形成部门有其自身的职责范围，档案部门并没有实际的管理权限去要求、控制文件如何形成。真正意义上的全程管理不仅是档案管理，而应是类似于“大文件”管理的宏观管理，或许这样才能做到前端控制。对于电子档案管理的逻辑起点，可以参照传统档案管理的方式进行思考与确认。

2.1纸质档案管理的逻辑起点

在传统纸质环境下，档案工作的开展始于文件的归档。尽管从档案的定义及其形成的客观规律看，“归档”不是文件成为档案的必经环节，譬如一份历史档案，或许它并未经过“归档”也能成为档案；但从档案管理的实际业务流程来看，归档是档案管理工作中不可或缺的环节，它标志着文件工作的完结，管理责任与权限由业务部门转移至档案部门，也意味着对文件保存价值的认定。因此，在传统纸质档案管理中，“归档”具有相对固定的时间，是明确的文件工作逻辑结点和档案管理工作逻辑起点。需要强调的是，本文所探讨的电子档案管理逻辑起点是针对实际管理流程而言的，以“归档”作为逻辑起点，并非指归档是文件成为档案的必要条件。

2.2电子档案管理的逻辑起点

按照传统意义上的归档来理解电子政务系统中的文件归档，仅指将具有保存价值的电子文件赋予档案属性并纳入档案管理范畴的过程。［15］但由于电子文件具有与纸质文件不同的特征，如不及时、全面将文件及元数据归档，很可能会造成数据的篡改、损坏或丢失。因此，档案部门有必要将归档工作前移，这样才能实现与业务系统的无缝对接，更好地维护档案真实、完整、安全。在广东省党政机关全面推广的档案管理系统中，归档被分为预归档和正式归档两个环节。在预归档阶段，业务部门按照归档要求最大范围地将文件资料及其相关元数据进行预归档，档案部门对此进行审核、鉴定，最终对具有档案价值、符合要求的电子文件进行正式归档。经过两个环节的“归档”，可以使最终形成的电子档案更加真实、全面地反映形成机关的业务活动，更好地保证档案的原始记录性。由于电子文件具有特殊性，要维护其完整性、真实性，档案部门需要在预归档阶段对电子文件进行审查与鉴定，如不符合归档条件则退回形成部门进行补充完善，系统也会显示所缺失的要素。电子文件预归档后，档案部门对预归档的电子文件具有管理权限，因为电子文件一经预归档就被固化，不可再更改，之后的任何操作都会作为审计日志内容记录下来，档案部门需要对预归档的文件进行维护与审查。在国外的理论和实践中，都强调电子档案管理系统（ERMS）通过捕获纳入具有档案价值的信息。所谓捕获（capture），是指将文件或数字对象纳入档案管理系统（ERMS），设定元数据对文件进行著录并将其置于背景之中的过程，从而使文件得到长期、恰当的管理。［6］从电子文件捕获的操作范围、时间、方式来看，捕获与传统归档有所区别，捕获的对象可以是任何电子文件，而归档的对象只是具档案保存价值的电子文件，前者的范畴大于后者，［7］且二者在实际工作中不属于线性流程关系，我们也不能笼统地把传统的归档等同于捕获。但从实质上说，文件的捕获对应于本土化的语言和管理方式也就大体相当于归档工作的预备阶段。因此，结合我国国情，并参照广东省党政机关档案管理系统建设的实际情况与成功经验，可将“预归档”看作国外的“捕获”，这样的理解更加符合我国“本土”情况，更容易将电子档案管理工作与传统档案管理工作相对应，便于明晰归档或捕获是电子档案管理工作的逻辑起点。对电子档案管理而言，其实际工作的逻辑起点与传统纸质档案管理一致，只有文件业务和管理的相关工作结束，作为文件归宿的档案管理工作才能正式开展。从实际管理权限来看，相比传统档案管理，虽然电子档案的归档时机有所提前，在实际工作中可表现为电子文件的预归档或捕获，但电子文件的预归档赋予档案部门审查与鉴定的权力，正式归档则是赋予其保存与维护的职责，因此，归档意味着文件工作的结束，也标志着档案工作的开始。

2.3明晰逻辑起点

无论是纸质档案还是电子档案，档案管理工作都是从档案部门获得实际管理权限开始的。实际中若没有相应权限，管理工作就无从开展，如把档案管理前伸到文件形成及其信息系统的设计阶段，在事实上是难以做到的。在电子政务系统中，档案部门的工作从文件预归档开始，文件在办公自动化系统（OA系统）中形成和办理之后，及时将其进行预归档或及时捕获，至此，档案部门对电子文件有了实实在在的管理权限，即便这些文件还未经过正式归档，档案工作实际已经由此展开。综上，电子政务系统中的归档可分为预归档和正式归档两部分，而结合我国实际情况，可将预归档看作国外所提出的“捕获”。与纸质档案管理相对应，档案部门从文件预归档环节开始就对其具有实际管理权限与责任，管理工作就此展开，文件工作也就此结束，因此，电子档案管理的逻辑起点仍是归档或捕获。

3全程管理与前端控制的理论反思

全程管理与前端控制已经成为业界普遍提倡和认同的原则和理论，特别是前端控制理论，更被称为“电子文件时代的新思维”。［8］“全程管理原则是指对电子文件从其产生、流转到永久保存或销毁的整个生命周期进行全过程的管理，形成一套无缝衔接、系统完整的管理链条”。“前端控制是指为了确保电子文件的完整齐全、真实可靠，档案部门和档案工作者应该在电子文件生成之初（甚至是电子文件管理系统设计之初）就对电子文件进行前期的监督与控制”。［9］

3.1全程管理与前端控制理论的不合理之处

3.1.1现实中的尴尬

无论全程管理还是前端控制，都是从档案部门的角度出发，强调要从形成阶段开始对电子文件的整个生命周期实行管理。然而，这两个理论在现实中存在一定的矛盾与尴尬：如果实现了对整个生命周期的管理，那么是将档案部门视为全过程的管理者，此时并不需要强调所谓的“前端”与“后端”，因为它们都被档案部门共同规划和管理着，应该受到同等的重视；而如果强调前端控制，则是将档案部门视为后端的管理者，在这种情况下，档案部门对前端的管理在实际上难以实现。因此，这两个理论不仅本身就存在逻辑关系上的矛盾，而且在实践中也存在难以实现的尴尬。

