纸质档案论文精选(九篇)

第1篇：纸质档案论文范文

纸张的耐久性取决于纤维素的性质，尽管纤维素在一定的条件如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等下，可发生水解和氧化反应，但只要我们在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。

电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为5-15年。

2环境条件影响的差异

2.1温湿度影响的差异

不适宜的温湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解－氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，也可使字迹材料发生扩散、洇化现象。而电子文件载体受温湿的影响方式截然不同。在温度过高或过低条件下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明，保存纸质档案的标准温度为14℃-24℃，相对湿度为45％-60％，而保存电子文件的理想温度为16℃-20℃，相对湿度为40％±5％，可见，温湿度对电子文件和纸质档案的影响程度是不同的。

2.2灰尘影响的差异

灰尘对纸张的危害主要是机械磨损纸张、使纸张发生粘结而形成“档案砖”、给纸张带来霉菌等。而灰尘对电子文件载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏是指污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面，造成记录信息的损毁；化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用而毁坏，造成记录信息消失；生物损坏是指灰尘是霉菌孢子的传播者，也是霉菌的培养基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘，使数据丢失。综上所述，灰尘均可以损坏纸张和电子文件载体。只是对纸张而言，即使灰尘已经对其产生实质性的损害，如磨损纸张、形成“档案砖”、产生色斑和霉斑等，也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息。而灰尘一旦对电子文件载体造成危害，载体上所记录的信息可能会局部丢失，在计算机系统上便无法读出原始信息，使电子文件失去保存价值。因此，防止灰尘对电子文件载体的危害有特别重要的意义，在电子文件形成和使用过程中，要采取严密的防灰尘措施。

2.3外来磁场和机械震动影响的差异

磁场和机械震动对纸质档案无任何影响，而对电子文件的磁性载体则是最重要的影响因素。外来磁场作用于磁性载体，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，影响读出效果。此外，强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号。因而要防止外磁场的影响，如远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等等，并避免强烈的机械震动。

2.4光线和有害气体影响的差异

光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解氧化反应，导致纸张强度的降低。而有害气体和光线，特别是紫外线对电子文件的破坏力更大。有害气体主要是二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等具有酸性和氧化性，在一定条件下，腐蚀、破坏磁性载体和光盘，致使盘基带基老化、变质和磁粉脱落，使电子文件信息丢失。光线能使电子文件载体材料发生光氧化反应，使盘基带基老化，强度下降。同时，紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。

3技术寿命的差异

纸质文件一旦形成，其制成材料—纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。而电子文件的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，更与技术革新有关。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。技术过时的表现有两个方面，一是技术革新，使旧的存贮技术消失。二是由于商业性的原因，使由单个厂家生产或销售的电子文件设备会由于厂家的破产或改变产品生产而很难找到配套产品。一般说来，大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限，也就是说，技术过时对电子文件安全性的影响显得更为重要。因此，对于电子文件中数字化信息的长期存取而言，技术过时比载体损坏是更为严重的危害。针对技术过时，欧美国家在理论上提出三种解决办法：将阅读电子文件的设备与软件保存到某种技术博物馆中；在纸与缩微胶片上制作拷贝；将电子文件转换为尽可能中性格式的文档。这三种方法只能是在没有其它更好措施的情况下的暂时性办法，因为随着需要保存的电子文件数量的增大，这三种方法都将花费大量的人力物力。最近，信息专家提出了用标准化的方法，即用国际标准化组织用于连接开放系统的互连标准，使不同系统和不同软件的数据可以进行互换。这种方法不失为解决技术过时的新途径。

4信息保护的差异

第2篇：纸质档案论文范文

【关键词】档案载体；变革；新型载体档案

在档案事业发展史上，档案载体曾经经历了两次变革，第一次是纸张的出现，使得档案载体实现了统一；第二次是新型载体档案的出现，使得纸张一统天下的格局被打破，实现了“万马齐喑”的回归。

纸质档案的诞生，是由中国四大发明之一造纸术的发明和广泛传播带来的。东汉元兴元年，蔡伦改进了造纸术，纸张得以普遍使用，直到公元404年，太尉桓玄下令通过使用纸质档案载体，结束了长期以来档案载体混乱的局面，档案管理统一，实现纸质化。第二次具有重大意义的档案载体变革是新型载体档案的出现。此次变革是先进的现代化科技的发展在档案管理领域应用的结果。新型载体档案是多种载体形式档案的统称，主要有影片档案、照片档案、光盘、缩微胶片录音、录音磁带档案等等[1]。多元化的新型档案载体的出现打破了原来纸质档案一统天下的格局，促使档案管理事业进入一个全新的时代。

下面从五方面分析档案载体的两次变革对档案事业产生的重大影响。

一、在档案管理方面的影响

1. 纸质档案载体对管理工作的影响

东晋时期纸质档案的统一使得档案的数量空前增加，由于新增了保管和处理档案以及其它的管理环节，原有的环节也必须更加细致；对档案的整理和分类有了更高、更加系统的要求；档案的收集渠道和形成领域被扩大；当下的检索工具难以满足庞大和复杂的检索内容，需要更加完善的检索编制；档案的保管需要良好的保管条件和保管技术，就需要产生大量档案的保管维护工作；档案的鉴定工作是在受到档案保管空间的限制，经过鉴定只保管有价值的档案，更好地利用空间；统计和登记环节的设置是为有序的保存管理工作而设立的。

2. 新型档案载体对管理工作的影响

新型档案载体主要有以下的特点：信息的可操作性、信息存储的高密度性、多种信息媒体的继承性、系统的依赖性、非人工信息识读性等等，上述新型档案载体的特殊性给档案管理工作带来了一系列在利用、保管、鉴定、整理和收集方面的问题：档案利用无法确保信息来源的安全；出于长久性与安全性的考虑，是否与纸质档案一样同等保管问题；鉴定标准的模糊和鉴定法规的缺失；由专门性档案馆收集或综合性档案馆收集也是一个很棘手的问题[2]。

二、对档案的影响

1. 纸质档案对档案的影响

纸质化的变革是从纸张的发明和推广使用开始的。纸质化档案的出现改善了原先多种载体的档案并存的现象。尤其是活字印刷术和雕版印刷的发明使得纸质书写和记录的准确性和便捷性优点突显出来，直接促进了纸质化档案的进程。

2. 新型档案载体对档案的影响

改变纸质档案长期一统天下局面的是新型档案载体的出现，这场由新型材料的诞生和使用而产生的变革为档案载体类型的多元化作出了贡献，主要有电子文件、机读档案、缩微档案盒音像档案等等。但是由于新型档案自身在存储的稳定性和安全上暂时无法改善的现状，完全取代纸质档案的可能性比较小，需要接受时间和实践的检验。

三、利用档案方面

1. 纸质档案对档案利用的影响

由于纸质档案简单易懂，直观，使用方便，因此，纸质档案的利用范围扩大，程度加深。在此之前，重要的文献档案只局限在档案管理的人员，如司马迁之所以能够顺利完成《史记》，是因为他是当时掌管天文历史的太史令，可以接触文献的机会比常人多得多。在造纸术和印刷术等发明出现后，文书档案的流传更加方便，广泛的传阅度与纸张的使用密不可分。

2. 新型载体档案对档案利用的影响

新型载体档案的优点是丰富了人们的阅读、利用形式，而且操作快捷、迅速，节省储存空间，携带方便。但是相对于纸质档案，新型档案的阅读需要借助专门的设备来转化成可读、可观的平面信息。这种借助高新技术和计算机发展的档案形式，通过网络，轻易实现了信息传播的间接性、及时性和远程性。

