人事档案数字化建设精选(九篇)

第1篇：人事档案数字化建设范文

关键词：医院；人事档案；信息化；自助

随着医疗卫生体制的改革和发展，医院各项工作都在迈向科学化、规范化、标准化，为适应医院发展建设，加强医院档案管理势在必行。面对卷帙浩繁的档案资料，如何实现对病历、设备、文书、人事、科研等档案的有效管理成为当今大型医院的共同思考。笔者结合无锡市中医医院人事管理信息化建设实际，就医院人事档案管理信息化建设问题进行分析。

一、人事档案在医院管理工作中起着极其重要的作用

对于一家医院来说，人事档案是医院人才队伍建设的重要依据，也是医院人才队伍现状的重要体现，是制订医院人才的培养及引进计划，保证医院的可持续发展的基础。人事档案与职工个人的组织关系、工资待遇等紧密相连，因为反映职工的身份、学历、职称而具有法律效用。在医院的档案管理工作中，人事档案是重要的组成部分，是医院职工晋升及考核的重要依据。工龄计算、工作调动、转正定级、职称评审以及办理各种社会保险等都需要人事档案。

二、医院人事档案管理存在的问题

1.工作量大。

医院科室多员工多，信息量大，档案管理专职工作人员却很少，甚至往往由其他岗位人员兼职担任。然而在进行员工信息统一维护更新工作时，档案录入工作耗时长，专业要求高，工作量很大，如果仅依靠一两名兼职人员的管理，很难达到录入的及时性、完整性和准确性。

2.难以及时更新。

由于工作量大，专职管理人员匮乏，就会出现员工信息更新滞后。主要反映在员工信息动态变化缺少空间和不能体现员工的个性与常态的工作动态过程与创新这两个方面。对员工的基本信息的输入与分析等，并不是一劳永逸，学历、职称、科室调动等员工的变化在原有的管理模式下根本不能动态化管理，老办法已经不能适应当亲医院管理的需要。

3.管理系统信息化滞后。

目前各大医院使用的人力资源管理系统，可能有部分档案功能，但也仅实现了从纸质档案向以Word或Excel格式的电子存档的量变。系统难以对人员数据信息实时同步更新和及时地维护，人员数据信息的不完整，难以满足人事日常工作的基本需求。所以经常出现碰到需要查询的资料，还是要到档案室翻阅档案，更谈不上对人力资源的开发与利用。总之，信息系统的自动化一定程度内减轻了档案工作者的工作量，但档案的收集、整理、归类、编目等工作还是主要依靠手工操作。

三、建设员工参与的档案自助管理平台

医院人事档案管理改革新方向——建设员工参与的档案自助管理平台。

1.建设员工参与的档案自助管理平台。

笔者所设想的员工参与的档案自助管理平台，就是让把事关员工的信息输入、修改、补充等档案初始工作，交还给员工本人。在医院人事档案信息化自助平台上，首先单位给每个职工一人一个账号，让他们自己设置密码、登录；再请他们自己完善个人信息，经人事部门审核通过后保存；基础信息的完整录入后，可生成一个对应员工个人的职业生涯档案库，纵向上可以看出一个员工的完整的人事信息的演变，横向上人事部门可以对整个职工群体进行统计与比对。

2.把简单的档案卡片完善为电子档案库。

通过这样一个档案自助管理平台，可以把简单的文本或表格形式的档案登记卡向完善的网页式的档案数据库的迈进提升，把每个员工的信息，都设计成丰满的个人档案库，如检索员工学习经历时，不再是单一的学历现状，而可以查询他历年来学历的提升变化。

3.使广大职工参与到自己的信息完善工作中。

建设需要员工主动参与的档案信息化自助建设系统在激活员工的主人翁意识的同时，也大大降低了人事部门专员的工作压力。通过系统平台，把员工医德、科研、技能培训与工作创新都做出较为科学的比对，让人事部门在医院档案信息系统平台能全面的认识自己的员工，让员工自己在完善信息的过程中发现不足，及时改进与提升。

4.个人档案的隐私性与安全性得到保障。

每一个员工使用与工号相对应的账号登入系统后可以维护或增加个人职称、学历、继续教育等方面的信息，经人事科审核后才能正式入库。使用一个账号只能查看对应的自己的个人信息，且修改或增减都必须经过人事科审核，这就保障了信息的保密性和可信度。

5.加强监管力度。

通过构建完善的档案信息自助平台的过程，人事部门对各项信息进行了审核、、整理、归纳、综合、分析与运用。档案信息的完善有助于提高医院职能科室部门的管理质量，有助于他们有针对性地促进医院与员工的不断提升。

四、结语

建设医院人事档案信息化员工自助建设系统与平台这一理念具有前瞻性，它是以科学的方法、发散性的思维、集体的智慧来解决工作问题的一种方式。这种新兴事物可以调动员工的积极性、责任心，发挥其个人对于自身了解的优势，又可以显著减轻档案工作者的工作量，对促进医院的发展有着重要的积极的推动作用，应该引起广大医院管理者的重视。

参考文献

第2篇：人事档案数字化建设范文

关键词：档案数字化建设；实践；发展

一、档案数字化建设的意义

1.档案数字化能有效保护档案原件。以往档案工作人员对档案的管理、分类、检索等都是手工进行，在查找档案的过程中难以避免档案破损、丢失等现象。档案数字化直接将档案的内容录入计算机中，然后利用计算机等网络软件进行查询，这样在一定程度上保护了档案的原件。

2.数字化能提高档案的使用效率。在传统的档案馆中，一份档案只能提供给一个人查看，全部都是纸质版的，仅有一份；而且，只能在特定的时间和空间进行查阅。实现数字化后，一份档案可以同时分享给很多需要的人，需求者也不这样，受时间、空间的限制，可以随时获取自己需要的档案内容。需要在一定程度上扩大了档案的利用空间，提高了档案的使用效率。

3.档案数字化能提高档案工作人员的工作效率。传统档案大多以纸质为主，纸质档案的存储数量、质量、所占空间都十分庞大。而要将这些档案进行整理、分类、保管，从事档案馆藏工作的人员就必须承担大量繁琐、细致的工作。档案经过数字化加工之后，档案管理人员利用现代化手段来管理档案，可以节省大量的时间，提高工作质量和工作效率。

二、档案数字化发展中存在的问题

1.缺乏档案数字化专业人才。档案管理工作是一项繁杂、细致的服务型工作。档案数字化出现后，档案管理人员大多都是从传统的档案管理工作人员过渡而来的，因而传统观念制约高素质档案管理队伍的建设。传统图书馆的档案管理工作人员普遍有三种情况：一是自身素质一般，自觉学习能力不强，不能适应时展的要求；二是服务意识不够，在工作过程中的观察能力有待提高；三是计算机应用能力比较欠缺，专业水平不高，最后导致工作效率不理想。

2.档案数字化建设经费不足。由于档案部门的实际情况、政府财力有限等原因，近年来，尽管政府财政每年都有档案数字化专项经费预算，但是在资金的投入力度上还存在一定差距，档案数字化的“软”“硬”条件仍满足不了信息化建设的需要，这给档案部门技术和专业人才的引进带来了很大的问题。

3.档案数字化建设的技术和设备不完善。由于我国档案数字化起步较晚，国家资金在档案数字化建设中的投入力度不是很大，导致一定程度上技术和设备都不是很完善。技术问题不达标，会导致很多问题。例如，档案信息丢失、档案信息被窃取、病毒侵入等一系列的问题。在设备问题方面，设备不齐全和设备陈旧严重影响档案管理的工作效率。设备不齐全就不能有效进行档案数字化。而档案数字化是一个系统的工作程序，录入、审核、检索等过程缺一不可。

三、档案数字化的发展策略

1.加强档案数字化的队伍建设。档案管理人员要有坚定的政治立场，在思想上、政治上、行动上同党中央保持一致，热爱档案事业。首先，工作人员应自觉提升自己的素养，在工作过程中学习知识，开阔视野；其次，档案管理工作是一项服务性工作，在工作过程中要以身作则，有良好的服务意识；再次，要善于观察，主动了解信息需求的方向，要有敏锐的职业洞察力，能够发现和发掘档案，并最大限度地发挥档案的价值；最后，要参加继续教育，进行专业的技术学习，适应社会发展的需要。

2.完善保障机制，增加经费投入。档案信息化建设是推进档案事业发展的必然趋势，数字化工作又是实现档案信息化的基础工作。要实现档案数字化的快速发展，资金投入是关键。要想加大档案数字化建设投入，强化档案数字化软硬件设施建设，就要把档案数字化经费列入政府财政预算，形成长效机制，每年划拨，并做到专款专用。

3.M一步完善档案数字化进程中的技术和设备。技术工作在档案数字化建设中占据主导地位，有了良好的技术和设备，档案数字化建设自然就能够顺利进行。首先，要不断革新和改进旧的技术和设备；其次，要以发达国家引进一批新的技术，确保能够适合社会发展的需要。

四、总结

利用计算机等现代化手段来管理档案，可以收到事半功倍的效果。档案数字化工作是一个庞大的系统工程，在发展过程中难免会遇到困难和挑战，各方力量要统一思想、协调行动，制订档案数字化过程中的统一标准，使档案数字化建设的发展越来越完善。

参考文献：

[1]许平.浅谈档案数字化与高素质人才队伍建设[J].档案与建设，2009（8）.