3.1.2实践中的不可行

InterPARES项目的主持人露西安娜•杜兰蒂教授在第十七届国际档案大会上指出，在从电子文件到电子档案的整个生命周期中，文件的形成者和档案的保管员共享管理者的角色和职责。［10］也就是说，在实践中，文件的形成者与档案的保管者各有分工、各有权职，双方在实践中并不存在谁领导谁，或者谁管理谁的情况，而是作为不同阶段的管理者，分别承担从电子文件到电子档案这一完整生命周期的管理责任。对于我国的机关档案室而言，它的工作前接文件形成部门，后接档案馆，正处于整个生命周期的“中端”。一般而言，我国机关档案室与业务部门之间是平等的业务流程和业务支持的关系，并不存在领导关系，因此档案室无权对前端的业务部门进行管理；机关档案室与档案馆之间也只有业务交接关系，无权对档案馆工作进行干预。因此，机关档案室无法实现前端控制，更无法做到全程管理，应该认清自身在整个生命周期中的枢纽地位，充分发挥“承前启后”的作用。只有各司其职，才能保证电子文件和电子档案管理全过程流畅、规范、安全。因此，在实践工作中，档案部门的职责应该是负责电子档案的管理与保存，并从整体出发，积极关注与参与相关工作，而不可能做到针对电子文件的“前端控制”，或担负起电子文件和电子档案全生命周期的“全程管理”。

3.2机关档案室在全生命周期管理中的定位

从理论和实践上看，档案部门都无法做到全程管理与前端控制，档案部门的职责是保证归档文件真实、可靠、完整、可用。机关档案室既是电子政务建设的组成部分，也是数字档案馆接收永久电子档案的直接来源，处于整个生命周期“中端”位置的它，更应该具有手明晰的定位。

3.2.1建立极具包容性的档案管理系统

对电子档案管理系统而言，与业务信息系统之间的接口是保证电子文件归档原始性的关键，只有最大限度地接收并保存形成单位所移交的文件，才能保证后续的档案管理工作正常开展，更好地发挥档案部门的作用。因此，机关档案室应建立极具包容性的档案管理系统，接收并保存前端形成的电子文件，并保证其真实性、可靠性、完整性和可用性。

3.2.2开展专业的档案管理工作

机关档案室的工作包含两个方面：一是要提供多途径的档案检索与利用服务，为机关管理和机关职能活动提供必要的档案信息支持，同时也要充分发挥专业优势，为本单位的信息化建设提出专业性的档案管理需求与意见；二是要向档案馆移交长期保存的电子档案，确保移交档案的完整性与档案管理的连续性，为档案馆工作提供必要的基础支撑。此外，当下我国的数字档案馆建设还处在起步阶段，机关档案室作为档案信息化的先行者，可以为数字档案馆的建设提供有用的实践经验与参考实例，促进数字档案馆建设工作的顺利开展。因此，对于机关档案室而言，其工作具有十分重要的枢纽作用，更应该明确自身的工作定位，确保从电子文件与电子档案管理的连续性。

3.2.3积极关注全过程管理

正如露西安娜•杜兰蒂教授所强调的：随着InterPARES研究的深入，将继续证明这样一种观点———不采取全程管理的眼光，就不可能保管电子档案。［11］而早在1997年国际档案理事会的电子档案管理指南中，也指出档案部门在电子文件、电子档案全生命周期中职责的有限性。［12］对此，我们的理解是：全程管理是一个多部门分工协作的过程，档案部门作为其中的一个重要角色应该具备整体的眼光，为全过程管理提出相应的意见与建议，积极参与电子文件相关管理规范、标准等的制定，做到“全程关注”。具体来说，机关档案室可根据档案管理的业务需求，为前端文件形成部门提出工作建议，为本单位的信息化建设提供参考意见，并为档案馆积累和输送档案。

4电子档案的真实性问题

电子档案的真实性是档案部门尤为关注的核心问题之一。电子形式载体与传统载体的巨大差异使得信息记录难以具有传统载体的稳定性和固化性，对于以维护档案原始记录性为使命的档案部门而言，这无疑带来了新的管理问题。在实际工作中，机关档案室担负着接收和整理电子文件的重要职责。在电子文件转化成为电子档案的过程中，机关档案室在保障电子文件和电子档案真实性中的作用和责任是重要而有限的。

4.1真实性的内涵

在国际上，以InterPARES项目为代表，围绕电子档案的“真实性”问题做了许多研究，对于Inter－PARES词典中“真实性”（authenticity）这一概念的定义，［13］笔者的理解是：指一份记录作为档案的可信赖性，即档案与它在文件阶段形成时的原始状态一致，没有被篡改或误用。这一理解中的“真实性”是针对档案而言的，这也与我国档案管理工作的权限与职责相符，即维护档案的原始记录性。在我国的研究中，则将“真实性”需求划分为两个方面：一是文件在形成过程中的真实，即一份文件客观反映和真实记录了机构业务活动；二是文件在形成之后的真实，表现为文件（档案）在业务活动结束之后的生命周期里未被更改，仍然保持产生时的本来面貌。［14］对应上述概念，真实性要求可分两个部分：一是形成的电子文件在移交到档案保管者那里之前是真实的，即文件的真实性，包括两层含义———文件未被篡改、损坏，以及文件内容真实性即文件所记录的内容是真实、客观的；二是对被移交到保管者那里的电子档案的真实性，在实际工作中表现为文件在业务结束被归档后，仍保持其原始面貌，即对文件真实性的维护。

4.2真实性保障的内在要求

我国研究中“真实性”所包含的两方面要求实则对应了文件形成部门与档案部门不同的管理职责。对于文件的真实性及文件内容真实性的保证，关键取决于文件形成部门，而非档案部门；对于文件原始面貌的维护才是档案部门应有的职责。保障和延续电子文件真实性的任务是由文件形成部门和档案部门共同承担的，其中，文件形成部门起决定性作用，档案部门则对“真实性”进行拷贝与维护。（1）形成部门决定文件真实性。首先，文件在生成和办理过程中是否被篡改或破坏，是前端文件形成甚至系统设计与维护的工作，并不是由档案部门决定的，档案部门负责保障归档后的文件不被篡改或破坏，而不能保证文件在形成过程中没有遭受损坏。其次，文件的内容与客观事实是否相符，更应由文件形成单位负责，绝非档案部门可以决定。如果形成单位都无法证明形成的文件是否与客观工作、事实相符，档案部门更加无法去探究前端系统中文件的可信度。因此，文件形成单位负责保证文件形成过程的真实性，档案部门不应该也无法干预这个过程。也就是说，形成单位给了档案部门怎样的文件，原则上档案部门的职责就是尽最大可能地保存其原始状态，不会因为文件的真实性有一点瑕疵而不予归档保存。形成单位提交的档案是真实的，档案部门得收，即便提交文件的内容不是完全真实的，档案部门也得保存其原始状态，因为这种不真实的电子文件依然是业务工作的真实记录。（2）档案部门维护档案真实性。虽然文件的真实性不由档案部门决定，但文件一经归档成为档案后，档案部门就有义务与责任保证归档后文件（即档案）的真实性，如在管理过程中出现档案被篡改或误用的情况，档案部门就需对此负责。从对In－terPARES项目“真实性”定义的理解出发，针对档案真实性，档案部门需要防止归档后的档案被篡改或误用，保证档案的原始状态，以维护其真实性。由此可知，拷贝电子文件的真实性，并尽最大可能为电子档案的保存提供合适的环境，维护电子档案的原始性与真实性才是档案部门的职责所在。此外，档案部门应对前端文件形成部门给予相对充分的信任，因为不仅仅只有档案需要“真实性”，文件形成单位的工作开展也同样需依赖文件的真实属性。