四、档案保管条件和保管机构

纸质化档案对保管条件和机构的影响：纸质化载体主要是实际的纸张，由于纸张容易受到光照、湿度、温度等保存条件的影响，相应的保管条件就需要严格把控，避免长时间的阳光直射、防虫蛀、室温应在标准的14～16℃等，对保管条件的要求较高。

纸质档案的便捷性使得纸质档案的数量以成倍的数量上升，必然要求更多的保管机构来对档案进行整理保存，同时由于档案类型越来越丰富，出现了机关档案馆、教会档案馆、银行档案馆等等多样的形式[3]。

五、对档案工作人员的影响

纸质档案出现以前的档案多是与其他珍贵物品保存在一起。纸张档案出现以后，随着档案数量的增加，出现了专门的档案保管机构和档案工作人员。新型载体档案的出现对档案工作人员的素质提出了更高的要求，不仅要掌握档案专业知识，而且要掌握计算机技术、缩微技术等，特别是计算机信息管理和开发利用知识。

六、结束语

档案载体的变化进程反映出了中国档案史的变化，载体的形式越来越多质量越来越好。多种可供选择的载体形式、先进的技术，我们的档案管理越来越方便越来越安全，档案事业越来越好。同时，也应当充分认识到新型档案尤其是电子文件对传统的档案学理论提出了一系列的挑战，比如档案的定义是否需要重新界定，传统的档案鉴定理论能够适用于电子文件的鉴定等等。

综上所述，档案载体具有重大改革意义的纸质化档案和新型档案载体都对我国的档案事业发挥着重要的记载作用，对档案事业的影响巨大。为了使档案管理事业能够发挥更大优势，在档案载体的研究上就要加以注重，用创新的眼光来看待档案事业，用更先进的档案载体来辅助档案事业的进一步发展。

参考文献

[1]赵彦昌，宋宁.论档案载体的变革对档案事业的影响[J].城建档案，2009，7（9）：56|57.

第3篇：纸质档案论文范文

一、载体鉴定是历史档案的内在要求

档案，从实质上说是一种社会现象，是以一定的物质形式存在的运动的。古人说：“一切皆流，一切皆变”。这种朴素唯物主义思想为我们揭示了物质都在永恒运动。档案载体作为物质存在的一种方式，从物质运动的理论上看。载体的变化是无法停止的，“静态”中有纸张自然地老化。字迹逐渐褪化。由于物质的这一特性，从而决定了档案会不断变化乃至消失。这就要求档案工作者去了解和把握档案的这种微观变化。而了解和把握档案的这种微观变化只有通过载体鉴定。

历史档案与现行档案的显著差异在于“高龄”，历史档案最年轻的距今已有半个多世纪，所谓“年龄不饶人”，岁月沧桑已使历史档案的载体“风烛残年”，使载体鉴定对历史档案具有了特殊的意义。

历史档案的载体材料自身存在严重缺陷。以历史档案中数量最多的民国档案为例，民国时期虽然规定有统一的公文用纸，但表现在档案实体上却五光十色，而纸张、墨水、油墨等书写材料的质量参差不齐，导致民国档案耐久性下降。对此。何鲁成先生在谈到公文纸与档案管理的关系时指出：“公文纸与档案管理。当然有密切关系，(一)公文纸尺寸问题；(二)公文纸质量问题。(三)公文纸页数问题；关于上列(一)(二)问题。行政院已三令五申，公文纸尺寸业已规定，公文纸质，亦力戒过劣。然按之实际，一机关所收到之公文，仍属大小不一，纸质劣者，亦不在少数。盖以我国幅员辽阔，度量衡制极不统一，边远省份颇难购买质料较佳之纸，自非一纸通令所可奏效者。”

纸张作为历史档案的主要载体，我们通过造纸术的发展不难看出，中国古代造纸术在选料上多用麻或者植物的韧皮纤维，工艺以手工为主，这样造出来的纸张一般为中性或偏碱性，即便是遇到空气中的酸性物质腐蚀，也依然会保存相当长的时间。到了明清时代，造纸的原料更多地改用竹子，造出的纸质质量虽开始下降。但通常情况下仍能保存上百年。民国时期的纸张“寿命”却较短。如新闻纸一类纸张因含木索较多的磨木桨，其寿命大约只有50年左右。“纸寿百年”受到了挑战。究其原因，主要是因为民国时期正是手工造纸向近代机械造纸和印刷过渡的时期。该时期西方的机械造纸和印刷技术进入中国并得到广泛使用，但是造纸材料混杂，机械造纸制桨工艺落后，公文用纸多为机械打磨木桨纸和酸性化学桨纸，纸张酸性强、质量差，造成保存期很短。

历史档案先天不足，加之中国国运多舛，战乱不断，历史档案的载体已非常脆弱，历史档案的“自焚”愈演愈烈。

历史档案的先天缺陷和岁月的无情，必然决定历史档案鉴定的独特性，我们必须用载体鉴定的方法去考察历史档案的物理状况。对此，前苏联档案工作者从价值鉴定的一个侧面提及了档案的物理状况问题。他们是这样认为：“在鉴定文件价值时，要注意文件的物理状况，如果文件有破损，首先应当决定是否需要修复……孤本珍贵文件，要尽可能予以复原和修补。并复制出照相副本。”前苏联档案工作者关于“物理状况”的揭示，虽然是从档案价值鉴定的侧背轻描淡写的一笔，但对于我们历史档案的鉴定。却值得我们深思。

二、历史档案利用工作活跃使载体鉴定更迫切

历史档案开放，带来了档案馆利用工作的空前活跃，各级各类档案馆接待利用者人次，提供档案资料卷次。连年大幅度上升，以中国第二历史档案馆为例；阅档者从20世纪80年代的每年上千人。到20世纪90年代的几千人，再到2l世纪的上万人，而2006年的利用人数比去年同期增长38％，调阅档案2万多卷。利用工作的空前活跃是显而易见的。

利用工作当前活跃的局面，不仅表现在利用的人数和调阅档案数量的增加上，而且还表现在利用者到档案馆长时间大量地、系统深入地查阅档案的情况愈来愈多，档案利用率、利用效益逐渐提高，查阅档案的单位，也不仅是党政机关，还包括经挤、文化、科学研究部门、大专院校以及社会公民个人。此外，还接待了一些外国档案工作代表团、学者和留学生参观或查阅档案。有的外国学者甚至长年蹲点档案馆。从事深入的研究工作。

社会各界人士对历史档案的普遍研究利用，可喜可忧。喜的是档案工作被社会的认同。忧的是档案馆的接待能力，特别是历史档案载体的承受力度，因此，载体鉴定将成为档案工作决策中的一个很重要因素。

谢伦伯格在谈到档案保存与利用之间存在的紧张关系时曾写道：档案工作者应当“设法让他所保管的文件材料既能得到最充分的利用。又能得到适当的保护，要权衡一下目前利用文件的要求和为后代保存文件的要求之间的轻重利害关系。”正是居于这种认识，美国档案工作者提出了“所有限制的，易碎的、贵重的或尚未处理的材料，都需要特殊对待”的警告。并与之相应，他们采取了“只要有适当的复制本可供所有的研究者使用，档案工作者就可能限制利用易于破碎或特别有价值的材料”的措施。

对于利用者来说。其对档案利用的需求是无限的，他们希望能直接进入库房，自由翻看卷宗，希望调阅大量的案卷，如同美国档案工作者描述：利用者希望能用卡车为其调运档案……但档案工作者应该注意到的是档案材料本身的实际状况，它是否能够经得起反复利用?历史档案在经历岁月的沧桑。脆弱的档案载体还能支撑多久?不采取适当的限制使用档案原件的措施行吗?今后。随着档案开放力度的加大，必然会使调阅、使用档案的人数和卷数都日益增多，这势必会造成档案的反复使用。大范围、大数量地反复翻阅档案，甚至复制，这无疑严重地威胁着档案原件寿命和安全。实践证明，越是年代久远的档案，越是珍贵，其使用频率往往也就越高。而其损坏速度则越快。因此，国家档案局颁发的《档案馆开放档案暂行办法》中规定：“古老、重要和珍贵的档案，应备有缩徽或复制件，以代替档案原件提供利用。”然而。遗憾的是，目前许多档案馆已开放的档案，还