第3篇：人事档案数字化建设范文

摘 要：本文从国家信息化建设、高校档案事业现代化发展、档案工作者的社会地位三个方面分析了高校档案室档案数字化的必要性及其意义；并从完善软硬件设施、数据库建设和提高档案室工作人员素质等方面论述了高校档案室档案数字化建设的基本思路。

关键字：高校档案室；数字化建设 ；档案

随着经济社会的发展、技术的进步，高校正迈入数字化管理时代。档案数字化是指将不同载体形式、不同记录方式的档案信息通过计算机录入转化成计算机可以识别的数字形式，形成可供保管与利用的数字信息资源库。[1]对档案室档案进行数字化建设，有利于保护档案实体、方便档案借阅查询。笔者认为高校的档案室数字化迫在眉睫。

一、 高校档案室档案数字化的必要性和意义

1.高校档案室档案数字化是国家信息化建设的必然要求

国家档案局于1996年把电子文件研究项目列入科技计划，1999年完成了《电子文件归档与归档电子文件管理规范》，同时要求各级档案部门积极地开展档案数字化建设的研究和实践。[2]因此，高校档案室必须做好档案数字化建设的工作，以迎合国家信息化建设的方针政策。

2.高校档案室档案数字化有利于推动高校档案事业现代化发展

在传统的档案文件管理时代，档案室的工作主要以接收、保管、查阅纸质档案为主。这一工作方式有极大的封闭性，容易产生“重保管、轻利用”的工作思想。随着数字化时代的到来，通过利用计算机和档案管理软件对文件进行收发、归档、鉴定、销毁、利用，使整个过程快捷、准确，节省了大量的人力物力财力，大大提高了档案室的工作效率，从而推动档案事业的进一步发展。[3]

3.高校档案室档案数字化有利于提高档案工作者的社会地位

传统的档案工作者，大多从事于比较机械的手工劳动，档案工作者的效率比较底下，这在一定程度上影响了公众对档案工作人员的评价。档案部门要想提高自己的社会地位，必须提高自身的数字化水平。此外，档案工作者必须更新利用档案管理理念，有效利用和共享技术手段和方法，发挥其增值作用，从而提高档案工作者的社会地位、实现档案事业的跨越式发展。

二、高校档案室档案数字化的条件

1.信息时代的发展为档案室档案数字化奠定了坚实的基础

随着经济技术的发展、计算机网络的普遍使用，我们已生活在信息时代。这一时代为人们的生活、工作等各个方面提供了便利，在一定程度上打破了时空的限制，提高了人们的生活水平。正是由于计算机和扫描仪、复印机等各种软硬件的使用，才使档案室档案数字化成为可能。同时，在社会信息化的背景下，对档案室档案进行数字化的改革，正是顺应时代的潮流而必须实现的转变。

2.高校档案室档案的增多使其数字化迫在眉睫

近年来，各高校为培养更多的人才都在实施扩招政策。一方面，它使更多的学生能够迈入高等学府享受更高的教育；另一方面，它给学校各方面带来了竞争压力。原有的档案库房已不能满足逐年增多的档案文件，这促使档案室工作人员作出相应的更改。档案室档案数字化通过对档案内容的数字化扫描，在提供利用时，以查找电子档案为主，这样可以改变原有档案的存放方式，能够节省档案存放空间，容纳更多的档案文件。

3.档案室纸质档案的存在是数字化的必要准备

档案室纸质档案的存在是数字化的前提，任何需要进行数字化处理的信息都要以传统文件为载体。在数字化处理过程中，对文字、图片等用扫描仪将其转化成BPM图像文件格式存储于计算机中，然后制作成可永久保存的光盘，建立数字档案管理体系，也就是“双套制”管理的模式。这样既保证了原始档案的原始生态和永久保存，又方便了科研人员的查阅与研究的需求，也为今后的资源共享打下了基础。[4]

三、高校档案室档案数字化建设的内容

1.完善相应的软硬件设施

建立档案室档案数字化，首先需要完善相应的软硬件设施。这主要包括三类：一类是数字档案信息采集设备，实现纸质档案、图纸档案等的数字化转换工作，包括扫描仪和计算机等设备；一类是数字档案信息存储设备，实现数字档案信息的存储与管理，包括服务器、磁盘阵列、关盘等设备；一类是档案综合管理系统软件，实现数字档案信息的管理与利用功能，包括档案著录、档案统计、档案检索、档案信息等功能。[5]其中，在数字化信息采集过程中，要根据不同信息载体形式，选择通用性好、存储容量大、存储质量好的存储格式，这有利于信息的流通，同时减少信息的流失。在数字档案信息存储过程中，制作成可永久保存的CD-R光盘，便于对档案文件的长久查阅利用。在实现档案信息的管理与利用时，应选择合适的档案综合管理系统软件。在服务器软件领域，存在着以各种版本的UNIX 和LINUX为代表的优秀者，它们既有稳定性、安全性的特点，又具有价格低廉的特点，因此可以作为档案综合管理系统软件的首选。

2.档案数据库建设

在数字化过程中，对档案室档案进行分类，整理成学籍、成绩、论文、科研成果等数据库，更方便用户的查阅利用。

学生学籍档案数据库。档案室工作人员可以根据网上招生的录取数据，收录每届学生的基本情况，形成学生学籍档案数据库。这一数据库的建设，有利于高校和用人单位鉴别学生的毕业证和学位证。

学位论文和科研成果档案数据库。结合每年毕业生提交学位论文电子版机会，将纸质论文和电子论文数据库一并归档，并及时采用扫描等方式补录以往学位论文全文，建立齐全的学位论文数据库。

学生成绩档案数据库。学生在每学期都有期末考试，待学校收录期末考试成绩时，档案室可借机汇总建立学生成绩档案库。

3.提高档案室工作人员的专业素质

为提高档案室工作人员的专业素质，可定期对档案室工作人员进行培训，并实施定期考核适度。另外，可有计划地分期分批选送档案业务骨干到高等院校进修。同时，在招聘档案人才时，除考虑档案文书知识外，更要注重具备软件开发能力的人才，调整档案人员专业知识结构组成，更好地为高校档案数字化服务。

四、结语

高校档案室档案数字化已成为高校档案发展的必然趋势。面对这一机遇，我们必须不断改革和创新，遵循合理的原则、设立科学的目标、采取正确的方法、逐步走向完善，尽早实现档案室档案管理的现代化，使档案室工作的各个环节以更高的效率为学校的教学、科研管理和其它各项工作服务。

参考文献：

[1]沙敏.高校档案数字化建设的认识与思考[J].科教导刊，2011，（2）：171-172.

[2]饶永.简论高校档案数字化建设[J].电子科技大学学报社科版，2004，（6）:88-91.

[3]林丽群.高校档案数字化建设的思考[J].数字兰台，2008，（2）：12-13.

[4]孙莹.“满族说部”档案室数字化管理初探[J].兰台内外，2005，（6）:65.

第4篇：人事档案数字化建设范文

一、从概念引入到提法统一

1994年MargaretHedstrom率先提出“电子档案馆（Electronic Archives）”的概念，1996年戴维・比尔曼在第13届国际档案大会上提出以虚拟档案管理的元数据体系为中心的“虚拟档案馆（Virtual Archives）”。此后，我国档案界逐渐开始关注并研究数字档案馆这一新生事物。

1997年，董健民首次提到“在数字档案馆中，电子技术已使档案的保存和利用更加科学有效”，1998年，冯惠玲进一步指出“电子档案馆亦可称为‘数字档案馆’、‘虚拟档案馆’或‘无墙档案馆’，它不是一个实体机构、一个存放处的概念。”有关电子档案馆、数字档案馆、虚拟档案馆的概念也经常被比较，例如，刘春弟认为“电子档案馆（产生于20世纪80年代）与数字档案馆（产生于20世纪90年代中后期）是基本相同的概念和事物，数字（电子）档案馆与虚拟档案馆既有区别又有联系。”虽然在认识上存在差异，但随着数字档案馆的概念被广泛接受，数字档案馆这一提法已经渐趋统一。

二、从理论探索到实践应用

随着数字档案馆实践的展开，学术界的理论探讨逐渐深入。关于数字档案馆的界定、特征、功能、演变、数字档案馆与传统档案馆的比较等问题引发广泛的讨论，形成多种观点，以数字档案馆的界定为例，代表性的观点可以归纳为广义狭义论、实体虚体论、技术论、数字信息系统论、档案信息服务论、档案资源共享论、整合论。关于数字档案馆的技术如元数据与数据描述技术、检索技术、数据挖掘技术、数据可视化技术、存储技术、安全技术、备份技术等相关探索，也为数字档案馆的实践应用提供参考。

进入21世纪，数字档案馆随着档案信息化工作启动而发展。我国第一个数字档案馆的研究与开发项目“深圳数字档案馆系统工程的研究与开发”于2000年5月立项，青岛市于2001年启动“数字档案馆工程”。2002年以来，杭州市档案馆、天津开发区档案馆、江苏电力公司档案馆等也逐步开始数字档案馆的建设和规划，2003年上海交通大学《数字档案馆建设方案》纳入学校“985工程”数字化校园建设规划，2005年浙江大学开始探索数字档案馆建设，截止2007年底，山东省共建成8个市级数字档案馆、22个县区级数字档案馆和2160个数字档案室。我国数字档案馆发展为省市县级国家综合、企业、高校、专门行业等种类各具特色、覆盖地域广泛、建设类型多样的格局。

三、从模式推广到政策推动

经过积极的探索和实践，先后涌现出一批特色鲜明的数字档案馆典型，通过总结建设经验和特点，形成模式进行推广。大中型综合数字档案馆模式包括“深圳模式”、“青岛模式”、“杭州模式”，小型综合数字档案馆模式有“萧山模式”。企业数字档案馆的模式可以根据起点的不同分为“末端管理模式”和“前端控制模式”，结合二者的优缺点，应发展“全程管理模式”。

