供货商档案管理精选(九篇)

第1篇：供货商档案管理范文

二、建立食品安全监管能力评估档案。2011年10月份，省局开展了工商所食品安全监管能力评估工作，各所、办事处要把学习、考试、评估测评表汇总存档，单独存放。上半年各所、办事处要完成。

三、各所、办事处要开展食品安全社区创建活动，确保年内全部达到放心标准。每个工商所、办事处有5个以上高标准食品安全示范点，2012年消保科要重点监控示范点。各所、办事处3月30日前将示范点名单上报消保科（名称、地址、经营范围、批发或零售、负责人、联系电话）。

四、强化属食证明登记制度。工商所、办事处对辖区现场制售、自制熟食经营者要底数清，建立电子台账。集日要做好熟食登记证明。各所、办事处自4月1日开始按要求开展熟食证明登记，各所、办事处到消保科领取熟食证明登记台帐。

五、加强源头管理，开展供货商分级管理。各所办事处摸清辖区供货商底数，供货商必须到工商所备案，工商所、办事处建立供货商电子台账，实行分级管理。上半年完成。

六、严格实施食品流通许可，规范实地考察。尤其是现场制售实地考察，规范发证行为。发证后一个月内归档。

七、继续推广“一票通”。“一票通”把经营者经营行为与工商部门监管有机结合起来，减少了食品经营业户的负担。今年我们继续在所有食品经营业户中推广使用“一票通”，食品经营户进货时必须使用“一票通”凭证。各单位接此通知后到食品流通办公室领取。“一票通”凭证将作为日常监管中“四制”检查的一项重要工作内容，各所、办事处可到消保科领取“一票通”。

八、进一步规范食品经营户供货商档案和食品流通许可档案。食品供货商档案包括供货商营业执照复印件，供货商食品生产流通许可证、流通许可证复印件，供销双方食品安全合同书，食品检验报告等，上述文件必须在有效期内。食品流通许可档案要及时归档，专门存放，打印目录。

九、积极开展食品安全监管执法活动。2012年各所、办事处要普遍开展食品经营未建立食品查验制度和过期食品大检查，对仍不履行食品经营者义务的经营者进行处罚。今年各所、办事处要开展各类专项整治活动。自2012年4月开始每月各所、办事处向消保科上报上月一般程序、简易程序（简易程序必须有专用处罚鉴定书，不能用即罚单代替）处罚户数、数额，年终累计排序，作为执法办案的考核依据。

十、更新完善食品安全数据库内容，督促辖区食品经营者建立规范电子台账。各单位对新开业食品经营户要及时采集数据，及时录入微机，确保辖区食品经营户与数据库相符。数据采集表要装订存档。

第2篇：供货商档案管理范文

一、建立、宪善采购制度，做好采购成本控制的基础工作

采购工作涉及面广，并且主要是和外界打交道，因此，如果企业不制定严格的采购制度和程序，不仅采购工作无章可依，还会给采购人员提供暗箱操作的温床。完善采购制度要注意以下几个方面：

1、建立严格的采购制度。建立严格、完善的采购制度，不仅能规范企业的采购活动、提高效率、杜绝部门之间扯皮，还能预防采购人员的不良行为。采购制度应规定物料采购的申请、授权人的批准权限、物料采购的流程、相关部门（特别是财务部门）的责任和关系、各种材料采购的规定和方式、报价和价格审批等。比如，可在采购制度中规定采购的物品要向供应商询价、列表比较、议价，然后选择供应商，并把所选的供应商及其报价填在请购单上；还可规定超过一定金额的采购须附上三个以上的书面报价等，以供财务部门或内部审计部门稽核。

2、建立供应商档案和准入制度。对企业的正式供应商要建立档案，供应商档案除有编号、详细联系方式和地址外，还应有付款条款、交货条款、交货期限、品质评级、银行账号等，每一个供应商档案应经严格的审核才能归档。企业的采购必须在已归档的供应商中进行，供应商档案应定期或不定期地更新，并有专人管理。同时要建立供应商准入制度。重点材料的供应商必须经质检、物料、财务等部门联合考核后才能进入，如有可能要实地到供应商生产地考核。企业要制定严格的考核程序和指标，要对考核的问题逐一评分，只有达到或超过评分标准者才能成为归档供应商。

3、建立价格档案和价格评价体系。企业采购部门要对所有采购材料建立价格档案，对每一批采购物品的报价，应首先与归档的材料价格进行比较，分析价格差异的原因。如无特殊原因，原则上采购的价格不能超过档案中的价格水平，否则要作出详细的说明。对于重点材料的价格，要建立价格评价体系，由公司有关部门组成价格评价组，定期收集有关的供应价格信息，来分析、评价现有的价格水平，并对归档的价格档案进行评价和更新。这种评议视情况可一季度或半年进行一次。

4、建立材料的标准采购价格，对采购人员根据工作业绩进行奖惩。财务部对所重点监控的材料应根据市场的变化和产品标准成本定期定出标准采购价格，促使采购人员积极寻找货源，货比三家，不断地降低采购价格。标准采购价格亦可与价格评价体系结合起来进行，并提出奖惩措施，对完成降低公司采购成本任务的采购人员进行奖励，对没有完成采购成本下降任务的采购人员，分析原因，确定对其惩罚的措施。

通过以上四个方面的工作，虽然不能完全杜绝采购人员的暗箱操作，但对完善采购管理，提高效率，控制采购成本，确实有较大的成效。二、降低材料成本的方法和手段

1、通过付款条款的选择降低采购成本。如果企业资金充裕，或者银行利率较低，可采用现金交易或货到付款的方式，这样往往能带来较大的价格折扣。此外，对于进口材料、外汇币种的选择和汇率走势也是要格外注意的。如去年我公司从荷兰进口生产线，由于考虑了欧元的弱势走势，于是选择了欧元为付款币种（我公司外币存款为美元），从而降低了设备成本。

2、把握价格变动的时机。价格会经常随着季节、市场供求情况而变动，因此，采购人员应注意价格变动的规律，把握好采购时机。如我公司的主要原材料聚碳酸酯（PC塑料），去年年初的价格为2.8美元／公斤，而到了八九月份，价格上升到3.6美元／公斤。如果采购部门能把握好时机和采购数量，会给企业带来很大的经济效益。

3、以竞争招标的方式来牵制供应商。对于大宗物料采购，一个有效的方法是实行竞争招标，往往能通过供应商的相互比价，最终得到底线的价格。此外，对同一种材料，应多找几个供应商，通过对不同供应商的选择和比较使其互相牵制，从而使公司在谈判中处于有利的地位。

4、向制造商直接采购或结成同盟联合订购。向制造商直接订购，可以减少中间环节，降低采购成本，同时制造商的技术服务、售后服务会更好。另外，有条件的几个同类厂家可结成同盟联合订购，以克服单个厂家订购数量小而得不到更多优惠的矛盾。

5、选择信誉佳的供应商并与其签订长期合同。与诚实、讲信誉的供应商合作不仅能保证供货的质量、及时的交货期，还可得到其付款及价格的关照，特别是与其签订长期的合同，往往能得到更多的优惠。

6、充分进行采购市场的调查和信息收集。一个企业的采购管理要达到一定水平，应充分注意对采购市场的调查和信息的收集、整理，只有这样，才能充分了解市场的状况和价格的走势，使自己处于有利地位。如有条件，企业可设专人从事这方面的工作，定期形成调研报告。

三、实行战略成本管理来指导采购成本控制

第3篇：供货商档案管理范文

高校设备采购档案具有特殊性和复杂性：一是档案与业务的紧密联系。在业务开展过程中，档案的形成与利用具有一定的迭代效应，如设备验收以合同资料为依据，设备登记和付款以设备验收资料为依据；二是采购档案的管理遵循“强内聚、弱耦合”原则。以采购计划为中心形成独立的档案集合，在档案集合中，以标识数据将各环节的采购档案紧密联系在一起。