没有达到这个要求，利用者仍是使用原件。众所周知，图书部门对“孤本”一般是不借阅的。而历史档案可以说绝大部分都属“孤本”、“独份”，如果我们只顾眼前的利用方便。盲目提供档案原件，那么造成了损失将是无法弥补的。

三、载体鉴定与保护性处理

载体鉴定的目的。是对历史档案的物理状况作出评估，并进而采取相应的措施，鉴定是为采取措施提供依据，而采取措施是鉴定的归宿。

对于大批量的历史档案而言，通常意义上的保护处理，即给其去酸，重新更换装具，并保藏在一个保护性的、无危害的环境中。但这种控制环境和提供合适的保藏方法属于预防性维护范围，而本文所指的处理方法却超出了这一范围。针对历史档案的状况，物理性处理是要将遭受破坏的材料恢复到一种可使用的状态，其目的就是保护档案的载体材料并使其更加稳定。此外，物理处理的另一种方法就是复制，或者说将不稳定的历史档案的信息内容转移到一个更稳定的载体材料上去，如缩微胶片、光盘等。在历史档案尚能支撑复制的情况下，加快档案数字化的步伐，这将对今后历史档案的保护与利用产生深刻影响。

载体鉴定与价值鉴定相比似乎显得简单与直观，其实不然，它需要对不同载体材料有足够的了解，因为不同的载体，其本质有很大差异，例如纸张、胶片、照片、唱片、印章，其载体就相去甚远；即使同属纸质档案，不同的纸张其原料不同，其性能(脆弱程度)也不同。因此，载体鉴定同样需要鉴定工作者具备广博的知识。此外，还必须借助实验室分析。

载体鉴定为确定问题的性质和特殊的保护需要提供了一个系统的方法。然后根据所收集的数据以及档案价值确定处理重点。因为在进行任何实体处理之前。必须清楚地了解有待解决的问题，对于历史档案而言，有些症状是普遍存在且非常明显的。例如，一份档案可能变脆到轻轻一碰就碎的程度。再如字迹褪变、纸张黏连、撕裂和玷污等，这些问题都可通过直观的、物理的方法明了。但是，档案鉴定工作者不能简单观察表面现象，必要时要通过实验室分析，充分确定这些问题的特殊性。从而有助于确定诸如材料的年龄，用于记录信息的颜料或墨水，纤维的含量，酸度的精确值以及有无磨木浆等因素。

解决保护脆弱纸张问题的办法就是选择适当的稳定和支撑的措施，去酸法可以通过中和酸性物质以及提供碱性残留物来抑制纸张恢复酸性状态。从而减缓酸退变过程。决定是否需要去酸要根据许多因素，包括所使用的方法，纸的质量和状态，墨水或颜料的类型以及它们对水或溶剂的反应。如果对脆弱的文件去酸。它的化学性质将被稳定，可是它的物理状态(如脆弱程度)将不会得到改善。并且还需要一些保护和支撑的措施。聚酯封装法、醋酸纤维紊加膜法。以及丝网加固法等是为脆弱纸张文件提供物理性支持的几种可选择的方法。

纸质文书档案的处理无非是去酸、加固，而诸如照片、胶片、唱片、印章、证章、钞币等特殊档案的保护性处理的决定必须建立在关于所用方法技术水平的充足资料的基础上，鉴定人员与保护技术人员必须密切配合。因为它们的独特物理性能要求有特殊的保存方法或编目方法，或者两者都需要。因此，将这些特殊档案从原来的全宗或案卷中分裂出来十分必要。需要指出的是，这些特殊档案在从原来的全宗或案卷中取出时，一定要认真记下它的原来档号。例如，如果要从一卷档案中将一张照片取出，把这张照片同照片汇集内所有其他的照片放在一起，那就要填写一张“代卷单”，将这张照片的名称、原档号以及新的存放位置等一一填写清楚，再经鉴定小组或有关领导批准，最后将这张“代卷单”放在发现该照片的那卷档案的相应位置上。

第4篇：纸质档案论文范文

1 电子档案与纸质档案整合管理的观点

不论是电子档案还是纸质档案，从本质上来看都是档案，都具有档案的特点，但因为他们的载体不同，所以也存在一定的不同。两者都有相应的缺点和有点，将两者综合起来，才能在应用过程中取长补短，保证档案管理工作的顺利发展。在实践活动方面来看，电子档案和纸质档案均是以人的基本实践为依据，对人们在社会各阶段的生活信息进行收集整合，形成档案。但是电子档案的储存时间要比纸质档案储存的实践要长，档案的完整性更出色，由于电子档案是以网络技术为载体，所以更容易受到病毒的侵袭，安全系数比较低。纸质档案的载体是纸质文件，安全系数相对就高，能有效保证档案的真实性，使档案在使用的过程中更清晰。但是纸质档案的载体很容易在保存过程中遭受破坏，不易保存，使用的时候检索也很慢，有一定的排他性。通过分析，不难看出两种档案都有利弊，那么要想发挥各自的优势，更好的为使用者服务，就要对两种档案进行整合管理，相互之间各取所长，补己之短。

要想达到电子档案和纸质档案共存的局面，就要使档案管理者适应新形势的变化，积极创新，制定科学合理的档案管理方案。首先，要顺应时代的变化，积极地应对档案电子化的转变，从管理方法、管理制度等技术层面使电子档案有合理的法律地位；其次，要稳中求进，不光要充分利用电子档案，还要做好纸质档案的保管工作，使两种不同载体的档案都发挥其所长，最大限度地把握档案改革的主动性，做好自身的职责工作。当前我国的档案保管工作是在电子档案建立的同时，还要对纸质档案一同保存，既保存了安全可靠真实性强的纸质档案，又发挥了电子档案的优势，检索快，利用效率高等优势。从根本上两种档案并存是必然的选择，并对其进行有效的整合管理。

无论是纸质档案还是电子档案，都要在记录在同一个档案管理系统中，运用自动采集的方式对电子档案进行数据录入，运用人录入的方式进行纸质档案的录入方式。同时，对一些重要的纸质档案进行数字化处理，使其在利用时更方便快捷。在档案系统中，还要将两种档案进行统一的组合，维护档案之间的相关联系，便于使用。

2 电子档案和纸质档案整合管理的具体要求

现如今，数字化信息技术不断发展，档案管理系统也要利用电子技术建立一个网络的信息办公平台。现代化档案管理和传统档案管理的模式有所不同，前者针对的是电子档案管理，后者针对的是纸质档案管理。当然，在现代化档案管理中也要对纸质档案进行有效的管理，那么，要想有效的实现现代化档案管理系统，对电子档案和纸质档案完美的整合，就要做好下面几方面工作。

2.1 同步归档工作

在对所收集到的纸质文件进行详细的检验和审核之后，需要及时的将纸质档案进行归档处理。而利用网络所收集的电子信息，在进行有效的审核之后，也要及时的进行归档。无论是纸质档案还是电子档案，在归档的过程中，都需要符合相关的归档要求，只有符合归档要求的文件才能够正式的进行归档。而在电子档案归档时，要将其存入到制定的计算机硬盘中进行存储，并且要注意标记上已归档的标记。