数字档案馆的发展离不开国家政策的推动，2002年国家档案局《全国档案信息化建设实施纲要》，2006年《全国档案事业发展“十一五”规划》将启动数字档案馆建设作为重要内容。2010年国家档案局《数字档案馆建设指南》，全面指导数字档案馆建设。2011年《全国档案事业发展“十二五”规划》将加快数字档案馆建设作为主要目标之一。在政策的推动下，数字档案馆建设成为各级各类档案部门的重心工作。内蒙古伊金霍洛旗已实现馆藏所有档案和资料全部数字化并在全旗共享，江苏省太仓市率先实现档案馆和所有进馆单位档案室档案100%数字化，海关总署全面启动纸质档案数字化工作以完善海关档案信息数据库建设，中国第一历史档案馆3年累计投入8200万元，通过政府采购确定6家外包公司200余人从事具体历史档案数字化工作。

四、从经验总结到深入发展

关于发展阶段的总结，“根据信息管理的结构，将数字档案馆分为数据型、信息型、知识型三个发展阶段。”也可划分成“基于信息管理的数字档案馆建设和基于知识管理的数字档案馆建设两个发展阶段”。关于数字档案馆构建模式，研究集中在基于OAIS、IT集约化服务型、基于知识管理、面向服务架构等几种模式;关于数字档案馆的技术应用，研究涉及数字化、存储、检索、共享、信息安全等方面;关于数字档案馆服务模式，主要有集成服务、个性化服务、小众化服务、知识服务等几种模式。关于数字档案馆信息资源研究主要是从信息资源的建设、信息服务、信息安全这三个角度来谈”。关于数字档案馆的功能特征，在国家信息化发展的新阶段，数字档案馆建设要体现三大新的功能要求，就是建设安全可信系统、实现智慧智能管理、达到长期保存要求。

随着云计算、物联网、移动互联网等新一代信息技术的推广应用，数字档案馆的发展也面临大数据时代的机遇与挑战，处于从档案信息资源建设和管理系统开发转向信息资源的利用与共享的转折时期。2011年国家电网公司档案馆提出：“‘十二五’期间，把档案馆建成档案保管中心、资源数据中心、利用服务中心和企业形象及社会责任的展示窗口，到‘十二五’末，基本建成智能数字档案馆。”2012年江西省档案局与江西省信息中心联合规划，构建了江西省档案馆政务网档案资料查阅平台，实现了全省区域性数字档案资源共享。2013年10月，全国数字档案馆（室）建设推进会召开，倡导实现“数字转型”、“数字升级”、“数字换代”。2014年2月，国家档案局数字档案馆（室）建设领导小组成立，以推动建成更多的数字档案馆（室），促进我国数字档案馆的建设向更深层次发展。2014年12月，国家档案局《数字档案馆系统测试办法》进一步强化数字档案馆的科学建设、安全运行维护和绩效管理，这一时期的数字档案馆越来越重视档案利用共享和知识管理功能的强化，基于用户的建设理念和追求更高的服务绩效逐渐凸显。

第5篇：人事档案数字化建设范文

一、指导思想

以贯彻落实党的十、十八届三中、四中全会精神为指导,以科学发展观统领我县档案事业发展全局，紧扣新常态下依法治国新理念，认真贯彻落实省委办 省政府办《进一步加强和改进新形势下全省档案工作的实施意见》,以数字档案资源建设为重点，以档案基础建设为中心，以档案综合服务能力建设为核心,以档案法制建设和档案干部队伍建设为保障，进一步推进全县档案事业科学快速发展,提升群众满意度和新常态下服务改革和发展的能力和水平。

二、主要目标

以“馆室”建设为核心,以扩、调、优、提为手段 ,全面提高档案综合服务能力。“馆室”即:建设数字档案馆,努力建成区域型数字档案馆；建设机关单位达到规范化等级标准的档案室，提升基层档案工作水平。扩:继续做大档案资源体系,确保档案应归尽归,保障档案资源齐全完整,馆(室)藏档案数量年增长7%以上 ; 调:调整馆室藏档案结构,丰富档案门类,民生档案占馆藏比重达60%以上;优:继续做优档案利用体系,加快馆(室)藏档案数字化进程,全面完成重要纸质档案数字化，馆（室）藏档案数字化数量占总量的50%以上; 积极探索档案资源共享新方式,丰富档案利用平台建设,实现跨馆(室)、跨地区远程利用查档;提:努力提高档案综合服务能力,加强各行各业档案业务指导,实现档案指导零盲区,围绕地方行业特色,帮助建立特色专业档案,努力打造核心特色馆(室)藏。

三、主要任务

1、建设数字档案馆。加大资金投入，建设档案集成管理系统，实现档案目录著录电子化和系统化，完成馆藏重要档案全文数字化，接收档案实行纸质与电子版双套同时入馆，基本建成数字档案馆,使电子档案接收与管理流程更加科学合理,制定完善的数字档案馆管理制度与办法。要充分依托数字化综合办公平台,切实做好电子文件的在线接收与管理工作,努力将我县数字档案馆建成XX区域型的一个重要数字档案馆。

2.完善实体档案馆。多方筹集资金，添置足够的空调、除湿机、备用电缆，建设馆区围墙扫尾工程，健全完善档案保温、防潮、防盗等设备设施，明确责任分工，完善有关制度，把档案安全措施落到实处。坚持以人为本，安全、舒适、宜人、经济的原则，对馆区绿化进行规划设计并分期分批建设完善，把县档案馆建成功能现代化、环境优美舒适的群众服务场所。

3.做大档案资源体系。深入贯彻落实国家档案局8、9、10号令,准确确定文件材料收集范围和划分保管期限，努力确保档案资源完整齐全。在抓好文书档案收集的同时，积极做好专门、声像、科技、实物及电子等不同载体档案的收集工作。村、社区、非公有制经济组织、社会组织要设立档案室并指定专人负责档案工作，切实做到档案工作有场所、有设施、有人管、有制度、有保障，基本实现建档和归档率达100%。

4.调整馆（室）藏档案结构。县档案馆要努力调整和优化馆藏档案结构，丰富档案门类和种类，加大民生档案资源接收力度，加强生育、户籍、学籍、婚姻、医疗、卫生、保险、就业及社会保障、土地承包、林权改革、产权登记、人口普查等涉及人民群众切身利益的民生档案的收集工作，到“十三五”末，实现民生档案占馆（室）藏比重达60%以上。各基层档案室要加大档案资料收集归档力度，做到应归尽归，安全、规范保管。

5．优化档案利用体系。千方百计满足群众查档需求，努力提高档案查全率和查准率。不断优化档案利用场所硬件设施建设，为群众提供良好的查档环境。稳步推进馆（室）藏档案数字化进程，实现到“十三五”末馆藏档案数字化总量达馆藏量的50%以上。做好档案开放工作，充分利用门户网站、档案专网、数字档案馆（室）等平台加大档案资源共享程度，实现跨馆（室）、跨地区远程查档。建成互联网档案利用平台,逐步实现群众足不出户的查档目标。

第6篇：人事档案数字化建设范文

随着市场化经济的发展，人事档案变得越来越重要。特别是对医院来讲，由于医生工作的特殊性要求，它不仅看重医护人员的学习教育经历，也看重医护人员实际的工作经验和经历，而这些在人事档案上都可以反映出来。因此，医院人事档案的管理就显得尤为重要了。随着医院的经营时间的不断延续，经营业务范围的不断扩大，每年都会有更多的新医护人员加入，所以传统的医院人事档案管理方式早已不在适合现今的医院实际的发展。随着近年来数字信息化时代的来临和网络化的不断普及，医院应该积极的将现代信息技术同医院的人事档案管理工作结合起来，让数字信息化能够真正的为医院的人事档案管理工作服务。

1 将数字信息化运用到医院人事档案管理中的意义

1.1 有利于提高医院的档案管理工作的效率

随着信息化时代的来临，医疗体制的不断发展和改革，医院的人事档案作为记录人才的信息的主要载体早已渐渐的进入了网络化的时代。数字信息化的人事档案管理，不仅对于医院的相关工作的管理、调动以及工作的安排等方面提供了极大的便利，而且也有利于提高医院的人事部门的工作效率。并且信息化的人事档案管理也有利于医院的医护人员的原始档案数据的保存以及查询等，这样利用相应的数字化的人事档案管理的相应措施，就可以不用再像传统的人事档案管理那样存在保存原始档案难、人工管理查询难等问题。其实目前很多医院仍然还是采取传统的以人工为主要方式的档案管理方式、以纸质为主要材质的存储模式，这切实都会存在纸质受潮、发黄、霉变等问题，因此这些档案通常是比较难以保存的，并且通常要耗费很大的人力和时间去做定期的查找和检查，这种种问题在无形中就增加了很多的管理的成本[1]。

1.2 有利于促进医院内部的信息资源的共享

将数字信息化运用到医院的人事档案管理中，有利于促进医院内部的档案的相关信息的共享，并且有利于提高各部门之间的开放性。数字信息化运用到医院的人事档案管理中在档案的管理中能够促进医院的档案管理方式的现代化的推进，通过相应的信息数字化的技术以及网络技术，建立相应的医院人事档案管理的数据库和相关的平台，这样就能与现在的人们的智能化、网络化的生活方式相接近。通过人事档案管理的数据库和相关的平台促进医院内部的信息的共享。另外在接受传递方面，也有利于提高信息的时效性。