4.3档案部门对真实性的管理职责

总的来说，档案部门的责任在于固守档案的本质属性，维护电子档案的真实性，而非保证电子文件的真实性。并且要明确，不仅应在保存过程中维护档案真实性，还应在为用户提供检索利用时对真实性进行维护。因此，档案部门的职责实际与传统档案管理相一致：第一，在文件归档时验证其真实性，尤其是对元数据的完整性和合规性情况进行鉴定；第二，建立包容性极强的档案管理系统，以更好地在文件归档和档案移交时实现真实性的对接与拷贝，以包容性管理来维护归档文件的原始性，从而最大程度地保证归档文件的真实性；第三，在未来的保存、迁移、利用中持续地维护电子档案的原始性、真实性。

5电子档案的长期保存问题

电子档案的长期保存是档案部门和档案学界共同关注的重要问题之一。

5.1研究概况及其逻辑根源从档案学界的研究情况看，电子档案长期保存研究希望解决的关键问题是保证电子档案具有长期的真实性和可读性。电子档案载体技术的天然特性给长期真实性和可读性带来了与纸质载体全然不同的管理障碍，主要表现在对设备的依赖性、信息与载体可分离性、易更改性等方面［15］。以此为出发点，国内绕这一问题开展了较多研究，其中，从我国的具体研究主题看，现有的相关研究主要从电子档案长期保存中涉及的保存策略［16-17］、格式要求［18］、合作机制［19］、标准体系［20］、技术方案［21-22］等方面展开，同时也不乏对国外研究与实践的介绍［23-24］，以及特殊形式档案信息资源长期保存问题的研究［25］。在上述研究中，目前已经形成仿真、封装、迁移、开放性描述等一系列共识性的管理策略。从总体而言，国内外档案学界对该问题的研究基本都可概括为“策略性”研究。这一研究的根源在于，使电子档案具有长期的真实性和可读性。然而深入分析这一问题的研究特点，我们可以发现，在电子档案的长期保存问题中，档案学界与档案部门实际上具有一定的职责侧重和特定的角色定位。

5.2反思档案管理工作原则在传统的和电子化的档案管理中，我们可以总结出档案管理工作的固有原则，这些原则主要体现在两个方面：一是电子档案的长期保存问题并非档案界可以独立解决的，档案部门应当突出自身的专业特色与核心职责；二是档案部门在电子档案的长期保存中，应该对电子档案的真实性、可读性实行维护性的管理。具体而言，在电子档案长期保存策略之中，仿真、封装、迁移等措施的根本性技术是由计算机技术研发领域提出、攻关和实现的，档案界则是通过对这些技术进行分析、选择和应用，来构建电子档案长期保存的适用策略，从而实现电子档案的长期保存。其中，档案界的角色是技术的选用者以及策略的研究、制定和实施者，而非关键技术的主要研发者，因此档案界对电子档案长期保存的贡献主要在于管理策略。以纸质条件为参照，我们同样可以发现相似的角色定位。在纸质档案的长期保存中，为了保证纸质档案具有长期真实性和可读性，档案部门采取的措施主要包括档案实体的物理管控以及档案文献修复工作，其目的是保证档案不被篡改、信息内容可读和档案实体存续。从根本上而言，档案部门无法决定纸张的使用寿命，因为这最终取决于造纸技术；档案部门也无法决定档案形成机构的纸张选择，因为这取决于档案形成部门业务活动的需要。在纸质档案的长期保存中，档案部门的角色与职责是在获取档案的管理权限之后，将档案放置在一定条件下进行维护性管理，其根本目标并非“绝对永久”地保存档案实体，而是通过管理性、技术性策略，尽可能地延长档案实体保存时限，使档案能够尽可能长久地为社会提供利用服务。因此，从时间和空间上看，档案部门对纸质档案长期保存的管理职责具有相对独立性，与业务部门、技术研发者之间存在明确的角色区分。电子档案的长期保存与上述情况具有本质上的相似性，在社会技术的发展中，档案部门应该以相对稳定的管理职责与管理方式来应对社会活动方式的多元化趋势，因此档案学界和档案部门都应该找到并明确档案长期保存工作的核心价值与角色定位，从而以具有学科特色的管理体系来完善实际工作。在近年国外与国际性的实践中，同样体现着这样的逻辑关系与工作原则：（1）OAIS参考模型。OAIS参考模型的制定者是美国空间数据系统咨询委员会（CCSDS），美国的ERA、英国的Cedars、加拿大的ADRI等项目都以该参考模型为电子档案长期保存研究和开发的基础。［26］档案界等保管领域并未研发出这一根本性的架构模型，而是对OAIS模型进行分析与应用，是制定管理策略的重要依据。基于OAIS的长期保存管理模式又体现着维护性的管理思想，比如OAIS模型提倡通过档案信息包进行长期保存，而使用信息包向利用者提供档案利用，从而保证档案信息包的安全、稳定。（2）Inter－PARES研究项目。InterPARES项目的开展离不开其他学科领域的参与和支持，在电子档案真实性维护与长期保存的研究过程中，该项目吸纳了来自法律、历史、计算机技术与工程、信息科学及化学等多学科的专家学者为其提供专业领域的智力与技术支持。［27］档案界从其他学科领域提供的专业知识中，选用与管理目标相契合的技术和方法，明确管理取向与管理需求，制定管理策略。（3）美国NARA云归档计划。美国NARA2014-2018财年的战略规划明确将云环境下形成和使用的档案纳入管理范畴。针对这些档案，主张研究和推进“云归档”及相关的保存策略。［28］这也反映了“维护性”的管理思想———提倡档案部门在尊重档案形成机构活动方式的前提下，以固有的档案管理原则与方法为基础，形成对前端活动方式具有适应性和包容性的管理策略，保证从既有活动交流方式中形成、固化的档案材料得到及时、有效管理。

5.3对电子档案长期保存实行维护性管理

从工作性质上看，电子档案的长期保存无疑属于档案部门的工作职责范畴；然而从更深层的内在需求上看，其工作效果却并非仅仅取决于档案部门。档案部门在电子档案的长期保存中具有相对独立的工作职责与角色定位，这不仅根植于档案工作的核心价值，也是社会分工专业化的发展需求所致。因此，在电子档案的长期保存问题中，档案部门应进一步反思自身的根本价值、固有原则、社会意义与实际边界，档案学界则应以此为基础继续开展更具专业意义的理论性与应用性研究。

6电子档案管理的双套制现状与单轨化趋势

电子档案与纸质档案的双套制归档与双轨制管理是社会发展迈向信息化时代初期的普遍做法，在主流信息载体从纸质向电子更替的过渡性时期，双套制与双轨制为档案管理提供了一种有效的解决方式。然而随着技术发展与社会活动方式变化，双套制与双轨制则显现出了一定的不适应性。