2.2 同步整理工作

要想使得档案整理工作可以有效的开展，就需要采用折中的方法，实现对电力档案和纸质档案的同步整理，由于电子档案与纸质档案都具有档案的共同入特点，两者也都拥有一致的档案号，所录入的信息也基本上相同，因此，可以采用合二为一的方法对电子档案以及纸质档案进行整理，确保在整理归档纸质档案的同时电子档案也可整理完成。

2.3 同步鉴定工作

对于电子档案的鉴定最理想的情况是南计算机自动鉴定，系统依照预定的保管期限表判断保管期限；纸质档案可随时鉴定，即时归档。

2.4 同步利用

在查阅档案时，我们可以通过同一著录的信息检索纸质和电子两种不同类型的同一档案。提供利用时，以电子档案为主。在需要用纸质档案时，可按同一档号提供纸质档案，这样既提高了档案的利用率，又减少了纸质档案的磨损，有利于纸质档案的长期保存从实质讲，电子档案与纸质档案整合管理理念，实际上主张的是传统档案生命周期理论指导下档案分阶段管理的电子化实现。

3 加快档案管理工作人员的知识结构变革

加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才是共存期档案工作最根本的对策。由于电子档案的来源广泛，档案人员要对电子档案生成的全程监控，就必须具备良好的计算机知识。现在不少单位的计算机技术人员不了解档案，档案管理人员不懂计算机技术，这就要求档案工作者加强学习，更新知识，提高电子档案的管理能力，尽快掌握电子档案管理方面的基本知识和技能，对电子档案管理涉及到的设备和技术，做到会操作、会管理、会使用，切实担负起电子档案管理的工作职责，做好开放教育电子档案的管理工作。

第5篇：纸质档案论文范文

论文关键词：档案；信息化；档案管理

一、案例介绍

案例1：2007年，辽宁省d市三道沟乡发生一起人身触电事故，造成一名攀登变压器台的6岁儿童死亡。供电部门拿出了2000年与这个变压器台的产权单位所共同签署的《供用电协议书》的证据，内有“变压器归产权单位管理并使用”的字样。经法院几经审理，而最终裁决该乡供电所不承担赔偿责任。

案例2：2008年，辽宁省f市一家企业发生债务纠纷，法院一审裁决其担保人——f市供电部门承担连带责任。在二审辩论中，f市供电部门法律人举出担保事宜已于2006年转给另一企业的书面证明，法院二审裁决f市供电部门不承担责任，而追究新的担保人的责任。

案例3：2010年，辽宁省t市职工王某与单位发生劳动纠纷而上诉劳动争议裁决机关，由于单位出具的证据仅属于在单位网上公布的电子文件，缺少加盖的企业印鉴，缺少企业法人的亲笔签名，并没有形成纸质文件，劳动争议裁决机关不认定其电子文件的法律效力，不能作为证据使用。

二、档案信息化概述

档案是人类社会各项实践活动的真实记录，是社会的宝贵财富，是人类重要的历史文化遗产。档案事业是维护历史真实面貌的永恒事业，档案工作深植于人类社会的活动，当然包括企业单位的活动，与社会进步与经济发展同步，并随着社会文明程度的提高，越来越深入到社会生活的各个方面，在经济发展、科技进步、精神文明建设中发挥越来越重要的作用。

进入新世纪后，我国的信息产业乘上了高速列车而得到快速发展。档案管理工作同样表现出信息化趋势，档案的收集、整编、管理、使用，更多地体现在自动化、实时化、网络化上，不仅减轻了档案管理人员的工作负担，而且检索查询更为方便，一般都可在内部网络上完成，无论是在时间还是空间上都显得非常简洁。

为了有效地开发、利用档案信息资源，除涉及机密的档案之外，其余档案资源可以通过信息化处理上网传递，资源共享，以便得到更加充分的有效利用，更好地为企业建设与发展服务。这是无可非议的创新之举、改革之举，也是不以人们意志转移的客观规律，是档案管理现代化的有效途径和发展方向。这就是档案信息化的基本概念。

所谓信息化档案则是将档案实体信息化、电子化，提倡无纸化办公，全部档案将在电子计算机系统中产生、传递、储存并使用。它的要害是取消纸质档案，档案没有原稿，文件原稿的责任者签字都在计算机上完成。

三、档案信息化决不等于信息化档案

笔者认为，档案管理工作具有严肃性、严谨性和保密性的特征，档案信息化只能是为档案管理工作服务的一种工具、一种手段、一种方式，而决不是档案管理工作的最后归宿，档案信息化与信息化档案虽然有一定的联系，但归根结底还是有着本质的区别，不能混为一谈。不应该也不可能把档案管理通通归结到信息化档案唯一途径上，也就是说档案信息化决不等于信息化档案。在档案管理工作中，片面地强调无纸化办公，取消纸质档案的作法弊大于利，不可盲目地宣扬和全部推行。理由如下：

1.取消纸质档案（含文件没有原稿、原稿上计算机字体签名）无法律依据

电子文件、电子档案尚待国家正式立法，国家档案行政机构缺乏档案无纸化规划、设计和规范，目前只能对纸质文件成为制度上法律上的选择，也就是说法律还没有承认电子文件、电子档案其原始性、真实性、可靠性、权威性。立法是一项严肃的政权行为，必须按照严格的法律程序进行。如翘首以待的《电力法》的修改经过了比较漫长的时间，也得到了专家和业内外人士的首肯，然而至今仍未正式提交人大常委会审议。至于电子文件、电子档案何时立法、何时颁布，难以估计，所以在现行法律尚未认定电子文件、电子档案的法律效力、废除纸质档案的情况下，绝对不可以用电子文件、电子档案的替代或取消纸质档案。据了解，尽管无纸化办公喊了这么多年，也做了多方面的努力，但是目前全国尚未有一个行政机关和企事业单位实现了真正意义上的无纸化办公和无纸化档案，相反随着事业的发展，办公用纸量却是越来越大。所以，无纸化办公和无纸化档案只能是一种可望而不可即的美好愿望，还是应该实事求是，以正视现状为好。大力鼓吹甚至强行实行无纸化办公和无纸化档案，要么是不懂得档案管理工作的方针、政策、原则、方法和要求，要么就是凭主观意志的盲目指挥，要么就是不顾现状的急于求成。

2.档案是信息，但信息不一定是档案，档案和信息的定义有原则的不同

档案是工作中办理完毕的经过科学分类整理的文献。信息是根据工作需要购买、索取或在网上传递的参考资料。档案是真实的历史记录，具有法律效力的证据，而信息却没有这方面的要求，所以档案的信息化决不是将档案置于信息的地位，只是在网络技术上的一个名词而已。信息理所当然地要实现信息化，但档案未必要完全实现信息化档案，它可以存在于多种形式之中，信息化仅仅是其中的一个方面。

3.纸质档案明显的具有原始性、真实性、权威性的特点

正是纸质档案的特点决定了它是不容修改的，而信息则可以利用电子计算机等设备任意移植、嫁接、拼凑、修改，电子文件、电子档案虽是名义上的档案，却具有信息的特点，其原始性、真实性、权威性难以考证判断，一旦出了本单位的大门，则难以认可。至于近年来兴起的电子印章，有的人也对其充满了不确信感，这就不足为奇了。在国家及行业已经颁布的电子文件管理的国家标准、行业标准中，明确规定必须实行电子、纸质形式的双套保存，即“双套制”机制，这不仅是一个单纯的技术解决方案，而是一个不容动摇的制度化方案。