2 数字信息化在医院人事档案管理中存在的一些问题

2.1 对于医院的人事档案管理不够重视

由于医院都是以医疗工作为中心，所以在对于医院的人事档案的管理这一方面并没有给与一定的重视。所以，由此带来的对于人事管理这方面的投入也就相应的有些不足。其实这对于医院的人事档案管理的信息化是非常不利的。首先，由于医院对此不够重视，所以直接导致了医院的人事档案的管理的硬件设施和数据信息处理的资金投入不足。其次，由于医院方面对这一问题的不重视直接导致了医院的人事档案管理人员对于人事档案管理这一工作本身的不够重视。大多数的人事档案管理的工作人员都是简单的整理、收集相关的档案资料等日常性的工作，并没有真正的对医院的档案进行数据处理或者数据统计建设等工作，这些都是非常不利于医院的数字信息化的人事档案的管理的。另外，如今大多数的医院的人事档案的管理的工作人员往往都是身兼数职，他们大多数并没有真正的把医院的人事管理这一工作认真的对待。当然这与我国传统的档案管理方式是分不开的，因为他们认为档案管理就是简单的对档案进行摆放、整理等[2]。

2.2 对于医院的人事档案的管理缺乏相应的制度

人事档案作为一个人的基本信息和经历的主要载体，相关部门应该对于人事档案做好相应的保密工作。虽然有《档案法》等相关的法律法规的颁布，但是人事档案的机密性现在还是一个大问题。所以医院的相关管理部门应该对此加以重视，加强数字信息化下医院人事档案管理的保密性措施的建设。

3 将数字信息化更好的运用到人事档案管理中的措施

3.1 加强树立将数字信息化运用到人事档案管理中的意识

随着如今的信息化时代的来临，将数字信息化运用到人事档案管理中是大势所趋。特别是如今的医院的管理模式大多都已经实现了信息化、网络化，大多数医院的管理已经渐渐向着现代化的管理模式不断迈进。这就需要医院的相关管理人员树立起将数字信息化运用到人事档案管理方面的意识。只有在这方面引起足够的重视，才能够渐渐地体现出信息化管理在医院人事档案中的巨大价值。

3.2 注重引进相关专业的档案管理人才

真正能够将信息化运用到医院的人事档案管理中去，这需要引进相应专业的档案管理人才。因为他们不仅需要掌握相关专业的档案管理知识，还需要熟悉现代计算机网络技术。对于现今的大多数医院来说，由于在职人员比较多，所以医院的人事档案管理都是一项比较繁多的、量大的工作。当然在引进相关的专业的档案管理人才的同时，也要注意全面的对工作人员进行综合考核。由于医院人事档案管理工作的特殊性，所以对于相应的工作人员来说，必须要具有较好的职业道德素质和较强的责任感以及保密意识。在医院的人事档案管理方面，也要注意将数字信息化、网络技术、数据库的建立与处理等更好的结合起来，做好医院的人事档案信息管理建设[3]。

3.3 加强医院人事档案管理中的相应的硬件和软件等设施的建设

对于将信息化更好的运用到医院人事档案管理中，这不仅需要相应的硬件设施的建设，也需要医院引进相关的软件技术，建设出相关的医院人事档案管理平台。做好医院的人事档案的管理工作，硬件设施是基础。医院应该对此加大投入，建立标准的现代化的医院人事档案管理场所，对于档案室、医院人事档案管理的工作人员的办公室以及档案的阅览室应该严格分开。将信息化技术真正运用到医院的人事档案管理中，软件设施的引进也是至关重要的。对于如今的飞速发展的信息化和网络化时代来说，利用软件设施建立相应的医院的人事档案平台是非常有必要的。并且这种人事档案管理平台还可以同医院的其他管理系统相结合，来更好地实现医院的信息、资源的共享，这样也可以更好的促进医院各个方面及时获得相应的信息，更好的促进相关的措施或者方案的处理更加合理。

第7篇：人事档案数字化建设范文

一、我国历史档案数字资源建设体系的必要性

1.历史档案资源是国家和社会集体记忆的重要载体

档案作为社会各项活动的原始记录具有构建人类社会记忆的作用和价值。档案承载了组织、国家和整个社会的历史记忆[2]。档案是社会记忆的重要载体，档案记录了某个历史行为或事实的发生过程，档案与档案之间的联系则能反映出某一时期组织或者国家的全貌，能够最大程度地描述当时的历史过程。历史档案资源的重要作用要求从保存和传递社会记忆的高度来看待档案管理活动。

2.数字资源体系的建设有利于对我国历史档案的深度开发利用

在社会发展过程中，档案的载体形式丰富多样。由于不同时期条件的限制，档案的载体也各不相同。大多数历史档案都以竹简、布帛、金属等固态的形式存在，这在充分还原历史原貌的同时，也给档案的开发利用造成了较大的难度[3]。首先，传统载体的档案在传播上受限于客观条件，不便于远距离传输和利用。其次，基于档案保护的需要，历史档案的复制受到较大的限制。

历史档案数字资源体系的建设则能克服传统载体的档案在保存、传输和利用等方面的弱点，将历史档案进行数字化处理，便于不同的利用者在不同时间、地点方便快捷地利用档案资源[4]。建立全国范围内的历史档案数字资源体系，能够更好地提升历史档案的利用率和利用效果，在节省利用成本的同时，加强对原始档案的保护。

3.历史档案数字资源体系的构建将进一步完善我国档案资源建设

历史档案是我国档案资源的重要组成部分，是民族、国家和社会的历史记忆的重要联结，在国家档案资源中处于核心的地位。构建历史档案数字资源体系能够完善我国数字档案馆建设，对促进我国档案事业科学发展具有重要的推动作用，同时能够进一步完善国家信息化建设。

二、我国历史档案数字资源体系建设存在的问题

1.管理制度不健全

从全国层面上来看，缺乏部级历史档案数字资源体系建设办法与方案。历史档案具有稀缺性、不可再生性等特点，在进行历史档案数字资源体系建设与数字化开发时，更需要制度上的保障。目前，《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《各级国家档案馆开放档案办法》中仅对档案的保存和开放问题进行了统一规定，对档案数字资源建设问题并没有详细说明。

管理制度和标准的缺失这一问题已在各地历史档案数字化和数字历史档案馆建设的过程中显现出来[5]。由于各部门在进行历史档案数字化时缺乏统一规划、标准不统一，历史档案无法得到有效保护。在历史档案数字资源建设和开发难度较大，因档案保护问题无法得到有效解决而进展缓慢甚至是搁浅。因此，从面向服务的角度出发，采用前端控制原则，在建立历史档案数字资源体系之时，根据不同的档案类型、载体类型设定数字化标准。在历史档案数字化的基础上，为已有的历史档案信息制订标准的信息交换格式，提供转换手段，可以将信息转换为标准的交换格式在网络上传输或存入可移动媒体，这样才能为国家层面的历史档案数字资源建设打下基础。

2.数字化程度不高

我国历史档案数量非常丰富，分别保存在全国各级档案机构及博物馆、文化馆等其他文化机构中。、如中国第一历史档案馆保藏1000余万件明清档案，截至2013年8月底，，扫描档案图像约142万件，数字化程度约为14.2%[6]。四川省档案馆就保存着最珍贵、最完整的清代巴县地方政权档案11万卷以及民国档案45万卷，但数字化程度并不高[7]。

我国拥有丰富的历史档案资源，但目前绝大多数历史档案由于各种原因处于濒危状态，如不及时采取有效措施对其进行数字化处理，很可能造成人类记忆的断层，在一定程度上影响我国历史文化的多样性和完整性。

3.历史档案管理系统建设标准缺失

与其他类型的档案相比，历史档案更具特殊性。历史档案不仅具有作为凭证还原历史事实的功能，而且由于其年代久远具有载体上、内容上、形式上的特殊性[8]。如，大多数历史档案都是纸质载体的传统档案，且由于语言文字的变化这些档案的内容常常难以辨识。历史档案在载体、内容、形式上的特殊性要求其档案管理系统也应当具有一定的特殊性。在国际档案管理系统标准和中国档案管理系统标准中，几乎没有针对历史档案的条款。

标准的缺失会给历史档案管理带来较大难度，同时也不利于对历史档案的开发利用。在对历史档案进行数字化处理的过程中，难以构建有效的元数据体系，对历史档案进行元数据的获取和管理。同时，因缺乏统一的功能需求标准，历史档案管理系统的升级和扩展成为明显的难题[5]。不同系统中所规定的数据类型和数据接口不同，在进行历史档案管理系统的数据迁移、备份过程中，很难实现各个系统的有效兼容。

4.数字资源体系中开放与保密程度难以把握

部分时期的历史档案因其年代、所涉事件具有一定的敏感性，因此需要在利用过程中加以控制和保护。自民国时期以来形成的历史档案具有一定的政治性，同时部分档案中可能会涉及当代人的个人隐私。因此，在历史档案开发利用的过程中需要进行采取的保密措施[9]。历史档案开放利用的迫切性与保密的诉求的矛盾为历史档案利用带来了较大的挑战，这也是建立历史档案数字资源体系的一项关键难点。

数字化环境下历史档案的利用率、利用速度都得到了极大程度的提升[10]，而且难以对数据库中的每一份历史档案的保密要求进行审核，因此很容易产生泄密的问题。在历史档案数字资源体系建设过程中，需要对所有档案进行详细的密级设定，这无论在内容的辨识上还是在密级设定的工作量上都存在巨大的难度。开放与保密之间的矛盾以及它们所带来的问题影响了历史档案数字资源体系的利用模块，不利于对历史档案进行深度的开发和探索。