6.1双套制与双轨制面临的挑战

在档案信息化建设中，“双套制”指文件归档后纸质版本与电子版本共存，或称“双套归档”；［29］目前档案学界对“双轨制”的定义可以总结为，在文件形成、流转的全过程中，电子形式与纸质形式始终共存，这实际也意味着在文件流转的终端，也将以“双套制”进行归档，在档案管理的过程中也仍然按照“双套”执行管理，因此双轨制既是文件管理的“双轨”，也是档案管理的“双轨”。一般认为，双套制和双轨制的优势在于，对电子形式而言安全可靠，对纸质形式则便于查询利用、整合共享，二者形成互补的效果。［30］这也是双套制与双轨制得到广泛应用的内在原因。尽管如此，随着计算机技术的发展和普及，社会对于以电子形式为载体的活动方式越发适应和依赖，纸质形式逐渐成为电子形式的一种“硬拷贝”（hardcopy），双套制与双轨制从以往以纸质为主转变成为以电子为主，这就使得双套制的管理方式产生了一定的弊端：（1）资源浪费。从调研中发现，实际工作中许多单位往往会在文件阶段以电子形式形成和流转，到归档时就将电子形式的文件打印成纸质硬拷贝，再将电子版与纸质版同时归档，在档案管理过程中，需对两个版本同时进行维护；而在档案部门进行档案数字化建设时，往往由于电子版本管理不善或未予归档，而又要将纸质档案统一进行扫描，形成电子档案。在这一反复处理的过程中，实际对资源造成了不小的浪费。由于电子档案的管理不善，同时造成重复劳动和存储空间的浪费，而在电子—纸质—电子的转换过程中，期间又经历了并不必要的纸质形式阶段，直接导致纸张资源浪费，也对档案管理人员造成了更大的工作负担。因此，如果能够完善电子形式的管理手段，就能避免出现上述资源浪费的问题。（2）对档案原始性与完整性的管理失效。双套制与双轨制在管理效果上无法实现对档案真实性与完整性的有效管理。对于以电子形式形成、流转的原生电子档案而言，通过打印硬拷贝归档，实际造成了背景信息（context）的损失———无法有效保留支撑电子档案真实性、完整性的元数据。如此一来，后续对于纸质版本档案的管理，其客体对象都是原始性已经损耗的档案，这种纸质版本仅承载了档案的信息内容。对于原生电子档案而言，只有同质归档管理才能最大限度地一并保存其重要修改记录和相应的元数据，也才能最大限度地保护档案的原始性与完整性。从管理流程而言，采用完整的同质流程对电子档案进行收集、保管、利用、传输和移交，是对电子档案原始性和完整性的连续性管理。因此，对于以原生电子档案为主且具备一定条件的单位或领域而言，电子档案管理单套制和单轨制是更具适应性和有效性的管理方式。

6.2双套制与双轨制的根源分析与转变需求

双套制与双轨制的广泛推行，从其根源上而言，可以说是出于对电子形式载体原始性、稳定性的不信任，因而对电子档案采取相对谨慎的管理方式。在信息化建设早期，由于电子形式载体管理技术尚未成熟，电子档案瞬间丢失、无法找回，或篡改不可溯的现象比比皆是，相较之下，纸张的稳定性与可控性远远优于当时的电子形式载体，并且纸张的使用为人们所熟悉和信任，因此，双套制和双轨制成为档案管理中的通用方式。在后续研究中，学者们对电子档案的“原始性”问题展开了研究，提倡以“真实性”、“可靠性”等概念对纸质条件下的“原始性”进行拆解诠释，以此取代传统的“原始性”观念。［31］随着对电子档案真实性问题研究的深入，目前已经形成有效的电子档案真实性问题解决思路与实施技术，电子档案管理者与使用者对于该问题的观念也正逐渐发生变化。实际上，在社会生活的其他领域，电子形式这一虚拟化的信息载体已经得到广泛应用。比如，在银行业务、证券业务、电子商务等事务中，数字化信息早已成为业务活动中的主要甚至唯一形式，社会对于这类事务几乎不存在不信任感，对电子形式予以信任在这些领域中习以为常；会计档案管理领域也正积极开展电子档案管理单轨化的推进工作，国家发改委办公厅、财政部办公厅、国家税务总局办公厅、国家档案局办公室于2013年12月向多市、多单位通知（发改办高技[2013]3044号），要求各单位组织开展电子发票及电子会计档案综合试点工作，据了解，相关工作已经取得一定进展和成效。可见，在以电子形式为业务活动开展主要方式的领域，其对于电子形式信息的信任度较高，也更积极推动相关技术的改造和应用，推行业务全流程电子化。对于档案管理而言，随着技术发展与社会活动方式变化，对于电子形式等虚拟载体的不信任将逐渐消退，并建立起稳定的信任感。任何主流载体都不是等到真实性能够得到完全保证，且长期保存问题得到完全解决时才得以普遍使用的，社会选用一种介质作为主流信息载体往往是出于实用主义的考虑，即满足方便、快捷、可共认等基本要求即可。这其中对于载体实际也有一定的真实性和稳定性要求，不具有真实性、稳定性的载体是无法成为主流介质的。档案部门对于这种真实性和稳定性固然具有更严格的要求，然而随着电子形式日益普遍化，计算机领域也正不断完善其技术特性，从而使其更好地满足社会活动需要。因此，档案部门的专业性管理要求应该通过完善管理策略、优化管理流程、巩固管理制度、改善管理方法来实现，从循序渐进的实践中积累经验，逐步与技术部门共同建立起经过反复验证的技术管理体系与信任体系，为电子档案管理的单轨化提供支撑，从而满足原生电子档案长期真实性、完整性、易用性、可读性、安全性的要求。