二、高校设备采购档案的数字化管理系统设计

1.系统的设计要求。根据高校采购工作的性质以及采购档案的特征，对系统设计提出如下原则：（1）系统以WEB方式提供泛在接入，兼容多种主流浏览器，支持多种终端。（2）高安全性：涉及设备采购数据的敏感信息，应确保系统和数据的安全。（3）可靠性和稳定性，实现连续长时间稳定运行，并具有冗余备份机制。（4）对用户的账号、权限等进行统一管理，建立不同用户角色，赋予不同的信息及档案访问权限。（5）实现方便快捷的信息采集功能，各类数据和文件之间建立关联，支持快速检索和统计分析。2.系统的框架设计。系统采用B/S（Browser/Server）模式进行架构。B/S模式是基于WEB的一种网络结构模式，WEB浏览器是客户端最主要的应用软件。这种模式统一了客户端，将系统功能实现的核心部分集中到服务器上，简化了系统的开发、维护和使用。3.档案数据的存储设计。根据数据结构形式，设备采购档案数据可分为结构化数据和非结构化数据两种。其中，结构化数据是指可录入或自动生成的保存在数据库中的信息，作为检索的信息源；非结构化数据是指以电子文件形式（如WORD、PDF、图片等）存储的采购过程原始资料。结构化数据的存储采用POSTGRES数据库系统，根据设备采购档案管理和业务开展需要，将档案数据表结构设计如下：（1）经费预算表：存储设备采购的经费预算信息，字段包括经费编号、经费名称、预算金额、年度等。（2）分项计划表：存储采购计划信息，字段包括计划编号、计划名称、所属单位、项目金额、经费编号等。（3）采购信息表：存储设备采购过程信息，字段包括采购编号、采购批次、采购内容、采购方式、采购结果等。（4）供应商信息表：存储设备供应商的基本信息，字段包括供应商编号、供应商名称、法人、经营范围、联系方式等。（5）合同信息表：存储采购合同的基本信息，字段包括合同编号、合同名称、供货商家、合同金额、签订人、签订日期、交货期限、采购编号、经费编号等。（6）合同明细表：存储合同的设备明细，作为合同表的扩展，字段包括货物编号、设备名称、型号、配置参数、计量单位、数量、单价、计划编号、合同编号等。（7）验收信息表：存储验收过程信息，字段包括验收编号、验收内容、验收人、验收结论、验收日期、设备编号、出厂号、使用单位、安装地点等。（8）付款信息表：存储采购项目付款信息，字段包括付款编号、付款日期、付款内容、付款方式、付款金额、支付商家、发票编号等。非结构化数据的存储采用数据注册机制，对其设计如下：（1）通过文件注册信息表，实现将非结构化数据以半结构化数据形式进行管理，其表字段包括：文件ID、文件名称、文件类型、权限控制、文件URL等，该表将作为非结构化数据的构造信息表。（2）文件存储过程：用户在上传电子文件时，程序将自动进行分析处理，将文件基础信息进行抽取并保存到文件注册信息表中，对文件重新命名（以文件ID形式）、存储。（3）文件获取过程：文件访问入口采用文件URL（xxxx/加密字符串）形式，其中，加密内容包含文件ID、权限、存储地址等，用户发出请求，程序对其进行解析，校验通过后，返回组装好的数据文件。结构化数据和非结构化数据两者之间需建立对应关系，以数据库表中的“XX编号”或“ID”字段为数据行标识，与文件存储记录建立对应。如合同编号为合同的唯一标识，在保存合同相关的电子文档时，将合同编号保存到文件注册信息表的对应记录行中。4.系统应用功能设计。结合设备采购工作内容，将系统应用功能设计如下：（1）系统管理：对整个系统的基础信息、标准代码、用户账号、权限等进行管理。（2）预算管理：对设备采购经费预算信息进行设置，作为采购计划的经费信息来源。（3）计划管理：作为经费执行的一个二级分项设置，对设备采购计划信息及相关电子档案进行管理，通过经费编号字段与预算信息建立对应。（4）采购管理：对采购过程中的相关信息进行登记，并按采购批次管理相关的电子文档，通过经费编号与预算信息建立对应。（5）供应商信息库：建立供应商信息库，包括供应商的注册信息、各类证件扫描件等，实现系统中的供应商信息统一，支持对供应商的供货情况、验收情况、付款情况等信息的查询和统计。（6）合同管理：对采购合同的信息资料进行管理，并按合同编号对相关的电子文档进行管理，通过经费编号、计划编号和采购编号分别与预算信息、计划信息、采购信息建立对应。合同管理的功能细分为：合同数据管理、合同综合查询、执行进度分析、归档管理等。（7）验收管理：对设备验收进行管理，通过合同编号与合同信息建立对应。（8）报账管理：对付款情况进行登记，并管理付款相关的登记凭证、发票等资料，付款信息通过合同编号与合同信息建立对应。具体功能分为：付款审核、付款登记、记录查询等。（9）查询统计：完成采购业务所需要的各类查询统计功能，如合同查询、经费执行情况、验收进度情况、付款情况等。5.系统实现方式。系统基于WEB开发，开发工具采用PHP、HTML、JQUERY等，服务器操作系统采用LINUXCENTOS，数据库采用POSTGRES，并使用APACHE、MEMCACHED、GD、ZENDOPTIMIZER等软件构建系统运行环境，使用SSL确保网络连接安全，使用RAID5阵保磁盘数据安全。各类用户使用WEB浏览器访问系统，兼容IE7.0以上版本、Firefox、Chrome、Safari、Opera等主流浏览器。

三、系统应用成效

第4篇：供货商档案管理范文

【关键词】企业采购；供应商；管理

近几年，随着社会主义市场经济的发展和市场关系的变化，供求关系成为了市场关系变化的前提。因此，在企业采购中对供应商的管理就变得尤为重要，了解供应市场的变化和动向，减少对某个供应商的过分依赖，降低采购成本，保证采购物资的质量，缩短产品开发的周期，是企业健康、有序发展的基础，也是市场经济健康、有序发展的基础。

一、供应商管理在企业采购中的作用

1.供应商管理是企业物资采购的基础

企业的发展离不开供应市场的管理和供应商的存在。而拥有有效的供应商资源更是企业发展的保障。在信息化时代快速发展的今天，建材市场、网络等是企业获取供应商资源的有效渠道，也为企业了解供应商动态提供了平台。作为物资采购的直接部门，了解供应市场行情和动向、发展潜在的供应商客户，是企业发展的基础和条件。

2.供应商管理是企业提高经济效益的条件

提高经济效益是企业发展的动力和源泉，也是企业优胜劣汰的生存法则。那么，如何提高企业的经济效益，除了企业自身经营的主营业务外，降低物资采购成本和采购运营成本也是提高企业经济效益的途径之一。

首先，通过对供应商的管理，降低企业物资采购成本。在对供应商的有效管理机制下，与供应商建立合作共赢、互惠互利的长期合作关系和伙伴关系，让企业和供应商在”共同发展、共同进步、共同创新”的理念中，以诚信为基础，以提高经济效益和竞争力为目标，促进供应商自身产品质量的提高和与企业长期稳定的合作关系。

其次，通过对供应商的有效管理，降低采购运营成本。在采购业务中，采购运营成本实际上包括，购销双方沟通成本、人员成本、活动组织成本等，在采购业务进行之前，首先，由采购职能部门做好对供应商的深入了解和调查，是对供应商有效管理的前提，让供应商主动的、诚心的长期的与我们合作并对其产品和相关信息进行维护，减少其不必要的资金流出，从而节约了成本。其次，采购部门要注重培育和发展潜在的供应商，并与其建立长期的稳定的合作关系，从而减少人力资源的占用和其他活动经费的支出，最大限度的提高采购工作效率，降低采购运营成本，提高企业竞争力。

二、企业选择供应商的标准和原则

1.供应商的产品质量原则

在假冒伪劣产品猖獗盛行的今天，产品质量的问题不仅是企业的问题，更是社会的问题，因此，提高产品质量，保证产品质量是全社会所关注的焦点。同时，产品质量不仅是一个企业得以发展和生存的命脉，也是一个企业是否有诚信的基础。对供应商物资的质量选择更是企业发展的重中之重，选择与产品质量好的供应商合作，不仅是企业发展的关键，更是提高企业竞争力的关键。

2.供应商按时交货原则

供应商能否按时交货不仅是供应商诚信的表现，也是直接影响企业生产和供应活动的罪魁祸首。因此，交货是否按时并及时，是选择供应商的前提。企业在考虑交货的时间时，既要考虑库存情况，也要考虑因为缺货而造成的停工或断工损失，所以，能否按时交货是选择供应商并与其长期建立合作伙伴关系的关键。