三、完善我国历史档案数字资源体系的对策

针对以上我国历史档案数字资源管理、利用等方面的问题，可以从法律制度、内容建设、标准建设、保护机制、密级设定这几个方面提出完善我国历史档案资源利用体系的对策。

1.完善针对历史档案的法律体系和管理制度

要建立历史档案数字资源体系，必须以有效的、完善的法律制度作为保障和依据。因此，完善我国档案法律体系中关于历史档案的条款，以及构建有效的历史档案管理制度，成为建立历史档案数字资源体系的基础性环节。完善历史档案相关法律体系和管理制度，需要从以下几个方面入手：

首先，在《中华人民共和国档案法》中加强对历史档案管理进行规范，增加对全国范围的历史档案工作具有指导功能的条款。《档案法》是我国档案领域中的基础性法律，是开展档案业务的法律依据。在《档案法》中明确对历史档案管理的规定，使得历史档案数字资源体系建设具有充分的法律依据。同时，在《档案法实施细则》中对具体的条款加以解释，使历史档案管理相关的法律更具可操作性。

其次，针对历史档案的特点，制定并实施历史档案管理的规章、条例。在《档案法》及《档案法实施细则》的基础上，制定相应的专门规章和条例，便于进一步规范历史档案工作，为历史档案数字资源体系建设提供更为细致的法律保障。

最后，完善各级历史档案管理制度，对历史档案的收集、鉴定、整理、著录、保存、利用等各个环节加以明确规定。与其他档案类型有所区别，历史档案在来源、形式、载体等方面都存在较强的特殊性。因此，各级档案管理机构尤其是历史档案管理机构应当完善内部管理体系，加强对历史档案数字资源的收集、保存、利用等方面的制度建设。

2.提升历史档案数字资源质量并丰富其内容

档案数字资源体系的建设离不开丰富的资源内容。内容是建立该资源体系的基础。中国第一历史档案馆自2008年5月停止提供在线查档的功能，我国大多数综合型档案馆也未能有效提供档案数字化在线查询的功能。这一方面受制于档案在线利用的制度和技术落后等问题，同时也受制于数字化历史档案的数量小、质量差等问题。建设历史档案数字资源体系，必须要提升其数字化程度和数字化的质量。

首先，开展历史档案数字化资源的收集和归档工作，同时加强历史档案的数字化工作。利用社会渠道收集历史档案的数字化资源，一方面能够丰富档案的来源，另一方面也能节省档案管理部门的数字化成本。同时，对于馆藏历史档案中具有重要参考价值、利用率较高的历史档案进行数字化扫描，以不断丰富历史档案数字资源。

其次，严格控制历史档案数字资源的质量。质量是历史档案数字资源体系的基础，也是该资源体系是否可信、可靠的关键所在。提升历史档案数字资源采集标准、采用先进的数字化扫描技术，是提高历史档案数字资源质量的有效措施。

3.构建历史档案数字资源管理系统标准

历史档案数字资源建设体系必然离不开历史档案管理系统的建设[10]。质量高、兼容性强、功能完备的历史档案管理系统对系统标准的成熟度依赖性也较高。规范系统建设标准可以明确历史档案数字资源管理系统的通用型需求、功能型需求等。其中，功能型需求可以结合历史档案自身以及管理的特点加以规范。

历史档案数字资源管理系统标准同时还应当包括历史档案元数据采集标准。对历史档案的系统化管理离不开元数据。因此，建立针对历史档案的元数据体系，能够提升历史档案资源在不同类型、不同级别系统中的兼容性。

4.建立历史档案数字化的保护机制

由于时间久远，历史档案十分脆弱，纸张等载体易于损毁、字迹易于消失。因此，需要对历史档案保护加以充分的重视，尤其是在对历史档案数字化的过程中，要保证档案载体、内容等不受破坏[11]。档案数字化主要是通过对档案的光学扫描形成图像的过程。在扫描过程中，光能会破坏纸张或档案载体的化学结构，造成档案载体脆化损毁、字迹褪色模糊等现象。在历史档案数字资源体系建设过程中，不可避免地要进行历史档案数字化工作，但需要从以下两个方面加强保护：

首先，建立数字化采集标准，增强数字化成果的兼容性和可重复利用性，尽量减少档案数字化的次数[12]。光能会对档案产生不可逆转的破坏。因此，减少数字化扫描的次数能够有效减少扫描对档案造成的破坏。同时，讲过系统、标准流程的数字化后的数字档案具有很强的重复利用性，而且不会因为重复利用给历史档案带来伤害。

其次，建立历史档案保护的问责机制，明确权责范围。在历史档案数字化造成的损毁中，很重要的一部分破坏来自于人为操作的失误和疏忽。因此，规范历史档案数字化流程，明确其中的权责体系，能够有效预防和降低人为原因给档案造成的损坏。

5.建立特殊历史档案的密级体系

历史档案数字资源体系的建设会增强档案开发、利用，提升档案传播效率。在这一数字资源管理体系中，应当更加重视对涉及国家秘密、组织秘密和个人隐私的档案加以保护。因此，应当针对特殊时期、与特殊事件和历史人物相关的档案进行密级鉴定和隐私保护，构建完善的密级体系。

首先，结合国家和组织秘密划定历史档案的密级。对于涉及国家秘密、组织秘密的历史档案，严格划定密级并设定时间范围，从而进行访问控制。如对于社会重大历史事件的档案，应当充分评估其密级，并限制访问。

其次，结合个人隐私保护的需要划定历史档案的密级。例如，民国档案对民国时期历史研究具有重要学术价值，应当加以开发利用。但是，这些档案中可能涉及当代人的隐私信息，对于该部分档案就要进行严格的保护，防止个人隐私被泄露。

第8篇：人事档案数字化建设范文

关键词：高校图书馆；档案；数字化建设；分类表

高校图书馆档案是指高校图书馆在各项工作、活动中形成并对图书馆管理具有一定参考价值的文字、图表、实物等多种形式的文件资料，是高校图书馆在开展各项活动保存下来的最原始的资料。随着知识经济的不断兴起，计算机技术与网络技术的迅速发展，以纸本记录为主的传统档案管理工作已经不能适应现代化图书馆的发展需要，取而代之，网络化、数字化成力现代化图书馆的建设方向，作为数字化图书馆的一部分，图书馆档案的数字化建设已成发展之趋势。

一、高校图书馆档案管理的现状

（1）“三特性”——制约档案管理。高校图书馆档案具有“三性”特点，即隶属性、非全宗性、独特性。隶属性指高校图书馆档案是该高校档案的二级管理单位，隶属于该高校档案馆（室），服从高校档案馆（室）的统一管理，接受其工作的指导。非全宗性指高校图书馆不是一个独立从事活动的单位，在行政上、财务上、人事上不是一个独立的活动机构。独特性指图书馆档案材料的收集，仅仅收集与图书馆工作密切相关的文件、政策，以便对图书馆的文献资源、数据统计、馆史文化等做出正确的了解。

（2）“不重视”——淡薄管理意识。高校图书馆的档案管理工作长期以来被忽视，在图书馆业务工作中一直处于弱势地位，图书馆员工普遍缺乏档案管理意识闭。普遍认为档案管理工作隶属于档案馆（室），不具有全宗性，而是处于从属性的地位。

（3）“不规范”——缺乏制度保障。要想做好高校图书馆档案管理工作，必须要有健全的管理制度做保障。借助档案规章制度来管理，可以最大限度地将图书馆在工作活动中得到的大量原始材料收集齐全，以供发挥更大的作用。

（4）“流动性”——影响档案管理。图书馆档案工作由办公室秘书兼任，并没有设定专门人才管理档案工作，办公室秘书一换，档案管理员就随之更换，造成档案管理员流动性大，不利于档案管理。

（5）“重藏轻用”——不利档案利用。高校图书馆即便是建立起自己的档案室，配备专门档案员，却并没有将档案公开化。

（6）“数字化”——举步维艰，成信息孤岛。大量档案资源不能被读者所利用，严重制约了图书馆档案的利用率，此外，由于图书馆档案信息没有实现数字化建设，不能与学校其他职能部门的办公系统对接，形成“信息孤岛”，不利于图书馆服务水平的提升。

二、高校图书馆档案数字化建设的实施方案

（1）分类标准化——立规矩。高校图书馆进行数字化建设的前提是制定档案分类的标准，俗话说“没有规矩，不成方圆”，对于档案数字化建设来说，制定档案的分类标准就是“立规矩”分类标准一旦确定，通过对高校图书馆的档案进行分类，并建立目录数据库和全文数据库，从而实现高校图书馆档案数字化建设工作。

（2）目录数字化——找眼睛。高校图书馆档案目录数字化，指的是建立档案目录数据库御，是档案数字化建设的基础，也是档案数字化工作的前提，数据库的建设务必做到层级清晰，结构合理，范围广泛，体系完整。

（3）全文数字化——要“有目有文”。如果仅仅是档案目录数字化，高校图书馆档案仍然不能得到充分利用，而是会出现“有目无文”的现象，给检索人员带来不便，因此，将图书馆档案目录数字化和部分档案全文数字化相结合，则成为图书馆档案数字化建设的核心。

（4）重藏重用——数字化的目的。图书馆档案数字化建设工作的重点是为了发挥档案的最大作用，使更多的人能够利用图书馆的档案文献资源，因此，在完成高校图书馆档案的目录数据库和全文数据库的数字化建设之后，对档案数字化的利用与管理也显得尤为重要。

三、高校图书馆数字化建设的作用

（1）节约财政开支，提高服务效率。随着办公自动化和“无纸化”办公时代的到来，产生了大量的电子文档，传统的图书馆档案管理模式已不能适应新时期图书馆档案建设工作，通过高校图书馆档案的数字化建设，可以大大提高图书馆的工作效率。数字化建设也有利于提高档案管理工作人员的办事效率，工作水平、服务质量。