6.3国际趋势———电子形式单套制归档与单轨制管理

电子档案的单套制归档与单轨制管理也正成为许多国家机构的趋势。目前，美国、澳大利亚等国家都逐渐推进电子档案的单套与单轨管理，而不再形成或接收纸质档案。（1）美国。2012年8月24日，美国总统办公室以备忘录形式，向联邦各机关由管理预算办公室（OMB）和国家档案馆与档案管理局（NARA）制定的《政府档案管理指令》，其中目标1.1和1.2要求分别对电子档案和电子邮件以电子方式实行“单套制”管理：①到2019年，联邦机关将以电子形式管理所有永久电子档案；②到2016年，联邦机关将以可利用的电子格式管理永久及定期电子邮件档案。［32］（2）澳大利亚。自2011年7月起，澳大利亚国家档案馆持续敦促所有联邦政府机构向电子形式的档案管理转型，鼓励其以电子形式形成、管理和保管档案，并在必要时对接收的纸质文件进行数字化扫描，从而不再形成新的纸质档案。［33］上述实践都反映出同一趋势———当电子形式成为主流活动交流方式时，档案部门也应对电子档案实行适应性的全电子化管理。从上述国家的推行力度看来，这对于许多领域而言，既是必然的趋势，也是迫切的需求。6.4推动我国电子档案管理单轨化原生电子信息的规模化应用是社会发展历程中的一种“自然选择”结果，要最大程度地维护原生数字记录的原始性与凭证性价值，就要实现电子档案的单套制归档与单轨制管理，这也是档案信息化建设的目标之一。在我国，双套制与双轨制管理已经显示出一定弊端，许多领域的电子档案管理单轨化具有必然性与迫切性。要推动我国电子档案管理单轨化，首先应该建立起对电子形式虚拟载体的信任，其次应该加快完善管理策略、制度、流程和方法，在巩固自身理论和方法的同时，加强与其他领域的合作，从实践中积累经验，逐步完善法规体系，在必要领域尽早实现电子档案的单套制归档和单轨化管理。

7结语

第2篇：文档系统管理范文

关键词：电力系统；档案管理；问题；改善

在我国深化改革的浪潮下，电力企业也要适应市场经济发展的需要，不断提高自身的管理水平，以在激烈的市场竞争中取得优势。档案管理做为电力企业一项基础的工作，对电力企业的生存与发展有着重要的意义，通过有效的档案管理工作，可以为电力企业提供发展所需的人力资源，可以为电力企业的发展提供强有力的发展动力，是目前电力企业必须要面对的一项重要任务，正受到越来越多的关注。

一、电力系统档案管理工作的重要性

电力系统档案管理工作是现代电力企业管理的重要基础性工作，对电力企业有着重要的影响，同时也影响着电力企业的正常生存与发展，是电力企业在激烈的市场竞争中取得市场主动权的重要基础。电力档案管理工作是整个电力企业各类原始资料的收集与汇总，它所涉及到的信息十分广泛，同时涉及多个部门、各种信息类型，为电力企业的日常的生产经营活动提供最原始的参考数据。同时电力系统档案是整个电力企业发展的重要历史记录，具有重要的历史参考价值，对现代电力企业如何在市场经济的激烈竞争中取得市场的主动权都有着重要的参考价值。因此，在现代市场经济的竞争形式下，电力系统的档案管理工作要适应现代电力企业发展的需要，特别是信息化技术的发展，加快电力系统档案管理的信息化发展，增强电力系统档案管理工作的信息化水平，正成为现代电力企业发展需要。电力企业档案管理工作要不断创新思路，不断开拓发展途径，为电力企业的发展提供强有力的动力与数据支持。

二、目前电力系统档案管理工作存在的问题

（一）电力企业高层对档案管理工作不重视

虽然电力系统档案管理工作很重要，特别是在现代电力企业的竞争中，档案管理工作有着特别重要的影响力，但是目前我国的很多电力企业高层管理人员对档案管理工作依然不重视，对档案管理工作的认识依然不足。很多电力系统的高层管理人员依然将档案管理工作视为纯文字的工作，在思想意识上认为档案管理对电力企业的发展可有可无。在这些高层管理人员的意识里，更加注重企业的质量、产品销售、售后服务等，而对档案管理工作并不重视。在这种思想认识的影响之下，造成了重大的影响，一方面企业的各方面投入不足，不论是人力、物力还是资金的投入都严重不足，直接影响了电力系统档案管理工作的有效开展；另一方面没有健全的电力系统档案管理制度，由此而造成了企业档案采集到的数据不完全，内容不健全。在这种情况下，电力系统的档案管理工作也就无法正常开展，更不要说对电力企业的发展提供坚实的参考数据了。

（二）电力企业档案管理人员专业素质有待提高

目前档案管理工作在电力系统内已经普遍存在，但是也要看到档案专业管理人员的素质还有待提高，比如有的电力企业内，档案管理人员自身对档案管理就认识不足，认为档案管理就是各类数据的收集、汇总、归档，这就严重影响到企业档案管理工作的开展；有的电力企业内档案管理没有专门的档案室，甚至以其他的库房做为档案室使用。这些问题的存在，从根本上来说，都是电力企业档案管理人员的素质不高而造成的。

（三）电力企业档案管理工作的指导思想落后

市场经济的迅猛发展，对电力企业的自我管理提出了更高的要求，同样电力企业对档案管理工作也提出了更高的要求，但是目前电力系统档案管理工作的指导思想无法满足这一要求。如何在现代的电力企业内进行有效的档案管理工作已成为一个十分迫切的研究课题，在新的历史时期，电力系统档案管理工作如何有效地开展，已成为电力系统内十分紧要的任务，需要加强这方面的理论研究工作。这些工作不仅是电力系统内部的工作，同时也是档案管理部门的工作内容，要结合现在的新形式，不断创新电力系统档案管理模式。

三、电力系统档案管理改善方式

（一）提高对档案管理工作的认识

首先，电力企业的领导层，要对档案管理工作有一个清醒的认识，要在思想上认识到档案资源在电力企业的运营与发展中所起的重要作用。企业档案对企业的发展有着重要意义，它不仅是记录了一个企业发展的历程，而且可以做为当代企业发展的重要参考，同企业的日常管理、战略决策都有着重要的参考价值。要将企业档案管理工作纳入到企业日常运营计划中，真正的摆上领导层的办事日程中，对企业档案管理工作要制定相应的奖惩措施与其他管理制度。其次，电力企业的档案管理工作者，要严格按照档案管理工作的特点，制定相应的管理制度，使电力系统的档案管理工作有章可循。

（二）提高档案管理人员的专业技能

一方面，要选拔专业的档案管理人员进行档案管理工作，档案管理工作是一项十分复杂，而又系统的工作，这就要求电系统档案管理人员要了解整个电力系统的结构及工作特点，同时还要对档案管理的专业技能有着深刻的认识，加强自身综合素质的修养。另一方面，电力企业要对档案管理人员进行定期的培训，以提高其专业技能，跟上档案管理工作前进的步伐。

（三）不断创新电力系统档案管理工作理念与方法

新的历史时期对电力系统档案管理工作提出了更高的要求，这就要电力系统档案管理工作者要不断探索新的档案管理工作理论与方法，结合信息化技术，不断提高档案管理的信息化水平，以适应新的形式下电力系统发展的需要，为电力系统的发展提供准确、及时的历史数据。

四、结语

电力系统档案管理工作不仅是记录着电力系统的发展历史，而且对现代电力系统的日常管理、运营决策等都有着重要的参考价值，是电力系统的重要组成部分。本文就档案管理工作的重要性以及当前电力系统档案管理中存在的问题进行分析，并提出一些改善的建议，希望对这方面的研究工作有所帮助。