3.供应商成本合理原则

成本是否合理，是直接影响企业经营情况的关键因素。对供应商成本的分析是选择供应商合作关系的关键，所谓成本，它不仅仅包括物资价格，还包括原材料或零部件在使用过程中的生命周期长短和使用结束后所发生的一切费用支出。所以，选择合理的供应商是企业发展的关键，也是提高经济效益的关键。

4.供应商售后服务原则

随着市场竞争和同行之间竞争的加剧，售后服务和售前服务便成了竞争中的必需品。供应商的整体服务水平和服务态度是选择跟供应关系的基本要素。

三、企I采购中对供应商管理的措施及分析

1.制定企业物资采购的验收标准

验收标准作为检验物资是否合格的依据，是质检部门工作的核心。质检部对采购部门的采购物资进行及时、准确的质量检验，不仅是对工作的负责，更是对人们身体健康的负责，同时，质检部对采购物资的质量检验也是对采购部门及采购人员的有效监督，防止采购部门及采购个人因某些利益或某种目的而与供应商串通一气，共谋私利。

2.避免对某个供应商的过分依赖原则

对某个供应商的过分依赖，是造成紧急关头物资紧缺的主要原因。所以，避免对某个供应商的过分依赖是企业发展的决定性因素。采购部门选择供应商时一定要慎重、谨慎、严格，对供应商的选择更不能盲目的跟随，要根据企业自身发展的需要，选择2-3家供应商同时供货，以保证库存物资满足企业运营的需求。

3.建立供应商档案管理机制

建立供应商档案管理机制，是保证企业和供应商合法权利和义务的法律依据。供应商档案的管理不仅要有供应商的编号、联系方式、详细地址、付款时间、交货时间、物资质量合格证、银行账号等，还应包括供应商档案审核的依据。企业的物资采购必须要在已归档的供应商中采购，否则一切的采购都将无效。供应商档案必须要定期的更新和检查，同时也应由专人保管，其他人等均不能进入档案室随意翻看或借阅、复印。

4.和有发展潜力的供应商建立产权关系

与供应商建立产权关系，实际是指企业与供应商共进则退。企业与重要的、有发展潜能的、符合投资方要求的供应商建立产权关系，是企业物资采购及物资充裕的保障，也是供应商为企业服务，企业带动供应商发展，双方互惠互利、合作共赢的基础。建立与供应商的产权关系不仅是企业发展的保障，也是供应商发展的保障。

四、结束语

综上所述，企业物资采购不仅是企业发展的食粮，也是对供应商管理的一个重要环节。加强对供应商的有效管理，建立一个稳定的、长期的、可靠的供应商体系，为企业的生产和运营提供一个可靠的物资供应渠道，完善采购过程，是每个生产企业不可或缺的经营活动之一，也是企业正常生产，提高经济效益的基础条件。所以，在市场经济发展和企业蓬勃兴起的今天，加强对供应商的有效管理是企业不可懈怠的工作任务之一。

第5篇：供货商档案管理范文

【关键词】苏州 检验 检疫业务 管理流程

但是，在具体的管理过程中，主要出现了两方面的问题。一是立卷标准模糊混乱，从而导致业务证单档案在归档伊始即出现概念混淆、分类不明等问题，直接影响了后期业务证单档案的查阅与利用，究其原因，主要是由于作为业务证单档案重要立卷标准的HS编码界定难度较大。许多单位为了便于自身业务证单档案的管理，建立一套新的档号编写方法，简单的以证单形式加以区分，但在利用时相对较慢，特别是针对同类问题开展调查研究及取证时，往往会出现大海捞针的情况。二是网络环境下档案馆业务流程的变化也带来了业务流程重组的必要性。网络环境下，现代信息技术，主要是计算机技术和网络技术在档案管理中的广泛应用，使原有的管理模式发生了变化，由原来的手工作业的工作方式转为以自动化集成管理系统为主的工作方式。其业务工作的变化主要体现在以下三个方面：档案信息收集、管理方式。档案信息组织检索与提供利用方式的变革。档案编研工作的新特点。对此，我们对苏州检验检疫业务档案管理流程进行了再造与优化，并取得了初步成效。

一、建立跟随业务证单档案终生的档号，统一立卷标准

（1）专章归类法。凡是涉及检验检疫商品的首先使用HS编码，在业务档案中的项目代码不代表业务分工范围，仅在某类商品业务档案档号中起识别作用。在档案全宗中应确保某商品/业务档案档号的唯一性。

（2）借用编码法。对于同属于一章的货物，如“62”章的羽绒服装，考虑到国家质检总局将羽绒服装、羽绒制品和羽毛作为一大类商品归口管理，因此，可在羽绒制品的编码中借用羽毛HS编码使用“940000”，代表羽毛及其制品和羽绒服装，从而避免了羽绒服装与梭织服装的交叉。前两位无法确定的，再依次考虑第4位、第6位。

（3）合并与加注法。针对有的部门，如办事处、出口加工区等，检验检疫业务门类全、品种多（几乎涉及全局的所有商品类别）、批量少、无对企业监督管理等特点，本着务实的原则，结合其业务分工、岗位设置和方便档案管理与维护等实际，在确定项目代码/名称时，对其业务进行了科学、合理的合并。

（4）实际业务确定法。为尽量避免出现归档资料缺少大类、归档资料数量多少严重失衡以及资料的重复归档，即使相同的检验检疫业务也不必确定完全相同的项目代码/名称类别。

二、重新构造业务证单档案的“运行模式”，改进工作流程

（1）原有的业务证单处理模式。原有的业务证单处理模式十分线性、平面化，工作不细分，业务证单往往在最后办理完结后，一起交到归档部门，给归档部门带来极大的工作量，也极易在归档部门的归档过程中，造成资源的重复浪费或者遗漏损失。

（2）引入“分级管理”理念。结合电子监管工作，对信誉好，进出口量较大且质量稳定的企业进行分类后实行简便建档管理。

同时，也可根据出入境货物保健类别、货物的不同特性、不同风险对不同货物进行分类建档。

第6篇：供货商档案管理范文

关键词：物资；合同管理；供应保障；作用

一、合同管理概述

近年来电力企业物资集约化管理的深度不断推进，在物资管理的各工作环节中，物资采购合同管理工作涉及面广，需要在涉及的各工程项目部门及相关部门互相支持、密切配合、通力合作，才能确保物资采购合同履约执行工作有序开展，因此认真研究物资合同的签订、履约、变更等管理变得越来越重要。鹤壁公司在物资集约化管理中，认真做好合同履约的管理工作，通过强化合同签订、执行情况、设备制造质量状况、交货进度等信息的收集分析手段，督促各供应商严格遵守合同约定，按期上报合同款项支付的各类凭证，深化物资合同管理在整个物资供应链中发挥的巨大作用，为本单位生产工程项目的建设提供了强有力的物资保障。现将目前河南省电力物资合同管理的运作概况和工作流程简述如下。

二、合同管理流程

物资合同管理从集中招标采购定标后发出中标通知书开始，包括物资合同签约、合同履行、合同变更、资金结算和合同资料归档整个过程的所有环节。下面对各管理环节依次进行论述。

2.1物资合同签约：目前在国网公司的物资集约化管理中，需求单位所有物资采购均执行以“总部直接组织采购（即国直方式）”、“总部统一组织监控，省公司具体实施（即国委方式）”为主的二级集中招标采购政策。集中招标采购的中标结果发出后，各网省公司将合同信息维护到国网电子商务平台（ECP）中，供应厂商通过电子商务平台对合同信息进行确认，生成纸质合同，由省公司统一与中标厂家签订商务合同。地市公司物资部门可以根据省公司物资部下发的通知计划安排、项目实际情况通知项目部门在合同签订前与中标供应商签订技术协议。物资采购合同的技术参数、商务条款的确定主要依据采购文件及中标人响应的投标文件。合同签订时，双方对技术条件、商务要求，包括价格、交货期、交货地点等要素必须严格按照采购结果进行签订，不得对任何实质性内容进行修改。