（2）节省物理空间，利于档案保存。高校图书馆档案数字化建设，改变传统的“档案储藏室”为计算机存储，可以大大节省物理空间。通过对高校图书馆档案进行数字化建设，将档案形成系统性，利于集中统一保存，还能代替原件使用，数字化档案副本又可异地存储，即使发生天灾人祸也能最大限度地保持档案的完整性，有利于保护档案原件，从而达到存储图书馆档案资源的目的。

（3）网络化管理，为教学科研服务。传统的图书馆档案以封闭的或半封闭的模式管理，在一定程度上造成图书馆档案资源的闲置和浪费，有效开发利用图书馆档案是图书馆档案数字化建设的最终目的。档案资料数字化后有利于为领导决策和馆内各项工作及时准确地提供档案信息。数字化后也有利于实行档案公开，进行档案信息交流。

（4）公开化管理，扩大图书馆宣传。数字化图书馆打破图书馆档案资源丰富却利用价值不大，不能充分发挥档案作用的限制，尝试通过档案数字化建设，实现档案公开，达到资源共享的目的。

高校图书馆充分认识到档案管理工作的重要性，尤其是数字化建设将成为今后发展的重点，更应该意识到档案数字化建设的必要和必须。高校图书馆应按照统一规范的分类标准，对档案目录数字化、全文数字化建设相结合进行档案数字化建设，才能顺应现代化发展趋势，最大程度地利用好图书馆档案资源，发挥应有价值。

参考文献：

[1]施振宏．编制高等学校图书馆档案实体分类法研究[J].图书馆理论与实践，2008(6).

[2]申玉粉．高校图书馆档案管理的现状及对策[J].林业科技情报，2009 (4)．

[3]丁玉芝.高校图书馆档案数字化浅议[J].档案，2009(4).

[4]黄敏.析高校图书馆数字化建设[J]，四川档案，2006(6).

第9篇：人事档案数字化建设范文

（2005-2010）

一、序言

随着信息处理技术的不断发展以及计算机应用的日益普及和深入，政府机关和企事业单位信息化进程也不断加快。作为信息化前沿的档案部门，已经面临着信息爆炸和技术变革带来的强大压力，如何变被动为主动，适应社会发展的潮流已经成为档案部门不得不考虑的问题。随着时间的推移，档案工作者已经越来越深刻地认识到，利用新的理念、新的技术、新的方法来管理档案的重要性，正在探索一条档案管理现代化的道路，而最大限度地开发与运用计算机技术已经成为档案管理现代化的最重要的内容。

在新的形势下，国家档案局颁布了《全国档案信息化建设实施纲要》，这是“十五”计划期间全国档案事业发展的唯一一个专项规划。在“十五”期间，全国档案信息化建设的目标和主要任务是：本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则，加快档案信息化基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化和数据库建设，在部分中心城市建设示范性数字档案馆，开展公众网上查询档案信息服务，加快推进档案信息化标准体系、安全保障体系和人才队伍建设。在《实施纲要》中提到：“十五”末，各省、自治区、直辖市档案部门要努力建设并投入使用一批内部局域网，基本实现档案管理现代化和办公自动化；依托当地应用系统建设工程，建立为各级党政机关服务的档案目录信息中心，为逐步构建中国档案文献数据库创造条件；依托公众信息网，建立面向社会、服务公众的档案网站，逐步构建全国档案工作信息网。

根据国家档案局“十五”规划的要求，各省、直辖市都将档案信息化建设纳入了政府电子政务建设的总体规划，同时陆续启动了大规模的档案信息化建设，例如上海、广东、山东、北京、福建等省市在目录中心建设、电子文件中心建设、“数字档案馆”建设、管理自动化等方面都做出了突出成绩，取得了良好的效果，树立了政府形象。

海南省的档案信息化建设起步并不算晚，但由于缺乏总体规划、政策支持、建设资金等各种原因，以至于现在已经远远落在了其它兄弟省市的后面。为此需要将档案信息化建设尽快纳入全省信息化工作的总体规划，与各级政府机关网络、硬件、应用系统等方面的建设同步、协调发展，使档案部门也在海南“信息智能岛”的战略目标中占有一席之地，作出自己的贡献，发挥档案作为社会生活中的核心信息的独特意义、作用和价值。

为落实省委、省政府关于建设“信息智能岛”的重大决策，积极配合电子政务建设，实施信息化带动策略，推动全省档案事业可持续发展，根据《海南省信息化“十一五”规划》和《全国档案信息化建设实施纲要》的要求，结合我省档案工作的实际，制定本建设规划。

二、全省档案信息化建设现状

“九五”以来，海南省档案局（馆）就开始了档案管理现代化建设的探索与开拓，尤其是近几年来，我们以档案信息化带动档案管理现代化，着眼档案信息化建设全局，突出重点，加强引导，积极推进全省档案信息化建设进程，努力使档案信息化与全省信息化建设协调发展，取得了一定成就。目前，省档案局(馆)初步建成了“三网一库一站”，“三网”即建成了90个信息点的局域网，按照物理隔离的要求，分别联通了党政专网、公众信息网；“一库”即建立了档案基础数据库，现有档案目录数据80多万条；“一站”即开通了海南省档案信息网站——“琼兰阁”，为档案政务处理、档案宣传和实现档案信息资源社会共享提供了新的阵地。各市县档案局(馆)结合实际，加强了对信息化工作的规划、领导和投入，市、县档案局(馆)都开通了档案网站。县级以上机关、企业事业单位档案机构计算机拥有率、档案管理软件普及率有了明显提高。

㈠档案信息资源情况。

全省现有各级各类档案馆29个（其中：国家综合档案馆19个，专门档案馆1个，部门档案馆4个，企业档案馆2个，科技事业单位档案馆3个），馆藏1733个全宗，36.08万卷档案，音像档案974盘，照片档案5.27万张,电子档案264(盒、张）。通过开展档案馆达标升级活动，各档案馆馆藏的档案、资料基本上都经过规范化整理，编制了案卷目录、卷内目录、专题索引、专题卡片等各种检索工具。已录入计算机的档案案卷目录有12万多条，文件级目录近150万条，约占馆藏档案著录任务总量的15%。

省属机关、企业事业单位档案室156个，室藏31.11万卷档案，音像档案31626盘，照片档案2.95万张,电子档案1318(盒、张）。各单位已普遍使用计算机编辑、打印文件，每年有大量的电子文件在计算机中产生，而这些已经存储在磁盘上的电子文件，经签发打印成正式的纸质文件后，多数未能妥善保存，有的虽有保存，但缺乏统一管理，造成人力、财力和信息资源的浪费。据调查，在省直单位中，有近10%的单位实现了办公自动化，文件归档采取电子文件与纸质文件并存的方式；有少量单位在纸质文件归档的同时开始收集电子文件，大多数单位尚未开始这项工作。

市县属机关、企事业档案室2300多个，室藏档案约60万卷。除极少数单位外，绝大多数单位尚未开展计算机管理档案。

㈡基础设施建设情况。

目前，全省各级综合档案馆拥有计算机145台，服务器7台，复印机29台,中央空调3套、分体空调机109台，去湿机42台，消毒设备9台。海南省档案馆九十年代中期建设了一个完整的局域网，全局接入点90个。由于服务器购买较早（1996年），配置低、性能差，根本无法满足今天大型应用的需要，不能承载大型数据库和海量业务数据，更不能运行依赖于高性能服务器的网络应用。安全防护设施几乎没有，档案数据保密方面的问题非常突出。

市县级档案馆硬件建设较差，各级政府对档案信息化建设的重要性认识不足，对档案信息化建设经费投入过少，档案信息化建设没有纳入本地、本部门信息化发展规划和档案事业发展计划，政府信息化建设规划未有档案信息化建设成分。除海口、儋州、澄迈等少数几个市县外，大多数市县都仅配置一台计算机，而且档次很低。有5个市县档案馆没有复印机、去湿机、空调机等设备。18个市县档案馆中，仅有3台消毒设备。

省属厅局单位档案室设备配置情况相对较好，省属机关、企业事业档案室拥有电子计算机167台，服务器17台，复印机60台，分体空调机171台，去湿机95台，消毒设备为零。档案管理被评为省一级的单位全部实现计算机管理档案目录。部分单位档案部门的计算机与单位的办公或业务计算机网络连接，个别单位档案部门已经实现了文件、档案管理自动化，做到了电子文件的实时归档，即时提供利用。

㈢人才队伍情况。

从1998年开始，省档案局开展计算机管理档案操作技术知识培训工作，全省大多数档案局（馆）的领导和业务骨干受过培训。通过培训，各级档案干部对档案信息化建设的认识不断提高，计算机知识不断丰富。

据统计，目前全省各级各类档案馆中，专职人员257人，具有大学本科以上学历的有79人，占31.73%，中专以下人员67人，占26.07%。省属机关、企业事业单位档案室中，专职人员115人，大学本科以上30人，占26.08%；中专以下人员22人，占19.13%。

全省共有研究馆员1人、副研究馆员7人，仅占全省各级各类档案馆中专职人员的3.11%；馆员26人，占10.12%；助理馆员以下初级职务73人，占28.40%。中级以上专业技术职务人员大部集中在档案局(馆)，省属机关、企业事业单位档案室不足20人。计算机专业本科以上毕业的专业人才廖若晨星，现职档案人员中熟悉计算机操作的仍不多，尤其是既懂档案业务、又懂计算机技术的复合型人才更少。部分市县档案部门由于没有人才，现有设备的潜能没有得到充分发挥。