参考文献

第3篇：文档系统管理范文

关键词：城市轨道交通；建设工程；档案管理；问题对策

在当前我国社会经济不断快速发展的背景下，我国城市轨道交通在建设和发展过程中正处于鼎盛时期。通过对相关数据进行调查分析之后可以看出，一直到2012年年底的时候，我国大陆地区总共有7个轨道交通运营城市。以重庆市为例，根据新一轮《重庆市城市快速轨道交通线网规划》，重庆市在具体规划过程中，与自己的实际情况进行结合之后，规划和建设23条轨道交通线路，线网的整个总里程达到了1070km。在这种状态下，重庆市轨道交通工程将会逐渐形成大量的竣工档案，这些档案的内容和准确性对城市轨道交通建设工程而言，具有非常重要的影响和作用。

1城市轨道交通建设工程竣工档案管理现存问题分析

城市轨道交通建设工程在具体实施过程中，竣工档案管理其实主要是指在施工过程中，将与城市轨道交通建设工程相关的一些内容或者是文件进行归档处理。其中包括一些施工文件、监理文件或者是竣工验收文件等，这些都是在竣工档案管理实施过程中非常重要的档案内容。与重庆市城市轨道交通工程竣工档案质量管理的具体实践情况进行分析之后，可以总结出在现阶段城市轨道建设工程档案管理存在的问题。

1.1原件不齐全

在城市轨道交通建设工程竣工档案管理工作具体实施过程中，有很多重要的施工文件或者是一些监理文件，在下发以及转发过程中，大多数都会直接利用复印件的方式。这样做的根本目的并不是为了保护原件，而是有很多原件已经损失或者是丢失。原件的不齐全，很难满足“重庆市地铁公司竣工文件编制移交管理办法”中的相关规定，同时也很难保证与竣工相关的工作能够在实践中得到有效落实[1]。

1.2填写缺乏规范性特征

在城市轨道交通建设工程具体施工过程中，其具有复杂性比较强，施工周期比较长等一些特征。这些特征的存在，在某种程度上增加了城市轨道交通施工的难度，需要通过各种技术和施工方案的有效制定和落实，才能够保证城市轨道交通的整体施工质量。但是需要注意的问题之一就是，无论是任何一个阶段的施工，都需要按照施工文件和施工方案进行落实，而这些施工方案，就是城市轨道交通建设工程竣工档案管理过程中必不可少的重要文件。这些文件的保存，不仅有利于对施工的实际情况进行及时有效的调查分析，而且还能够为后期的维护保养提供一定的依据作为支持。但是在竣工档案管理具体实施过程中，有很多报告文件不仅在栏目上没有相对应的签署意见，而且甚至有的监理工程师在签名或者是注册的方章上呈现出严重的不一致现象[2]。有的签字甚至出现随意涂改的现象，这种现象的存在，直接导致整个竣工档案的填写缺乏规范性特征。

1.3内容缺乏真实性

有部分施工文件在编制过程中，不能够实现与城市轨道交通建设工程的同步。在这种状态下，只能通过最终的杜撰对其进行操作，这样很容易导致一些假文件或者是假数据的存在。甚至有部分变更通知单或者是一些技术核定单在收集时，缺乏完善性，这样不仅会导致竣工图上很多设计内容无法真实有效的展示出落，而且还会导致严重的错误或者是漏缺现象发生。

1.4归档不及时

有很多竣工档案在制定和具体收集落实时，并没有及时有效的完成归档，甚至部分竣工档案只能利用催要的方式，但是却完全无法满足归档质量提出的基本要切。严重的情况下，部分竣工档案在索要时，也会遇到一定的难题。尤其是对于工程在具体建设过程中，只经过第三方审计之后，就能够对合同款项进行审计，在审计完成之后，就可以将这些合同全部都结算清楚[3]。针对这一现象，竣工档案是否归档完全由第三方决定，这样很容易对归档工作的顺利开展造成严重的阻碍影响。

2城市轨道交通建设工程竣工档案管理的具体实施措施

现阶段，重庆市轨道交通建设建设工程竣工档案在编制和具体落实过程中，基本都是按照“重庆市城市轨道交通工程档案管理”的具体内容进行落实。在档案材料的归档范围、使用档案装具等方面，具有一定的优势特点。与此同时，结合该规章制度。并且结合实际情况，与现存于重庆市城市轨道交通建设工程竣工档案管理中的问题进行结合，提出有针对性的解决对策[4]。

2.1加强竣工档案法律法规教育

城市轨道交通建设工程在具体实施过程中，虽然其施工周期比较长，具有一定的复杂性，但是通过一些新型技术的引进和利用，对城市轨道交通建设工程的质量而言，也能够起到一定的保障性作用。但是在施工过程中所涉及到的一系列档案、文件，比如施工文件、监理文件等，这些文件对整个建设工程而言，具有非常重要的影响和作用。与此同时，这些文件需要被进行有效的整合和收集，为竣工档案管理提供准确有效数据资料，提高竣工档案管理的质量和水平[5]。除此之外，凡是参与到城市轨道交通工程建设的监理或者是施工人员，自身都需要具有比较强的档案法制意识，这样才能够对自己的行为产生一定的影响。另外，要在实践中加强竣工档案管理法律法规的学习、培训和教育，让所有参与到其中的工作人员能够真正意识到，作为城市轨道交通的建设者，必须要保证工程质量，同时还要保证工程竣工档案的质量。

2.2利用行政、经济手段保证参建单位对档案工作的重视

在城市轨道交通建设工程竣工档案管理相关措施落实过程中，要与实际情况进行结合，保证轨道交通工程竣工档案的完整性和准确性。为了实现这一根本目的，在具体操作过程中，需要从管理机制以及企业本身的行为方面出发，对其进行有效的约束。①需要对工程建设单位相关部门进行整合，并且在这些部门中推行档案责任制度，将相关工作人员自身的责任落实到实处，体现在各个环节当中。②通过经济手段科学合理的利用，起到良好的制约效果，在合同当中，对竣工文件进行重新的整编和归档，保证相关内容的有效落实。特别是对于由第三方审计的工程而言，在针对是否需要移交竣工档案参建单位的时候，需要直接由重庆市地铁公司档案室对其进行审核和批准[6]。

2.3加强对竣工档案质量管理的过程监督和指导

在针对监理人员或者是施工单位的一系列技术人员进行培训和教育指导的时候，要真正让这些工作人员能够清楚的意识到竣工档案管理的重要性。这样不仅有利于强化这些工作人员的意识，而且对这些工作人员自身的行为也能够产生一定的影响。在整个过程监督和指导过程中，要将重点放在档案基础知识、一些原始文件的签证操作方法等方面。在实践中，加强对竣工档案的形成，对整个形成过程进行全方位实时有效的监督和控制，并且适当给予相对应的指导意见。除此之外，还需要在实践中，将“三同步”管理制度落实到实处，对施工现场进行深入的检查和分析。这样不仅能够在检查过程中，针对各个参建单位遇到的问题进行分析，而且还能够结合实际情况，提出有针对性的解决措施。在各个分部工程具体验收之前，需要对档案的收集、编制进行科学合理的把控，这样才能够保证竣工档案的合理性和规范完整性。

2.4严格把控竣工验收档案质量

在竣工验收过程中，其中非常重要的一点就是对竣工档案是否达到项目的基本要求进行检查和分析。因此，地铁公司档案管理人员以及相对应的监理工程师要结合实际情况，对竣工验收质量进行严格有效的把控。特别是针对一些隐蔽工程而言，要对其本身的记录是否具有真实性和有效性进行审核。

3结束语

城市轨道交通建设工程竣工档案管理在具体实施过程中，为了保证档案管理质量，需要加强监理、施工单位等各个部门在竣工档案管理方面的水平。这样不仅能够从根本上促使交工验收期限得到有效缩短，而且还能够保证城市轨道交通建设工程竣工档案管理质量的有效提升。

参考文献

[1]姜红.城市轨道交通建设项目档案质量控制研究———以某轨道交通集团为例[J].北京档案，2018（03）：32~34.