2.2物资采购合同文本：随着国网公司物资集约化管理的深化，合同管理广度和深度不断拓展，为适用物资管理新形势的发展，提高物资合同签订效率和履约水平，国网公司结合系统各单位实际应用情况，编制了41类设备/材料专用采购合同文本、电力设备/材料通用采购合同文本、非电力设备/材料通用采购合同文本和协议库存物资采购合同文本。编制物资采购统一合同文本可以有效防范法律风险，为深化合同结构化、标准化和自动化管理奠定基础。国网公司系统内签订的所有合同均统一使用标准的合同文本。

2.3物资采购合同履约：物资合同生效后，地市公司配合省公司物资管理部门进行物资合同的跟踪、督促、履行，及时办理物资合同变更、撤销相关手续；反馈供应商的履约情况；监控物资合同履行中的异常情况，并组织项目部门商讨解决方案。在合同履约管理中，加强对合同执行情况、设备制造质量状况、交货进度等信息的收集分析，督促供应商严格遵守合同约定，按期上报合同款项支付的各类凭证，确保合同履约管理的及时、客观、公正。合同一经签订，具有法律效力，供需双方必须严格遵守。任何单位及个人不得以任何形式泄漏或不正当地使用合同中涉及公司的商业机密和技术秘密。地市公司物资管理部门根据前期物资需求计划日期及工程项目实际施工计划进度安排，向供应商发出供应计划通知单，供应商核对供应计划通知单并按要求将货物发送至施工现场或指定地点，完成物资配送。

2.4物资采购合同变更：物资合同履行阶段发生的变更，应由市公司项目部门提出，经省公司项目管理部门确认的书面变更申请报告，提交省公司物资部按公司相关规定，经审批后与供应商签订补充合同/协议。对采购结果中的物资类别、主要技术参数等实质性内容进行重大变更时，应撤销原合同，重新纳入计划采购管理。在合同执行过程中，由于设计、工程项目变更等原因，需要进行合同的变更时，市公司项目部门提报《变更单》，在合同约定的幅度内，经省公司项目管理部门确认，报省公司物资部批准后按照《物资合同承办实施细则》执行。物资合同在签订过程中发生的变更记录，应由与会相关代表签字确认，并作为物资合同的附件。根据物资合同签订变更记录，物资需求单位应及时在ERP系统中对物资需求计划进行相应修订。

2.5物资采购合同信息管理：地市公司物资管理部门应做好合同物资的催交催运、配送仓储、移交验收、现场服务、日常协调等工作，收集、汇总、分析合同履约的相关信息和资料，及时报送上级物资管理部门。合同供应商在履约中发生违约的，按《河南省电力公司供应商违约问题处理实施细则》执行。地市公司应及时将供应商合同履约情况收集上报省公司物资部，物资部建立信息周报，对相关信息进行通报。对在合同中出现的供应商质量问题、违约行为等进行处理，必要时可以采取一定的制裁手段，如限制授标、暂停授标和在评标中减扣分等。

2.6物资采购合同归档：物资采购合同档案的建立包括从物资合同谈判、起草、订立、履约和终止全过程生成的有关资料，包括谈判记录、商务合同与技术协议文本、会签单、变更申请单、信息反馈单、违约处罚通知单等内容。各级物资合同管理部门根据工作需要建立《采购合同台账》，主要由物资采购项目名称、合同签订时间、批次、名称、规格型号、数量、单位，供应商名称、联系人及电话、项目负责人等组成，并做好台帐信息的及时更新。物资合同管理负责按照《物资档案管理标准》要求，做好所有物资合同及相关资料的整理、归档、保管和移交工作。对物资合同档案的分类归档，可以将物资合同并入工程项目建设档案，做为项目资料一同移交档案管理部门。如无工程建设档案的，可以按年度分类整理成册，编制好合同目录。

三、结语

随着电力企业物资集约化管理的深度不断推进，合同履行在物资管理中的影响越来越重要，规范合同管理模式，加强对合同履约中的跟踪追溯对合同的顺利执行起到积极的促进作用，对于各供应商来讲，可以减少合同纠纷，增加诚信度，为建立良好的合作关系打下基础。

参考文献：

[1]《国家电网公司物资集约化管理》中国电力网，2012，12.

[2]《河南省电力公司市公司物资管理标准》豫电物〔2011〕237号.

第7篇：供货商档案管理范文

采购是企业开展工作的首要环节，控制材料采购成本对一个企业的经营业绩至关重要。材料采购成本下降不仅体现了企业现金流出的减少，而且直接体现在成本费用的下降、利润的增加，企业竞争力的增强。由于材料成本占生产成本的比例较高，控制好材料采购成本并使之不断下降，是一个企业不断降低产品成本、增加利润的重要和直接手段之一。加强材料采购成本的管理和内部控制，完善材料采购管理制度，使材料采购成本总体下降，将会取得良好的经济效益。

一、做好材料采购成本控制的基础工作

材料采购工作涉及面广，并且主要是同商家打交道，因此，如果企业不制定严格的材料采购制度和程序，不仅采购工作无章可依，还会给采购人员提供暗箱操作的温床。完善采购制度要注意以下几个方面：

（一）建立健全材料采购内部会计控制制度

严格、完善的材料采购内部会计控制制度，不仅能规范企业的材料采购活动，保证企业生产经营所需物资的正常、及时供应，提高企业经营管理效率、杜绝部门之间扯皮、推诿，而且能从制度上规范采购人员的日常行为，预防在采购过程中违法、违纪等不良行为。采购内部会计控制制度应规定材料采购的预算、请购、授权人的批准权限、材料采购的流程、相关部门（特别是财务部门）的责任和关系、各种材料采购的规定和方式、报价和价格审批等。

（二）建立供应商档案和准入制度

对进入企业的供应商要建立档案进行管理，及时掌握各供应商的声誉、资信等情况。供应商档案除有对供应商编号、详细地址和联系方式外，还应有历史交易记录、现行设备与技术力量、财务状况、品质评级、银行账号等，每一个供应商档案应经严格的审核才能归档。企业的采购必须在已归档的供应商中进行选择，供应商档案应定期或不定期地更新，并有专人管理。同时要建立供应商准入制度。材料物资的供应商必须经质检、审计、财务等部门联合考核后才准进入，如有可能要实地到供应商生产地考察。

（三）建立价格档案和价格评价体系

企业采购部门要对所有采购材料建立价格档案，对每一批采购物品的报价，应首先与归档的材料价格进行比较，分析价格差异的原因。如无特殊原因，原则上采购的价格不能超过档案中的价格水平，否则要作出详细的说明。对于重点材料的价格，要建立价格评价体系，由企业有关部门组成价格评价组，定期收集有关的供应价格信息，分析、评价现有的价格水平，并对归档的价格档案进行评价和更新。

通过以上三个方面的工作，对完善采购管理，提高效率，控制采购成本，确实有较大的成效。

二、降低材料采购成本的方法和手段

（一）编制材料采购预算，通过预算考评，建立预算的激励机制

材料采购预算是从事生产活动的预算执行企业在预算期内为完成生产预算而发生的各种材料采购成本的预算。主要是在生产预算的基础上，根据各种材料的消耗定额和市场价格，结合期初库存材料的数量和其他材料采购成本费用编制。通过预算考评，建立预算激励制度，从而使采购人员自觉地调整、约束自己的行为，激励他们努力工作，提高工作效率，降低材料采购成本。

（二）通过付款条款的选择降低材料采购成本

如果企业资金充裕，或者银行利率较低，可采用现金交易或货到付款的方式，这样往往能带来较大的现金折扣，以达到降低材料采购成本的目的。

（三）把握价格变动的时机

价格会经常随着季节、市场供求等情况的变动而变动，因此，采购人员应关注价格变动的规律，把握好采购时机。如果采购部门能把握好时机和采购数量，会给企业带来很大的经济效益。

（四）以竞争性谈判、公开招标的方式来牵制供应商

对于大宗物资采购，一个有效的方法是实行竞争性谈判或公开招标，通过对供应商的询价比价，最终能得到性价比最好的供应商。此外，对同一种材料，应多找几个供应商，通过对不同供应商的选择和比较使其互相牵制，从而使企业在谈判中处于有利的地位。