㈣标准、规范建设情况。

海南省档案局在长期的档案工作中，按国家档案局统一的国家标准、行业标准的要求开展档案工作，在严格执行的基础上，还根据自身需要，制定、完善和形成了一整套地方档案工作标准，很好地规范和保证了全省档案工作的开展。特别是近两年来，根据档案信息化建设发展的形势需要，省档案局先后制订了《海南省档案信息化建设实施意见》，并与省信息产业局联合转发《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002），对全省电子文件归档管理提出了具体标准和要求。现在又在抓紧制定《海南省电子公文归档管理暂行办法》、《海南省机关数字化档案室建设标准》、《海南省机关档案数字化规程》等规范性文件。但从总体上看，这些规范、标准仍偏重于档案业务本身，在档案信息化方面的标准制定上则存在很大不足，使档案业务和信息化之间产生脱节，影响了档案信息化建设的发展。

三、全省档案信息化建设目标

坚持统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则，加快我省档案信息化基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化和数据库建设，建设数字档案馆，开展公众网上查询档案信息服务，加快档案信息化标准体系、安全保障体系和人才队伍建设。以政务外网建设为基础，加快档案信息资源数据库建设，实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化，档案信息利用服务网络化，档案管理工作自动化，信息管理法制化。2010年以前要达到以下目标：

㈠各级国家综合档案馆和专业（部门）档案馆，全面完成档案基础目录数据库建设，在此基础上构建全省档案目录中心；

㈡依托海南省党政综合信息网络平台，建立电子文件归档和电子档案管理的标准规范体系，设立为各级党政机关服务的文档数据中心，使文档数据中心成为本级党委、政府信息资源库的重要组成部分。近期内首先在海南党政内网上构建海南省电子公文归档管理系统，为省直机关各用户提供电子文件的归档、查询、利用等服务，实现电子文件信息的资源共享。海口市档案局也应在近两年内在市党政网上建立“海口市电子公文归档管理系统”；

㈢对现有各级档案网站进行改造升级，市县档案馆主页全部实行独立域名管理,并上载开放档案目录及现行公开文件,全面提升全省档案工作信息网络的质量和水平；

㈣在我省电子政务平台上构建文档一体化管理系统，建立各种载体档案和相关电子档案同步的接收平台；

㈤在海南省党政综合信息网络及海南省政府门户网站的统一平台下进行“三网一库”（内部局域网、行业广域网、社会公众网、档案数据库）建设，基本建成海南省数字档案馆和海口市数字档案馆，使社会公众获得“一站式”的已公开的现行文件和开放档案查询、利用服务。

内部局域网，主要是局（馆）机关内部办公自动化系统和馆藏档案管理系统，实现内部公文、信息、会务、督查及档案采集、整理、管理、鉴定、检索、编研、利用、数字化等主要业务网上办理，为最终实现“数字档案馆”铺设道路。

行业广域网，就是依托省政府电子政务网建设工程，建立为全省各级党政机关服务及与全省各市县档案局（馆）联网的全省档案信息资源专网，实现省直机关内部网间网的横向互联和信息共享，同时与各市县档案馆、档案室之间纵向的政务信息传递、数据传输和资源共享等。

社会公众网，就是依托各级公众信息网，建立面向社会、服务公众的局（馆）省级档案门户网站，在网上公共信息和档案信息，力求在解决网络安全和保密问题的基础上，在互联网和系统专业网上进行馆藏开放档案目录和现行公开文件的网上查询和浏览服务，逐步提高档案信息化程度，实现档案信息资源共享，为各级政府和社会公众提供快捷、优质的服务及对全省档案信息网络实行统一管理。

档案数据库建设，就是严格按照国家制定的最新标准规范和数据格式，建设一批档案信息资源数据库群，如档案目录数据库、原文信息数据库、典藉史料数据库、各种多媒体档案数据库等，为各级领导科学决策、为改革开放和现代化建设、为满足人民群众日益增长的物质文化需要提供全面、及时、有效的服务。

四、全省档案信息化建设任务

㈠进一步加强档案信息化基础设施建设

⒈提高应用计算机管理档案的普及率。到2006年底，海南省各级各类档案馆都要普遍运用计算机管理档案。到2010年底，省级机关档案部门的计算机普及率要达到100%，市级机关要达到80%，县级机关要达到60%。

⒉建设和完善计算机局域网。目前，海南省档案馆和海口市档案馆已建成局域网。到2005年底，三亚、儋州两市档案局(馆)建成内部局域网，其他市县档案局(馆)争取在2007年底以前建成内部局域网。有条件的专门档案馆、部门档案馆、企业事业单位档案馆也应积极建设内部局域网。

⒊接入党政网平台。各级档案部门要积极参与当地电子政务建设，档案部门的局域网要按规定要求接入市、县党政专网，并通过海南省党政综合信息网络平台和省档案馆互联互通，实现档案信息资源共享。

⒋逐步添置档案数字化设备和软件。各级档案馆和单位档案部门应当购置扫描仪、音视频数字转换设备、档案管理软件等，适应档案数字化实际需要。

⒌提高档案工作的智能化管理水平。各级档案局(馆)应当加强对库房温湿度监测与控制系统，防火、防盗报警系统等信息化改造，提高档案保护、技术装备的自动化程度。

㈡全力开展档案基础数据库建设。

⒈加快档案目录数据库建设，提高档案目录数据的质量。到2007年底，全省各级各类档案馆都要建立馆藏全部档案的案卷级机读目录数据库和文件级机读目录数据库,在此基础上构建全省档案目录中心。市档案馆每年录入条目不少于10万条，县档案馆每年录入条目不少于5万条。从2005年起，各级国家综合档案馆在接收档案进馆时，应同时接收符合要求的机读目录，没有机读目录的档案应补齐著录条目，否则不予接收进馆。

⒉开展档案全文数字化工作，建立档案全文数据库。在条件允许的情况下，各级档案馆和机关单位档案室要有步骤地开展纸质档案全文数字化工作，制定馆(室)藏档案数字化计划，安排适当投入，逐步开展重要档案的数字化工作，建立符合质量标准的档案全文数据库。

⒊稳步推进档案多媒体数据库建设。对录音、录像、照片档案进行数字化，建立一定规模的多媒体档案数据库。至2005年底，省档案馆完成馆藏全部照片、录音、录像档案数字化，分别建立语音、视频和静态图像数据库，并开展多媒体档案数字化相关技术研究，争取成为全省多媒体档案数字化示范基地。有条件的市县档案馆、专门档案馆、部门档案馆以及机关单位档案室也应当尽快开展多媒体档案数字化工作，积极建设多媒体档案数据库。至2007年底，各市县档案馆都必须完成馆藏全部照片、录音、录像档案的数字化任务。

㈢筹划建设省、市数字档案馆。海南省档案局要根据《全国档案信息化建设实施纲要》的安排，在2005年内提出《海南省数字档案馆建设技术方案》，争取纳入次年的省级信息化建设计划项目予以实施，逐年完成。海口市数字档案馆的建设工程也要同时启动，力争早日完成。主要工作任务有：

⒈基础设施建设方面，抓四个平台建设：

⑴数字档案信息传输平台建设。网络传输平台主要由局域网络、党政内网和国际互联网络三个平台组成。局域网络平台，承担数字档案馆内部数据采集、数据处理、数据利用等主要业务工作。党政网络平台，连接各市县委、政府计算机中心，实现市县档案馆与进馆单位档案室网络连接，通过省党政内网的光纤主干线路将全省档案网络连成一个整体。市、县档案馆必须与本地信息部门配合，使档案馆的布点工作顺利完成。国际互联网络平台，是数字档案馆连接国际互联网的外部网络平台，承担档案信息、档案信息在线利用等工作。

⑵数字档案信息采集平台建设。主要建设电子目录采集平台，全文数据采集平台等，承担数字档案信息的日常采集工作。目录采集平台主要承担馆藏各种档案资料目录数据的采集，进馆单位数据采集等工作。全文数据采集平台主要包括馆藏纸质档案采集、电子档案数据采集、照片档案采集、多媒体档案采集、资料信息采集等平台。

⑶数字档案信息存储管理平台建设。存储管理平台主要包括馆内数据存储管理服务器、全文存储管理服务器、磁带备份系统等设备，承担数字档案信息的存储管理和信息工作。

⑷数字档案信息应用平台建设。一是馆内应用平台建设，实现数字档案信息的查阅利用、编辑研究等功能。二是国际互联网档案信息和在线利用平台建设，即档案网站建设，提升现有档案网站的功能和质量。三是政府网络信息服务平台建设，主要用于接收电子政务产生的电子公文数据，接收通过机关档案管理系统整理完毕的电子档案数据，开展档案信息，档案信息在线利用工作。

⒉档案信息数据库建设方面，抓三个类型的数据库建设：

⑴档案目录数据库：该数据库主要存储著录标引产生的以二维数据表方式存放的档案二次文献，主要包括档案资料案卷级、文件级目录。数字档案馆目录数据库主要数据来源包括馆藏档案资料目录数据，各进馆单位档案目录数据。

⑵全文数据库：主要包括纸质档案资料数字化形成的图像、文本数据，移交进馆的电子档案数据，重要资料信息数据。

⑶多媒体档案信息数据库：主要包括照片档案数字化形成的图像数据，馆藏录音带、录像带数字化后形成的多媒体信息。

㈣加强电子文件归档与管理

⒈加强电子文件归档管理的标准规范的贯彻实施工作。各级档案部门要组织宣传、贯彻国标《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）和国家档案局6号令《电子公文归档管理暂行办法》。各级机关、团体和企事业单位档案部门要按照规范化要求，开展电子文件收集、归档工作，加强分类指导，使电子文件和纸质文件一样得到科学保管和有效利用。