[2]陈红团.基于BIM技术的复杂水工项目管理模式研究[D].青岛理工大学，2018.

[3]叶飞.政府建设工程合同管理的问题和对策研究[D].苏州大学，2017.

[4]王一峰.轨道交通工程竣工档案编制研究———以宁波轨道交通为例[J].档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集，2016（00）：87~90.

[5]涂志华.撤县设区型新市区城乡规划管理权冲突与整合研究[D].东南大学，2015.

第4篇：文档系统管理范文

关键词：交通工程；档案管理；信息化

档案管理工作开展包括档案内容收集、整理、鉴定、保管、查询、统计和其他业务类型，其内容和流程相对都较为复杂，对工作人员技能有着较高要求。在交通工程建设新型管理模式下，档案管理工作开展不仅需要准确记录工程建设方面内容，同时要对相关数据进行分析。因此，在交通工程建设档案管理工作开展中，信息化管理模式构建，已经成为实际工作开展的必然要求。

一、交通工程建设档案信息化管理概述

（一）交通工程建设档案管理的基本内容

交通工程是较为复杂的运行体系，项目运行涉及工程立项、勘察设计、招标、施工、监理、竣工验收和试运行等不同环节。在各个环节中，都包含了大量的建设和管理数据。这些信息资源不仅是实现工程质量控制和进度管理的基本依据，同时也对项目后期运营提供更加准确的参考。这些文件、数据和流程，都属于交通工程建设档案管理的基本内容。

（二）交通工程建设档案管理的主要作用

在现代交通工程建设工作开展中，建设模式更加复杂,不同建设流程中参与主体朝着多元化方向发展，不同主体的经济利益存在根本上的冲突，对工程建设的关注点也有所不同。档案是记录工程建设进程和内容的最原始的依据，是各个主体实现建设内容交接，确保自身利益实现，保障工程建设质量的基本途径。

（三）交通工程建设档案信息化管理的原则

交通工程建设档案信息化管理实施的重要性已经被各个方面所认可，但是在实际工作开展中，要确保其作用能够真正体现出来，就必须坚持如下几个方面原则。一是要坚持技术性原则，要能够根据项目运行的实际要求，结合现代信息技术和计算机技术发展特征，构建具有超前应用水平的管理平台，尤其是要强化与BIM平台的衔接，强化人工智能和大数据技术的应用，确保档案信息内容收集和分析的准确性，为工程建设提供有价值的参考。二是要坚持安全性，信息化平台运行是以网络技术为基础的，档案内容涉及企业的根本利益，因此在实际管理工作中，必须要从技术、制度和管理等方面同步入手，做好信息安全管理。三是要坚持效益性原则，不仅要注重当前成本投入，还要确保信息化平台能够在后续工程中使用，确保信息化系统建设经济效益与社会效益的有机统一。

二、交通工程建设档案信息化管理面临问题

（一）重视程度不足

交通工程建设项目不仅包括主体工程内容，还包括多种不同的附属功能，尤其是在项目运营人性化水平不断提升背景下，建设内容更加复杂。在传统建设模式中，这些内容较为分散，对参与主体经济效益影响不够明显，因此常被管理部门所忽略,无法纳入到档案管理体系中来。受到传统管理理念的影响，相关单位虽然也建立了信息化管理平台，但是在管理方式和管理内容方面并没有进行相应调整，只是简单地将原本的纸质内容转换为电子档案。这不仅忽略了档案信息化管理的内涵，更是造成工作效率低下，失去信息化技术应用的意义。

（二）内容管理不规范

档案管理本身是一项规范性工作，具体工作开展必须依赖对应的规范要求进行。但是在目前交通工程建设行业管理体系中，档案信息化管理的要求相对较为缺失，原有规范体系内容还是以纸质档案管理模式为出发点，在档案管理信息化、数字化建设方面，并没有明确的规定，运行软件的设计、格式和相关指标等方面规范化程度远远不够。

（三）平台对接不畅

交通工程建设档案信息化管理是系统性工作，需要不同施工主体强化配合，在同一平台上运行，实现档案内容的深度交互。但是在实际运行中，一方面由于缺乏统一的标准，各个主体之间的平台不一致，相互之间的信息传递不够顺畅。另一方面则是由于管理体制不完善，使得部分档案内容无法及时完成传输，大大降低了信息化平台运行的效率。

（四）数据库建设滞后

在信息化技术高速发展情形下，档案管理信息化已经不再局限于档案内容的收集和整理，如何更好地利用档案内容挖掘施工技术应用和管理工作开展中存在的问题，全面提升建设质量控制水平，是信息化技术应用的根本目的。这一目的的实现，需要各个参建单位深化合作机制，构建完善的信息化平台数据库，并利用人工智能技术与人工审核相结合的方式，对进入数据库的内容进行甄选处理，确保档案内容的准确性，确保各个参建单位能够在需要时，及时查询到对应的档案内容和数据，确保档案管理在工程建设中的促进作用真正体现出来。

（五）信息化人才缺失

档案信息化管理工作的开展，需要工作人员不断革新工作理念，创新工作方法，全面提升自身素质，实现高水平的管理。但是目前多数工作人员都是以档案管理专业或者是计算机专业为主，跨学科、综合性人才较为缺失。在实际工作中，这些人仅能够完成一些基础性的工作，对档案信息化建设的准确性、规范性和完整性把握不足，无法将档案信息化建设的作用充分发挥出来，更无法利用档案信息为建设活动决策提供参考。

三、交通工程建设档案信息化管理改进路径

（一）完善信息化管理运行机制

在交通工程建设档案管理工作开展中，要将信息化建设全面落实，就必须要构建完善的管理运行机制。依照工程建设的基本流程，形成统一领导、分级管理、专人负责、部门配合的综合性工作机制，完善档案内容形成、收集、验收、上传等系统性工作流程。借助现代信息化技术，构建各个参建单位统一参与的协同性网络体系，明确各个参加单位的工作职责和平台权限，将信息化建设纳入工程建设的全部过程。在具体工作开展中，应当强化各个方面应用信息化的意识，形成完善的联动工作机制，确保信息化应用水平不断提升。