（五）向生产厂家直接采购或结成同盟联合订购

向生产厂家直接订购，可以减少中间环节，降低采购成本。同时，生产厂家的技术服务、售后服务会更好。另外，可以联合几个同类型企业结成同盟联合订购，可从生产厂家得到最优惠的价格。

（六）选择信誉好的供应商并与其签订长期供货合同

与诚实、讲信誉的供应商合作不仅能保证供货的质量、及时的交货期，还可得到其付款及价格的关照，特别是与其签订长期的合同，往往能得到更多的优惠。

（七）对采购市场进行充分调查，收集信息

一个企业的采购管理要达到一定的水平，应充分注意对采购市场的调查和信息的收集、整理，只有这样，才能充分了解市场的状况和价格的走势，使自己处于有利地位。

三、树立成本价值管理战略来指导采购成本控制

（一）估算供应商的产品或服务成本

以前的材料采购管理只是过多地强调公司内部的努力，而要真正做到对材料采购成本的全面控制，仅靠自己内部的努力是不够的，应该对供应商的成本状况有所了解，只有这样，才能在价格谈判中占主动地位。可以通过参观供应商的设施，观察并适当提问以获得更多有用的数据；甚至为了长期合作，明确要求供应商如实提供有关资料，以估算供应商的成本。在估计供应商成本并了解哪些材料占成本比重较大之后，可安排一些使自己在价格上有利的谈判，并尽可能加强沟通和联系，即与供应商一起寻求降低大宗材料成本的途径，从而降低自己企业的材料成本。进行这种谈判要始终争取双赢的局面。

第8篇：供货商档案管理范文

关键词：材料采购；供应商管理、采购方法

目前，建筑市场的竞争非常激烈。施工企业为了提高中标率，根据招标文件的评标要求一味满足其办法。就许昌而言，一个政府投资项目中标价与拦标价相比下浮比例一般为12％，有的甚至高达17％。然而，工程施工质量和安全文明施工的要求越来越高。在目前的状况下，施工企业如何进行成本管理就显得尤为重要，作为构成施工项目的主要成本在建筑材料，据测算建筑材料占到工程成本的60％左右，那么材料成本的采购控制显得非常重要。现在就材料采购管理的一些经验进行简单的总结：

一、建立和完善采购制度

(一)建立采购制度

建立严格、完善的采购制度。采购制度应规定材料采购的申请、授权人的批准许可权、材料采购的流程、相关部门的责任和关系、各种材料采购的规定和方式、报价和价格审批等。比如，可在采购制度中规定采购的材料要向供应商询价、列表比较、议价，然后选择供应商，并把所选的供应商及其报价填在申购单上；还可规定超过一定数额的采购须附三个以上的书面报价及上级领导审批等，以供财务部门或内部审计部门核查。

(二)建立供应商档案和备案制度

对企业的供应商要建立档案，供应商档案除要有有关合法证件外，还要有联系方式、地址、银行账户、供应商评价，另外注明付款条件、交货条件、交货日期等。供应商档案不断更新，每隔一段时间进行评估，不合格的清理出供应商队伍。供应商档案有专人管理，不断完善。

(三)建立内部市场价格体系

采购部门在采购材料价格的基础上建立内部材料价格体系，在采购过程中，原则上不能超过内部价格各水平，如果超过内部价格水平，要对此进行书面说明并记录在案。对重要的采集要成立价格分析制度，不断根据市场情况进行更新、分析、预测。

(四)采购人员的管理

对采购人员根据工作成绩进行必要的奖惩。对按照采购价格完成任务，不予奖励；对于低于采购价格的要结合实际情况进行物质和精神奖励；对于没有完成采购任务的视情节给予处罚。

二、采取措施低采购材料的成本

(一)充分使用金融工具

根据目前的情况，加强和金融企业的合作，使用承兑汇票。在大宗材料采购中，我们不即可给予现金支付，而是采取银行信用开具的承兑汇票，它作为远期兑现的票据，可有效降低材料采购的成本。

(二)结成战略合作伙伴

目前工程中使用最多的是商品砼、钢筋、砂浆、门窗、保温、涂料等工程。我们选择有实力和信用好的企业结成战略合作伙伴，利益我们之间的信用，在满足一定条件时在进行货款支付，从而到底节约的目的

(三)以竞标的方式选择供应商

对于大宗材料的采购，一个有效的方法就是进行公开竞标，在材料价格、付款方式、交货方法、企业信用、垫资能力等方面能够最大限度满足要求，作为供应商的候选队伍，这样能够选择价格比较低的供应商。

三、降低采购材料成本的方法

(一)科学分工

施工企业消耗的物资品质繁多，消耗量差别很大。采取科学的分工，根据物资消耗的规模数量和对工程质量的影响程度，科学划分采购分工。把材料采购分解到公司、分公司、项目部，实施分级采购，严格执行采购程序，做到分工合理、责任明确、流程清晰、规范有序

(二)批量采购

集中批量采购是市场经济的必然趋势，是实现降低采购价格的重要方法。实行批量采购，企业内部和流通环节减少，生产企业合理安排生产，降低单位成本，为需求单位提供更优惠的价格

(三)加强渠道管理

在市场经济的环境中，加强渠道管理非常重要。从众多的渠道中选出主渠道，形成以主要渠道为主，多渠道为辅费采购方式，以形成渠道间的竞争为格局，保证物资采购低价格的实现。

(四)全寿命成本分析

在采购时、要充分考虑储存、运输、维修、养护、自然消耗等成本。进行全寿命成本分析，是采购环节中不可缺少的部分，是实现材料价格降低一个不能忽视的方面

四、材料供应商的管理

(一)作为建筑材料的供应商，每个地市都要具体的规定

处理一个企业具备的基本条件如：营业执照、税务登记、组织代码证；还有的必须有各地建设行政主管部门的备案证等。

(二)对供应商在组织健全、社会信用、企业实力方面进行全面的评价

选出能够按时交货、质量稳定可靠、价格合理、有健全的售后服务体系，满足采购方的一些微调要求的。

(三)地理位置在供应商选择上也要充分考虑

虽然他可能价格偏高，但是考虑到建筑材料的运输成本和对供应商的全面考察方面，有些时候还是要使用本地供应商。使用本地供应商可以方便双方的沟通，交货方便快捷，当有紧急情况时，也能够很快的处理和解决。

(四)供应商的评价

对于供应商我们建立科学的评价体系，在资信水平、经营状况、交货能力、技术水平、产品性能、管理水平等指标进行评价。把合格的供应商分为ABCD四类，分别优秀、良好、较好、一般。评价体系是一个动态的，每六个月进行一次评价，工管理水平、产品性能、交货能力、售后服务能方面进行评价，进行动态考核，调整供应商的等级，从而实现采购环境的优化。

总之，采购的管理是一个系统工程，关系到方方面面，是企业施工项目能否赢利的关键因素之一，对成本工程在质量、进度和费用的支出会产生比较大的影响。建立合理有效的采购管理体系，具有提高市场竞争力、降低经营成本有着非常重要的意义。

参考文献：

[1]陈云芳，略论建安施工项目的成本控制[J]，工程造价管理，2007，(6)

第9篇：供货商档案管理范文

1、现金管理

1.1、现金科目设两个子目---货款户和费用户，具体核算见第二章。

1.2、出纳应保证库存现金的日清日结，月末应编制银行存款余额调整表，以保证银行日记账账实相符。货款现金必须送存银行，不准坐支。

1.3、库存现金定额核定为5000元，如有多余费用现金应该及时送存银行，保证现金安全。

1.4、 会计 应定期、不定期对库存现金进行监盘，每月至少监盘三次，编制“库存现金盘点表”；审核出纳编制的“银行余额调整表”，对未达事项进行落实。

2、银行存款管理

2.1、销售分公司资金实行收支两条线的原则。各销售分公司必须开设收支两个银行账户，即货款户和费用户；账户资料交股份公司财务部备案。货款账户只收不支，所有货款回笼到该账户；费用账户用于销售分公司的各项费用、税金等支出结算。

2.2、新开账户。销售分公司不得随意开设银行账户，若因业务需要而必须开设新的银行账户，需报告股份公司财务部同意。银行账户要及时进行清理，对于用途不大的银行账户要及时消户，并报股份公司财务部备案。