⒉开展党政机关电子文件归档管理的试点。按照文档一体化原则、纸质文件与电子文件并存的原则、确保网络安全的原则，以及机关档案信息化与电子政务和办公自动化同步发展的要求，2005—2006年，在三个以上省直机关、五个以上市直机关进行电子文件归档及管理试点。至2010年底止，有20%的省直机关建成数字化档案室。

⒊继续进行《琼兰电子文件归档与管理系统》研发，争取在2005年底前完成软件定型并予以推广，以满足机关办公自动化对文档一体化管理的需求。

⒋抓紧构建省级电子公文归档管理系统。省档案局(馆)利用省党政综合信息网络平台开展电子公文归档管理系统的建设，在2005年初，进行有关调研、设计概念模型、制订政策框架、设置与电子文件标准，建立保证电子文件真实性，可靠性，准确性的有效工作机制，实现政务信息共享，为党委、政府和社会各界利用电子文件提供有效服务。对电子文件海量存贮与安全保管技术进行研究，使得在电子政务和办公自动化环境中产生的大量电子文件像纸质文件一样得到永久保存。至2005年底，初步建成省电子公文归档管理系统。

㈤加强档案管理应用系统建设

⒈继续推广先进、实用的档案管理软件。按照“相对统一、标准通用”的原则要求，在全省推广应用《琼兰档案管理系统》、《琼兰电子文件归档与管理系统》等档案管理软件。

⒉建立文档一体化的信息管理体系。各级档案局(馆)、机关、企业事业单位档案机构要积极参与本地区、本系统、本单位的办公自动化应用系统建设，对文档一体化应用项目提出需求分析和设计要求，做好文档管理系统与办公自动化管理系统的衔接。实现档案计算机管理系统与办公自动化管理系统的融合。

⒊加强档案网站建设。各级档案局(馆)要积极参与当地电子政务和政府上网工程。各市县档案局(馆)均应对现有档案公众网站（主页）不断地加以完善和更新，尚未获得独立域名的市县应在2006年底以前办理独立域名，自主进行管理，并且要有计划地上载开放档案目录以及已公开的文件、档案全文信息，为社会公众提供更多的文档信息服务。

省档案局(馆)于1999年开通公众网站——“琼兰阁”后，在2004年又开通了党政网站，并将馆藏档案目录数据库上载。有条件的市、县也应积极开通党政网站，为机关工作提供更多更好的服务。各专业、部门、企事业档案馆和专业主管部门建立的档案网站，要与海南省档案馆网站相链接。

充分利用和发挥档案网站的作用，使档案网站成为宣传档案工作、公开政务信息、开展档案信息服务的窗口。要将海南省档案网站——“琼兰阁”建设成具有海南特点，档案特色，较高水平的门户网站，为社会提供全方位，多层次，高效率的档案信息服务。

㈥抓紧档案信息化标准和规范建设

⒈加快推进档案信息化法制建设。按照《中华人民共和国档案法》及《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局第6号令），加快研究和制订我省电子公文归档、电子档案管理、档案信息公开和上网安全、网站建设与管理等方面的行政规章，形成有效的激励约束机制，推动档案信息化建设有序开展。

⒉完善档案信息化标准体系。各级档案部门都要学习、宣传与贯彻国家档案局制定的档案信息化建设标准规范；省档案局结合全省的档案信息化建设，制定和完善海南省地方性标准规范和实施办法。在今后几年，要根据《电子文件归档与管理规范》，优先制订本地区电子文件归档及档案信息采集、交换、整合和安全管理等方面的技术标准，建立档案信息化标准体系。

“十一五”期间，急需制定的海南省档案信息化建设的地方标准有：

⑴《电子文件归档与管理细则》（地方标准）

⑵《各类档案数据库结构标准》（地方标准）

⑶《档案数据交换格式》（地方标准）

⑷《网站资源归档与管理规范》（地方标准）

⑸《纸质档案数字化技术规范》（地方标准）

⑹《照片档案数字化技术规范》（地方标准）

⑺《录音档案数字化技术规范》（地方标准）

⑻《录像档案数字化技术规范》（地方标准）

⑼《数字档案馆设计与建设规范》（行业标准）

⑽《档案管理网络安全标准》（行业标准）

⑾《档案文件开放控制办法》（行业标准）

⑿《数字化声像档案著录规则》（行业标准）

⒀《多媒体信息采集操作规程》（行业标准）

五、全省档案信息化建设的保障措施

在信息化时代，档案信息将日益成为经济与社会发展不可缺少的重要组成部分，尽管拥有越来越现代化的手段，所处的技术环境也发生了巨大的变化，但面临的仍将是艰苦的工作，如档案信息资源的组织、整理、加工与建库等，在网络化、一体化过程中，还将会涉及资金、保密和知识产权保护、标准化、数据安全等问题。因此，实现档案信息化需要强有力的保障措施。

㈠加大档案信息化建设的宣传力度。通过多种渠道，提高社会档案意识和档案工作者的信息化意识，正视信息化给档案工作带来的挑战和压力，加深对“实施信息化带动策略”的理解。各级档案局（馆）要把档案信息化建设作为档案业务工作的一项重要内容来抓，融于业务监督指导、目标管理、执法检查等活动之中。

㈡纳入发展规划，提供经费保障。各级档案部门应围绕“三网一库一站”和电子文件管理申报项目，积极争取将档案信息化纳入本地区、本部门、本单位信息化建设总格局。档案信息化要纳入档案事业发展总体规划，争取财政投入并保持适当增长比例。

1．要根据国民经济增长幅度，加大对档案信息化建设资金的投入力度，以缓解档案信息化建设资金不足、供需矛盾突出的问题。

2．认真做好档案信息化建设的立项工作，财政部门要给予必要的支持，将档案信息化建设所需经费纳入本级财政经费预算。

3．加强对档案信息化建设资金的统筹合理使用，引入信息化工程监理机制，加强相关项目的前期研究和可行性论证。

㈢加强档案信息安全保障体系建设。

各级档案部门在加强档案信息化建设的同时，应把档案信息安全放在突出位置，确保管理系统和数据的安全、可靠，防止档案信息失密、泄密和丢失。

⒈全省各级档案部门要严格遵守《中华人民共和国档案法》、《计算机信息系统保密管理暂行规定》等相关法规，逐步完善档案信息安全管理体制，落实信息安全责任制度，制订完善的信息安全应急预案，加强对系统管理员、信息安全员的培养、使用和考核，确保档案信息系统安全。

⒉分类采取必要的安全防范措施，加强对计算机、网络硬件设备和软件系统的管理。抓紧构建省馆局域网络安全保障系统，在2005年内要确保完成省馆局域网络防火墙建设，使之成为全省档案部门信息安全保障体系建设的示范工程。

⒊加强数据库管理，采取脱机备份等有效措施，确保数据安全。

⒋加强档案网上利用的身份认证和密钥管理，确保档案信息网络传输和利用的安全。所有上网信息的都必须按规定程序和要求进行审查。

⒌开展信息安全和信息法制教育，提高全员的信息安全意识，防范、打击计算机与网络犯罪。

㈣优化专业结构，抓好队伍建设。

档案工作向前发展的趋势，对档案工作人员的专业结构提出了新要求，即一方面需要大量的信息处理人员，信息分析与研究人员，数据库生产与维护人员，计算机软件、硬件人才，网络环境创建与运行维护人员，信息服务人员等；另一方面，信息技术的突飞猛进带动了整个社会和技术的进步，使档案工作中的新问题、新技术层出不穷，因而对档案工作人员自身知识的补充与更新的提出了更高的要求。档案工作现代化不仅取决于工作人员原有的知识与水平，更大程度上取决于他们的知识的补充和更新的速度。面对人员需求上的这一变化：一是档案人员必须不断更新知识结构才能适应形势的发展，对在职人员可进行在职培训或出去深造等各种形式的再教育，特别是各级档案局（馆）的领导和业务骨干必须接受有关计算机、网络技术、数字化技术、信息管理、现代管理技术等知识的培训，以适应新技术发展的需要。其次，单一的人员结构已不能满足档案工作现代化的需要，档案管理不仅需要档案专业人员，同时还需要信息技术、计算机、数据库、网络技术等方面的专业人员。因此，应注意引进这些方面的人才，优化人员结构，建立复合型多层次的专业队伍，以适应档案工作现代化的需要。各市、县档案局（馆）在近年内，要至少配备一名具有专科以上学历的计算机专业人才，并对他们进行档案专业知识培训，使之成为档案、计算机复合型人才。

㈤加强与档案信息化相关的政策法规标准体系的建设。

档案信息化的应用和发展离不开政策法规标准体系的支持，要逐步研究和完善发展相关政策法规标准，如信息技术人才政策、行业信息应用软件开发和技术服务等方面的政策标准。

随着我国社会主义法制逐步健全，信息化建设必将在政策法规的框架下进行，因此要深入学习研究电子政务、电子商务、信息交换、政务公开、信息资源保护、企业信息化、信息产业、信息安全保密、知识信息产权、信息市场管理、信息产品价格政策等方面的法律、法规。在学习研究国家有关政策法律、法规的基础上，研究建立我省档案信息化发展的政策法律、法规体系，形成推动我省档案信息化工作的法制环境的保障体系。

加强档案信息化发展软科学课题研究，提高信息化建设决策水平。发挥有关学会、协会、机关、团体的作用，请一批专家、顾问和有专长、有经验的科技人员深入研究档案信息化发展的思路、模式、体制、机制和法制，以及系统安全等方面的问题。

㈥加强对档案信息化建设领导、指导、检查与督促。