（二）完善信息化管理标准规范

要确保交通工程建设档案信息化管理工作开展满足建设流程推进的要求，就必须要制定完整的规范体系。在工程建设开始前，各个单位和部门之间应当加强沟通，严格依照相应的国家和行业规范，由各个部门统一协调，形成满足实际工作需要的工程档案管理细则，对档案管理的时间、范围、内容、质量和标准等进行讨论，并形成统一性文件，作为各个单位开展档案信息化管理工作的依据。对于管理工作中出现的实际问题，应当由所有组织部门共同协商，及时完成调整，确保衔接的流畅性。

（三）建设系统性集成管理平台

档案信息化管理平台的开发，是信息化技术运行的基础。管理平台的设计，首先需要对不同工作内容进行模块划分，确保各项具体工作都能够有对应的模块入口，提升操作便利性。其次是平台运行要具有一定的扩展性，也就是在出现新型管理内容时，要能够及时进行增设，满足档案管理工作动态化发展的需求。再次是在管理工作开展中，应当强化信息传输和管理的安全性，对于具有保密性要求的档案内容，要从制度、人员管理等方面入手，确保权限范围内的人员才能查看和使用档案内容。

（四）强化新型信息化技术应用

信息化技术本身依然处于高速发展时期，各种新型技术不断出现，通过这些新型技术的应用，能够有效革新档案信息化工作模式，提升整体工作效率。例如通过档案信息化平台与BIM技术的结合应用，能够直接将工程信息进行档案归纳收集，避免人为模式带来的工作失误等问题。例如在材料管理工作中，通过FRID技术的应用，能够直接通过远程扫描模式，实现对材料信息的收集，减少档案收集中的人力资源投入，更好地提升整体工作效率。

（五）加强信息化人才建设

针对目前交通工程建设档案信息化管理综合性人才缺失的问题，在实际工作开展中，应当强化人才培训，在工程建设开始前，应当系统组织统一的实操培训，引导工作人员熟练掌握各项工作技能。同时，还应当强化内部人才挖掘，对于工作能力强、效率高的工作人员，应当放在更加重要的工作岗位上，更好地将其作用发挥出来，更加高效地解决实际工作中存在的问题。信息化技术应用已经成为工程建设档案管理的必然趋势，成为工程建设信息化运行体系的基本组成部分。新时期背景下，信息化技术不断朝着纵深方向发展，在档案管理中所起到的作用也更加重要，全面革新档案管理新型模式。但是在实际工作开展中，由于不同方面对档案管理信息化建设的认识不同，企业层面能够进行的实际投入不足，使得管理工作开展中，还存在不同方面的问题，采用有效措施解决这些问题，提升档案信息化管理水平，是确保工程建设持续推进，整体工作水平不断提升的重要支撑。

[参考文献]

[1]耿静.工程档案质量管理问题与对策分析[J].兰台内外,2020(36).

第5篇：文档系统管理范文

根据档案管理流程，可以按照管理过程将档案管理系统划分为文件整理过程，归档验收过程，档案管理过程，档案利用过程，系统管理工程等几个部分。

（一）文件整理过程。项目文档管理人员在获得的分配的项目后，即可进行项目文件的收集整理理工作，在本人负责的文件完成后即可交付档案部门归档验收。项目文件整理过程包括a、项目立项（包括项目申请、项目登记、项目计划、项目组成员等）；b、项目文件的编辑、输入、整理、归档；c、对项目文件的生成、收集、积累、归档过程，系统监控。d、非项目文件的存档准备。

（二）归档文件验收过程。档案人员和文档人员归档文件验收过程是靠“归档申请单”和“验收通知单”进行联系的。文档人员在进行文件归档时应向系统发出“归档申请单”，档案管理员接到“归档申请单”后，便可根据其中所列目录调阅对应的文件进行检查验收，验收完成后，将符合归档要求的文件登记入库，同时向文档人员发出“验收通过通知”，否则，向系统发出“返回修改通知”。

（三）档案管理过程。档案管理过程包括以下几项工作：a、对库存档案进行整理编排组卷；b、档案目录及检索工具的维护管理；c、定制报表，生成报表数据；d、档案日常管理数据统计（包括库房温湿度记录，库房状况记录等）；e、档案鉴定，档案移交；f、档案信息的。

（四）档案利用过程。系统应向用户提供电子档案的查询、阅览、在线档案的分级下载、实物档案的借阅、催还、归还管理，利用档案的分类统计，档案的修改与复制，对外发图管理。

（五）系统管理过程。系统管理过程主要包括以下工作：a、用户管理；b、数据的导入导出管理；c、制作档案数据光盘；d、定义档案数据类型及数据结构；e、审批过程的管理。

系统共包括8个模块：项目管理、归档管理、验收管理、档案管理、利用管理、审批管理、统计管理、系统管理。

（一）项目管理功能模块对应现在文档组采用的项目管理软件，包括项目的立项、项目配置、项目进度、项目查询这四个功能

（二）归档管理功能模块包括：文件的输入，文件修改，文件导入，可连接扫描的PDF电子文件，可发送“归档申请单”，可查询“存档状态”。

（三）验收管理功能模块包括：项目验收与归档验收。项目验收主要是验收项目立项是否正确，数据是否正确齐全。归档验收主要功能是归档数据的验收、入库是否完备齐全，对验收结果评论，并发出“出错信息修改单”。

（四）档案管理功能模块包括：工程档案领号、档案整编管理、档案密级管理、档案鉴定管理、档案库房管理（包括排位图、库房温湿度记录）、档案维护管理（对已有的档案数据增减修改）。

（五）档案利用管理：利用管理分为两部分，1、电子档案的利用：包含电子档案的查询，电子档案的浏览复制打印管理。2、实体档案的利用：包括利用实体档案审批手续，实物档案条码管理，实物档案借阅归还记录。

（六）审批管理：包含档案利用审批申请，利用审批查询，审批权限管理等。

（七）档案统计管理：统计管理的主要功能是完成各种统计工作，包括项目统计，归档统计，利用统计，电子档案汇总统计，实物档案汇总统计等。

（八）档案系统管理：主要功能是完成系统的全部定制工作及监控系统的运行情况。包含用户管理功能（建立部门、组、用户，定义角色、授权）；在线监控功能：可查询所有登录过系统用户的详细信息，并禁止特定用户登录）日志管理功能，可按日志事件组合条件查询系统的使用日志，可将日志导入导出。

基础数据维护功能：可对档案系统的基础数据进行编辑，基础数据包括，档案分类码，档案密级、图纸设计阶段，归档整编数据修正。数据备份与修复功能，如遇异常情况数据系统遭到破坏，可及时恢复系统数据。