4.纸质档案寿命较长，可以长久保存、长久利用

虽然纸质档案偶然也会发生病虫害，但是现代科学手段（技术或药物）完全能使安全问题得到控制、预防，从而保证了纸质档案的安全长久保存。而电子文件、电子档案则寿命较短，难以长久保存、长远利用。计算机软件打不开，内容不能读取的现象屡屡发生，至于硬盘中丢失或被修改的事情也绝非鲜见，更不用说遭到“黑客”的侵袭以及病毒的感染，使人提心吊胆，防不胜防。有人说：“将电子文件、电子档案刻入光盘，可以永久保存”，经有关专家论证，至今也没有定论，但大部人认为，即使是光盘寿命也并不长远，也不能永久保存。所以，妥善保存完整、准确、系统、规范的纸质档案，在一个相当长的历史时间内，仍然是安全、长久的有效办法。

5.从档案管理的法律法规上，纸质文件仍具主导地位

《档案法》规定档案管理要标准化、规范化、现代化，是指档案管理要创新观念、创新机制、创新手段，充分利用现代化新设备、新技术、新材料、新手段武装档案管理，并不是不要纸质档案。档案管理创新的根本原则是不能违背现实社会和现实法律的规定，如果背离了这项根本原则肯定是行不通的。再从《保密法》分析，涉及秘密的档案不宜上网（指局域网）公开传递，如果涉及秘密的档案不能上网，则电子文件、电子档案就不完整，不完整的档案，就不可能准确、全面的提供有效利用。这样就违背了档案管理必须完整、准确的基本要求。增强档案安全意识，是档案管理工作历来所坚持的方针，一定要把安全防范措施放在首位，对于那些密级较高的档案，原则上不进行数字化，可采取其他保护和复制措施。所以档案管理的改革是一项严肃而又慎重的大事，不可掉以轻心、马虎从事，必须以积极、慎重的态度严肃地对待档案管理改革工作。历史在前进，档案事业也要持续稳定的健康发展，才能跟上时代前进的步伐。

当然，以上仅仅是在分清档案信息化与信息化档案的基础上，从不能用取消纸质档案而进行论述的，笔者的观点是档案信息化不等于信息化档案。实际上并不是否定电子文件、电子档案，更不是否定档案管理的信息化。

应该说，档案信息化管理是档案部门的一项基础性业务工作，是档案管理向现代化迈进的必由之路，是档案工作实现历史与未来有机链接的战略之举，需要从各方面予以重视，从基础建设、信息资源建设、目录数据库建设以及管理人员的业务素质等方面予以加强。

第6篇：纸质档案论文范文

关键词：水利工程，纸质档案电子化，电子化过程

 

1、纸质档案电子化的意义

所谓纸质档案电子化就是利用现有高科技手段将纸质档案信息作电子化处理，生成电子文件进行存贮，采用计算机档案管理系统进行管理和开发利用。目前，我院所保存的大多数水利工程档案信息形态主要以纸质载体形式存在，虽然其信息可直接读取，易于保持其原始性和真实性，但其不易增删，信息存贮量小，远距离传播速度慢，共享性差，并且还面临着人为和自然因素的损毁。而纸质档案电子化以后，对档案信息的现代化管理、使用和传播等都具有很重要的作用。

纸质档案电子化能有效地保护纸质档案原件。在我院现存的档案中，可在利用过程中，有的仍然采用直接提调和查阅的使用方法，既不利于原件资源的广泛利用，又影响其使用寿命。而对那些需要长期或永久保存的重要档案，可以用数据备份的方法制成多份电子化副本的备份分地保存，这样可使这些档案资料在出现天灾人祸的情况下不至遭到毁灭性的破坏。

纸质档案电子化能改善档案的利用方式。纸质档案原件的电子化副本以其积极的、动态的特性改变了长久以来的档案利用方式。不再受“孤本”的限制，一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享。电子文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输，使异地调阅利用成为可能。免费论文参考网。利用者可以不用到档案室来，通过任何一台上网的计算机就能利用到档案室内已经开放的档案。这不仅免去了利用者的奔波之苦，更大的好处在于扩大了档案的利用空间，让更多的人们来了解档案，利用档案。

纸质档案电子化为档案走向数字化管理打下坚实的物质基础。免费论文参考网。数字化档案管理无疑是未来各级各类档案馆的发展方向。尽管当前它的具体组成结构、组织管理模式还处于探索之中，可其“馆藏”的电子化特征是肯定的，传统纸质档案的电子化将是其“馆藏”的重要组成部分。

2、水利工程科技档案的电子化过程

2.1科技档案电子化的原则

为保证电子化科技档案的质量，在电子化过程中，我们应该坚持以下原则[1]：真实性、完整性和有效性。

真实性。真实性指按规定对电子化后电子文件的内容和显示形态进行鉴定后，确认其与形成前的原始资料一样。只有真实的资料才能正确的反映水利工程，指引我们得到正确的研究结论。错误的资料，则会误导视听，导致对水利工程上的偏失，不真实的资料，比没有资料更可怕。

完整性。论文格式。完整性指电子化后电子文件的内容信息、背景信息、元数据等无缺损。如果资料残缺不全，就有可能犯以偏概全的错误，甚至失去研究价值。

有效性。有效性指电子化后电子文件具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

2.2文字资料的电子化

文字资料的电子化主要分文字整理、文字录入、文字校核三个步骤。

首先，要将所要电子化的文件重新整理，把字数较少，文字清晰可辨的水利工程文件归为一类；把字数较多，文字有些模糊或是纸张已经破损致使文字缺漏的水利工程文件归为一类。也可将平时查阅次数较多的水利工程文件归为一类，查阅次数较少或是鲜有查阅的水利工程文件，以达到分清主次，突出重点。

其次，就是文字录入。此环节为文字资料电子化的重点步骤，应认真处理。字数较少的文件可以采取人工打字录入。字数较多的文件建议采取OCR（光学字符识别技术）处理。它通过光学扫描仪和计算机的配合，经OCR软件将图像数据进行运算分类后，将图像数据转化为计算机内码，可以极大减轻数据录入工作的强度，提高数据录入的速度。论文格式。处理方法为先将文件用扫描仪扫描得到一个影像文件，然后用识别软件（作者使用的软件为汉王）进行识别，之后就能得到一个文本格式的电子文档，最后就可以进行保存。此项技术对打印的文件识别精度很高，对手写文件识别精度一般。

最后，就是文字的校核。对于录入的电子文档，应找专业人士进行校核。校核的内容包括：文字的正确。应检查人工打字是否有文字输入错误，应检查识别处理文件是否有没有识别的文字，是否有识别错误的文字。文字的规范。老的科技档案字体不是很规范，有很多繁体字、简化字及以前应用的术语文字，这些都应该进行核对，应尽量使用简体字、规范字和现用的术语文字，以免今后使用中出现概念问题。免费论文参考网。还应注意一些缺损文件的缺字问题，应及时查漏，请有关专业人员进行核实。

2.3图纸资料的电子化

图纸资料的电子化与文字资料的电子化步骤相似，但其具体的操作程序较文字资料的要相对繁琐一些。论文格式。

首先，将各种需要电子化的图纸分类。将一些能够清晰辨认，图纸没有损坏的图纸资料归为一类；将基本能够辨认，但有些地方需要补充的图纸归为二类；将已经不能够完全辨认或破损严重的图纸资料归为三类。这样一来，就能够将不同种类的图纸进行不同程序的操作，有助于节省时间，提高效率。

其次，就是图纸的扫描与补充工作。将图纸直接用扫描仪进行扫描，在扫描的过程中，要保存原始比例，切勿自由缩放，缩放容易引起原始资料的失真。扫描之后形成电子格式的图片。检查一类图纸的扫描状况，如果效果能够达到查阅要求即可。二类图纸由于可能缺少一部分的信息，固应进行一定的处理，可以用图片修改工具进行补充完整，以满足原图所要拥有的各项基本要素。三类图纸扫描之后的图片处理起来就比较复杂一些，需要专门的图片处理。可以找专业的描图人员将扫描图片用软件进行原图勾描，将破损的地方及模糊不清的地方以正确的理论及方法进行人工补充，但一定要尽量保存原图的信息，有改动的地方或根据图纸情况自行补充的应及时向专业人士或负责人员进行询问汇报。完成电子化的图纸可以进行