2.3、回款。对于销售回款要及时汇入总部银行账户，销售分公司的货款账户余额达到2万元时，或货款停留达一周以上，必须即时汇入股份公司总部指定账户，每月25号前必须把所有货款账户的余额汇入总部账户。

2.4、费用账户。销售分公司的费用开支等所需资金由股份公司财务部根据月度预算下拨至各分公司的支出账户，具体办法详见《费用管理制度》。

2.5、支票管理。凡不能用现金收付款的各项业务，一律应通过银行转帐进行结算。

（1）公司支票的购买由出纳员负责，并填写支票备查簿，支票备查簿由销售公司财务经理保管。

（2）空白支票由出纳员负责保管，签发支票所需的财务章由财务经理保管，人名章由出纳保管。

（3）现金支票只能由出纳员从银行提取现金时使用，公司与其他单位之间金额在结算起点以上的 经济 业务往来，一律使用转帐支票。

（4）各部门或个人因工作需要领用支票时，应填制规定的借款单，由部门经理和财务部门经理审核签字，并报分公司总经理批准后，由出纳人员签发。借款人应在支票领用之日起，十日内到财务部办理报销手续，其程序与现金支出报销程序一样。支票领用人应妥善保管已签发的支票，如有丢失应立即通知财务部门并对造成的后果承担责任。

（5）出纳员不得签发不确定的日期的支票，不得签发任何种类的空白支票，当付款金额无法确定时，可签发限额转帐支票，并写明用途和收款单位。

（6）财务人员不得在支票签发前预先加盖签发支票的印章，签发支票时必须按编号序顺使用，对签错的支票或退票必须加盖“作废”戳记并与存根一起保管。

（7）应及时登记支票登记簿，与银行及时核对存款余额。

3、银行承兑汇票的管理规定

3.1分公司收取银行承兑汇票必须经股份公司财务部（书面报告）才能收取，严禁收取省辖的银行承兑汇票及注有“不得转让”字样的银行承兑汇票。

3.2银行承兑汇票的票面要素必须齐全：日期大写；金额大、小写要一至；并必须有银行的“汇票专用章”的钢印或红印（ 目前 只有农行为钢印，其他银行均为红印）。银行承兑汇票下面左边“承兑申请人盖章”处必须由承兑汇票申请单位（即出票单位）盖上预留银行印签，出票人的全称与出票人签章的财务专用章必须完全一致，一字不漏，收款人的全称、账号、开户行必须核对无误。

3.3银行承汇票的出票人必须具备下列条件：A、在承兑银行开立存款账户的法人以及其他组织；B、与承兑银行具有真实的委托付款关系；C、资信状况良好，具有支付汇票金额的可靠资金来源。

3.4银行承兑汇票期限最长不得超过六个月，即其出票日期与到期日不得超过六个月（含六个月，但不能多出一天）。转账背书回股份公司的银行承兑汇票，必须取得连续背书，第一背书人必须同票面收款人全称完全一致，一字不漏；第二背书人同第一背书人相同，依次前后衔接，最后一次背书转让的被背书人是票据的最后持票人。

3.5信用社无开具银行承兑汇票的资格，因此信用社出具的银行承兑汇票为无效银行承兑汇票。各分公司收取的银行承兑汇票必须在当地向开票银行查询确认其为有效的银行承兑汇票，并确信开票银行到期有能力付款（支行级的银行），才能发货。

3.6分公司收取的银行承兑汇票除了通过分公司开户行向开票银行查询外，还必须带银行承兑汇票到分公司开户行找银行票据的专业人士辨别银行承兑汇票的真实性及有效性。如收到的银行承兑汇票是同城银行开出的，要求财务经理亲自到出票行落实该票据的真实性和有效性。

3.7分公司收取的银行承兑汇票以分公司为收款人（或被背书人），且必须在收取银行承兑汇票的二个工作日内将所收取的银行承兑汇票背书寄回股份公司财务审计部。在背书栏盖分公司银行印鉴章的同时，必须注明被背书人的全称，以免银行承兑汇票遗失给总公司造成损失，如在背书栏内盖章，而没有注明被背书人的全称，如果该银行承兑汇票遗失，任何单位或个人即可将该银行承兑汇票送往银行解付或贴现。

4、借支制度。公司人员借支应该根据需要核定额度，填写借支单，由财务经理和销售分公司经理审批。上一笔借支未清账，不得再次借支。公司员工出差借时需附经审批后的《出差申报单》。

5、关于严禁非授权人员向经销商（客户）收（借）取“钱、物”的规定

为防范风险，防止经济纠纷，现就关于禁止分公司员工到经销商（客户）处借款、借货事宜规定如下：

1、股份公司严厉禁止销售分公司任何人员到公司的任何经销商（客户）处借款、借货；禁止业务人员为任何经销商（客户）带款、带货。

2、销售分公司财务经理要负责给与分公司有往来关系的每一个经销商法人发一份书面函件（一式二份并盖公司财务章，由分公司总经理签发，经销商法人签章确认后，分公司财务部回收一份存档备查，经销商自留一份），明确股份公司严禁业务员到经销商（客户）处借款、借货及其他任何经手钱、物的事情。

二、往来账管理制度

1、应收账款的管理

为了进一步规范销售，减少经营风险，保证公司的财产安全，最大限度在减少呆账、坏账，对销售分公司应收账款的管理作出如下的规定：

1.1公司的产品销售规定是：“现款现货、款到发货”的原则，所以原则上销售分公司月末不允许有应收货款余额。

1.2各销售分公司原则上不允许赊销，对确需赊销的，应先向股份公司财务部提出书面报告，报告中必须要说明出现应收账款单位的资信状况（包括其经营资格、资信状况及经营能力等）并有分公司总经理、财务经理签署意见，报告经股份公司财务部、销售总监、总经理审批，且该应收账款的期限不能超过一个月。对应收账款超过一个月的单位，分公司必须及时书面报告股份公司财务部并采取措施，并指定专人负责解决。

1.3有应收账款的分公司财务经理每月应编报“应收账款账龄 分析 明细表”对分公司的对外应收账款作详细的分析，不得只报余额不作账龄分析。每月末都必须与经销商对账，并获得经销假商签字、盖章的确认书。

1.4销售分公司不得以“应收账款”来调节销售额，任何虚增虚减“应收账款”发生额、人为提高或降低销售业绩的做法，均属做假账的违规行为，一经查出将按违反财经纪律从严处理分公司总经理和财务经理，分公司必须要加强对应收账款的管理，坚决杜绝呆、坏账的发生，特别是分公司财务经理，绝不能做假账，否则，股份公司将追究当事人的经济责任，直至免职。

2、内部往来管理

内部往来科目核算分公司与股份公司货款、费用等经济业务往来的结算，各销售分公司之间不能有任何往来挂账。

2.1、本科目按单位设置明细科目:

2.1.1 当收到大连分公司开具的税票时,按税票上的价款借记“库存商品”，按税票上的税额借记“应交税金--应交增值税（进项税额）”，按税票总额贷记“内部往来”。当分公司把货款划回股份公司总部时，借记“内部往来”，贷记“银行存款—货款户”。 2.2、为了保证股份公司与大连分公司、各销售分公司的往来账项清楚准确，有据可查，所有往来账项均需使用有编号的一式三联的《转账通知单》，《转账通知单》由经济业务发生的单位填写，并送交双方同时入账。内部往来业务必须每月核对，根据总公司的对账单编制一式两份的《内部往来调节表》，双方各执一份存档备查，调节项目只允许是时间差的调节，并要及时查明原因给予调整。

三、固定资产及低值易耗品管理制度

1、会计政策：固定资产的入账原则及折旧政策详见会计政策部分；低值易耗品的会计政策详见会计政策部分。

2、管理部门：销售分公司的固定资产由分公司财务部统一管理。固定资产取得后，即由财务部门依其类别及会计科目予以分类编号并贴粘标签；低值易耗品由仓库保管。

3、移交：对于固定资产应按所列使用部门详细列清册办理移交。低值易耗品的领用按照库存商品出库程序审批后领用。

5、盘点：销售分公司固定资产应由财务部门会同使用部门每年盘点一次。另外应该于每季度就固定资产的项目中根据登记卡册，每一类别至少抽点十项，盘点后应填造“盘点表“一式三份注明盈亏原因，一份自存，一份报分公司总经理，一份送股份公司总部财务部门。财务部门对于盘盈或盘亏除应专门说明原因报股份公司总部财务部，根据盘盈盘亏原因做出相应处理。