最后，就是电子图像的校核。这一环节关系到今后电子图像的可用性，所以务必要细致的检查每一张图片与原图纸的匹配程度，尽量达到100%相同。有些原图纸已经无法再进行查阅复制的，可以将电子版的图纸重新打印成底图，方便今后的工作。

2.4电子档案的管理

建立电子档案管理制度。建议由上至下建立起统一的电子档案管理制度，统一规范电子档案的制作、收集和归档的方法、程序、时效等内容，定期整理、分类归档、专人负责、妥善保管，避免因机构改革、个人工作岗位调整、所用计算机更迭、工作移交过程中的疏漏等原因引起的电子档案历史资料的遗散，确保历史档案资料的完整。

积极培养电子档案管理技术人员。一是要吸纳专业人才充实干部队伍，二是加大教育投入，对与档案管理工作有关人员，进行比较系统的档案管理基础知识、计算机知识、数字通信技术培训，使他们掌握电子档案管理的基本知识技能，解决电子档案管理人才缺乏的现状。

封存的电子档案不得外借；利用时使用复制件；查阅应在许可范围，并遵守保密规定；联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。电子档案如上网传送，只有经过档案部门的计算机管理系统对用户使用权认可后，才能提供利用。

参考文献：

[1]赵志刚,孙金凤,王志才.归档纸质文件整理与电子文件配套管理业务问答[M].吉林:吉林省档案局.2002.

[2]国家档案局.中华人民共和国档案法实施办法.1999.

第7篇：纸质档案论文范文

【关键词】普通高中；学籍档案；双套制管理

社会不断发展的今天，个体档案在具体的生活进程中起到的作用越来越重要。无论是在高校毕业生毕业之后踏进社会，还是选择继续深造。无论是工作的更换，还是考公务员等，都要求档案一定要完整并且真实。因此档案在整个社会具体进程中起到的作用越来越重要，需要我们高度关注和重视这一内容。然而学生群体仍然没有意识到档案的重要性，许多大学生在毕业之后，才发现被自己漠视的档案原来决定着这么多的内容，对自己的生活起到如此重要的作用。这时候再去找档案，极有可能导致档案的丢失。这就要求学校在档案管理中，一定要重视学生对档案的态度，采取合适的档案管理方式来加强档案的管理。

一、普通高中学籍档案双套制管理的简要概述

我国普通高中对于档案管理所采用的传统方法是在专门的环境中对档案采取保管措施和手段，来加强对于档案的监督管理工作。而随着社会不断发展，社会经济水平不断提高，科技飞速发展，互联网的普及为我国传统纸质档案管理带去了一种崭新的档案管理方式。在科学技术的推动之下，我国档案从纸质朝着电子化和数字化的方向发展。这样不仅提高了电子档案的共享性，同时还能减少档案在收集和整理过程中所浪费的大量时间以及做的许多无用功，这对于整个档案管理和发展来说起着十分积极的作用。它不仅对于保存场地要求少，更是对于整个环境的干净与否要求低，但是却强调整个环境之中对于电磁的要求却极高，因为电磁能够影响整个计算机的具体网络环境，容易产生波动。

即便是电子档案呈现出极高的优越性，但在一段时间内电子档案无法完全取代我国传统纸质档案。因此以纸质档案与电子档案的特点为基础出发，要求我们要采取专门的手段和措施来做好传统纸质档案和电子档案工作的管理，在这一要求之下，出现了“双套制”的档案管理方式。

所谓的双套制档案管理指的是将电子信息档案和传统纸质档案共同归档，随之形成了两种不同介质的档案的管理方式。这种管理方式采取了一种融合的态度，将纸质档案所具有的优势和电子档案所具有的优势结合起来，即可以在管理过程中使用高效的专用搜索系统，又可以发挥纸质档案作为凭证的一种价值。这在整个档案文件的管理过程中，介质变化苏采取的一种主要管理方式。

二、普通高中学籍档案双套制管理方式的具体使用

现阶段我国许多省市自治区已经开始建立了普通中小学学生学习档案电子信息化管理的专用系统，并且出台了多种规定，表明电子档案成为学生升学和就业等具体工作的主要依据，并且改变了传统纸质档案的递交方式，逐步的实现传统纸质档案退出历史舞台。正是这些标准，使得学校不得不将档案一式两份，采用双套制的管理方式来满足各方面的具体要求。学生在入学期间，建立纸质档案，并且要建立两份，一份学校留底，一份要学生在学习毕业之后带走，无论是去参加工作还是到大学中去学习。而面对这样的管理方式，只有双套制的档案管理方式才能满足现阶段的社会要求，才能更好地展开档案管理的具体工作。

学校在使用双套制的档案管理方式时，需要做好这样几个方面的工作：

（一）提高学籍内容的完整性

根据笔者的走访发现，有些学校根据具体社会经济发展情况以及学籍档案实际要求，不断的补充完善整个学籍档案内容的完整性。许多学校充分发挥班主任和任课教师的主观能动性，不定期地请他们结合实际对完善学籍档案的保管内容提出合理化建议。

以前的学校纸质学籍档案内容包括学籍卡、思想品德考核表、；高中毕业证书存根；高考成绩单等。随着时间的推移增加了毕业生鉴定表和综合素质评价基本信息表。而又根据社会发展的具体要求，将学籍档案内容调整为学籍卡、毕业生鉴定表、综合素质评价基本信息表、高中毕业证书存根、考生报名登记表、体检表、高考加分登记表。与此同时，电子学籍档案的保存内容也根据上级有关部门的规定不断调整与完善。

（二）明确工作流程，提升工作质量

纸质材料由原先定时归档转变为结合电子文件即时归档。学校档案室同步整理纸质档案与电子档案，赋予同一内容的两套档案统一的档号，编制相同的著录信息，确保电子档案与纸质档案实现有机对应。慈溪中学教务处学籍管理人员把同样内容的纸质档案和电子档案按时汇总上交学校档案室，由档案工作人员按档案整理要求把纸质学籍档案汇入学校文书档案中，把电子学籍档案汇入学校多媒体档案中，这一做法可以充分发挥纸质档案与电子档案的各自优势，有利于档案查阅利用。

（三）提升档案管理人员专业素质，确保工作成效

较之于传统的档案管理工作，普高学籍档案双套制管理的专业性更强，提升普高档案管理人员专业素质十分重要。首先，档案管理人员应积极转变档案管理理念，打破传统的工作思维定势，充分发挥主观能动性，积极适应学籍档案双套制管理的需要。其次，档案管理人员应努力改善自身知识结构，主动学习与信息自动化管理相关的基本知识，着重掌握电子学籍档案管理系统的计算机操作与维护等技能。再次，档案管理人员应充分了解电子档案管理的特点及风险隐患，认真贯彻落实国家、省、市及本校应对电子档案管理风险的各项规章制度，确保档案安全。

三、结束语

随着科学的不断发展，电子技术的不断进步，人们会研究出更好的保护措施来，电子文档或许会全面替代纸质文档，使档案管理的发展进入一个新时代。随着社会快速发展，信息交流迅速而频繁，使得档案信息的来源渠道变得丰富而宽广，普通高中档案实行双套制管理，电子档案同纸质档案并存，各有优缺点，两者的优缺点互补、共同发展，不尽安全、可靠，便于管理，更为档案文件上了双保险。

第8篇：纸质档案论文范文

根据国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》第十条,“机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档”,本条对电子文件归档时的组成要件提出了特殊要求,以确保电子档案长期有效性、可读性;“机关应归档纸质文件材料中,有文件发文稿纸、文件处理单的,应与文件正本、定稿一并归档”,这里规定了纸质文件材料归档的组成要件。

纸质档案独特的传统价值

所谓纸质档案,就是以纸张为信息记录载体的档案,它具有独特的原始性、安全性、利用的直接性和凭证作用的价值。

一、原始性。档案具有原始性,这是档案和其它文献的根本区别所在。档案的原始性是档案最主要的特点,纸质档案完美体现了档案这一本质特征。纸质档案的原始性体现了纸质档案的真实性和纯洁性。

二、安全性。纸质档案相对于电子档案来说,其安全性更稳定。纸质档案形成后,原件中的内容和形成的特征不会发生变化,在保密方面纸质档案更容易保守秘密,只要看住档案不丢失、不传递便能做到,另外,纸质档案相对电子档案来说,如果保管妥善的话其保存时间更长。

三、利用的直接性。纸质档案一目了然,无需借助任何辅助手段,这种利用的直接性,使纸质档案和利用者之间没有任何障碍。

四、凭证作用。纸质档案是以符合证据性要求而产生并得以保存的,存在唯一性使纸质档案的原始性容易被确定,这也是作为凭证作用的根本原因所在。

电子档案独有高新技术的价值

电子档案是指利用计算机技术形成的,以代码形式存储于特定介质(如磁带、磁盘、光盘)上的档案,作为高新技术产物的电子档案越来越引起人们的关注和重视。电子档案独有信息的可变性、信息的共享性、信息的复用性、信息传递的快捷性等高新技术特点。

一、信息的可变性。电子档案相对于纸质档案而言,可以直接由计算机进行处理,省去了传统档案工作中的立卷、归档、分类等环节,使档案信息的处理快捷、方便,又能节省时间。电子档案的可操作性使利用者可以把获得的信息变活,让它们为自己的各种需要服务。利用者可以要求计算机对文件中的信息进行分类、统计、汇总、打印或复制,将这些信息转换成自己需要的形式,而纸质档案在这些方面不具备这些优点。

二、信息的共享性。电子档案的可共享性,使得档案可能供所有需要它的人共享,这就打破了纸质档案利用传统方法实现信息共享的局限。

三、信息的复用性。对电子档案的重复利用不会在它身上留下老化的痕迹,一份电子档案无论多少次在计算机屏幕上被显示,或者有多少次被打印在纸上,都不会导致它的信息受到任何损失和破坏,正当的利用活动不会对电子档案的信息寿命产生一丝一毫的伤害。

四、信息传递的快捷性。电子档案可以通过计算机网络进行远距离传输,使异地快速利用电子档案内的信息。电子档案在现代信息传播技术条件下,利用极为方便,利用者不用到档案室来,在任何地方一网的计算机上,都可以利用档案馆的开放档案,这样大大提高了档案的利用率。

结语

第9篇：纸质档案论文范文

关键词：电子 文档 管理 挑战 对策

国务院及国务院办公厅、中共山东省委及办公厅自今年7月1日以后全部取消了纸质红头文件，并对重要文件和统计数据分别以政报、汇编等形式对外权威。我国发达地区比如深圳、重庆等地早在2002年2月前就取消了纸制文件，开创了我国文档管理新理念的先河。

电子文件是能被计算机系统识别、处理，并按照一定格式存储在磁带、磁盘或者光盘等介质上，并可以在网络上传递的数字代码序列。在计算机显示器或者打印机上看到的文字、图纸等构成的电子文件形态，只不过是电子文件的某种输出形式而已。过去、现在和将来，使用纸墨、照片形成和传递的政府机关公文以及图书、图纸、图形、影像、文献资料、科技情报、商业信息，都可以利用计算机进行处理。而且电子文件越来越被政府机关、社会团体以及个人广泛地认识和应用，成为势不可挡的潮流。

电子文件的优越性在此不再一一赘述。如何利用和保护电子文件和电子档案工作已经成为文档战线思考和急待解决的问题。

一、使用和管理电子文档中遇到的困难与挑战。

（一）电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式。

一是电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹。虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。在网络上传递的电子文件也有可能被非法截获或更改。二是电子文件制作过程的虚拟化使得对其原件的界定难于实现。电子文件制作者不一定像制作纸质文件那样必须制出一份或一批原件来行使其职责，有时他只不过制作一个“窗口”，将必要的信息集中在一起，并在需要的时候将其输出。这个“窗口”可以在众多的电子计算机上显示出来，也可被不同的“收文者”拷贝到他的电子计算机存储器上或转换成硬拷贝保存起来。在不同时间不同地点由不同人获得同一内容文件可以毫无区别，无法区分其中哪个是“原件”和“复制件”。三是电子计算机软硬件技术的不断更新换代，迫使电子文件必须不断地适应新的“生存环境”，这种适应往往需要以自身结构、格式的改变为代价。为了保证电子文件的可读性，常常需要加以转换。因此，长期保存的电子文件很可能在结构和格式上与最初形成的大不相同。四是电子文件不再具有固定的存储载体，根据利用需要，人们可以采用不同的方式输出。对于长期保存的电子文件，还需要定期进行复制，转换载体，以防止信息损失。一份电子文件没有了固定的载体，也就无法通过载体来判定这份电子文件的原始性。五是电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性。六是目前电子文件的签署技术还不普及，我们还不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。①

（二）电子档案管理的困难性。

对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。前者不懂电子文件形式、存储、传输、检索、利用等技术，就无法对电子文件、电子文件归档及其归档后形成的电子档案进行管理，更无法达到长期保存和开发利用电子档案的目的。后者不懂档案管理的基础知识、管理原则和管理环节，无法理解电子档案长期保存的必要性和严重性，无法实施电子文件的收集、积累、整理、鉴定、归档，也就不可能采取一切必要的技术和措施，长期保存电子档案，使人类活动的真实记录不遭受损失。所以，我们不能盲目地认为凡是从事纸质档案管理的人员，都能管理电子档案；也不能机械地认为凡是懂得电子计算机软硬件技术或数字通信技术的工程人员，都可以管理电子档案。

对于电子档案的开发利用，将会出现一系列新问题，如怎样保证电子档案的可存取性、可用性、可理解性？又如电子档案利用场所，是允许上网利用？还是只限于在档案馆（室）的借阅系统？还有电子档案的开放年限问题、保密问题、跨国利用问题等等。

二、解决存在问题的思路与对策。

（一）对电子文件的“原始性”概念进行重新界定。

电子文件的上述特点使我们无法采用与纸质文件相同的标准和方法来判断它的原始性，需要为这建立一个新的“原始性”概念。对于一份电子文件来说，只要它的内容确确实实是当时，由原作者撰写或制作出来，此后从未修改过，我们就应该承认它是原始的，尽管它没有固定的载体，没有实在的物理形态，甚至因转换而失去了原来的格式。②这种“原始性”概念与纸质文件原件的区别主要在于，它抛弃了文件形式上的原始性，即允许文件载体、字迹、格式等表现形式发生变化，仅以文件中所含信息的真实、准确，即内容的原始性为唯一标准。根据现代信息技术的特点和社会各方面对电子文件的需要，建立这样一个“原始性”的新概念是适当和必要的，它将是电子文件转化为电子档案，全面行使“历史记录”和“社会记忆”功能的根据，是电子档案“享有”与纸制档案同样凭证作用和法律效力的基础。