6、购置审批程序及相关手续：销售分公司无权购置任何固定资产，若需购置，必须向股份公司财务部在月度预算中列出预算，并专项报告，经股份公司总经理和相关权力部门批准后购置。低值易耗品在月度预算中申请，在物料消耗中列支。

7、保险：根据固定资产的使用要求办理财产保险。

8、费用承担：固定资产折旧及其他使用费由分公司承担。

四、发票管理制度

为加强各销售公司购、销货发票的管理，制订本制度。

1、对外销售开具发票的规定

1.1、各销售分公司根据税法等有关规定，由分公司财务经理或会计专人办理发票的领购、开具和保管业务。

1.2、发票上的客户名称，要依据客户在税务部门注册登记单位全称为准，不得写错别字，不得写单位简称；客户为 自然 人的，要如实填写姓名。

1.3、已开具的发票，须有经办人按发票全部联次一次性签字，经办人是客户的，还需注明客户的身份证号码，然后由业务员签字确认，或附该客户的单位介绍信，随同发票记账联交财务部门办理入账或归档管理。

1.4、发票由业务员亲自送达的，须向对方索取签收证明，并有收到人签字和单位盖章，该证明要及时送交公司财务部门，附发票记账联后入账。

1.5、所有对外出具的发票，均得经办人在发票登记簿上签字登记。

1.6、凡是已实现销售，客户未索取发票的，必须开具普通发票附于记账凭证后，并计提销项税，客户联单独由会计保管，并在发票登记簿登记。

1.7、对于赊销的，除经特殊审批外，欠款未收回前，不能将发票出具给客户。

2、对外开具增值税发票的规定

对外开具增值税发票除严格按照以上规定执行外，还要遵守以下规定：

2.1、增值税专用发票的开具对象仅限于具有一般纳税人资格的公司，对一般纳税人以外的任何单位和个人不得开具增值税专用发票。

2.2、需要开具增值税专用发票的单位，须提供该单位的税务登记证副本复印件，并在复印件上加盖单位公章，同时提供在税务机关备案的单位电话号码，开户银行名称和银行账号。

2.3、公司具体经办业务员依据财务开具的收款收据，或对方的收货单据，或收回的普通发票等，按税务登记证上的单位名称，编制开票申请单（开票申请单附后），要做到字迹清楚，项目齐全， 计算 准确；由对方的具体经办人员来办的，应由来人签字并填写其身份证号码，公司业务人员签字确认后，送公司经理审批，然后由财务经理审批，审核无误后的开票申请单才能开票，开票申请单和发票记账联一同作为记账凭证附件。

2.4、开出的增值税专用发票一定要具体经办人员全部联次一次性签字，不得遗漏。

2.5、开票申请单要附增值税专用发票记账联入账。

2.6、对于增值税发票上的记载事项有变动的，客户要及时提供变更证明，以利业务结算；变更证明要即及时作附件入账或归档管理。

2.7、退货发票的处理：对于批准的退货，将已开具给客户的兰字销售发票联及抵扣联（购货方未作账务处理或原未交给客户的发票联及抵扣联）或购货方主管税务机关出具的《销售退回及折让证明单》（购货方已作账务处理），粘附在红字发票存根联后，作为开具红字发票的依据，并按照退回单据开具相应的红字发票（附红字记账联外，其他联次均不得撕下），编制通用记账凭证，并在红字发票存根联注明原兰字发票及红字发票的记账联存放地点。

3、接受发票的管理规定

3.1、接受发票要严格按照国家关于《违反发票管理的处罚》的条款进行审核。

3.2、接受的发票要依实际交易的金额为准，票面要整洁，项目填写齐全，字迹清楚，盖章清晰，手续齐备，计算准确，并与所附的其他资料相符。

3.3、交易合同或协议的单位名称要与关于该单位的往来款项的单位名称，及提供发票的单位名称相一致；如果名称等记载事项发生变更，对方一定要提供变更证明，并加盖单位公章，作附件入账或存档备查。

3.4、对于接受的增值税专用发票除参照以上规定审核外，应先到税务机关及时办理认证手续，然后再办理业务结算手续；

3.5、接受发票要根据业务的性质和实际情况索取具有抵扣作用的发票，以降低成本、费用；对无法提供具有抵扣作用的发票或无资格提供该类发票的单位，可以让其提供无抵扣作用的发票，但要以扣除税额后的金额结算。

3.6、业务人员取得符合抵扣条件的增值税发票后，应及时办理实物入库、票据入账手续，不得拖延，暂时无法完成货物品质鉴定的，可先办理入库、入账手续，但须通知财务部门暂不作为付款依据。

3.7、运输行业专用发票。列支装卸运输费必须取得“运输行业专用发票”，“运输行业专用发票”是指铁路、民用航空、公路和水上运输单位开具的货票，以及从事货物运输的各类运输单位开具的套印全国统一发票监制章的货票。货物业的发票和定额发票不予抵扣。合规的运输发票，按照结算金额的7%的抵扣率计算进项税额（或根据税务局要求进行调整），随同运费支付的装卸费、保险费等杂费不得计算扣除进项税额。

3.8、无法按规定取得合法发票的，应向当地税务局要求代开发票，并征询当地税局抵扣应当具备的条件，全项详细填写。

4、违反公司发票管理规定的处罚 共2页: 1

论文出处(作者): 五、存货管理制度

1、分公司要货申请

1.1分公司的库存管理应坚持“库存合理、加快周转”的原则，尽可能降低库存风险。

1.2分公司在要货时须根据销售计划，结合实际需求，合理安排订货次数及数量，在合理库存内保证销售的需要。

1.3根据上述要求，分公司计划员要填好《要货申请表》，《要货申请表》经分公司财务经理审核、分公司总经理审批，并通过传真给大连分公司销售部，经销售部和财务部审核无误后，办理发货程序。

2、存货入库流程。首先由申请人填写入库申请单，入库单至少有下列 内容 ：

产品品种 货位号 数量（ ） 单价 金额（元） 备注

申请人持填写好的入库单，填写好由检验员（或库管员）检验后签字，并由库管员核实入库数量登记。入库单至少一式四份，第一联、存根，第二联、库房留存，第三联、财务核算，第四联、申请人留存。入库时要求严把质量关，做好各项记录，以备查用。财务部门根据入库单财务核算联和其他相关单据入账。

3、存货出库流程。存货出库的方式主要有3种：客户自提、委托发货和公司送货。第一种：客户自提。是客户自己派人或派车来公司的库房来提货；第二种：委托发货；第三种：公司派自己的货车，给客户送货。无论采用哪种出货的方式，都要填写出库单。出库单（或销售单）至少有下列内容：发货单位、发货时间、出库品种、出库数量、金额、出库方式选择、结算方式、提货人签字、成品库主管签字。如下表：

发货单位： 出库日期

产品品种 产品数量 金额 备注 运费结算方式 1、公司代垫运费 2、货到付款

出库单（或销售单）也是一式四份：第一联，存根；第二联，成品库留存；第三联，财务核算；第四联，提单，提货人留存。提货的车到达仓库后，出示出库单据在库房人员协调下，按指定的货位、品种、数量搬运货物装到车上。保管人员做好出库质量管理，严防破损，做好数量记录，核实品种、数量和提单。

4、存货盘点。分公司财务部每月底要协同库管员对库存商品进行一次盘点，对于盘盈、盘亏、毁损等要查明原因，上报股份公司财务部进行相应处理。

六、销售分公司财务人员管理制度

1、下属各销售分公司的财务人员在人事关系上属于股份公司总部，任何部门无权聘用和解聘财务人员。下属各销售分公司财务负责人由股份公司总部财务审计部经理提名，报股份公司总经理批准后聘任或解聘。

2、下属各销售分公司核定财务人员的工资福利等相关待遇由股份公司总部财务审计部统一管理和发放；财务人员为销售分公司办公或出差等而发生的费用由各销售分公司承担；财务人员的培训及其他相关费用由股份公司总部承担。