（二）寻找文档管理创新的理论支持。

文件运动周期理论，又称文件生命周期理论，是指导文件从其形成到转化为档案直至消亡的整个发展变化过程及其运动规律的理论。这一理论的基本含义主要可概括为：从现行文件到档案是一个完整的运动周期；这一整个运动周期因其特点和作用不同而区分为不同的运动阶段；针对各个不同运动阶段的特点，应采用相应的管理方式。文件运动周期理论，是档案学的基本理论，它普遍流行于欧美档案学界。③近几年来，我国有的档案学者开始对这一理论进行宣传介绍和研究工作，逐渐在我国档案学界引起重视。了解和熟悉这一理论，认识和掌握文件转化为档案全过程的规律及各个阶段的特点和作用，对进一步科学地管理好文件和档案有着重要意义。

文件运动周期理论告诉我们，从现行文件到档案是一个统一的、前后衔接的过程，将这样一个有机联系的整个过程纳入一个统一的管理系统之中产生文件和档案的一体化管理是理所当然的。所谓一体化，并非去抹煞不同运动阶段文件管理的特点，而是要求在一个统一的系统之内，有统一的控制中心，统一的工作制度，统一的、前后各有特点又互相衔接的工作程序。也就是说对原来相隔在文书和档案两个工作部门，且相对独立，但又有不少具体工作环节互相雷同和重复的两个管理系统，真正从组织制度和工作程序上结合在一起，成为一个统一的管理体系。这样就能从文件的形成时起对其运动的全过程进行比较全面、有效和统一地控制，既精简了工作程序，减少了不必要的重复劳动，又能避免因现行文件管理不善致使档案部门有可能收集不到系统、完整档案的弊端，提高了案卷质量，达到了以较小的耗费取得较大的效益的目的。

（三）充分了解电子文档管理的特殊性和发展趋向。

电子档案与纸质档案，有着截然不同的区别，这就造成电子文件及电子档案管理的特殊性，并表现出发展的趋势和方向。

一是信息内容数码化。电子文件、电子档案是将文字、图形、图像、影像、声音等信息，按照一定的格式转换为数码或符号，进行存储、传输。通过相应的软硬件技术还原后才能知晓。

二是文档管理现代化。这两者的核心问题又是在现行文件管理和档案管理中应用电子计算机。当文件制成并进入现行阶段，文书工作人员便依据文件运动周期理论和统一的程序、标准将文件信息和有关数据输入计算机，同时完成对其分类标引、主题标引，并经过计算机的数据处理程序，自动转换成具有档案管理特征的信息资源。然后根据需要自动形成各种形式的，具有检索、统计、编研等有实际利用价值的二次档案信息，实现一次输入，多次、多种形式输出的目的，并为下一年初的调整立卷奠定可靠基础。同时，也为档案部门深化管理提供了必要的物质条件。计算机文书处理与档案管理统一系统的建立，加强了部门之间的横向信息联系和纵向的深化管理，使档案部门可以及时对每一处理完毕的文件材料实施标准化监督和业务指导。它保证了文书处理过程和档案标准程序的同步实现，从而大大地减少了的手工管理的重复劳动和工作环节，提高了工作效率和质量。

三是文档处理一体化。电子文件、电子档案和电子计算机软硬件技术及相关设备，有着密不可分的关系。而电子文件归档必须要了解形成电子文件的相应软件和设备。在电子文件设计形成阶段，档案人员就要参与设计，进行指导，使产生的电子文件能按归档要求归档，并能进行统一管理和长期保存；同时还要了解具有长期保存价值的电子文件产生背景、设计思想、数据形式、以及相应的电子计算机软硬件技术等。电子文件形成后，在使用过程中，档案人员要参于对其管理，熟知在使用过程中发生的各种情况，并进行积累。要及时按档案整理、鉴定的有关要求，对电子文件进行整理、鉴定、归档。否则长时期不过问，相关技术发生了变化，设备陈旧或更新，原来的电子文件，在新的条件下必然读不出来，这样人类活动的真实记录就可能遭受损失。从管理方面看，电子文件、电子档案之间很难划分出明显的界限。电子文件的形成者，电子档案的管理者，要通力协作，才能保证电子文件、电子档案的可存取性、可用性、可理解性。因此，在电子文件时代，文档一体化管理，势在必行。

四是档案信息情报一体化。二十一世纪是电子时代。办公室工作的自动化和文件档案管理的现代化，人们迫切需要社会信息“资源共享”，于是档案与文件管理的一体化及档案、图书、情报工作一体化的发展趋势更加突出。档案与图书和情报同为社会信息资源，在信息管理上具有许多共同点，所以档案工作与图书工作和情报工作实行一体化管理也是具有共同基础的。随着人们对档案、文书、图书和情报等综合文献信息需要的日益增长。以及世界范围内要求信息“资源共享”的新趋势，社会要求综合信息实行一体化管理。同时，以电子计算机为中心的现代科学技术，也为“两个一体化”管理提供了技术保证。

五是保管保存技术化。电子档案的保存要比纸质档案保存复杂的多。首先要考虑电子档案可存取性、可用性、可理解性等，这就要求不仅保存电子档案所表述的信息，而且还要保存相应的软硬件技术及背景信息和元数据等。电子档案所依赖的电子计算机发展很快，设备不断更新，软件技术日新月异；其存储载体性能也不甚耐久，磁性存储载体常有退磁、粘连等现象，光盘也有矫变和保护膜遭受划伤等现象。这些都是影响电子档案长期保存的不利因素，需要电子档案的管理人员认真对待，并且要有一套整的对策、技术和措施。

三、探索文档管理规范化的路子。

（一） 合理舍取，充分借鉴纸制档案的管理标准。

在我国，纸质等载体档案有一套较为完整的管理标准，这些标准是长期实践经验的总结，它是在纸质等载体档案管理现代化的迫切需要下，近十年来才完成的。这些标准的条文，在电子文件归档及电子档案管理的过程中，可能只有部分适用，甚至完全不适用。电子档案管理是一项极其复杂的技术工程，与纸质等载体档案截然不同，所以一开始就充分注意到电子档案的各项管理标准、法规、制度的建立，以防有长期保存价值的电子文件在形成、使用、归档过程中，遭受损失。但制定电子文件及电子档案的管理标准，难度很大。因为我们没有这方面的长期实践经验，而电子文件所涉及的技术和设备又在不断地发展和变化。我们只有根据我国的实际情况，用认真研究来弥补我们的实践少、经验不足，同时也可借鉴国际上有关标准和发达国家的经验，尽快地制定出我国有关电子文件及电子档案的管理标准、法规和制度。近年来，我国档案部门和研究机构针对文档管理进行了深入的探索，逐步摸索出了电子文档管理的“雏形”。制定出台了《电子文件归档与电子档案管理规范》，针对电子文件进行了定义、电子文件的收集范围、收集积累要求、收集方法、电子文件的整理、电子文件的归档包括归档范围、归档时间、电子文件及相关数据设备的检测、有效性和完整性鉴定、保管期限的划分、电子档案的移交与保管都作了详细的规定。这就为文档管理规范化奠定了基础。

（二）以人为本，锻造复合型文档管理人才资源。

在电子时代，电子档案的实质是技术工程；电子档案管理，实质是一项档案技术工程的管理。“五化”的发展趋势，要求档案专业人员必须成为既能从事现代文书的处理和档案的管理，又能从事档案、图书、情报等综合信息的管理。文档管理管理人员既要掌握本专业的基本理论和基本知识外，要求管理人员既具备档案管理基础知识，熟练地掌握档案工作的基本原则和方法；又要熟练掌握微电子技术、电子计算机软硬件技术、数字通信技术等。还要学习文书学、图书馆学和情报学的有关知识。

鼓励和支持文档工作者提高自身素质，提高自身“含金量”，才能适应文档工作的需要和文档事业的发展要求。

参考文献