3、下属各销售分公司的财务人员必须严格执行股份公司的各项财务管理制度，在业务上接受股份公司总部财务审计部的指导；总部财务审计部对其财务活动进行定期审计和不定期专项核查，对于违反财务制度和财经纪律的，公司总部将对其作出相应处理，对于违返国家 法律 的，将移送司法机关处理。

4、下属各销售分公司的财务人员必须协助所在公司领导搞好经营管理，及时提供真实、有效的财务信息，积极为分公司领导的经营决策出谋划策。

5、下属各销售分公司财务负责人定期向总部财务审计部述职，在日常财务管理工作中要不断创新，提高公司财务管理水平，鼓励多提合理化建议。

6、股份公司总部将定期对财务人员进行考核，以此作为年终奖金和工资标准的考评依据。

七、岗位职责

分公司财务岗位责任制是一种管理制度，现关于分公司每个财务工作人员的职责、任务、权限、完成任务的标准作出明确的规定，根据分公司财务人员履行岗位职责的优劣作为对财务人员的晋升、奖惩依据。

1、分公司财务经理的岗位职责

1.1在股份公司财务部的领导下,严格遵守财经纪律与股份公司的各项规章制度,要随时检查各项制度在分公司的执行情况,发现违反财经纪律的行为给予制止,并及时书面报告股份公司财务部.

1.2审核分公司的 会计 原始凭证是否符合会计工作规范的要求,是否符合国家的税务、会计法规及股份公司的有关规定，对不合理、不合法、不合规的原始凭证拒绝受理，并且退回经办人，坚持“收支两条线”的原则。

1.3审核上报股份公司的财务资料,确保上报资料的真实性、规范性和准确性。编制分公司经营费用的预算，并就经营费用预算的执行差异进行 分析 ，然后报分公司总经理及股份公司财务部。

1.4复核记账凭证、登记总账、核对明细账、编制会计报表、编写财务分析报告，按股份公司的要求审核分公司的会计报表，并在限期内寄回股份公司财务部。

1.5严格审核分公司物料收发凭证，坚持“现款现货、款到发货”的原则，对分公司的实物（包括库存商品、物料、固定资产等）与货币资金进行定期或不定期的盘点，并核对账实是否相符。

1.6在坚持股份公司的各项规章制度的前提下，积极地配合销售分公司总理推动分公司销售业务的提升，做好分公司总经理的参谋。

1.7做好分公司的物流、资金流的安全保障措施，确保分布在分公司内、外的财产安全与完整。

1.8妥善保管、归档会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料，协调好与当地税务部门的关系。

1.9按股份公司的规定管好、用好分公司的印章，并做好分公司签订的所有合同的审核、备案工作。

1.10协调好分公司的财务岗位工作，并组织好分公司财务每月的工作小结会, 总结 分公司财务工作中存在的 问题 和不足，并书面上报股份公司财务部。根据财务内控制度，安排好分公司节假、双休日财务人员的值班，坚持服务与监督并重的原则。

1.11按时完成股份公司财务部交付的其他临时性工作，同时以身作则组织与带好分公司财务队伍，将分公司财务工作做好。

2、分公司会计的岗位职责

2.1按照国家会计法规制度和股份公司的有关规章制度，编制记账凭证、登记会计明细账（不包括现金日记账与银行日记账）和结账、对账，做到账务处理手续完备、数字准确、账目清楚，对不合法的原始凭证应拒绝编制记账凭证并及时报告分公司财务经理。

2.2登记好有关备查账簿；定期和不定期对账，使账账、账实相符。

2.3与库管员共同验收分公司物料入库，并填制入库凭证。

2.4根据有关资料编制会计报表的附表。

2.5月初装订分公司上月的记账凭证、物料收发凭证并归档（财务资料归档管理）。

2.6负责税务申报及税控系统的维护。

2.7按时完成分公司财务经理交付的其他临时性工作。

3、分公司出纳的岗位职责

3.1严格、认真执行国务院关于现金管理的制度。

3.2严格执行库存现金的限额，超过部分必须及时送存银行，不坐支货款，不能白条抵押现金，坚持货款现金与费用现金分管的原则。必须是坚持“收支两条线”的原则。

3.3严格执行支票管理制度，使用支票必须经分公司总经理、财务经理两人签同意后方可开出。出纳员办理每一笔收付款业务的依据，必须根据会计（财务经理）编制的，并经审核无误的凭证。

3.4建立、建全现金、银行存款的各种账目，出纳员每办理一笔收付款业务前，必须坚持复核每一笔收付款凭证所反映的 经济 内容和金额，对不完整、不合法的凭证应拒绝付款，并及时向分公司财务经理或股份公司财务审计部反映。

3.5月末分公司银行存款余额与银行对账单核对，要及时编制“银行存款余额调节表”，使账面余额与银行对账单上的余额相符。对未达账款要及时查询，并督促有关人员及时处理。

3.6为了确保安全，分公司向银行提取或存入现金时，应由分公司财务经理配备人员同行，采取相应的安全措施，同时保险柜密码严格保密，钥匙要妥善保管不得丢失，不得交给他人。

3.7不得将出纳工作随意交代他人代管，如确有原因离岗时，必须由分公司财务经理指派他人代管，而且交接手续双方必须清楚。

3.8出纳员使用的各种印章，如支票印鉴、“现金收讫”、“现金付讫”、“银行收讫”、“银行付讫”等都要妥善保管。为了分清责任，支票印鉴必须坚持分管的原则。任何时侯都不能一个人保管和使用支票的所有印鉴。

3.9加强有价证券的管理，有价证券必须存放在保险柜中并设立备查账，保护有价证券安全、完整不受损（要转回股份公司的必须及时办理手续转回）。

3.10出纳人员不能兼任会计稽核、会计档案保管、收入费用、债权债务的账簿登记工作。

3.11按时完成分公司财务经理交付的其他临时性工作。

注：销售分公司未设会计岗位的，由财务经理兼任会计工作岗位。

八、会计档案管理制度

1、为加强会计档案管理，特制定本管理办法。

2、本公司的会计档案包括：会计凭证、会计帐簿、税务申报资料、会计报告、审计报告、验资报告、资产评估报告、财务管理制度以及与经营管理有关的其它重要文件，如合同、章程等各种会计资料。

3、会计档案的保存。

财务部应有专人负责保存会计档案，定期将财务部归档的会计资料，整理装订后按顺序立卷登记。

会计档案的保管期限为永久保存和定期保存两类，具体和保管年限详见本制度第七条。

会计档案应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。

会计档案保管期满需要销毁时，由会计档案管理人员提出销毁意见，经部门经理审查，股份公司财务部批准，并报上级有关部门批准后执行。由会计档案管理人员编制会计档案销毁清册，销毁时应由股份公司财务审计部有关人员共同参加，并在销毁单上签名或盖章。

4、会计档案的借用。

财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定顺序及时归还原处，若要查阅入库档案，必须办理有关借用手续。

公司内各单位若因公需要查阅会计档案时，必须经本单位领导批准证明，经财务经理同意，方能由档案管理人员接待查阅。

外单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有单位介绍信，经财务经理同意后，方能由档案管理人员接待查阅，并由档案管理人员详细登记查阅会计档人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。

会计档案一般不得带出室外，如有特殊情况，需带出室外复印时，必须经财务部经理批准，并限期归还。

5、由于会计人员的变动或会计机构的改变等，会计档案需要转交时，须办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。

6、本办法适用于公司总部、分公司、下属全资及控股公司。

7、会计档案保管期限

会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

(一)会计凭证类:

(1)、原始凭证、记帐凭证汇总凭证 15年

(2)、银行存款余额调节表和银行对账单 5年

(二)会计帐簿类：

(1)、日记帐 15年

其中：现金和银行存款日记帐 25年

(2)、明细帐、总帐、辅助帐 15年

(3)、固定资产报废清理后固定资产卡片及清单保管 5年

(三)会计报表类：

(1)、主要财务指标报表（包括文字分析） 3年

(2)、月、季度会计报表（包括文字分析） 5年

(3)、年度会计报表（包括文字分析） 永久

(四)其他类：

(1)、会计档案保管清册及销毁清册 永久

(2)、财务成本计划 3年

(3)、主要财务会计文件、合同、协议 永久

九、 附则

1、本制度从二零零三年开始执行。